HRVATSKA JAVNOBILJEŽNIČKA KOMORA

3540

Na temelju odredbe članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« 63/04), te članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (»Narodne novine« 90/02), Skupština Hrvatske javnobilježničke komore, održana 17. svibnja 2008. godine, usvojila je

PRAVILNIK

O ZAŠTITI I OBRADI ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA U JAVNOBILJEŽNIČKIM UREDIMA

UVODNE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuje se uredsko poslovanje javnih bilježnika u okviru javnobilježničkog poslovanja; način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi; rokovi i način za internu primopredaju; vođenje evidencije o dokumentaciji; opremanje, označavanje i odlaganje gradiva; korištenje arhivskog gradiva; vrednovanje, odabiranje i izlučivanje gradiva s postupkom uništavanja izlučenog gradiva te prijenos informacija na nekonvencionalne medije; predaja gradiva nadležnom arhivu i zaduženja i odgovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva.

Članak 2.

Arhivskim gradivom javnog bilježnika smatra se sve gradivo ili dokumentacija nastala djelovanjem javnog bilježnika u okviru njegovih nadležnosti propisanih Zakonom o javnom bilježništvu (»Narodne novine« 78/93, 29/94 i 16/07) a koje su od trajnog značaja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i nosaču na kojem su sačuvane, te koje je nastalo odabiranjem iz registraturnog gradiva nakon provedenog postupka odabiranja prema popisu koji utvrđuje javni bilježnik.

Članak 3.

Registraturnim gradivom smatra se cjelina zapisa ili isprava nastalih u obavljanju javnobilježničke službe i obuhvaća upisnike, imenike, knjige, spise, kartoteke, datoteke, knjigovodstvene isprave, strojno čitljive zapise, mikrooblike, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje.

Članak 4.

Javni bilježnik je dužan registraturno i arhivsko gradivo osigurati od oštećenja, uništenja ili nestajanja sustavnim provođenjem mjera zaštite na način da se gradivo prikuplja, evidentira, sređuje, odabire i izlučuje.

Članak 5.

Javni bilježnik je dužan sve javnobilježničke isprave koje je sam sastavio kao i isprave koje preuzeo na čuvanje, čuvati pod ključem, odvojeno od drugih spisa.

UREDSKO POSLOVANJE

Članak 6.

(1) Na uredsko poslovanje koje se odnosi na postupanje javnog bilježnika u okviru nadležnosti propisanih Zakonom o javnom bilježništvu, dakle prijem i otprema isprava, evidentiranje u odgovarajuće evidencije (upisnike), dostavljanje u rad i odlaganje spisa, zaduživanje djelatnika za obradu određene vrste premeta i sl. izravno se primjenjuju odredbe Javnobilježničkog poslovnika (»Narodne novine« 38/94, 82/94, 37/96 i 151/05).
(2) Javni bilježnici koji knjigovodstvene poslove nisu povjerili ovlaštenim fizičkim ili pravnim osobama dužni su u posebnim knjigama voditi evidenciju ulaznih i izlaznih računa, s time da se te knjige mogu voditi i pomoću računala.

ARHIVIRANJE I IZDAVANJE ARHIVIRANIH SPISA TE ROKOVI ZA POHRANU SPISA (GRADIVA) U OPĆI ARHIV

Članak 7.

(1) Pošto službena radnja u povodu koje je spis bio osnovan bude obavljena, javni će bilježnik pregledati spis i, ako utvrdi da se u njemu nalaze sva pismena koja se u njemu trebaju nalaziti, a osobito da su prikupljene dostavnice i povratnice o izvršenim dostavama, te da su naplaćene pristojbe odnosno da je pokrenut postupak radi njihove naplate, stavljanjem odgovarajuće štambilje na omot spisa odredit će njegovo arhiviranje.
(2) Prije stavljanja spisa u arhiv izdvojit će se priloženi spisi. U takvom će se slučaju u upisnicama, popisima pismena i na omotima spisa precrtati olovkom u boji bilješke kojima je označeno prilaganje spisa.
(3) Prije stavljanja spisa u arhiv u spis i na njegov omot stavit će se štambiljom bilješka o naplaćenoj pristojbi odnosno da je podnesena prijava za naplatu pristojbe i u spis uložen primjerak izvještaja o neplaćenim pristojbama s potvrdom nadležnog tijela o primitku primjerka tog izvještaja.

PRIRUČNI I OPĆI ARHIV

Članak 8.

Javni bilježnik je dužan u svom uredu organizirati opći arhiv, a može imati i priručni arhiv.

Članak 9.

(1) U priručnom arhivu čuvaju se dovršeni spisi tekuće i prethodne godine i to oni koji se prema Javnobilježničkom poslovniku (»Narodne novine« br. 38/94, 82/94, 37/96 i 151/05) ne čuvaju trajno, ako javni bilježnik ne odluči da se i isti imaju odmah odložiti u opći arhiv. Spisi koji se čuvaju tajno odlažu se u opći arhiv bez odgađanja, a najduže po proteku 90 dana od dana kada je postupak dovršen.
(2) Priručni arhiv može se nalaziti u ma kojoj radnoj prostoriji javnobilježničkog ureda, ili u različitom prostorijama za pojedne vrste premeta (pojedine dokumentacijske cjeline).
(3) Spisi uloženi u priručni arhiv čuvaju se u posebnim ormarima, u posebnim svežnjevima, po dokumentacijskim cjelinama (»OU«, »OV«, »Ovrv«, »UPP« i sl.), te nose oznaku upisnika u koji su upisani predmeti koji se čuvaju u tom svežnju.
(4) Pojedini spisi slažu se u svežnjeve po rednim brojevima oznake spisa, tj. od broja 1 dalje. Za veći broj predmeta upisanih u istom upisniku može se, prema potrebi, osnovati veći broj svežnjeva, time da se s vanjske strane svežnja označi službeni broj spisa uloženih u odnosni svežanj. Na prednjoj strani omota svežnja stavlja oznaka javnog bilježnika (kao tvorca gradiva), oznaka dokumentacijske cjeline – upisnika i godište iz kojeg potječu odnosni spisi (npr.: »2007. »OU-1-100« i sl.) i naznaka da li se čuvaju trajno odnosno do kada se čuvaju.

Članak 10.

(1) Opći arhiv je zajednički za sve dokumentacijske cjeline (vrste upisnika i spisa) i drži se odvojeno u posebnoj prostoriji. Prostorija mora ispunjavati uvjete i standarde definirane Pravilnikom o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« 63/2004 i 106/07).
(2) U općem arhivu čuvaju se spisi koji se temeljem odredaba Javnobilježničkog poslovnika čuvaju trajno i svi spisi izdvojeni iz priričnog arhiva.
(3) Spisi koji se čuvaju trajno čuvaju se odvojeno od ostalih spisa te s istih moraju biti odstranjeni oštečivaći papira (npr. metalne spojnice, prašina i sl.) te moraju biti smješteni u arhivske kutije ili herbarije (arhivske mape) koje ne sadrže metalne dijelove.
(4) Spisi stavljeni u arhiv slažu se u odgovarajuće ormare ili na police na način propisan stavkom 4. članka 9. ovog Pravilnika.
(5) Spisi koji se čuvaju do 10 (deset) godina odlažu se u postojećim arhivskim jedinicama (registratori, mape i sl.) uz signaturu koja sadrži sve elemente signature trajnog arhivskog gradiva.
(6) Uz uložene spise u općem arhivu čuvaju se i odgovarajući upisnici i pomoćne knjige iz ranijih godina nastalih radom javnobilježničkog ureda.
(7) U općem arhivu vodi se pregledna tablica s podacima gdje se čuvaju pojedine vrste spisa.

Članak 11.

(1) Gradivo se odlaže na matalne police ili u ormare koji su primjereni za smještaj gradiva.
(2) U većim javnobilježničkim arhivima (površine više od 100 m2) pored tablice iz članka 10. stavak 7. police na koje se odlaže gradivo moraju biti numerirane sustavom rimskih brojeva i abecedno.

Članak 12.

(1) Prostor za odlaganje arhiviranog gradiva može biti jedinstven za cjelokupno gradivo nastalo radom javnog bilježnika ili to može biti više prostorija pogodnih za odlaganje određenih dokumentacijskih cjelina gradiva.
(2) Prostor za odlaganje gradiva mora odgovarati standardima propisanim za smještaj i čuvanje arhivskog gradiva izvan arhiva.
(3) Prostor mora biti zaključan i pristup njemu može imati samo javni bilježnik i djelatnici javnobilježničkog ureda koje on ovlasti.
(4) Javni bilježnik je dužan voditi popis arhivskog i registraturnog gradiva i u svemu postupati u skladu s odredbama članka 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva (»Narodne novine« br. 63/04 i 106/07).

Članak 13.

(1) Pojedini spisi povijesnog, znanstvenog ili političkog značenja, umijesto u općem arhivu, mogu se čuvati u zasebnom arhivu (kasi ili trezoru) složeni po godištima i njihovoj važnosti, u posebnim svežnjevima na kojima će se s vanjske strane označiti godišta spisa koji se nalaze u svežnju. Na isti način postupa se s gradivom koje je označeno određenim stupnjem tajnosti.
(2) Pojedini spisi uloženi u tako izdvojene svežnjeve stavljaju se u posebne zatvorene i zapečaćene omote. Na omot u kojem se spis nalazi stavit će se oznaka spisa, naziv predmeta i razlog odvojenog čuvanja (povijesni, politički, gospodarski, itd.).
(3) U općem arhivu na mjesto svakog tako izdvojenog spisa uložit će se bilješka s naznakom posebnog mjesta čuvanja koja će se uložiti u odgovarajući svežanj u kojem bi se inače trebao čuvati izdvojeni spis. U popisu izdanih spisa (članak 9. Pravilnika) zabilježit će se da je spis trajno izdvojen radi posebnog čuvanja.

Članak 14.

Knjigovodstvene isprave koje se odnose na poslovanje javnobilježničkog ureda, a koje se po posebnim propisima čuvaju trajno, čuvaju se u općem arhivu ili u blagajni ili trezoru, dok se ostale knjigovodstvene isprave mogu čuvati i u posebnim ormarima u radnim prostorijama ureda ili kod ovlaštenog knjigovodstvenog servisa.

PERSONALNA DOKUMENTACIJA

Članak 15.

Personalna dokumentacija od statusnog značenja za zaposlene u javnobilježničkim uredima odlaže se primjenom načela personalnih dosjea.
Pod personalnom dokumentacijom iz st. 1. ovog članka smatraju se:
– dokumenti o stečenoj školskoj spremi i znanstvenim stupnjevima te o položenim stručnim, državnim i sličnim ispitima;
– dokumenti vezani uz zaposlenje, raspored, odnosno premještaj na radna mjesta ili imenovanje na dužnost, te eventualno ocjenjivanje zaposlenika i njihovo napredovanje u službi;
– osobni dokumenti i dokumenti od osobnog značenja za zasposlenika, kao što su svjedodžba ili potvrda o postignutim stupnju učenja stranog jezika, svjedodžba ili potvrda o stručnom usavršavanju u zemlji ili inozemstvu i sl.
Personalna dokumentacija izvan navedene u prethodnom stavku (npr. rješenje o godišnjim odmorima i sl.) ne odlaže se u personalni dosje, već u posebnu evidenciju zbog ograničenog roka čuvanja.
Personalni dosjei koji se odnose na zaposlenike kojima je radni odnos prestao čuvaju se u pismohrani gdje se odlažu prema pravilnima koja važe za čuvanje arhivskog gradiva trajne vrijednosti.

KORIŠTENJE ARHIVIRANOG GRADIVA I POPIS IZDANIH SPISA (IZDANOG GRADIVA)

Članak 16.

(1) Gradivo koje je prošlo postupak arhiviranja u cijelosti, može se koristiti po prethodno dobivenoj suglasnosti javnog bilježnika, v.d. javnog bilježnika ili javnobilježničkog zamjenika.
(2) Gradivo se koristi izdavanjem izvornika (ako je to dopušteno posebnim zakonom), davanjem ovjerenih preslika ili korištenjem na mjestu gdje je gradivo odloženo.

Članak 17.

(1) Gradivo (spis) izdvaja (izdaje) iz priručnog ili općeg arhiva djelatnik kojeg odredi javni bilježnik i isključivo po nalogu javnog bilježnika, v. d. javnog bilježnika ili javnobilježničkog zamjenika.
(2) Za priručni i opći arhiv vodi se Popis izdanih spisa iz arhiva na obrascu propisanom Javnobilježničkim poslovnikom, u koji će se upisivati svi spisi izdani iz arhiva, s naznakom datuma kad su izdani, gdje se nalaze i, po mogućnosti, kad bi se trebali vratiti.
(3) Na mjestu gdje se nalazio izdani spis stavit će se potvrda s potpisom osobe kojoj je spis uručen. Nakon što spis bude vraćen, potvrda će se poništiti.
(4) Javni bilježnik ili službenik kojeg on odredi, provjerit će na kraju svakog mjeseca koji spisi nisu dulje vrijeme vraćeni, te će poduzeti potrebno da se što prije vrate.

ODABIRANJE I IZLUČIVANJE GRADIVA, PRIJENOS INFORMACIJA NA NEKONVENCIONALNE MEDIJE

Članak 18.

(1) Pojedini spisi u općem arhivu, čuvaju se do određenog roka, ako nije predviđeno da se trajno čuvaju ili predaju na čuvanje nadležnom (državnom) arhivu.
(2) Nakon isteka propisanih rokova, a kada je cjelokupno gradivo sređeno i popisano pristupa se odabiranju i izlučivanju gradiva koje se obavlja na temelju posebog popisa s rokovima čuvanja i pozitivnoh propisa koji reguliraju čuvanje određenih kategorija isprave (dokumentacijskih cjelina). Poseban popis s rokovima čuvanja sastavni je dio ovog Pravilnika.

Članak 19.

(1) Javni bilježnik je dužan redovito, a najmanje svakih 5 (pet) godina provoditi postupak odabira i izlučivanja građe čiji je rok čuvanja istekao.
(2) Postupak odabiranja i izlučivanja priprema javni bilježnik ili tročlana komisija sastavljena od zaposlenika u javnobilježničkom uredu koje on odredi, a svakako se potupak obavlja pod nadzorom javnog bilježnika.
(3) Javni bilježnik pokreće postupak izlučivanja dostavljanjem prijedloga s popisom gradiva izdvojenog za izlučivanje Vanjskoj arhivskoj službi nadležnog državnog arhiva.

Članak 20.

(1) Prijedlog za izlučivanje sadrži ime i prezime i sjedište javnog bilježnika, vrstu gradiva koje se izlučuje – dokumentacijske cjeline (npr. spisi ovjera i potvrda), količinu i vrijeme nastanka gradiva.
(2) Prijedlog mora biti obrazložen, gradivo izdvojeno i popisano i pripremljeno za očevid od strane Vanjske arhivske službe nadležnog državnog arhiva koji temeljem izvješća (zapisnika) te službe donosi rješenje povodom prijedloga za izlučivanje.

Članak 21.

Nakon što javni bilježnik primi rješenje nadležnog državnog arhiva kojim se odobrava predloženo izlučivanje, javni bilježnik imenuje tročlanu komisiju koja izlučeno gradivo predaje u industrijsku preradu ili ga komisijski uništava u javnobilježničkom uredu, o čemu sačinjava zapisnik koji se dostavlja nadležnom Državnog arhivu.

Članak 22.

(1) Sukladno Javnobilježničkom poslovniku pojedini upisnici mogu se čuvati isključivo na nekonvencionalnim nositeljima podatka kad na takav način i nastaju (npr. upisnik »OV«, upisnik »Ovrv«).
(2) Sukladno pozitivnom propisima i određene kategorije arhivskog gradiva, pored navedenih u stavku 1. ovog članka, mogu se /uz konvencionalan oblik/ čuvati i na nekonvencionalnim nositeljima podataka.
(3) Prijednos informacija s konvencionalnih zapisa na nekonvencionalne obavlja se postupkom digitaliziranja ili mikrofilmiranjem.
(4) Prijenosom informacija na nekonvencionalne medije ostvaruje se bolja kontrola, brža dostupnost i sigurnost informacija, a ovakav oblik pohrane vrši se isključivo iz sigurnosnih razloga, što nikako ne utječe na obavezu čuvanja izvornika isprava sve dok ne protekne rok njihovog obveznog čuvanja.

Članak 23.

Pohranom arhivskog zapisa trajne vrijednosti na nekonvencionalne nositelje podataka izvorni oblik čuva se i nadalje u izvorniku trajno.

Članak 24.

Posebne kategorije isprava utvrđene Zakonom o računovodstvu i posebnim propisima mogu se čuvati u odrerđenom roku čuvanja isključivo na nekonvencionalnim nositeljima podataka po postupku utvrđenom ovim Pravilnikom.

Članak 25.

(1) Prijenos podataka sa konvencionalnog (papir) na nekonvencionalni medij nije obvezan.
(2) Prijenos podataka digitaliziranjem ili mikrofilmiranjem može se povjeriti specijaliziranoj tvrtki koja obavlja te poslove ili nadležnom državnom arhivu ako pruža te usluge, sve uz prethodnu suglasnot Hrvatske javnobilježničke komore koju ona daje na način na koji odobrava i korištenje elektronskih upisnika.
(3) Podatke prenesene na nekonvencionalni medij čuva javni bilježnik, a mogu se čuvati i u Hrvatskoj javnobilježničkoj komori.

PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak 26.

Gradivo javnog bilježnika ima status javnog arhivskog gradiva prema Zakonu a arhivskom gradivu i arhivima te se isto čuva u pismohrani javnog bilježnika do predaje na pohranu u spremište nadležnog državnog arhiva.

Članak 27.

(1) Gradivo se predaje na pohranu u u spremišta nadležnog Državnog arhiva sređeno, popisano, arhivirano u arhivske jedinice na način predviđen Zakonom i Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima.
(2) Izvršena predaja zapisnički se potvrđuje.

Članak 28.

Gradivo koje je predano u arhiv može se koristiti na način predviđen Zakonom.

ZADUŽENJA I ODGOVORNOSTI U RUKOVANJU, OBRADI I ZAŠTITI GRADIVA

Članak 29.

(1) Temeljem odredaba Zakona o javnom bilježništvu, za arhivsko gradivo i rad pismohrane odgovoran je javni bilježnik.
(2) Pored javnog bilježnika o gradivu može skrbiti i djelatnik u uredu javnog bilježnika kojeg javni bilježnik za to zaduži.
(3) Za skrb o pismohrani javni bilježnik treba odrediti osobu koja dobro poznaje čitav postupak nastajanja i kolanja spisa u uredu te potupak pripremanja spisa za arhiviranje i postupak samog arhiviranja, u što će ga uputiti javni bilježnik sam ili kroz određene seminare i tečajeve u organizacii nadležnog državnog arhiva.
4) Javni bilježnik je dužan odrediti djelatnika odgovornog za rad pismohrane, a kao djelatnika odgovornog za rad pismohrane može odrediti i sebe.
(5) Pored djelatnika iz stavaka 4. ovog članka, javni bilježnik može odrediti i djelatnika u pismohrani koji mora imati najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit za djelatnika u pismohranama sukladno Pravilniku o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (»Narodne novine« br. 93/04).

PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 30.

(1) Posebnim popisom utvrđuju se rokovi čuvanja određenih kategorija gradiva (dokumentacijskih cjelina).
(2) Rokovi navedeni u popisu su minimalni i osnova su za provođenje postupka odabiranja i izlučivanja.
(3) Ako se pojedine kategorije gradiva čuvaju na nekonvencionalnom nosaču, rokovi čuvanja vrijede i za tako arhivirano gradivo.

Članak 31.

(1) Ovaj Pravilnik obvezujuć je za sve javne bilježnike i kao takav zamijenjuje pravilnik koji bi temeljem odredbe članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva trebao posebno donjeti svaki javni bilježnik.
(2) Sastavni dio ovog Pravilnika je Poseban popis s rokovima čuvanja.
(3) U slučaju da se posebnim propisima izmijene rokovi čuvanja utvrđeni u Posebnom popisu koji je sastavni dio ovog Pravilnika, Upravni odbor HJK ovlašten je utvrditi novi Poseban popis i dostaviti ga na odobrenje Hrvatskom državnom arhivu, te novim popisom staviti van snage popis sadržan u ovom Pravilniku.

Članak 32.

Po pribavljenoj suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva na ovaj Pravilnik, isti će se objaviti u »Narodnim novinama.«

Članak 33.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom donošenja.

HJK-O66/08
Zagreb, 3. rujna 2008.

Predsjednik
Hrvatske javnobilježničke komore
Ivan Maleković, v. r.
 

POSEBAN POPIS GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA U JAVNOBILJEŽNIČKIM UREDIMA

RAČUNOVODSTVENA DOKUMENTACIJA