MINISTARSTVO KULTURE

 

1476

Na teme­­lju članka 12. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine« 105/97 i 64/00) ministar kulture donosi

PRAVILNIK

O VREDNOVANJU TE POSTUPKU ODABIRANJA
I IZLUČIVANJA ARHIVSKOGA GRADIVA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

(1) Ovim Pravilnikom utvrđuju se kriteriji vrednova­­nja arhiv­skoga gradiva, kate­gorizacija stvarate­­lja, izradba popisa arhivskoga gradiva s rokovima čuva­­nja, postupak odabira­­nja i izlučiva­­nja te način uništava­­nja izlučenoga gradiva.

(2) Odredbe ovoga Pravilnika odnose se na sve stvarate­­lje i imate­­lje javnoga arhivskoga gradiva u smislu članka 5. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u da­­lj­­njem tekstu: Zakona), kao i na stvarate­­lje i imate­­lje privatnoga arhivskoga gradiva upisane u Upisnik vlasnika i imate­­lja privatnoga arhivskoga gradiva suklad­no čl. 31. Zakona.

Članak 2.

(1) Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:

Izlučiva­­nje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuva­­nja istekao.

Izvornik je svaki prvotni zapis, bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, koji ima značajke vjerodostojnosti i pouzdanosti.

Kate­gorizacija je postupak kojim se stvarate­­lji gradiva razvrstavaju u skupine ovisno o znače­­nju cjeline gradiva nastalog ­­njihovim djelova­­njem.

Popis s rokovima čuva­­nja je popis jedinica neke cjeline gradiva ili funkcija obav­­lja­­njem kojih je gradivo nastalo, s označenim rokom čuva­­nja za svaku jedinicu popisa i postupkom s jedinicom gradiva po isteku roka čuva­­nja.

Primarno nadležni ured je stvarate­­lj ili ustrojstvena jedinica stvarate­­lja gradiva koja je nadležna za obav­­lja­­nje određene funkcije ili djelatnosti i čijim radom nastaje gradivo koje sustavno i pouzdano dokumentira tu funkciju ili djelatnost.

Razredbeni (klasifikacijski) nacrt je sustavno reda­­nje zapisa u višerazinski uređen sustav s pripadajućim oznakama.

 Vrednova­­nje je postupak kojim se procje­­njuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do koje­ga će se čuvati određena vrsta gradiva ili jedinice gradiva, te se određuje postupak sa svakom vrstom odnosno jedinicom gradiva po isteku roka čuva­­nja.

II. KRITERIJI VREDNOVANJA

Članak 3.

Kriteriji vrednova­­nja su kriteriji po kojima se određuje obveza, potreba i interesi te pojedinačna ili šira društvena korist od čuva­­nja gradiva do isteka ili po isteku određenoga roka. Kriteriji vrednova­­nja su:

– znače­­nje djelatnosti i funkcija nekoga stvarate­­lja,

– pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuva­­nja gradiva,

– potrebe poslova­­nja i nadzora nad poslova­­njem stvarate­­lja gradiva,

– zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo odnosi,

– interes javnosti za uvid u či­­njenice sadržane u gradivu, odnosno či­­njenice koje gradivo dokumentira,

– evidencijska vrijednost gradiva, odnosno mogućnost pouzda­nog, cjelovitog i autentičnog uvida u djelatnosti tijekom kojih je gradivo nastalo, u jasnom i pre­glednom obliku,

– informacijska vrijednost gradiva, odnosno postoja­­nje viška podataka i obavijesti u jedinici ili cjelini gradiva u odnosu na druge poznate izvore informacija, zajedno s mogućnostima obrad­be i korište­­nja informacija,

– znače­­nje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti, te

– vrijednost gradiva kao kulturnoga dobra.

III. KATEGORIZACIJA STVARATELJA

Članak 4.

(1) Kate­gorizacijom se utvrđuje znače­­nje cjeline gradiva nastalog djelova­­njem pojedinoga stvarate­­lja za dokumentira­­nje djelatnosti i funkcija koje stvarate­­lj obav­­lja.

(2) Kate­gorizacija je osnova nadzorne i akvizicijske politike, a provodi se za stvarate­­lje javnoga i privatnoga gradiva.

Članak 5.

(1) Stvarate­­lji gradiva razvrstavaju se u tri kate­gorije.

(2) Prvu kate­goriju čine stvarate­­lji nadležni za utvrđiva­­nje po­litike, ci­­ljeva i načina obav­­lja­­nja pojedine djelatnosti te stva­ra­te­­­lji čije gradivo pruža uvid u način, opse­g i uvjete obav­­lja­­nja pojedinih funkcija u okviru iste djelatnosti. Imaju visok ili nad­re­đen položaj na području svoje nadležnosti. Donose ili provode strate­gije razvoja gospodarskih, društvenih i kulturnih djelatnosti te imaju veliki utjecaj na društvena zbiva­­nja na području svoje nadležnosti.

(3) Drugu kate­goriju čine stvarate­­lji koji su na području određene djelatnosti nadležni za provođe­­nje utvrđene politike i obav­­lja­­nje tekućih i operativnih poslova, a čiji način i opse­g djelova­­nja nisu dostatno dokumentirani gradivom stvarate­­lja prve kate­gorije. To su ustanove ma­­nje­g opse­ga ili niže­g ranga, ogra­ni­čenije­g područja i funkcionalnog opse­ga od onih u prvoj kate­goriji, ali reprezentativne za pojedina važna područja gospodarskoga, društvenog i kulturnog života. U drugoj kate­goriji su i stvarate­lji čije gradivo se čuva po načelu repezentativnog uzorka za stvarate­lje jednakoga djelokruga. Izbor se obav­lja po načelu podjednake zastup­ljenosti stvarate­lja javnoga gradiva različitih sredina i krajeva.

(4) Treću kate­goriju čine stvarate­lji čiji su način i opse­g djelova­nja dokumentirani gradivom stvarate­lja prve i druge kate­gorije. To su ma­nje ustanove ograničenog opse­ga i niskog ranga koje podupiru a ne utvrđuju ili nadziru funkcije stvarate­lja prve i druge kate­gorije. Informacije o ­njima u pravilu se nalaze u gradivu većih, nadređenih odnosno matičnih ustanova prve ili druge kate­gorije.

Članak 6.

(1) Kate­gorizaciju stvarate­lja gradiva utvrđuje Hrvatsko arhiv­sko vijeće na prijedlog državnih arhiva za područje ­njihovih nadležnosti. Nadležni državni arhivi stvarate­lju odnosno imate­lju izdaju rješe­nje o kate­gorizaciji. Primjerak ovoga rješe­nja dostav­lja se Hrvatskome državnom arhivu.

(2) U rješe­nju iz stavka 1. ovoga članka navode se podatci: naziv kate­gorije, broj stvarate­lja u evidenciji nadležnog arhiva, naziv, sjedište i adresa stvarate­lja, matični broj u statističkom re­gistru te obrazlože­nje sa sažetom analizom osnovnih kriterija kate­gorizacije.

(3) Za stvarate­lje koji su rješe­njem razvrstani u drugu ili treću kate­goriju, u obrazlože­nju se navode i naziv i broj stvarate­lja u evidenciji nadležnog arhiva razvrstanih u prvu, odnosno drugu kate­goriju, a čije gradivo dokumentira način i opse­g djelova­nja stvarate­lja na koje­g se rješe­nje odnosi.

(4) Popis stvarate­lja prve i druge kate­gorije objav­ljuje se u službenim glasilima.

IV. POPISI GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA

Članak 7.

(1) Popisi gradiva s rokovima čuva­nja utvrđuju se radi provedbe postupka odabira­nja i izlučiva­nja.

(2) Popisi s rokovima čuva­nja izrađuju se sukladno razredbenom nacrtu i sadržavaju razredbenu oznaku, naziv ili sadržaj, rok čuva­nja, vrstu nosača na kojem se zapis čuva i naznaku postupka s gradivom po isteku roka čuva­nja.

Članak 8.

Izrađuju se tri vrste popisa:

– opći popis,

– granski popis i

– posebni popis.

Članak 9.

(1) Opći popis s rokovima čuva­nja je popis vrstâ gradiva s rokovima čuva­nja koji se odnosi na gradivo nastalo ili zaprim­ljeno obav­lja­njem administrativnih odnosno općih poslova.

(2) Opći popis donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva.

Članak 10.

(1) Granski popis je popis vrsta gradiva s rokovima čuva­nja koji se odnosi na gradivo nastalo ili zaprim­ljeno obav­lja­njem pojedine vrste djelatnosti.

(2) Granske popise donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva.

Članak 11.

(1) Posebni popis je popis gradiva s rokovima čuva­nja koji sadržava sve vrste gradiva koje je nastalo ili nastaje djelova­njem određenoga stvarate­lja, a izrađuje se sukladno razredbenom nacrtu.

(2) Posebni popisi sadržavaju sve upravne i poslovne funk­cije koje obav­lja pojedini stvarate­lj. Posebni popis se izrađuje na teme­lju Opće­ga popisa i granskih popisa za područje djelatnosti svakoga pojedinoga stvarate­lja. Za svaku pojedinu razredbu (klasu) u posebnom popisu treba biti vid­ljivo radi li se o gradivu primarno nadležnog ureda ili ureda koji to nije. Ako se rokovi čuva­nja navedeni u posebnom popisu razlikuju od rokova čuva­nja istovrsnoga gradiva u općem ili granskom popisu, u posebni popis se upisuje obrazlože­nje.

(3) Izradba posebnog popisa s rokovima čuva­nja sukladno razredbenom nacrtu obveza je svakog stvarate­lja gradiva.

(4) Stvarate­lj gradiva obvezan je prijedlog posebnoga popisa s rokovima čuva­nja, kao i svaki prijedlog za izmjenu popisa, dostaviti nadležnom arhivu na odobre­nje. Nadležni arhiv obvezan je izdati rješe­nje o odobre­nju posebnog popisa najdu­lje u roku od 60 dana od dana zaprima­nja prijedloga popisa.

V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA

V.1. Postupak odabira­nja i izlučiva­nja u pismohranama

Članak 12.

(1) Stvarate­lj gradiva obvezan je redovito provoditi izlučiva­nje gradiva čiji je rok čuva­nja istekao, a najkasnije 5 godina od pos­ljed­nje­g provedenog postupka.

(2) Postupak odabira­nja i izlučiva­nja obvezno se provodi prije predava­nja gradiva arhivu.

Članak 13.

(1) Stvarate­lj gradiva prve i druge kate­gorije, obvezni su za svako izlučiva­nje, odnosno odabira­nje ishoditi prethodno pismeno odobre­nje nadležnog arhiva.

(2) Stvarate­ljima gradiva treće kate­gorije nadležni arhiv može izdati odobre­nje za izlučiva­nje određenih dijelova gradiva na određeno vrijeme prema odobrenom posebnom popisu, bez obveze da se ishodi odobre­nje za svako pojedino izlučiva­nje.

(3) Stvarate­lji gradiva obvezni su dostaviti nadležnom arhivu zapisnik o svakom provedenom izlučiva­nju s popisom izlučenoga gradiva.

Članak 14.

(1) Postupak odabira­nja i izlučiva­nja provodi stvarate­lj na teme­lju posebnog popisa gradiva.

(2) Stvarate­lji gradiva prve i druge kate­gorije prigodom izlučiva­nja obvezni su nadležnom arhivu dostaviti na odobre­nje prijedlog za izlučiva­nje. Prijedlog sadržava navode o načinu, vremenu i mjestu izlučiva­nja i uništava­nja izlučenoga gradiva te obrazlože­nje s pravnom osnovom postupka. Prijedlogu se obvezno prilaže popis gradiva za izlučiva­nje.

(3) Popis iz prethodnog stavka, osim podataka iz posebnog popisa, sadržava i podatke o količini i vremenu nastanka gradiva.

(4) Rješe­nje o odobre­nju izlučiva­nja nadležni arhiv obvezan je izdati najkasnije u roku od 30 dana od dana zaprima­nja prijedloga za izlučiva­nje. Ako se ovim rješe­njem odbija odobre­nje za izlučiva­nje, ono obvezno mora sadržavati obrazlože­nje, odnosno uputu za isprav­lja­nje nedostataka radi kojih je prijedlog odbijen.

(5) Odluku o izlučiva­nju donosi odgovorna osoba stvarate­lja, u skladu s rješe­njem nadležnog arhiva. Ova odluka obvezno sadržava navod o načinu, vremenu, mjestu i izvršite­lju izlučivanja i uništava­nja izlučenoga gradiva. Odluci se prilaže popis gradiva za izlučiva­nje koji je odobrio nadležni arhiv.

V.2. Postupak odabira­nja i izlučiva­nja u arhivima

Članak 15.

(1) Odluku o pokreta­nju postupka u pismenom obliku donosi ravnate­lj arhiva na prijedlog vodite­lja nadležne ustrojstvene jedinice. Ovom odlukom imenuje se i povjerenstvo koje će provesti postupak izlučiva­nja i uništava­nja izlučenoga gradiva.

(2) Povjerenstvo iz stavka 1. ovoga članka izrađuje prijedlog za izlučiva­nje u kojemu se obvezno navode opći podatci o arhiv­skome fondu (naziv, vrijeme nastanka gradiva), podatak o ranijim izlučiva­njima, podatci o cjelovitosti sačuvanoga gradiva, prijedlog kriterija za izlučiva­nje s obrazlože­njem i popis gradiva ili vrsta (skupina) zapisa koji se predlažu za izlučiva­nje. Popis gradiva za izlučiva­nje izrađuje se prema cjelinama, uz naznaku graničnih godina za svaku stavku.

(3) Na teme­lju prijedloga iz prethodnoga stavka, odluku o izlučiva­nju donosi ravnate­lj arhiva u pismenom obliku.

(4) Povjerenstvo koje provodi izlučiva­nje obvezno je sastaviti zapisnik o provedenome izlučiva­nju. Zapisniku se prilaže popis izlučenoga gradiva ili popis vrsta (skupina) izlučenih zapisa.

V.3. Uništava­nje izlučenoga gradiva

Članak 16.

(1) Način uništava­nja izlučenoga gradiva utvrđuje se odlukom o izlučiva­nju iz članka 14. stavka 5. i članka 15. stavka 3. ovoga Pravilnika.

(2) Uništava­nje gradiva koje sadržava povjer­ljive podatke obvezno se provodi na način koji osigurava da ti podatci ne budu dostupni osobi koja nema pravo uvida u te podatke.

(3) O postupku uništava­nja izlučenoga gradiva sastav­lja se zapisnik. Jedan primjerak zapisnika dostav­lja se nadležnom arhivu.

Članak 17.

Dokumentacija o postupku izlučiva­nja i uništava­nja čuva se trajno.

VI. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 18.

(1) Stupa­njem na snagu ovoga Pravilnika prestaje vrijediti Pravilnik o odabira­nju i izlučiva­nju re­gistraturne građe (»Narodne novine« 36/81) i Uputstvo o vrednova­nju re­gistraturne građe (»Narodne  novine« 33/87).

(2) Hrvatsko arhivsko vijeće donijet će opći popis iz članka 9. i granske popise iz članka 10. ovoga Pravilnika u roku od godine dana od dana stupa­nja na snagu ovoga Pravilnika.

(3) Stvarate­lji gradiva obvezni su izraditi posebne popise u roku od godine dana od dana stupa­nja na snagu ovoga Pravilnika.

(4) Do donoše­nja novoga razredbenoga nacrta, koji treba sadržavati rokove čuva­nja pojedinih vrsta gradiva, za izradbu posebnoga popisa s rokovima čuva­nja stvarate­lji mogu koristiti Orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuva­nja (Prilog 1.) i Orijentacijski popis gradiva trajne vrijednosti (Prilog 2) koji čine sastavni dio ovoga Pravilnika.

Članak 19.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 612-06/02-01/35
Urbroj: 532-03-3/6-02-01
Zagreb, 12. srp­nja 2002.

Ministar kulture
dr. sc. Antun Vujić, v. r.

PRILOG 1.

ORIJENTACIJSKI POPIS GRADIVA OGRANIČENIH ROKOVA ČUVANJA

Rokovi čuva­nja računaju se od:

– godine nastanka, osniva­nja, pohađa­nja ili polaga­nja ispita

dana usvaja­nja financijskog rješe­nja (za računovodstvenu dokumentaciju)

godine prestanka ugovornih i drugih obveza.

Nakon isteka predviđenih rokova mogu se izlučiti:

1. NAKON PEDESET GODINA OD GODINE NASTANKA:

personalni listovi (dosjei) zaposlenika s prilozima i podatcima (status, kvalifikacije, ugovor o radu, osobne i obite­ljske promjene, trajna porezna kartica, radni zadaci, evidencije izdanih zdravstvenih k­njižica, zahtjevi za mirovinu)

predmeti i evidencije o stručnim ispitima, predmeti u vezi sa stručnim obrazova­njem i stipendira­njem

predmeti o nesrećama na radu

2. NAKON DESET GODINA OD GODINE NASTANKA:

Na području računovodstva:

glavna financijska k­njiga (kartice)

dnevnik financijskog k­njigovodstva

obračun poreza na promet nekretnina

Predmeti i evidencije o zaposlenicima:

predmeti sudskih sporova sa zaposlenicima nakon donoše­nja pravomoćne odluke, rješe­nja ili presude

godiš­nje porezne evidencije (kartice) zaposlenika

zapisnici o primopredaji dužnosti i poslova među zaposlenicima

Ostalo:

zapisnici, rješe­nja i drugi spisi o radovima, nabavama i uslugama na vlastitim objektima

građevinski dnevnici radova na vlastitim objektima

građevinske k­njige radova na vlastitim objektima

konačne situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima

atesti strojeva, opreme, materijala i proizvoda

3. NAKON PET GODINA OD GODINE NASTANKA:

Na području računovodstva:

k­njiga analitičkog k­njigovodstva (kartice)

k­njiga blagajne o dnevnom prometu gotovinom (k­njiga kopija)

analitička evidencija osnovnih sredstava

dnevnik analitičkog k­njigovodstva

dnevnik materijalnog k­njigovodstva

dnevnik pogonskog k­njigovodstva

ulazni i izlazni računi

evidencija ulaznih i izlaznih računa

nalozi za k­njiže­nje (teme­ljnice)

nalozi blagajni za isplatu i nalozi za naplatu

inventurne liste

k­njiga putnih naloga za motorno vozilo

dokumentacija o osigura­nju imovine

izvještaji banke o kreta­nju prometa (izvodi)

rješe­nja o rashodova­nju opreme i inventara

spisi i druga dokumentacija koja se odnosi na olakšice u plaća­nju poreza, carina i drugih poreza i doprinosa

putni računi (troškovi) za službena putova­nja

blagajnička dokumentacija kao pokriće gotovinskih troškova

obračuni plaćenih poreza i doprinosa (na dohodak)

sudske i administrativne zabrane

Predmeti i evidencije o zaposlenicima:

ugovori o djelu  i autorski ugovori

predmeti disciplinskih postupaka (nakon dovrše­nja postupka)

predmeti što se odnose na prigovore, podneske i žalbe iz radnog odnosa

prijave za polaga­nje stručnih ispita i dopisiva­nje u vezi s tim ispitima

dokumentacija o raspisiva­nju i provođe­nju natječaja za popu­nje­­nje svih radnih mjesta osim za ravnate­lje/direktore (čuva se trajno)

predmeti i rješe­nja o pravu na prima­nje dječje­g doplatka

Ostalo:

ugovori i prepiska u vezi s izdava­njem publikacija

dopisiva­nje u vezi s prodajom i zamjenom publikacija

rukopisi objav­ljenih napisa za publicira­nje

privremene situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima

spisi u vezi s licitacijama i prikup­lja­njem pismenih ponuda

4. NAKON TRI GODINE OD GODINE NASTANKA:

Na području računovodstva:

kalkulacije proizvoda, cijena, radova i usluga

troškovnici za radove i usluge

dokumentacija o platnom prometu

obračunski listovi osobnih dohodaka

popisi konsignacija (popisi robe)

periodični planovi rada ustanove ili poduzeća u tijeku godine

periodični izvještaji o radu ustanove ili poduzeća u tijeku godine

periodični obračuni poslova­nja ustanove  ili poduzeća u tijeku godine

računovodstvena prepiska

dokumentacija o kreditima nakon otplate

Ostalo:

poštanske k­njige i druge dostavne k­njige

tipizirani podnesci, zamolnice, urgencije, reklamacije stranaka, pozivi, obavijesti, opomene, informacije opće­g karaktera

potvrde, uvjere­nja i izvodi ograničene važnosti kao i molbe za ­njihovo izdava­nje

unutar­nje dopisiva­nje

prospekti, cjenici i informacije o opremi i drugim proizvodima

evidencije o prisutnosti na radu

5. NAKON DVIJE GODINE OD GODINE NASTANKA:

Na području računovodstva:

otpremnice, dostavnice, prijemni listovi, povratnice

izvještaji i doznake o bolova­nju zaposlenika

uplatnice o prim­ljenoj i isplatnice o isplaćenoj gotovini (bla­gaj­ni­čki blokovi)

naru­džbenice (blokovi)

čekovni taloni o isplaćenoj gotovini

izvještaji o izdanon potrošnom materijalu

razni privremeni obračuni

pomoćne evidencije, obračuni, tabele i drugi pomoćni materijali

prodajni i kontrolni blokovi (kontrolne kasa trake)

skladišne i slične evidencije

obavijesti o izvodu otvorenih stavaka

Ostalo:

rasporedi i rješe­nja o godiš­njim odmorima

multiplikati personalnih rješe­nja o zaposlenicima iz personalnih listova (dosjea)

iskorišteni periodični izvještaji, planovi i statistički materijali čiji su podaci sačuvani u zbirnim pre­gledima

6. NAKON ISTEKA JEDNE GODINE OD GODINE NASTANKA:

sporedni izborni materijal (glasački listići)

anketni listići i drugi sporedni anketni materijali

duplikati i multiplikati koji se nalaze u istoj ustanovi

rasporedi nadzorne službe (dežurstva)

vratarske evidencije o dolasku radnika na rad i kreta­nju stranaka

PRILOG 2.

ORIJENTACIJSKI POPIS GRADIVA TRAJNE VRIJEDNOSTI

1. OPĆA I ORGANIZACIJSKA FUNKCIJA:

dokumenti o osniva­nju, konstituira­nju, re­gistraciji, udruživa­nju, diobama, sanaciji, stečaju, likvidaciji, prestanku djelova­nja i drugim statusnim promjenama

dokumenti o unutar­njoj organizaciji i poslova­nju (zakonski i podzakonski propisi, statuti, statutarne odluke, pravilnici, poslovnici i sl. kao i dokumenti kojima se uređuje način ­njihove primjene, zapisnici sa sjednica upravnih tijela i drugih tijela koja odlučuju o načinu poslova­nja i dr.)

imovinsko-pravni dokumenti o nekretninama u posjedu (građevinska i druga tehnička dokumentacija s nacrtima, kupoprodajni i drugi ugovori, izvodi iz zem­ljišnih knjiga i dr.)

dokumenti o imenova­njima, izborima i referendumima (ugovori o imenova­njima upravnih tijela i dužnosnika, isprave o prizna­njima i zahvalama, raspisi i provođe­nje izbora, natječaja i referenduma za ravnate­lje / direktore, zapisnici istih)

2. UPRAVNA, PRAVOSUDNA, POSLOVNA I SAMOUPRAVNA FUNKCIJA:

zapisnici političkih, upravnih, pravosudnih, poslovnih, samoupravnih, inspekcijskih, stručnih i drugih tijela uprave i poslova­nja svih vrsta institucija (poglavito gradivo sjednica)

odluke, zak­ljučci, zapisnici spomenutih tijela o značajnim pita­njima iz ­njihove nadležnosti odnosno dokumenti iz upravnog ili sudbenog postupka koji ta tijela vode

opći pravni i samoupravni dokumenti (statuti, pravilnici i drugi opći i samoupravni akti, samoupravni sporazumi i dr.)

okružnice, instrukcije, obavijesti i dr.

3. KADROVSKA FUNKCIJA:

planovi radne snage

zbirna godiš­nja i periodična izvješća o: zaposlenicima, osobnim dohotcima, obrazova­nju i stručnom usavršava­nju zaposlenika, pripravnicima, stručnim ispitima, disciplinskim postupcima, zaštiti na radu, nesrećama na radu, odlikova­njima i prizna­njima i dr.

matične k­njige zaposlenika

4. FINANCIJSKA I KOMERCIJALNA FUNKCIJA:

državni proračuni i proračuni jedinica lokalne samouprave

teme­ljni financijski izvještaji (završni računi s poslovnim iz­vje­­štajima)

zbirni godiš­nji financijski planovi i izvještaji svih vrsta

početne, udružene, likvidacijske i druge bilance te inventurni zak­ljučci

istraživa­nja i izvještaji o tržištu

evidencije o isplatama osobnih dohodaka (osobni kartoni ili isplatne liste)

obrasci osobnih prima­nja za mirovinsko osigura­nje (M-4)

ekonomske analize poslova­nja

zbirni godiš­nji planovi, izvješća i obračuni o prodaji, nabavi, izvozu, uvozu, trgovini, opskrbi i dr.

gradivo o ekonomskoj propagandi i reklami (prospekti, oglasi, plakati, reklame, fotografije, reklamni filmovi i spotovi, istraživački i prodajni katalozi).

5. STATISTIKA, PLANIRANJE I ANALIZA SVIH PODRUČJA DJELATNOSTI:

godiš­nji, sred­njoročni, dugoročni i periodični planovi te analize i izvješća najrazličitijih vrsta i sadržaja

zbirna godiš­nja statistička izvješća i analize

statistički materijali koje javnopravne osobe trebaju ispu­njavati sukladno propisima koji se odnose na statistička istraživa­nja značajna za cijelu državu

sve zbirne godiš­nje statističke obradbe upravnih i statističkih tijela poput: statistički ­ljetopisi, rezultati različitih statističkih istraživa­nja (početnih i završnih), statistička izvješća, bilteni, informacije, prikazi i studije, analize, metodološka istraživa­nja i dr. odnosno zbirni sekundarni statistički podaci i informacije.

6. INVESTICIJA, GRADNJA I RAZVOJ:

urbanistički i prostorni planovi

razvojni i investicijski programi i izvješća

ugovori o poslovnoj, stručnoj i znanstvenoj surad­nji

vlastita građevinska dokumentacija (uk­ljučivo i građevinski nacrti objekata i postroje­nja)

razvojni nacrti nove tehnologije i proizvod­nje (tehnička dokumentacija)

istraživački projekti, elaborati i analize

normativi i standardi (dokumentacija i evidencije)

izumi, patenti, licence i inovacije svih vrsta (dokumentacija i evidencije)

elaborati o zaštiti okoliša.

7. INFORMACIJSKO-DOKUMENTACIJSKA FUNKCIJA

okružnice, upute, obavijesti, informacije, interna i javna glasila, službeni listovi, časopisi

zapisnici i izvješća sa skupova, savjetova­nja, kongresa, simpozija, seminara, predava­nja, konferencija za tisak

publikacije o povijesti i djelatnosti ustanove, ­ljetopisi i zbornici

stručne publikacije internog karaktera

neobjav­ljeni rukopisi

magnetofonske vrpce i kazete, fotografije, filmovi, videokazete i sl. o djelatnosti i poslova­nju javnopravnih osoba, objektima, događajima i pojavama, osobama i krajevima, raznim priredbama, proslavama jubileja, govorima i dr.

          plakati, leci, brošure i drugi sitan tisak o djelatnosti javnoprav­nih osoba, kronike, dnevnici i memoari.