Uredba o objavi Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava između Republike Hrvatske i Razvojne banke Vijeća Europe u vezi s Regionalnim programom stambenog zbrinjavanja za Potprojekt br. HR6 (2016)

NN 2/2017 (17.3.2017.), Uredba o objavi Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava između Republike Hrvatske i Razvojne banke Vijeća Europe u vezi s Regionalnim programom stambenog zbrinjavanja za Potprojekt br. HR6 (2016)

VLADA REPUBLIKE HRVATSKE

6

Na temelju članka 30. stavka 1. Zakona o sklapanju i izvršavanju međunarodnih ugovora (»Narodne novine«, broj 28/96), Vlada Republike Hrvatske je na sjednici održanoj 2. ožujka 2017. godine donijela

UREDBU

O OBJAVI SPORAZUMA O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA IZMEĐU REPUBLIKE HRVATSKE I RAZVOJNE BANKE VIJEĆA EUROPE U VEZI S REGIONALNIM PROGRAMOM STAMBENOG ZBRINJAVANJA ZA POTPROJEKT BR. HR6 (2016)

Članak 1.

Objavljuje se Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava između Republike Hrvatske i Razvojne banke Vijeća Europe u vezi s Regionalnim programom stambenog zbrinjavanja za Potprojekt br. HR6 (2016), potpisan u Parizu 18. srpnja 2016. i u Zagrebu 27. srpnja 2016. godine, u izvorniku na engleskom jeziku.

Članak 2.

Tekst Sporazuma iz članka 1. ove Uredbe, u izvorniku na engleskom jeziku i u prijevodu na hrvatski jezik, glasi:

Sub-Project n° HR6 (2016)

GRANT AGREEMENT BETWEEN THE REPUBLIC OF CROATIA AND THE COUNCIL OF EUROPE DEVELOPMENT BANK IN RELATION TO THE REGIONAL HOUSING PROGRAMME

The parties to this Grant Agreement (hereinafter, the «Agreement») are the REPUBLIC OF CROATIA, through State Office for Reconstruction and Housing Care, Radnička 22, 10000 Zagreb, Croatia (the «Partner Country») and the COUNCIL OF EUROPE DEVELOPMENT BANK, International Organisation, with its headquarters at 55 avenue Kléber, 75116 Paris, France («CEB» or the «Finance Institution», jointly referred to hereinafter as the «Parties», each a «Party»).

WHEREAS

(A)    CEB and the Partner Country entered into a Framework Agreement in relation to the Regional Housing Programme which was signed on 3 December 2013 and ratified by the Parliament of the Republic of Croatia on 4 April 2014 (with reference numbers klasa: 022-03/14-01/44 and urbroj: 65-14-02 attributed to it by the Partner Country) and which, following CEB’s receipt of the Partner Country’s notice pursuant to Article 14 of such Framework Agreement, entered into force on 1 June 2014 (the «Framework Agreement»).

(B)    The Assembly of Donors approved on 14 April 2016 an investment subsidy grant to the Partner Country from the RHP Fund resources, as further described under Article 1 (the «Grant») for financing the sub-project under the Partner Country’s Country Housing Project called «Renovation, reconstruction or construction of 62 family houses», as further described under Appendix A (the «Sub-Project»).

(C)    The Partner Country has given its full agreement to the Grant and to the implementation of the Sub-Project.

(D)    The Parties have decided to conclude the Agreement to set out the terms and conditions concerning (i) the transfer and utilisation of the Grant; and (ii) the implementation of the Sub-Project.

NOW THEREFORE the Parties hereby agree as follows:

DEFINITIONS

In this Agreement the defined terms and expressions shall bear the same meaning as given to them in the Framework Agreement and the following defined terms and expressions shall bear the following meaning, unless the context requires otherwise.

«Final Beneficiaries» means the final beneficiaries of the Sub-Project as defined in Appendix A hereto.

Article 1
THE GRANT

1.1    CEB shall, in the manner referred to in Paragraph 1.2 of this Article, place at the disposal of the Partner Country the Grant in an aggregate amount of up to EUR 2 000 000, subject to Paragraph 1.8 of this Article.

1.2    Subject to the terms of this Agreement and to all conditions precedent for disbursement set out in Article 2 below being fulfilled, having received a duly completed and signed request for Grant Tranche disbursement from the Partner Country, substantially in the form set out in Appendix B (Request for Grant Tranche disbursement (Template)) hereto, CEB shall deposit the Grant in a minimum of two (2) Grant Tranches in the Special Account (as defined in Article 3.4 (Special Account) of the Framework Agreement):

    Account holder:    Ministry of Finance

    IBAN:     HR52 1001 0051 5100 0014 4

    Ref:     Regional Housing Programme

    Bank’s name:     Croatian National Bank

    Bank’s address:     Trg hrvatskih velikana 3,

        HR – 10002 Zagreb, Croatia

    SWIFT BIC:    NBHRHR2X

1.3    Any positive interest earned on the balance on the Special Account shall be used exclusively to fund the sub-project under the Grant Agreement mentioned above, and any negative interest accrued on the balance on the Special Account shall be borne by the Partner Country.

1.4    The Grant shall be paid in EURO (EUR). All financial accounts and statements shall be expressed in EUR.

1.5    The first Grant Tranche, representing an advance payment, shall be in an amount not exceeding 30% of the approved Grant amount, excluding the contingency reserve and the expenditure verification costs (set out in Appendix A hereto). It shall be disbursed to the Partner Country following the signature of the Agreement, subject to all conditions precedent for disbursement set out in Article 2 below being fulfilled.

1.6    The amount of each subsequent Grant Tranche shall be determined according to the Current State of Progress of Works and the Projected State of Progress of Works, as presented by the Partner Country in the Progress Reports pursuant to Article 5.

1.7    Each of the subsequent Grant Tranches can be disbursed only after the Partner Country presents a Progress Report to the CEB, subject to compliance with Article 5 below, confirming that 70%[3](On an exceptional basis, this percentage may be subject to change as determined by the CEB at its sole discretion based on sub-project specific requirements.) of the funds already disbursed by CEB to the Partner Country have been disbursed in accordance with the provisions of the Framework Agreement and the Agreement.

1.8    It is expressly acknowledged and agreed that the CEB shall not be obliged to make any payment under and/or pursuant to this Agreement, except to the extent that an amount in respect of, and equal to, such payment is available in the RHP Fund account.

1.9    Pursuant to Article 3.3 (Completion Date) of the Framework Agreement the Completion Date with respect to the Sub-Project is estimated to be up to 17 months following the entry into force of the present Grant Agreement.

Article 2
CONDITIONS PRECEDENT FOR DISBURSEMENT

2.1    Pursuant to Article 3.2 (Conditions precedent for disbursement) of the Framework Agreement the conditions precedent for disbursement of the Grant are the following:

2.1.1    Prior to the disbursement of the first Grant Tranche:

    –     The Partner Country shall deliver a Legal opinion in the English language satisfactory to CEB covering the issues of capacity, power and authority of the Republic of Croatia to enter into the Framework Agreement and the Agreement and confirming that both Agreements constitute valid, binding and enforceable undertakings.

    –     The Partner Country’s Implementing Structure as defined in Articale 4 of the Framework Agreement and as further specified in Article 4 below has been established and is operational to the satisfaction of CEB in accordance with the criteria outlined in Appendix 3 to the Framework Agreement.

    –     Pursuant CEB’s Procurement Guidelines the Partner Country shall provide to CEB a procurement plan with respect to the Sub-Project approved by CEB.

    –     Pursuant to the Assembly of Donors’ decision of 11 October 2013, an 18 months’ time limit with respect to the period from the Assembly of Donors’ approval of a grant request for a sub-project and the first disbursement from the CEB to the Partner Country under the relevant Grant Agreement for such approved sub-project applies. Hence, should no disbursement have occurred under this Grant Agreement by 14 October 2017 (18 months from 14 April 2016), the Assembly of Donors, if it deems it appropriate, may (i) cancel a Grant approved in favour of this Sub-Project and (ii) re-allocate these funds in favour of other sub-projects.

2.1.2    Prior to the disbursement of any subsequent Grant Tranches:

    –     Prior to the disbursement of any subsequent Grant Tranches the Partner Country shall provide to the CEB information on the Grant implementation progress in the form of the Progress Report pursuant to Article 5 satisfactory to the CEB.

2.1.3    Prior to the disbursement of last Grant Tranche:

    –     Prior to the disbursement of the last Grant Tranche the Partner Country shall provide to the CEB in addition to the Progress Report an Expenditure Verification Report pursuant to Article 4.10.5 (Expenditure verification) of the Framework Agreement prepared by an external auditor whereby such auditor shall have been chosen and such Expenditure Verification Report shall have been prepared in accordance with the terms of reference set out in Appendix E (Terms of reference for an expenditure verification of a grant received from the RHP Fund) hereto, both satisfactory to the CEB.

Article 3
CONDITIONS FOR USE OF THE GRANT

3.1    The Partner Country acknowledges that this Agreement is subject to and incorporates by reference the terms and conditions of the Framework Agreement, including its Appendices, in full. In particular:

    –     Pursuant to Article 2 (Conditions for use of the Grant/CHP Support Grant) the Grant made available by CEB shall be used exclusively for the Sub-Project.

    –     The Grant shall not be used for financing non-eligible expenditure as outlined in Appendix F hereto.

    –     The Sub-Project shall be implemented in accordance with Article 2 (Conditions for use of the Grant/CHP Support Grant) and Article 4 (Country Housing Project undertakings) of the Framework Agreement.

    –     Pursuant to Article 7 (Consequences of failure to comply) of the Framework Agreement in the event of failure to comply with the provisions of Article 2 (Conditions for use of the Grant/CHP Support Grant) and Article 4 (Country Housing Project undertakings) of the Framework Agreement, CEB reserves the right to suspend, cancel or request immediate repayment of the Grant. Before such a claim is made, consultations shall be held between the Parties.

3.2    Allocation of Grant Tranches: Pursuant to Article 4.7.3 (Allocation of Grant Tranches) of the Framework Agreement (i) each Grant Tranche must be Allocated by the Partner Country to the component parts of the Sub-Project (identified by means of the Progress Reports as in the form set out in Appendix C hereto) within 12 months from its disbursement date (the «Allocation End Date») and (ii) any amount not so Allocated must be repaid to the RHP Fund account managed by CEB within 3 months from the Allocation End Date.

3.3    Latest date for implementation of works/supplies/services: Expenditure financed under this Grant Agreement must be incurred in the period from the entry into force of this Grant Agreement until and no later than 30 November 2017 («Latest date for implementation of works/supplies/services»), subject to further extension. The term ‘incurred’ means services rendered, supplies delivered or works carried out. For the avoidance of doubt, any expenditure incurred after 30 November 2017, if any, may only be financed under this Grant Agreement provided that the Latest date for implementation of works/supplies/services is extended beyond 30 November 2017.

3.4    Any balance remaining unspent upon the Completion Date of the Sub-Project or any repayment of the Grant in accordance with the Framework Agreement and the Agreement shall be deposited in EUR in the RHP Fund account within 6 months from the Completion Date, unless otherwise agreed. Such deposit into the RHP Fund account shall be made via the EUR account opened in the name of the Council of Europe Development Bank:

    Account holder:    Council of Europe Development Bank, Paris (SWIFT: CEFP FR PP)

    IBAN:    DE44 5007 0010 0928 7384 00

    Bank’s name:    DEUTSCHE BANK AG, Frankfurt

    Bank’s address:    Taunusanlage 12

        D – 60325 Frankfurt am Main

    SWIFT/BIC:    DEUT DE FF

with indication for further credit in EUR on the «RHP Fund Account».

Article 4
IMPLEMENTING STRUCTURE OF THE SUB-PROJECT

4.1    Pursuant to Article 4.1.1 (Lead Institution) of the Framework Agreement the Partner Country has designated the State Office for Reconstruction and Housing as the Lead Institution with respect to the Country Housing Project and this Sub-Project thereunder.

4.2    Pursuant to Article 4.1.2 (Project Implementing Unit) of the Framework Agreement the Partner Country entrusts the implementation of the Sub-Project to the Project Implementation Unit situated within the State Office for Reconstruction and Housing (the «PIU») and the project reporting to be made to CEB to the State Office for Reconstruction and Housing.

    In any event, the responsibility to comply with all obligations under the Agreement remains with the Partner Country.

4.3    If unforeseen increases in expenditures are expected or realised (whether due to inflationary factors, fluctuation in exchange rates, natural and human-made disasters or other unforeseen contingencies), the Partner Country shall duly inform CEB on a timely basis and proceed in accordance with Article 4.8 (Increased or revised cost of a sub-project under the Country Housing Project) of the Framework Agreement. In any event, pursuant to Article 4.8 (Increased or revised cost of a sub-project under the Country Housing Project) of the Framework Agreement CEB does not undertake to cover any expenses in excess of the aggregate amount of the Grant set out in Article 1 of the Agreement.

Article 5
PROGRESS REPORTS ON THE SUB-PROJECT

5.1    Progress Reports: Pursuant to Article 4.10.2 (Progress Reports on sub-projects/CHP Support) of the Framework Agreement the Partner Country through the Lead Institution, shall provide on a 4-monthly basis, with respect to the cut-off dates of 30 April, 31 August and 31 December of every year until the last disbursement request under this Grant Agreement (each such date, a «Cut-Off Date») on a date falling no later than 14 calendar days from the Cut-Off Date and if such date falls on a weekend or public holiday in the Partner Country then on the next following business day (each such date, a «Reporting Date») with the first Cut-Off Date under this Grant Agreement falling on 31 August 2016 and the first Reporting Date under this Grant Agreement falling on 15 September 2016, information to CEB on the Grant implementation progress in the framework of the Progress Reports.

    In addition to the regular 4-monthly Progress Reports, the Partner Country shall also provide information to the CEB on the Grant implementation progress, in the form of the Progress Report, prior to any request for disbursement of Grant Tranches. If the timing of the submission of the request for disbursement coincides with the timing of the submission of the regular 4-monthly Progress Report, than the later shall suffice. These Progress Reports shall be deemed satisfactory by the CEB before any disbursement may be made.

    Appendix C hereto is a template specifying the minimum information required by CEB for Progress Reports.

    In any case, the Progress Reports shall address:

    –     detailed description of activities, including beneficiary selection and protection elements, carried out during the reporting period;

    –     progress in the achievement of results against a set of indicators;

    –     impact (economic, social and environmental) prospects;

    –     sustainability;

    –     state of Allocation of the Grant Tranches, which are disbursed to the Partner Country by CEB (cost committed);

    –     progress of the procurement related activities;

    –     incurred and disbursed expenditure and forecast for future expenditure expected to be incurred and disbursed for a determined period of time; and

    –     visibility actions.

    Reporting on expenditure shall be expressed in EUR or, should payments be made in any other currency, reporting on expenditure shall be expressed in local currency and converted into EUR at the exchange rate of the date of conversion of the corresponding Grant Tranche into local currency.

5.2    Completion Report: Pursuant to Article 4.10.2 (Progress Reports on sub-projects/CHP Support) of the Framework Agreement the Completion Report, which shall be provided to CEB within three (3) months following the Completion Date under the Sub-Project, shall include an overall assessment of the performance of the Sub-Project against objectives, as well as an assessment of the use of the Grant. The Completion Report must be deemed satisfactory by the CEB.

Article 6
REPRESENTATIONS AND WARRANTIES

The Partner Country represents and warrants:

–     that it is authorized to enter into the Agreement and it has given the signatory(ies) the authorization therefor, in accordance with the laws, decrees, regulations and other texts applicable to it;

–     that the drawing up and execution of the Agreement does not contravene the laws, decrees, regulations and other texts applicable to it.

Article 7
NOTICES

7.1    Any notice to be given to either Party with respect to the Agreement shall be effectively given or sent by letter or facsimile to the Parties as addressed below. The address of either Party may be changed by notices in the manner set out in this provision.

7.2    Any notice to CEB shall be addressed to:

    Council of Europe Development Bank

    55, avenue Kléber

    75116 Paris – France

    Attention: Director, Directorate for Loans and Social Development (RHP)

    Fax: +33 1 47 55 37 52

    Email: ceb-RHP@coebank.org

    Copy to: Director, Directorate for European Cooperation and Strategy

    Fax: +33 1 47 55 71 55

    Email: ceb-donor-relations@coebank.org

7.3    Any notice to the Partner Country shall be addressed to:

    State Office for Reconstruction and Housing Care

    Radnička 22, 10000 Zagreb, Croatia

    Attention: Head of the State Office

    Fax: + 385 1 61 84 707

Article 8
AMENDMENTS

8.1. This Agreement may be modified by written amendment entered into by CEB and the Partner Country.

Article 9
DISPUTE RESOLUTION

9.1    Any dispute arising out of or in connection with the Agreement, including its existence, validity, interpretation or termination shall be settled amicably between the Parties.

9.2    In default of amicable settlement, disputes shall be subject to arbitration in accordance with the terms of Article 11 (Dispute resolution) of the Framework Agreement.

Article 10
ENTRY INTO FORCE

10.1 The Agreement shall enter into force upon signature by the Parties.

Article 11
INTERPRETATION

11.1    The Partner Country acknowledges that this Agreement is subject to and incorporates by reference the terms and conditions of the Framework Agreement in full.

11.2    In the event of discrepancies, inconsistencies and/or conflicts between the terms of the Framework Agreement and this Agreement, the documents shall prevail in the following order: (i) this Agreement; (ii) the Framework Agreement.

IN WITNESS WHEREOF, the undersigned, being duly authorized thereto, have signed the Agreement in the English language in two (2) originals.

Signed in Zagreb on 27 July 2016

FOR THE REPUBLIC OF CROATIA

Nikola Mažar
Head of State Office for Reconstruction and Housing Care

Signed in Paris on 18 July 2016

FOR THE COUNCIL OF EUROPE DEVELOPMENT BANK

Apolonio Ruiz Ligero
Vice – Govemor

Potprojekt br. HR6 (2016)

SPORAZUM O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA IZMEĐU REPUBLIKE HRVATSKE I RAZVOJNE BANKE VIJEĆA EUROPE U VEZI S REGIONALNIM PROGRAMOM STAMBENOG ZBRINJAVANJA

Stranke ovog Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava (u daljnjem tekstu: »Sporazum«) su REPUBLIKA HRVATSKA, preko Državnog ureda za obnovu i stambeno zbrinjavanje, Radnička 22, 10000 Zagreb, Hrvatska (»zemlja partner«) i RAZVOJNA BANKA VIJEĆA EUROPE, međunarodna organizacija sa sjedištem na adresi 55 avenue Kléber, 75116 Pariz, Francuska (»CEB« ili »Financijska institucija«, u daljnjem tekstu zajednički navedeno kao »stranke«, a svaka za sebe »stranka«).

BUDUĆI DA

(A)    su CEB i zemlja partner sklopile Okvirni sporazum u vezi s Regionalnim programom stambenog zbrinjavanja, koji je potpisan 3. prosinca 2013. i potvrđen od strane Hrvatskoga sabora 4. travnja 2014. (s referentnim brojevima KLASA: 022-03/14-01/44 i URBROJ: 65-14-02. dodijeljeni od strane zemlje partnera) koji je, slijedom obavijesti koju je CEB zaprimila od zemlje partnera, sukladno članku 14. predmetnog Okvirnog sporazuma, stupio na snagu 1. lipnja 2014. (»Okvirni sporazum«).

(B)    Skupština donatora odobrila je 14. travnja 2016. investicijsku potporu u obliku bespovratnih sredstva zemlji partner iz sredstava Fonda RPSZ-a, kao što je dalje opisano u članku 1. (»bespovratna sredstva«) za financiranje potprojekta prema Programu stambenog zbrinjavanja zemlje partner pod nazivom »Obnova, rekonstrukcija ili izgradnja 62 obiteljske kuće«, dodatno opisanog u Prilogu A (»potprojekt«).

(C)    Zemlja partner dala je potpunu suglasnost za dodjelu bespovratnih sredstava i provedbu potprojekta.

(D)    Stranke su odlučile sklopiti Sporazum kako bi odredile odredbe i uvjete koji se odnose na (i) prijenos i korištenje bespovratnih sredstava; i (ii) provedbu potprojekta.

STOGA su se stranke ovime sporazumjele kako slijedi:

DEFINICIJE

U ovom Sporazumu određeni pojmovi i izrazi imaju isto značenje onome koje im je dano u Okvirnom sporazumu te će sljedeći definirani pojmovi i izrazi imati sljedeće značenje, osim ako kontekst zahtijeva drugačije.

»Krajnji korisnici« znači krajnje korisnike potprojekta, kako je određeno u Prilogu A.

Članak 1.
BESPOVRATNA SREDSTVA

1.1.    CEB, na način naveden u stavku 1.2. ovog članka, stavlja na raspolaganje zemlji partneru bespovratna sredstva u ukupnom iznosu do najviše 2.000.000 EUR, podložno stavku 1.8. ovog članka.

1.2.    Podložno odredbama ovog Sporazuma te ispunjenjem svih uvjeta koji prethode isplati, utvrđenih u članku 2. niže, te po primitku propisno ispunjenog i potpisanog Zahtjeva za isplatu rata bespovratnih sredstava od strane zemlje partnera, u obrascu utvrđenom Prilogu B ovog Sporazumu (Zahtjev za isplatu rate bespovratnih sredstava (Predložak)). CEB polaže bespovratna sredstva u najmanje dvije (2) rate bespovratnih sredstava na Poseban račun (kao što je određeno u članku 3.4. (Poseban račun) Okvirnog sporazuma:

    Nositelj računa:    Ministarstvo financija

    IBAN:     HR52 1001 0051 5100 0014 4

    Svrha:    Regionalni program stambenog zbrinjavanja

    Naziv banke:     Hrvatska narodna banka

    Adresa banke:    Trg hrvatskih velikana 3,

        HR – 10002 Zagreb, Hrvatska

    SWIFT BIC:    NBHRHR2X

1.3.    Svaka pozitivna kamata ostvarena iz stanja sredstva s Posebnog računu će se koristiti isključivo za financiranje potprojekta u okviru gore navedenog Sporazuma, a svaku negativnu kamatu na stanju Posebnog računu snosit će zemlja partner.

1.4.    Bespovratna sredstva isplatit će se u eurima (EUR). Svi financijski računi i izvješća bit će izraženi u eurima.

1.5.    Prva rata bespovratnih sredstava, koja predstavlja predujam, iznosit će najviše 30% odobrenog iznosa bespovratnih sredstava, isključujući sredstva iz dodatne uz pričuve i troškove verifikacije (prikazano u Prilogu A ovog Sporazuma). Ona će biti isplaćena zemlji partneru nakon potpisivanja Sporazuma, podložno ispunjenju svih uvjeta koji prethode isplati utvrđeno u članku 2. ovog Sporazuma.

1.6.    Iznos svake sljedeće rate bespovratnih sredstava određuje se sukladno trenutnom stanju radova i predviđenom razvoju radova, u skladu s navodima zemlje partner u Izvješćima o napretku sukladno članku 5.

1.7.    Svaka od sljedećih rata bespovratnih sredstava može biti isplaćena tek nakon što zemlja partner dostavi Izvještaj o napretku CEB-u, podložno usklađenosti s člankom 5., potvrđujući da je 70%[1](Iznimno, taj postotak može biti podložan promjenama određenima od strane CEB-a na temelju zahtjeva specifičnih za potprojekt.) već isplaćenih sredstava od strane CEB-a prema zemlji partneru potrošeno u skladu s odredbama Okvirnog sporazuma i Sporazuma.

1.8.    Izričito je obznanjeno i dogovoreno da CEB nije obvezan vršiti bilo kakva plaćanja u okviru i/ili u skladu s ovim Sporazumom, osim u slučaju ako se sredstva dostupna na računu RHP Fonda.

1.9.    Sukladno članku 3.3. (Datum završetka) Okvirnog sporazuma, procjenjuje se da će datum završetka u odnosu na potprojekt biti unutar 17 mjeseci nakon stupanja na snagu ovog Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

Članak 2.
PREDUVJETI ZA ISPLATU

2.1.    Sukladno članku 3.2. (Uvjeti koji prethode isplati) Okvirnog sporazuma, uvjeti koji prethode isplati bespovratnih sredstava su sljedeći:

2.1.1.    Prije isplate prve rate bespovratnih sredstava:

    –     Zemlja partner dostavlja pravno mišljenje na engleskom jeziku, zadovoljavajuće za CEB, koje obuhvaća sposobnosti, moći i ovlasti Republike Hrvatske za sklapanje Okvirnog sporazuma i ovog Sporazuma te kojim se potvrđuje da oba Sporazuma predstavljaju valjan, obvezujući te izvršiv pravni posao.

    –     Provedbena struktura zemlje partnera, kako je određeno u članku 4. Okvirnog sporazuma te kako je određeno u članku 4. niže, uspostavljena je zadovoljavajuće za CEB, u skladu s kriterijima navedenima u Dodatku 3. Okvirnog sporazuma.

    –     Temeljem Smjernica za nabavu CEB-a, zemlja partner mora dostaviti CEB-u plan nabave u odnosu na potprojekt koji je odobrio CEB.

    –     Temeljem Odluke Skupštine donatora, od 11. listopada 2013., određen je maksimalni rok od 18 mjeseci od kada Skupština donatora potvrdi bespovratna sredstva do realizacije prve isplate CEB-a zemlji partneru. Ukoliko se isplata za ovaj Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava ne izvrši do 14. listopada 2017. (18 mjeseci od 14. travnja 2016.), Skupština donatora, ukoliko će smatrati potrebnim, može (i) otkazati odobrena bespovratna sredstava za ovaj potprojekt i (ii) usmjeriti sredstva u korist nekog drugog potprojekata.

2.1.2.    Prije isplate bilo koje sljedeće rate bespovratnih sredstava:

    –     Prije isplate bilo koje sljedeće rate bespovratnih sredstava, zemlja partner mora dostaviti CEB-u informacije o napretku provedbe bespovratnih sredstava u obliku Izvješća o napretku sukladno članku 5., zadovoljavajućim za CEB.

2.1.3.    Prije isplate posljednje rate bespovratnih sredstava:

    –     Prije isplate posljednje rate bespovratnih sredstava, zemlja partner će CEB-u, pored Izvješća o napretku, dostaviti Izvješće o verifikaciji troškova sukladno članku 4.10.5. Okvirnog sporazuma (Verifikacija troškova), pripremljen od strane vanjskog revizora koji će biti odabran te će Izvješće o verifikaciji troškova biti izrađeno u skladu sa Opisom poslova utvrđenih iz Priloga E (Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava iz Fonda RPSZ-a), oba zadovoljavajuća za CEB.

Članak 3.
UVJETI ZA KORIŠTENJE BESPOVRATNIH SREDSTAVA

3.1.    Zemlja partner potvrđuje da Sporazum u potpunosti podliježe odredbama i uvjetima Okvirnog sporazuma te uključuje odredbe i uvjete Okvirnog sporazuma i njegovih dodataka, u cijelosti. Posebice:

    –     sukladno članku 2. (Uvjeti korištenja bespovratnih sredstava/Potpore NPSZ), bespovratna sredstva koja dodjeli CEB će se koristiti isključivo za potprojekt.

    –     Bespovratna sredstva se ne smiju koristiti za financiranje neprihvatljivih troškova kao što je navedeno u Dodatku F ovog Sporazuma.

    –     Potprojekt će se provoditi u skladu s člankom 2. (Uvjeti korištenja bespovratnih sredstava/ Potpore NPSZ) i člankom 4. (Obveze u okviru Nacionalnog programa stambenog zbrinjavanja) Okvirnog sporazuma.

    –     Sukladno članku 7. (Posljedice neispunjavanja uvjeta) Okvirnog sporazuma, u slučaju nepoštivanja odredaba članka 2. Okvirnog sporazuma (Uvjeti korištenja bespovratnih sredstava/ Potpore NPSZ) i članka 4. Okvirnog sporazuma (Obveze Nacionalnog projekta stambenog zbrinjavanja), CEB zadržava pravo obustave, otkaza ili zahtijevanja hitnog povratka bespovratnih sredstva. Prije postavljanja takvog zahtjeva, stranke će se međusobno konzultirati.

3.2.    Dodjela rate bespovratnih sredstava: Sukladno članku 4.7.3. Okvirnog sporazuma (Dodjela rate bespovratnih sredstava) (i) svaku ratu bespovratnih sredstava zemlja partner mora dodijeliti sastavnim dijelovima potprojekta (utvrđenih pomoću Izvješća o napretku kao u Obrascu C) u roku od 12 mjeseci od datuma isplate (»Završetak dodjele«) i (ii) svaki iznos koji nije dodijeljen na taj način mora se vratiti na račun Fonda RPSZ-a kojim upravlja CEB, u roku od 3 mjeseca od krajnjeg roka za dodjelu.

3.3.    Posljednji rok za provedbu radova/isporuku roba/pružanje usluga: Troškovi koji se financiraju temeljem ovog Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava moraju nastati u razdoblju od stupanja na snagu ovog Sporazuma do 30. studenog 2017. (»Posljednji rok za provedbu radova/isporuku roba/pružanje usluga«), podložno daljnjem produljenju. Izraz ‘nastati’ znači pružene usluge, izvršene dostave ili izvedene radove. Kako bi se izbjegla bilo kakva dvojba, svi troškovi nastali nakon 30. studenog 2017. ako ih ima mogu se financirati u okviru ovog Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava isključivo pod uvjetom da je zadnji datum za provedbu radova/isporuku roba/pružanje usluga produžen iza 30. studenog 2017.

3.4.    Svaki iznos koji ne bude potrošen do Datuma završetka potprojekta ili svaki povrat bespovratnih sredstava u skladu s Okvirnim sporazumom i ovim Sporazumom bit će položen u eurima na račun Fonda RPSZ-a, u roku od 6 mjeseci od Datuma završetka, osim ako je drugačije ugovoreno. Takav polog na račun Fonda RPSZ-a, bit će izvršen putem računa u eurima otvorenog u ime Razvojne banke Vijeća Europe:

    Nositelj računa:    Razvojna banka Vijeća Europe, Pariz (SWIFT: CEFP FR PP)

    IBAN:    DE44 5007 0010 0928 7384 00

    Naziv banke:    DEUTSCHE BANK AG, Frankfurt

    Adresa banke:    Taunusanlage 12

        D – 60325 Frankfurt am Main

    SWIFT/BIC:    DEUT DE FF

s naznakom za daljnji kredit u eurima na »Račun Fonda RPSZ-a,«.

Članak 4.
PROVEDBENA STRUKTURA POTPROJEKTA

4.1.    Sukladno članku 4.1.1. (Vodeća institucija) Okvirnog sporazuma, zemlja partner je imenovala Državni ured za obnovu i stambeno zbrinjavanje kao vodeću instituciju u svezi s provedbom Nacionalnog projekta stambenog zbrinjavanja i potprojekta koji proizlazi iz tog Programa.

4.2.    Sukladno članku 4.1.2. (Jedinica za provedbu projekta) Okvirnog sporazuma, zemlja partner zadaću projektnog izvješćivanja povjerava Državnom uredu za obnovu i stambeno zbrinjavanje, a provedbu potprojekta Jedinici za provedbu projekta (»JPP«) unutar Državnog ureda za obnovu i stambeno zbrinjavanje

    U svakom slučaju, odgovornost za usklađenost sa svim obvezama prema Sporazumu ostaje na zemlji partneru.

4.3.    Ako se očekuju ili ako se pojavi nepredviđen porast troškova (uslijed inflacijskih čimbenika, fluktuacije deviznih tečajeva, katastrofama izazvanim prirodnim i ljudskim faktorima), zemlja partner mora o tome propisno i pravovremeno obavijestiti CEB i postupiti u skladu s člankom 4.8. (Povećani ili izmijenjeni troškovi potprojekta u okviru Nacionalnog projekta stambenog zbrinjavanja) Okvirnog sporazuma. U svakom slučaju, sukladno članku 4.8. (Povećani ili izmijenjeni troškovi potprojekta u okviru Nacionalnog projekta stambenog zbrinjavanja) Okvirnog sporazuma, CEB se ne obavezuje pokriti troškove u iznosu koji premašuje ukupan iznos bespovratnih sredstava utvrđen u članku 1. ovog Sporazuma.

Članak 5.
IZVJEŠTAJI O NAPRETKU
POTPROJEKTA

5.1.    Izvještaji o napretku: Sukladno članku 4.10.2. (Izvješća o napretku potprojekata/Potpore NPSZ-u) Okvirnog sporazuma, zemlja partner će putem vodeće institucije osigurati četveromjesečno izvještavanje, koje će uključivati razdoblja zaključno sa 30. travnja, 31. kolovoza i 31. prosinca svake godine, do posljednjeg zahtjeva za isplatu temeljem ovog Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava (svaki takav datum »Zaključni datum«), te će se Izvješća podnositi najkasnije 14 kalendarskih dana od Zaključnog datuma, a ako taj datum pada u dane vikenda ili državnog blagdana važećima u zemlji partneru, tada prvog sljedećeg radnog dana (svaki takav datum: »Datum izvještavanja«). Prvi Zaključni datum u okviru Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava bit će 31. kolovoza 2016., te će sukladno tome prvi datum izvještavanja prema ovom Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava biti 15. rujna 2016.

    Uz redovna četveromjesečna Izvješća o napretku, zemlja partner će također dostavljati informacije CEB-u o tijeku provedbe bespovratnih sredstava, u okviru Izvješća o napretku, prije svakog zahtjeva za isplatu rate bespovratnih sredstava. Ako se vrijeme podnošenja zahtjeva za isplatu podudara s rokom za predaju redovnog četveromjesečnog Izvješća o napretku, tada će potonje biti dostatno. Prije bilo koje isplate, CEB mora Izvješća o napretku smatrati zadovoljavajućim.

    Dodatak C ovom Sporazumu je predložak, koji određuje minimalne podatke koje zahtjeva CEB u odnosu na Izvješće o napretku.

    U svakom slučaju, u Izvješće o napretku će sadržavati:

    –     detaljan opis aktivnosti, uključujući odabir korisnika i elemente zaštite, provedene tijekom izvještajnog razdoblja;

    –     napredak u ostvarivanju dobrih rezultata unatoč nizu nepovoljnih pokazatelja;

    –     vrijednosti (ekonomskih, društvenih i ekoloških) utjecaja;

    –     održivost;

    –     stanje dodjele rate bespovratnih sredstava, koje CEB isplaćuje zemlji partneru (nastali trošak);

    –     napredak aktivnosti vezanih uz javnu nabavu;

    –     nastale troškove i prognozu buduće izdatke koji se očekuju da će nastati tijekom određenog vremenskog razdoblja; te

    –     aktivnosti vezane uz vidljivost.

    Izvještavanje o troškovima mora biti izraženo u EUR ili, u slučaju da su uplate izvršene u nekoj drugoj valuti, o troškovima će se izvještavati u nacionalnoj valuti pretvaranjem odgovarajućih iznosa u euro prema tečaju na dan pretvaranja odgovarajuće rate bespovratnih sredstava u nacionalnu valutu.

5.2.    Završno izvješće: Sukladno članku 4.10.2. (Izvješća o napretku potprojekata/ Potpore NPSZ-a) Okvirnog sporazuma, Završno izvješće, koje će biti dostavljeno CEB-u u roku od tri (3) mjeseca od datuma završetka prema Potprojektu, obuhvaćat će ukupnu ocjenu izvođenja potprojekta u odnosu na ostvarene ciljeve, kao i ocjenu uporabe bespovratnih sredstava. Završni izvještaj mora biti zadovoljavajući za CEB.

Članak 6.
IZJAVE I JAMSTVA

Zemlja partner izjavljuje i jamči:

–     da je ovlaštena sklopiti ovaj Sporazum te da je potpisniku (potpisnicima) dala ovlaštenje za isto, u skladu sa zakonima, uredbama, propisima i drugim aktima koji se na njega primjenjivi;

–     da izrada i izvršenje Sporazuma nisu u suprotnosti sa zakonima, uredbama, propisima ni drugim aktima koji su na njega primjenjivi.

Članak 7.
OBAVIJESTI

7.1.    Svaka obavijest koja se treba uputiti bilo kojoj stranci vezano za Sporazum biti će učinkovito pružena ili upućena pismom ili telefaksom na niže navedene adrese stranaka. Adresa svake stranke može biti izmijenjena putem obavijesti na način utvrđen ovom odredbom.

7.2.    Svaka obavijest CEB-u upućuju se na sljedeću adresu:

    Razvojna banka Vijeća Europe

    55, avenue Kléber

    75116 Pariz – Francuska

    Na pažnju: Upravitelja, Uprave za zajmove i društveni razvoj (RPSZ)

    Telefaks: +33 1 47 55 37 52

    e-adresa: ceb-RHP@coebank.org

    Preslika: Upravitelju, Uprava za europsku suradnju i strategiju

    Telefaks: +33 1 47 55 71 55

    E-adresa: ceb-donor-relations@coebank.org

7.3.    Svaka obavijest Zemlji partner upućuje se na sljedeću adresu:

    Držani ured za obnovu i stambeno zbrinjavanje

    Radnička 22, 10000 Zagreb, Hrvatska

    Na pažnju: Predstojnik Državnog ureda

    Telefaks: + 385 1 61 84 707

Članak 8.
IZMJENE I DOPUNE

8.1.    Ovaj Sporazum može biti izmijenjen pisanom izmjenom i dopunom sklopljenom između CEB-a i zemlje partner.

Članak 9.
RJEŠAVANJE SPOROVA

9.1.    Svaki spor koji proizlazi iz ili je u vezi sa Sporazumom, uključujući njegovo postojanje, valjanost, tumačenje ili prestanak, rješava se mirnim putem između stranaka.

9.2.    U slučaju neuspjelog mirnog rješenja spora, sporovi podliježu arbitraži u skladu s odredbama članka 11. (Rješavanje sporova) Okvirnog sporazuma.

Članak 10.
STUPANJE NA SNAGU

10.1. Sporazum stupa na snagu kada ga stranke potpišu.

Članak 11.
TUMAČENJE

11.1.    Zemlja partner potvrđuje da ovaj Sporazum u cijelosti podliježe i uključuje, pozivajući se na njih, odredbe Okvirnog sporazuma.

11.2.    U slučaju odstupanja, nedosljednosti i/ili sukoba između odredaba Okvirnog sporazuma i ovog Sporazuma, navedeni akti imaju prvenstvo sljedećim redoslijedom: (i) ovaj Sporazum; (ii) Okvirni sporazum.

U POTVRDU TOGA, niže potpisani, a za to propisano ovlašteni, potpisali su Sporazum na engleskom jeziku u dva (2) izvornika.

Potpisano u Zagrebu 27. srpnja 2016.

ZA REPUBLIKU HRVATSKU

Nikola Mažar, v. r.
predstojnik Državnog ureda za obnovu i stambeno zbrinjavanje

Potpisano u Parizu 18. srpnja 2016.

ZA RAZVOJNU BANKU VIJEĆA EUROPE

Apolonio Ruiz Ligero, v. r.
zamjenik guvernera

APPENDIX A

SUB-PROJECT DESCRIPTION

Partner CountryCroatia
Sub-Project nameRenovation, reconstruction or construction of 62 family houses
Sub-Project reference number

HR6 (2016)

CEB’s internal reference number:

Date of submission of Sub-Project Application Form17 July 2015, and subsequently revised on 14 January 2016
Contracting AuthoritiesThe State Office for Reconstruction and Housing Care
Date of approval by National Steering Committee9 June 2015
Date of the UNHCR evaluation17 July 2015
Date of the Technical Committee recommendation15/16 March 2016
Date of the Assembly of Donors approval14 April 2016
Grant amount approvedUp to EUR 2 000 000
Recommendations of the Assembly of Donors

The Assembly of Donors encourages Croatia to take into consideration CEB’s technical recommendations as well as UNHCR’s recommendations related to beneficiary protection and selection. The Partner Country should

•     ensure that the lack of basic infrastructure is mitigated by water wells or water tanks for water supply and septic tanks for sewage;

•     as concerns lack of electrical supply (concerning an estimated 10% of beneficiary families), once the final list of beneficiaries and therefore the number of beneficiaries without electricity supply is known, the LI should provide information, satisfactory to UNHCR, as to what measures the LI will take to facilitate connection or reconnection to electricity network for such beneficiaries. In case where connection to electricity network is not possible, technical solutions i.e. solar panels for basic electricity supply could be explored by the LI;

•     ensure additional identification of potential beneficiaries in direct consultations with civil society organisations, legal aid providers and UNHCR Field Teams in Sisak and Knin;

•     carry out an additional verification of all family members who acquired right to reconstruction/housing care and their interest to repatriate and stay in Croatia, i.e. through field visits to the families, to minimise risk of empty houses and ensure genuine decision of beneficiaries to repatriate.

Objective

The objective of the project is to provide durable housing solutions to 62 families meeting RHP vulnerability criteria, whose houses were damaged during the conflict in Croatia and who since have not been able to secure a durable housing solution.

This sub-project proposal encompasses renovation, reconstruction or construction of new houses damaged during the conflict in Croatia (62 housing units in total) for the accommodation of:

i.) refugees from Croatia who currently reside in the neighbouring Partner Countries

ii.) former tenancy right holders (FTRH), and

iii.) returnees already in Croatia without a durable solution.

At present, the beneficiaries rent accommodation that they pay out of their own expenses.

LocationThroughout Croatia
Type of housing solutionsRenovation, reconstruction or construction of family houses
Estimated total cost of the sub-projectEUR 2 666 670


Estimated cost breakdown

Land and administrative fees:     EUR 49 120

Design:    EUR 39 810

Works:     EUR 2 354 860

Services:    EUR 17 060

Sub-total:    EUR 2 460 850

Contingency reserve:    EUR 179 418

Exp. verification costs (1%)    EUR 26 402

GRAND TOTAL:    EUR 2 666 670

Contingency reserve should only be used upon prior approval by the CEB.

Estimated financing plan

RHP Fund    EUR 2 000 000 (75%)

Partner Country contribution     EUR 666 670 (25%)

TOTAL    EUR 2 666 670

Planned schedule of project implementationProject implementation is estimated to take up to 17 months from the signature of the present Grant Agreement.
Grant implementation structureThe State Office for Reconstruction and Housing is the Lead Institution. The PIU is a unit situated within the State Office for Reconstruction and Housing, called Unit of Sector for Implementation.
Indicative Logical Framework MatrixSee the following table.

PRILOG A

OPIS POTPROJEKTA

Zemlja partnerHrvatska
Naziv PotprojektaObnova, rekonstrukcija ili izgradnja 62 obiteljske kuće
Oznaka Potprojekta

HR6 (2016)

Interna oznaka CEB-a:

Datum predaje Zahtjeva za Potprojekt17. srpnja 2015., s kasnijom izmjenom 14. siječnja 2016.
Nadležna tijela za ugovaranjeDržavni ured za obnovu i stambeno zbrinjavanje
Datum odobrenja Državnog upravnog odbora9. lipnja 2015.
Datum UNHCR-ove procjene17. srpnja 2015.
Datum preporuke Tehničkog odbora15./16. ožujka 2016.
Datum odobrenja Skupštine donatora14. travnja 2016.
Odobreni iznos bespovratnih sredstavaDo 2.000.000,00 EUR
Preporuke Skupštine donatora

Skupština donatora potiče Hrvatsku da uzme u obzir tehničke preporuke CEB-a, kao i UNHCR-ove preporuke vezane uz zaštitu i izbor korisnika. Zemlja partner bi trebala:

•     osigurati rješavanje problema nedostatka osnovne infrastrukture vodoopskrbnim bunarima ili cisternama i septičkim jamama za odvodnju;

•     u pogledu nedostatka opskrbe električnom energijom (odnosi se na procijenjenih 10% korisničkih obitelji), nakon što bude poznat konačni popis korisnika, a time i broj korisnika bez električne energije, vodeća institucija bi trebala dostaviti informacije, zadovoljavajuće za UNHCR, o tome koje će mjere vodeća institucija poduzeti za omogućavanje priključka ili ponovnog priključka na elektroenergetsku mrežu za te korisnike. Ako priključak na elektroenergetsku mrežu nije moguć, vodeća institucija trebala bi istražiti druga tehnička rješenja, tj. solarne panele za osnovnu elektroenergetsku opskrbu;

•     osigurati dodatno identificiranje potencijalnih korisnika u izravnim konzultacijama s organizacijama civilnog društva, pružateljima pravne pomoći i terenskim timovima UNHCR-a u Sisku i Kninu;

•     provesti dodatnu provjeru svih članova obitelji koji su stekli pravo na obnovu/stambeno zbrinjavanje i njihova interesa za preseljenje i ostanak u Hrvatskoj, tj. terenskim obilascima obitelji, radi smanjenja rizika praznih kuća i osiguranja stvarne odluke korisnika na preseljenje.

Cilj

Cilj je projekta osigurati trajno stambeno zbrinjavanje 62 obitelji, koje ispunjavaju kriterije socijalne ranjivosti iz Regionalnog programa stambenog zbrinjavanja, čije su kuće oštećene tijekom oružanih sukoba u Hrvatskoj i koje od tada nisu mogle osigurati trajno rješenje stambenog pitanja.

Ovaj prijedlog potprojekta obuhvaća obnovu, rekonstrukciju ili izgradnju novih kuća oštećenih tijekom oružanih sukoba u Hrvatskoj (ukupno 62 stambene jedinice) za smještaj:

i.) izbjeglica iz Hrvatske koje trenutačno žive u susjednim Partnerskim državama

ii.) bivših nositelja stambenog prava (BNSP) i

iii.) povratnika koji su već u Hrvatskoj, ali bez trajno riješenog stambenog pitanja.

U ovom trenutku korisnici su u najmu smještajnog prostora, koji plaćaju vlastitim sredstvima.

Mjesto provedbeCijela Hrvatska
Vrsta stambenog zbrinjavanjaObnova, rekonstrukcija ili izgradnja obiteljskih kuća
Procijenjeni ukupni trošak potprojekta2.666.670,00 EUR
Raščlamba procijenjenih troškova

Zemljište i administrativne naknade:      49.120,00 EUR

Projekt:     39.810,00 EUR

Radovi:     2.354.860,00 EUR

Usluge:     17.060,00 EUR

Međusuma:     2.460.850,00 EUR

Pričuva za nepredviđene troškove:     179.418,00 EUR

Očekivani troškovi verifikacije (1%)     26.402,00 EUR

SVEUKUPNO:     2.666.670,00 EUR

Pričuva za nepredviđene troškove koristi se samo nakon prethodnog odobrenja CEB-a.

Procijenjeni plan financiranja

RHP Fond     2.000.000,00 EUR (75%)

Doprinos Partnerske države      666.670,00 EUR (25%)

UKUPNO     2.666.670,00 EUR

Planirani raspored provedbe projektaProcjenjuje se da će provedba projekta trajati do 17 mjeseci od potpisivanja ovog Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.
Struktura primjene bespovratnih sredstavaDržavni ured za obnovu i stambeno zbrinjavanje je vodeća institucija. JPP je jedinica unutar Državnog ureda za obnovu i stambeno zbrinjavanje, pod nazivom Jedinica sektora za provedbu.
Indikativna logička okvirna matricaVidjeti donju tablicu.

LOGICAL FRAMEWORK MATRIX

LOGIČKA OKVIRNA MATRICA

APPENDIX B

REQUEST FOR GRANT TRANCHE DISBURSEMENT

PRILOG B

ZAHTJEV ZA ISPLATU TRANŠE BESPOVRATNIH SREDSTAVA

APPENDIX C

4-MONTHLY SUB-PROJECT PROGRESS REPORT OUTLINE

Please note that the present document provides an outline of the monitoring requirements and is subject to change once the monitoring system tools are in place.

RHP PARTNER COUNTRY:

SUB-PROJECT TITLE AND NUMBER:

PROGRESS REPORT NO.

REPORTING PERIOD (start date – end date)

Date of Steering Committee approval (if applicable): ______________

Submitted by: (institution, responsible official) ______________

Signature _______________________

Date: __________________

1. GENERAL INFORMATION

1.1. Intervention data

RHP Partner Country
Sub-project title
Sub-project number
Date of Assembly of Donors approval
Date of Grant Agreement signature (Start date)
Sub-project objective (specify if it relates to return or local integration)
Estimated number of final beneficiaries (specify no. of individuals and no. of households)
No of housing units
Location
Type of hosing solutions
Implementing structure
Finance Institution
Completion date – planned
Completion date – likely

1.2. Financial data (in EUR)

Estimated total cost of the sub-project
Estimated cost breakdown
Approved grant amount
% grant financing of total cost
Disbursement history (disbursement by CEB to the Partner Country)
Total grant amount allocated (funds contracted out of total grant amount)
Total grant amount disbursed to contractors
% grant amount disbursed of total approved grant amount
% grant amount disbursed to contractors out of total of grant tranches disbursed by CEB
Estimated national contribution
Total national contribution provided to date
Date of financial data presented above

PRILOG C

4-MJESEČNI IZVJEŠTAJ O NAPRETKU POTPROJEKTA

Napominjemo da je ovaj dokument nacrt uvjeta praćenja i da podliježe promjenama nakon uspostavljanja alata sustava praćenja.

ZEMLJA PARTNER RPSZ-a:

NASLOV I BROJ POTPROJEKTA:

IZVJEŠTAJ O NAPRETKU BR.

RAZDOBLJE IZVJEŠTAJA (početni datum – datum završetka)

Datum odobrenja Upravnog odbora (ako se primjenjuje): ______________

Izvještaj predaje: (institucija, odgovorna službena osoba) ______________

Potpis _______________________

Datum: __________________

1. OPĆE INFORMACIJE

1.1. Podaci o intervenciji

Zemlja partner RPSZ-a
Naslov Potprojekta
Broj Potprojekta
Datum odobrenja Skupštine donatora
Datum potpisa Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava (Početni datum)
Cilj Potprojekta (navesti odnosi li se na povrat ili lokalnu integraciju)
Procijenjeni broj krajnjih korisnika (broj pojedinaca i broj kućanstava)
Broj stambenih jedinica
Mjesto provedbe
Vrsta stambenog zbrinjavanja
Provedbena struktura
Financijska institucija
Datum završetka – planirani
Datum završetka – vjerojatni

1.2. Financijski podaci (u eurima)

Procijenjeni ukupni trošak potprojekta
Raščlamba procijenjenog troška
Odobreni iznos bespovratnih sredstava
% financiranja ukupnog troška bespovratnim sredstvima
Povijest isplate (isplata od strane CEB-a zemlji partneru)
Ukupni dodijeljeni iznos bespovratnih sredstava (ugovorena sredstva od ukupnog iznosa bespovratnih sredstava)
Ukupni iznos bespovratnih sredstava isplaćen izvođačima
% isplaćenog iznosa bespovratnih sredstava od ukupnog odobrenog iznosa bespovratnih sredstava
% bespovratnih sredstava isplaćen izvođačima od ukupnog iznosa tranši bespovratnih sredstava isplaćenog od strane CEB-a
Procijenjeni doprinos države
Ukupni doprinos države do danas
Datum gore iznesenih financijskih podataka

2. REVIEW OF PROGRESS TO DATE (comparing against plan)

2.1    Background
    RHP context, % of total needs that will be addressed through the subproject, linkages to other related projects
2.2    Summary project description
2.3    Activities undertaken

    Please report on the progress of activities for each sub-project component separately, including information on:

a.    Beneficiary selection

    Note: once beneficiary selection is completed, UNHCR/OSCE (where applicable) should confirm that the final list of beneficiaries is verified and approved

    TABLE 1: Confirmation from UNHCR/OSCE (where applicable) of the beneficiary selection

b.    Land acquisition and preparation (location and building permits, dates), where applicable

c.    Studies and Design, where applicable

d.    Works

    Note: for the housing solution which includes delivery of building materials, the PC should inform on the status of obtaining building permits by the final beneficiaries

e.    Communal connections, where applicable

f.    Procurement related activities (update the procurement plan; provide information on the results of bids, claims – if any)

    TABLE 4A: Procurement plan (VAT excluded)

    TABLE 4B: List of awarded contracts

d.    Environment management and health and safety plans EMHSP (inform whether and how you have addressed the requirements noted in the EMHSP)

2.4    Project costs and cash flow

    Please present progress in the tables attached as follows:

    TABLE 5A: Updated cash flow forecast

    TABLE 5B: Expenditure per sub-project (donor funds)

    TABLE 5C: National contribution per sub-project

    TABLE 5D: Summary of expenditure per sub-project

2.5 Management, coordination and financing arrangements
    Please inform of, and attach inter-institutional arrangements and MoU signed with municipalities and other concerned parties specifying roles and responsibilities of each party, notably on provision of land, ownership and maintenance, financial flow and controls)
2.6 Results achieved (against the set of indicators indicated in the logframe)

    Please list the results included in the logframe and report to what extent they have been achieved against the set of indicators indicated in the logframe

    TABLE 2B: Overview of housing units constructed/reconstructed/bought

    TABLE 2C: Achievement of results

2.7    Progress towards achieving the specific objective (against the set of indicators indicated in the logframe)
    Please list the specific objective include in the logframe and report on progress towards achieving the specific objective
2.8    Impact prospects
    As presently implemented, the project’s likely contribution to the overall objective
2.9    Potential sustainability
2.10    Visibility actions

List media events where donors/CEB were mentioned and attach relevant media/newspaper articles, public announcements, other visibility documents and photos of construction site boards

TABLE 6: Visibility actions

2.11 Deviations from the plan and constraints encountered, if any, and action required
Please inform of any major constraints/deviations from the plan (especially, but not limited to, problems that risk delaying the project), explain the reasons for such deviations and propose corrective measures below:
Action required
 
Proposed Action Plan to solve issues (if any):
ActionResponsibleCompletion Date
   
   

2. PREGLED DOSADAŠNJEG NAPRETKA (usporedba s planom)

2.1    Osnovni podaci
    Kontekst RPSZ-a, postotak ukupnih potreba koje treba riješiti kroz potprojekt, veze s drugim povezanim projektima
2.2    Sažeti opis projekta
2.3    Poduzete aktivnosti

    Izvijestiti o napretku aktivnosti posebno za svaku komponentu potprojekta, uključujući i informacije o:

a.    izboru korisnika

    Napomena: nakon završetka izbora korisnika, UNHCR/OESS (ako je primjenjivo) mora potvrditi da je konačni popis korisnika provjeren i odobren

    TABLICA 1: Potvrda izbora korisnika od strane UNHCR-a/OESS-a (ako je primjenjivo)

b.    otkupu i pripremi zemljišta (lokacijske i građevinske dozvole, rokovi), ako je primjenjivo

c.    studijama i projektima, ako je primjenjivo

d.    radovima

    Napomena: kod stambenog zbrinjavanja dodjelom građevinskog materijala, Zemlja partner treba informirati o statusu ishođenja građevinskih dozvola od strane krajnjih korisnika

e.    komunalnim priključcima, ako je primjenjivo

f.    aktivnostima vezanima uz javnu nabavu (ažuriranje plana javne nabave; dostava informacija o rezultatima javnih natječaja, prigovorima – ako ih ima)

    TABLICA 4A: Plan nabave (bez pdv-a)

    TABLICA 4B: Popis dodijeljenih ugovora

d.    planovima upravljanja okolišem i zaštite na radu (informirati jeste li i kako riješili zahtjeve navedene u tim planovima)

2.4 Projektni troškovi i novčani tok

    U priloženim tablicama iznesite napredak, kako slijedi:

    TABLICA 5A: Ažurirana prognoza novčanog toka

    TABLICA 5B: Izdaci po potprojektu (Sredstva donatora)

    TABLICA 5C: Doprinos države po potprojektu

    TABLICA 5D: Sažetak troškova po potprojektu

2.5    Upravljanje, koordinacija i financijski aranžmani
    Navedite i priložite međuinstitucijske sporazume i memorandume o razumijevanju potpisane s jedinicama lokalne samouprave i drugim dionicima, s navođenjem uloga i odgovornosti svake stranke, a posebno o dodjeli zemljišta, vlasništvu i održavanju, financijskom toku i kontrolama)
2.6    Ostvareni rezultati (prema nizu pokazatelja navedenih u logičkoj okvirnoj matrici)

Navedite rezultate uključene u logičku okvirnu matricu i navedite u kojoj su mjeri ostvareni prema nizu pokazatelja navedenih u njoj.

TABLICA 2B: Pregled izgrađenih/obnovljenih/kupljenih stambenih jedinica

TABLICA 2C: Ostvarivanje rezultata

2.7    Napredak prema ostvarivanju specifičnog cilja (prema nizu pokazatelja navedenih u logičkoj okvirnoj matrici)
    Navedite pojedini cilj uključen u logičku okvirnu matricu i navedite napredak prema ostvarenju tog cilja.
2.8    Potencijalni utjecaj
    Vjerojatan doprinos projekta općem cilju, na temelju dosadašnje provedbe
2.9    Potencijalna održivost
2.10    Mjere na povećanju vidljivosti

    Navedite medijske događaje u kojima se spominju donatori/CEB i priložite relevantne medije/članke iz novina, javne objave i druge dokumente koji pokazuju vidljivost i fotografije oznaka s gradilišta

    TABLICA 6: Mjere za povećanje vidljivosti

2.11    Odstupanja od plana i eventualne uočene prepreke te potrebne mjere
    Navedite sva veća ograničenja/odstupanja od plana (posebno, ali bez ograničavanja, probleme koji predstavljaju rizik za kašnjenje projekta), objasnite razloge tih odstupanja i predložite korektivne mjere u nastavku:
    Potrebna mjera
 
Predloženi plan mjera za rješavanje problema (ako ga ima):
MjeraOdgovorna osobaRok završetka
   
   

3. WORK PLAN FOR THE REMAINING PROJECT PERIOD

Please provide an updated implementation schedule for the remaining project period (as Gantt chart indicating main activities; sequence and dependencies; estimated start, duration and completion of activities; milestones and parties responsible for implementation of each activity)

TABLE 3A: Implementation schedule (planned vis-à-vis current)

TABLE 3B: Updated implementation schedule

4. CONDITIONS PRECEDENT BEFORE FIRST DISBURSEMENT

Please list conditions precedent before first disbursement and inform whether they have been addressed in a satisfactory manner
1)    Legal opinion
2)    Implementing structures established and operational to the satisfaction of CEB (list all the conditions precedent as per the findings of the PIU verification)
3)    Procurement Plan
4)    List other preconditons set by the Assembly of Donors

TABLE 1: Confirmation from UNHCR/OSCE (where applicable) of the beneficiary selection

TABLE 2A: Logical Framework Matrix

Sub-Project
Description
Intervention logicIndicatorsSources of verificationAssumptions and risks
Overall objectiveWhat is the broader objective to which the sub-project will contribute (impact)?How can we measure the progress being made towards the overall objective?1

What are the sources of information for these indicators?

How the information will be collected, when and by whom?

Specific objective(s)What is the specific objective to be achieved by the sub-project?Which indicators clearly show that the specific objective has been achieved?

What are the sources of information that exist or can be collected?

How the information will be collected, when and by whom?

Which factors and conditions outside the beneficiary control are necessary to achieve the objective?

Which risks should be taken into consideration?

ResultsWhat are the expected results (products and/or services to be delivered by the activities)? (enumerate them)What are the indicators to measure whether and to what extent the sub-project achieves the expected results?2

What are the sources of information for these indicators?

How the information will be collected, when and by whom?

What external conditions must be met to obtain the expected results on schedule?

Which risks should be taken into consideration?

ActivitiesWhat are the tasks that have to be completed and in what sequence in order to deliver the expected results?Input: What are the means required to implement these activities, e.g. personnel, equipment, training, studies, supplies, operational facilities?

What pre-conditions are required before the sub-project starts?

What conditions outside the Beneficiary’s direct control have to be met for the implementation of the planned activities?

1 Include a set of socio-economic impact indicators as well as sustainability indicators

2 Consider a set of technical indicators tailored to the specific nature of the sub-project. The following aspects should be covered: appropriateness, access, quality, efficiency, etc.

3. PLAN RADA ZA PREOSTALO PROJEKTNO RAZDOBLJE

Navedite ažurirani plan provedbe za preostalo projektno razdoblje (u vidu gantograma s navedenim glavnim aktivnostima, slijedom i ovisnim faktorima, procijenjenim početkom, trajanjem i završetkom aktivnosti, ključnim rokovima i odgovornim osobama za provedbu svake pojedine aktivnosti)

TABLICA 3A: Plan provedbe (planirano prema ostvarenom)

TABLICA 3B: Ažurirani plan provedbe

4. PREDUVJETI ZA PRVU ISPLATU

Navedite preduvjete za prvu isplatu i navedite jesu li ispunjeni na zadovoljavajući način.
1)    Pravno mišljenje
2)    Uspostavljene i operativne provedbene strukture, na način zadovoljavajući za CEB (navesti sve preduvjete prema nalazima provjere Jedinice za provedbu projekta)
3)    Plan javne nabave
4)    Navesti sve druge preduvjete postavljene od strane Skupštine donatora

TABLICA 1: Potvrda izbora korisnika od strane UNHCR-a/OSCE-a (gdje je primjenjivo)

TABLICA 2A: Logička okvirna matrica

Opis
potprojekta
Razlog za intervencijuPokazateljiIzvori za provjeruPretpostavke i rizici
Opći ciljŠto je širi cilj kojem će potprojekt doprinijeti (utjecaj)?Kako možemo mjeriti ostvareni napredak prema općem cilju?1

Koji su izvori informacija za te pokazatelje?

Kako će se informacije prikupljati, kad i tko će ih prikupljati?

Posebni cilj(evi)Koji je posebni cilj koji će se ostvariti potprojektom?Koji pokazatelji jasno pokazuju da je određeni cilj ostvaren?

Koji su izvori informacija koji postoje ili se mogu prikupiti?

Kako će se informacije prikupljati, kad i tko će ih prikupljati?

Koji su faktori i uvjeti izvan kontrole korisnika nužni za ostvarenje cilja?

Koje rizike treba uzeti u obzir?

RezultatiKoji su očekivani rezultati (proizvodi i/ili usluge koje će se isporučiti ovim aktivnostima)? (nabrojati)Koji su pokazatelji za mjerenje ostvaruje li potprojekt očekivane rezultate i u kojoj mjeri?2

Koji su izvori informacija za te pokazatelje?

Kako će se informacije prikupljati, kad i tko će ih prikupljati?

Koji se vanjski uvjeti moraju ispuniti za ostvarenje očekivanih rezultata na vrijeme?

Koje rizike treba uzeti u obzir?

AktivnostiKoje zadatke treba izvršiti i kojim slijedom za ostvarenje očekivanih rezultata?Ulazni podaci: koja su sredstva potrebna za provedbu tih aktivnosti, npr. kadrovi, oprema, obuka, studije, materijali, operativni objekti?

Koji su preduvjeti potrebni prije početka potprojekta?

Koji se vanjski uvjeti izvan izravne kontrole korisnika moraju ispuniti za provedbu planiranih aktivnosti?

1 Uključiti i niz pokazatelja socioekonomskog utjecaja, kao i pokazatelje održivosti

2 Razmotriti niz tehničkih pokazatelja prilagođenih specifičnoj naravi potprojekta. Potrebno je obuhvatiti sljedeće aspekte: primjerenost, pristup, kvaliteta, učinkovitost, itd.

Subproject component/housing solution:Location (municipality)PLANNEDACHIEVEDMODIFICATIONS
COMMENTS
Housing unitsHouseholdsHousing unitsHouseholds
NumberTypology [1]Total living area
NumberAverage sizeNumberTypology [1]Total living area
NumberAverage size
Component 1: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Component 2: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TOTAL 
 
 
 
 
 
 
 
[1] Legenda P = ground, M = attic; S,D = basement, E = storey/floor followed by the number of storeys/floors

TABLE 2B: Overview of housing units constructed/reconstructed/bought

TABLE 2C: Achievement of results

ResultIndicator (as per the logframe)Unit
(no, M2, %,
€/m², etc.)
Baseline dataProject targetProject outcomeComment*
Result 1: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Result 2: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Result 3: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
       

☐ To be filled in before the start of works

☐ To be filled in when data is available

* Please inform how each indicator is address throughout implementation for ex. energy efficiency requirements specified in the technical specifications of the building materials…

TABLE 3A: Implementation schedule (planned vis-à-vis current) *

DESCRIPTIONYEAR 1YEAR 2YEAR 3% PHYSICAL WORK PROGRESSMODIFICATIONS COMMENTS
NoComponentExecution
(number of months)
ScheduleSem ISem IISem ISem IISem ISem II
I 
Planned 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Revised 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Planned 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Revised 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
II 
Planned 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Revised 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Planned 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Revised 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
III 
Planned 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Revised 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Planned 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Revised 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IV 
Planned 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Revised 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Planned 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Revised 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                          
* This table will be updated according to the procurement plan.

Komponenta Potprojekta/stambeno zbrinjavanjeMjesto (općina)PLANIRANOOSTVARENOPREINAKE KOMENTARI
Stambene jediniceKućanstvaStambene jediniceKućanstva
BrojTipologija[1]Ukupna stambena površina u m²BrojProsječna veličinaBrojTipologija[1]Ukupna stambena površina u m²BrojProsječna veličina
Komponenta 1: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Komponenta 2: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
UKUPNO 
 
 
 
 
 
 
 
[1] Legenda P = prizemlje, M = tavan; S,D = podrum, E = kat, nakon čega slijedi broj katova

TABLICA 2B: Pregled izgrađenih/obnovljenih/kupljenih stambenih jedinica

TABLICA 2C: Ostvarivanje rezultata

RezultatPokazatelj (prema logičkoj okvirnoj matrici)Jedinica (br, m2, %, €/m², itd.)Polazni podaciProjektni ciljProjektni ishodKomentar*
Rezultat 1: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Rezultat 2: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Rezultat 3: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
       
☐ Ispuniti prije početka radova
☐ Ispuniti kad budu dostupni podaci

* Navedite kako je svaki pokazatelj ostvaren tijekom provedbe, npr. za zahtjeve energetske učinkovitosti navedene u tehničkim specifikacijama građevnih materijala…

TABLICA 3A: Plan provedbe (planirano u odnosu na ostvareno) *

OPIS1. GODINA2. GODINA3. GODINA% NAPREDAK FIZIČKIH RADOVAPREINAKE KOMENTARI
Br.KomponentaIzvedba (broj mjeseci)PlanSem ISem IISem ISem IISem ISem II
I 
Plan 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Izmjena 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Plan 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Izmjena 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
II 
Plan 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Izmjena 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Plan 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Izmjena 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
III 
Plan 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Izmjena 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Plan 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Izmjena 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IV 
Plan 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Izmjena 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Plan 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Izmjena 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                          
* Ova tablica ažurirat će se prema planu javne nabave.

TABLE 3B: Updated implementation schedule (sample)

TABLE 4A: Procurement plan (VAT excluded)

1. Civil Works
123456789101112
Ref. No.Contract DescriptionEstimated Cost
Currency
Estimated Cost EURONumber of LotsProcurement MethodDomestic Preference
(yes/no)
%
Review by the Bank
(PRIOR/POST)
Expected Date of Bid LaunchingExpected Date of Bid
Opening
Expected Date of Bid EvaluationExpected Date of Contract Signature
            
            
2. Goods
123456789101112
Ref. No.Contract DescriptionEstimated Cost
Currency
Estimated Cost EURONumber of LotsProcurement MethodDomestic Preference
(yes/no)
%
Review by the Bank
(PRIOR/POST)
Expected Date of Bid LaunchingExpected Date of Bid
Opening
Expected Date of Bid EvaluationExpected Date of Contract Signature
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
            
3. Services
123456789101112
Ref. No.Description of AssignmentEstimated Cost
Currency
Estimated Cost EURONumber of LotsSelection MethodDomestic Preference
(yes/no)
%
Review by the Bank
(PRIOR/POST)
Expected Date of Bid LaunchingExpected Date of Bid
Opening
Expected Date of Bid EvaluationExpected Date of Contract Signature
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
NB: the Review by the Bank column will be filled in by CEB,
NB: the Domestic Preference column must be filled in only in the case of ICB Procurement Method. In the case of other Procurement Methods, please insert “N/A».

TABLICA 3B: Ažurirani plan provedbe (uzorak)

TABLICA 4A: Plan nabave (bez PDV-a)

1. Građevinski radovi
123456789101112
OznakaOpis ugovoraProcijenjeni trošak u
domaćoj valuti
Procijenjeni trošak u eurimaBroj lotovaMetoda nabavePreferirani domaći dobavljači
(da/ne)
%
Pregled od strane banke (PRIJE/POSLIJE)Očekivani datum objave javnog nadmetanjaOčekivani datum javnog otvaranja ponudaOčekivani datum ocjene ponudaOčekivani datum potpisa ugovora
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
            
2. Roba
123456789101112
OznakaOpis ugovoraProcijenjeni trošak u
domaćoj valuti
Procijenjeni trošak u eurimaBroj lotovaMetoda nabavePreferirani domaći dobavljači
(da/ne)
%
Pregled od strane banke (PRIJE/POSLIJE)Očekivani datum objave javnog nadmetanjaOčekivani datum javnog otvaranja ponudaOčekivani datum ocjene ponudaOčekivani datum potpisa ugovora
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
            
3. Usluge
123456789101112
OznakaOpis ugovoraProcijenjeni trošak u
domaćoj valuti
Procijenjeni trošak u eurimaBroj lotovaMetoda nabavePreferirani domaći dobavljači
(da/ne)
%
Pregled od strane banke (PRIJE/POSLIJE)Očekivani datum objave javnog nadmetanjaOčekivani datum javnog otvaranja ponudaOčekivani datum ocjene ponudaOčekivani datum potpisa ugovora
            
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Napomena: Stupac pregleda od strane banke ispunjava CEB,
Napomena: Stupac o povlaštenim domaćim dobavljačima ispunjava se samo u slučaju metode nabave ICB-a. U slučaju drugih metoda nabave, upisati »ne primjenjuje se«.

TABLE 4B: List of awarded contracts


TABLE 5A: Updated cash flow forecast

TABLE 5B: Expenditure per sub-project (donor funds)

TABLICA 4B: Popis dodijeljenih ugovora

TABLICA 5A: Ažurirana prognoza novčanog toka

TABLICA 5B: Izdaci po potprojektu (sredstva donatora)

TABLE 5C: National contribution per sub-project

Subproject ComponentMunicipality 
Planned CostCurrent costDate of payment (if in cash) [2] 
Comments
Type of costsin national currencyctv in EUR [1]Ref. document
 
 
 
 
 
 
Land acquisition 
 
 
 
 
 
 
 
Administrative Fees 
 
 
 
 
 
 
 
Municipal Fees 
 
 
 
 
 
 
 
Utility connections fees 
 
 
 
 
 
 
 
Other administrative fees 
 
 
 
 
 
 
 
Other costs 
 
 
 
 
 
TOTAL 
 
 
 
 
 
 
         
[1] CTV = Countervalue in EUR at the exchange rate in force at the date of payment (if financial contribution)
[2] For in kind contribution indicate the month/period when the contribution was made, or in cases where contract exists, the date of contract signature
         

TABLE 5D: Summary of expenditure per sub-project

YEAR 1[1]YEAR 2[1]YEAR 3[1]TOTAL 
FINANCING SOURCESINCURRED[4]DISBURSED/PROVIDED
(if in-kind)
INCURRED[4]DISBURSED/PROVIDED (if in-kind)INCURRED[4]DISBURSED/PROVIDED
(if in-kind)
INCURRED[4]DISBURSED/PROVIDED
(if in-kind)
COMMENTS
1RHP FUND 
 
 
 
 
 
 
 
 
2NATIONAL CONTRIBUTION[2]_ 
_ 
_ 
_ 
 
3OTHERS[3] 
 
 
 
 
 
 
 
 
TOTAL 
 
 
 
 
 
 
 
 
           

[1] Please replace Year 1, Year 2, … with the referenced calendar year.

[2] In-kind or cash resources

[3] Please define the other sources

[4] Invoiced but not yet paid

TABLE 6: Visibility actions

MEDIA EVENTS/ARTICLES
DATESOURCETITLE / COMMENTDONORS MENTIONEDLINK OR ATTACHMENT
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


[insert only in the last Grant Agreement: Appendix D

insert template for a Final Report setting out the minimum information required by CEB for such a Final Report]

TABLICA 5C: Doprinos države po potprojektu

Komponenta PotprojektaOpćina 
Planirani trošakTekući trošakDatum plaćanja (ako je u gotovini) [2] 
Komentari
Vrsta troškovau domaćoj valutiptv u EUR [1]Vezani dokument
 
 
 
 
Otkup zemljišta 
 
 
 
 
 
 
 
Administrativne naknade 
 
 
 
 
 
 
 
Naknade jedinicama lokalne samouprave 
 
 
 
 
 
 
 
Naknade za komunalne priključke 
 
 
 
 
 
 
 
Ostale administrativne naknade 
 
 
 
 
 
 
 
Ostali troškovi 
 
 
 
 
 
UKUPNO 
 
 
 
 
 
 
         
[1] PTV = Protuvrijednost u eurima po deviznom tečaju važećem na dan plaćanja (ako se radi o financijskom doprinosu)
[2] Za doprinos u naravi navesti mjesec/razdoblje u kojem je dan doprinos ili, ako postoji ugovor, datum potpisivanja ugovora
         

TABLICA 5D: Sažetak troškova po potprojektu

1. GODINA[1]2. GODINA[1]3. GODINA[1]UKUPNO 
IZVORI
FINANCIRANJA
NASTALI[4]ISPLAĆENI/
OSIGURANI (ako su u naravi)
NASTALI[4]ISPLAĆENI/OSIGURANI (ako su u naravi)NASTALI[4]ISPLAĆENI/OSIGURANI (ako su u naravi)NASTALI[4]ISPLAĆENI/OSIGURANI (ako su u naravi)KOMENTARI
1RHP FOND 
 
 
 
 
 
 
 
 
2DOPRINOS DRŽAVE[2]_ 
_ 
_ 
_ 
 
3OSTALO[3] 
 
 
 
 
 
 
 
 
UKUPNO 
 
 
 
 
 
 
 
 
           

[1] Zamijeniti 1. godinu, 2. godinu, … odgovarajućom kalendarskom godinom.

[2] Resursi u naravi ili novcu

[3] Definirati ostale izvore

[4] Fakturirano ali još neplaćeno

TABLICA 6: Mjere za povećanje vidljivosti

MEDIJSKI DOGAĐAJI /ČLANCI
DATUMIZVORNASLOV / KOMENTARSPOMENUTI DONATORIPOVEZNICA ILI PRILOG
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


[umetnuti samo u zadnji Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava: Prilog D

Umetnuti obrazac završnog izvještaja u kojem se navode minimalne informacije koje CEB traži za taj završni izvještaj]

APPENDIX E

TERMS OF REFERENCE FOR AN EXPENDITURE VERIFICATION OF A GRANT RECEIVED FROM THE RHP FUND IN RELATION TO THE REGIONAL HOUSING PROGRAMME

HOW TO USE THIS TERMS OF REFERENCE (ToR) TEMPLATE: All text highlighted in yellow in this ToR template and in Annexes 1 and 2 thereto is for instruction only and beneficiaries of the Grant should remove and complete it as applicable.

The parts of the ToR presented in <……..> (e.g. <name of the Partner Country Ministry/PIU/Lead Institution>) must be completed by the Partner Country Ministry/PIU/Lead Institution.

The following are the Terms of Reference («ToR») under which <name of the Ministry/PIU/Lead Institution> agrees to engage <name of the audit firm> (the «Auditor») to perform an expenditure verification and to report in connection with a Grant from the RHP Fund for the Sub-Project under the Partner Country’s Country Housing Project called <name of the Partner Country’s Housing Project and Project number> (the «Sub-Project») documented by way of a Grant Agreement entered into between the Partner Country and the Council of Europe Development Bank («CEB») dated <date of the Grant Agreement> (the «Grant Agreement») entered into pursuant to a Framework Agreement entered into between the Partner Country and the CEB dated <date of the Framework Agreement> (the «Framework Agreement»).

In these ToR the defined terms and expressions shall bear the same meaning as given to them in the Framework Agreement, unless the context requires otherwise.

1.1. Responsibilities of the Parties to the Engagement

The term «Beneficiary(ies)» refers collectively to all Beneficiaries, including the PIU, the Lead Institution, the municipalities and NGOs, to the extent the municipalities and NGOs are implementing the Sub-Project. When there is only one Beneficiary of the Sub-Project, the terms Beneficiary(ies), the PIU and the Lead Institution should be understood as referring to the only Beneficiary of the Sub-Project. Where applicable the term Beneficiary(ies) includes its affiliated entity(ies).

•    The PIU/Lead Institution is responsible for providing Progress Report (including narrative and financial part) on the progress in implementing the Sub-Project financed by the Grant as specified in the Grant Agreement. The Grant Agreement sets out the minimum information required by the CEB with respect to the Progress Reports (as further described under Appendix C of the Grant Agreement). These Progress Reports reconcile to the Beneficiary(ies)’s accounting and bookkeeping system and to the underlying accounts and records. The Beneficiary(ies) is responsible for providing sufficient and adequate information, both financial and non-financial, in support of the Progress Reports.

•    The PIU/Lead Institution accepts that the ability of the Auditor to perform the procedures required by this engagement effectively depends upon the Beneficiary(ies), and as the case may be its affiliated entity(ies), providing full and free access to its (their) staff and its (their) accounting and bookkeeping system and underlying accounts and records.

•    The Auditor is responsible for performing the agreed-upon procedures as specified in these ToR. ‘Auditor’ refers to the audit firm contracted for performing this engagement and for submitting a report of factual findings to the PIU/Lead Institution. ‘Auditor’ can refer to the person or persons conducting the verification, usually the engagement partner or other members of the engagement team. The engagement partner is the partner or other person in the audit firm who is responsible for the engagement and for the report that is issued on behalf of the firm, and who has the appropriate authority from a professional, legal or regulatory body.

By agreeing these ToR the Auditor confirms that he/she meets at least one of the following conditions:

•    The Auditor and/or the firm is a member of a national accounting or auditing body or institution which in turn is member of the International Federation of Accountants (IFAC).

•    The Auditor and/or the firm is a member of a national accounting or auditing body or institution. Although this organisation is not member of the IFAC, the Auditor commits him/herself to undertake this engagement in accordance with the IFAC standards and ethics set out in these ToR.

•    The Auditor and/or the firm is registered as a statutory auditor in the public register of a public oversight body in an EU member state in accordance with the principles of public oversight set out in Directive 2006/43/EC of the European Parliament and of the Council (this applies to auditors and audit firms based in an EU Member State[4](Directive 2006/43 of the European Parliament and of the Council of 147 May 2006 on statutory audits of annual accounts and consolidated, amending Council Directives 78/660/EEC and 83/349/EEC and repealing Council Directive 84/253 EEC.)).

•    The Auditor and/or the firm is registered as a statutory auditor in the public register of a public oversight body in a third country and this register is subject to principles of public oversight as set out in the legislation of the country concerned (this applies to auditors and audit firms based in a third country).

1.2. Subject of the Engagement

The subject of this engagement are all Progress Reports (financial part) in connection with the Sub-Project provided to the CEB prior to the disbursement of the last Grant Tranche for the period covering <dd.mm.yyyy to dd.mm.yyyy> (the «Review Period»). The subject of this engagement covers RHP Fund Donors’ contribution together with the Partner Country’s contribution. This engagement does not include expenditure related to the Country Housing Project (CHP) support. Annex 1 to these ToR contains information about the Sub-Project.

1.3. Reason for the Engagement

The PIU/Lead Institution is required to submit to the CEB an expenditure verification report produced by an external auditor in support of the request for the disbursement of the last Grant Tranche requested by the PIU/Lead Institution under Article 2.1.3 of the Grant Agreement. The CEB requires this report because the disbursement of the last Grant Tranche requested by the PIU/Lead Institution is conditional on the factual findings of this report.

1.4. Engagement Type and Objective

This expenditure verification is an engagement to perform certain agreed-upon procedures with regard to all the Progress Reports under the Grant Agreement that have been provided to CEB during the Review Period. The objective of this expenditure verification is for the Auditor to carry out the specific procedures listed in Annex 2A to these ToR and to submit to the PIU/Lead Institution a report of factual findings with regard to the specific verification procedures performed. Verification means that the Auditor examines the factual information in Progress Reports of the PIU/Lead Institution and compares it with the terms and conditions of (i) the Framework Agreement and (ii) the Grant Agreement. As this engagement is not an assurance engagement the Auditor does not provide an audit opinion and expresses no assurance. CEB assesses for itself the factual findings reported by the Auditor and draws its own conclusions from these factual findings.

1.5. Standards and Ethics

The Auditor shall undertake this engagement in accordance with:

–    the International Standard on Related Services (‘ISRS’) 4400 Engagements to perform agreed-upon procedures regarding Financial Information as promulgated by the IFAC;

–    the IFAC Code of Ethics for Professional Accountants, developed and issued by IFAC’s International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA), which establishes fundamental ethical principles for Auditors with regard to integrity, objectivity, independence, professional competence and due care, confidentiality, professional behaviour and technical standards. Although ISRS 4400 provides that independence is not a requirement for agreed-upon procedures engagements, the CEB requires that the Auditor is independent from the Beneficiary(ies) and complies with the independence requirements of the IFAC Code of Ethics for Professional Accountants.

1.6. Procedures, Evidence and Documentation

The Auditor plans the work so that an effective expenditure verification can be performed. The Auditor performs the procedures listed in Annex 2A of these ToR (Listing of specific procedures to be performed) and applies the guidelines in Annex 2B (Guidelines for specific procedures to be performed). The evidence to be used for performing the procedures in Annex 2A is all financial and non-financial information which makes it possible to examine the expenditure claimed by the PIU/Lead Institution in the Progress Reports. The Auditor uses the evidence obtained from these procedures as the basis for the report of factual findings. The Auditor documents matters which are important in providing evidence to support the report of factual findings, and evidence that the work was carried out in accordance with ISRS 4400 and these ToR.

1.7. Reporting

The report on this expenditure verification should describe the purpose, the agreed-upon procedures and the factual findings of the engagement in sufficient detail to enable the PIU/Lead Institution and CEB to understand the nature and extent of the procedures performed by the Auditor and the factual findings reported by the Auditor.

The use of the template for providing a Report on an expenditure verification of a Grant received from the RHP Fund as set out in Annex 3 of these ToR is compulsory. This report should be provided by the Auditor to <name of the PIU/Lead Institution> within <xx; number of working days to be indicated by the PIU/Lead Institution> working days after the day of signature of these ToR.

1.8. Other Terms

The fee for this engagement shall be <fee amount and currency>

[The PIU/Lead Institution may want to agree a fixed fee for the engagement or otherwise. The PIU/Lead Institution and the Auditor may want to agree specific terms if the Auditor needs to extend the verification coverage from 80% to 90%]

[The PIU/Lead Institution and the Auditor can use this section to agree any other specific terms]

Annex 1    Information about the Sub-Project

Annex 2A    Listing of specific procedures to be performed

Annex 2B    Guidelines for specific procedures to be performed

Annex 2C     List of non-eligible expenditure

Annex 3    Report on an expenditure verification of a Grant received from the RHP Fund (template)

For the PIU/Lead Institution:     For the Auditor:

Signature     Signature

<name and function>     <name and function>

<date>     <date>

Annex 1

INFORMATION ABOUT THE SUB-PROJECT

[Annex to be completed by the PIU/Lead Institution]

Information about the Sub-Project
Project number and date of the Grant Agreement<PIU/Lead Institution’s reference for the Grant Agreement>
Grant Agreement title
Country
PIU/Lead Institution<full name and address of the PIU/Lead Institution as per the Grant Agreement>
Beneficiary(ies) and affiliated entity(ies)<full name and address of the Beneficiary(ies) and related affiliated entity(ies) as per the Grant Agreement>
Start date of the Sub-Project
End date of the Sub-Project
Total [accepted/eligible] cost of the Sub-Project<total amount(s) in Art. 1.1 of Grant Agreement>
Total amount received to date by the PIU/Lead Institution from CEB<total amount received as per dd.mm.yyyy>
Total amount of payment requests<total amount requested for payment>
CEB<name, position/title, phone and E-mail of the contact person in the CEB>
Auditor<name and address of the audit firm and names/positions of the auditors>

Annex 2A

LISTING OF SPECIFIC PROCEDURES TO BE PERFORMED

[This Annex is a standard listing of specific proceduresto be performed and it shall not be modified]

1. GENERAL PROCEDURES

1.1 Terms and Conditions of the Grant Agreement

The Auditor:

–     obtains an understanding of the terms and conditions of (i) the Framework Agreement and (ii) the Grant Agreement by reviewing (i) the Framework Agreement and (ii) the Grant Agreement and their respective annexes and other relevant information, and by inquiry of the PIU/Lead Institution;

–     obtains a copy of the original Grant Agreement (signed by the Partner Country and the CEB) with its annexes;

–     obtains and reviews all Progress Reports (each of which pursuant to Article 5 of the Grant Agreement includes a narrative and a financial section)

1.2. Progress Reports for the Grant Agreement

The Auditor verifies that all Progress Reports for the Review comply with the following conditions:

–     Progress Reports must conform to the template set out in Appendix C to the Grant Agreement;

–     Progress Reports should cover the eligible costs of the Sub-Project as a whole, regardless of which part of it is financed by the CEB;

–     Progress Reports should be drawn up in the language of the Grant Agreement

1.3. Rules for Accounting and Record keeping

The Auditor examines — when performing the procedures listed in this Annex — whether the Beneficiary(ies) have complied with the following rules for accounting and record keeping:

–     The accounts kept by the Beneficiary(ies) for the implementation of the Sub-Project must be accurate and up-to-date;

–     The Beneficiary(ies) must have a double-entry book-keeping system;

–     The accounts and expenditure relating to the Sub-Project must be easily identifiable and verifiable and record all operations made showing, at any point, the state of progress of any Sub-Project under the Country Housing Project;

–     Accounting records must be backed by original supporting evidence and identify the assets and services financed with the help of any Grant

1.4. Reconciling Progress Reports to the Beneficiary(ies)’s Accounting System and Records    

The Auditor reconciles the information in Progress Reports to the Beneficiary(ies)’s accounting system and records (e.g. trial balance, general ledger accounts, sub ledgers etc.).

1.5. Exchange Rates

The Auditor verifies that amounts of expenditure incurred in a currency other than the Euro have been converted at the exchange rate applicable.

Reports shall be submitted in the currency set out in the Grant Agreement, and may be drawn from financial statements denominated in other currencies, on the basis of the Beneficiary(ies)’s applicable legislation and applicable accounting standards.

Reporting on expenditure shall be expressed in EUR or, should payments be made in any other currency, by converting the corresponding amounts into EUR at the exchange rate of the date of payment to the contractor in the non-EUR currency.

2. PROCEDURES TO VERIFY CONFORMITY OF EXPENDITURE WITH THE BUDGET AND ANALYTICAL REVIEW

2.1. Budget of the Sub-Project

The Auditor carries out an analytical review of the budget lines in the Progress Reports and in the Sub-Project budget.

The Auditor verifies that the budget in Progress Reports corresponds to the budget of the Sub-Project (authenticity and authorisation of the initial budget) and that the expenditure incurred was indicated in the budget of the Sub-Project.

2.2. Amendments to the Budget of the Sub-Project

The Auditor verifies whether there have been amendments to the budget of the Sub-Project, as defined in Appendix A-1 of the Grant Agreement. Where this is the case the Auditor verifies that the PIU/Lead Institution has:

–     requested an amendment to the budget from the CEB

–     obtained an amendment to the budget from the CEB.

3. PROCEDURES TO VERIFY SELECTED EXPENDITURE

3.1. Eligibility of Costs

The Auditor verifies, for each expenditure item selected, the eligibility criteria set out below.

(1) Actual costs incurred

The Auditor verifies that the actual expenditure for a selected item was incurred by and pertains to the Beneficiary(ies) or its (their) affiliated entity(ies). The Auditor should take into account the detailed conditions for actual costs incurred. For this purpose the Auditor examines supporting documents (e.g. invoices, contracts) and proof of payment. The Auditor also examines proof of work done, goods received or services rendered and he/she verifies the existence of assets if applicable.

The costs incurred prior to the disbursement of the last Grant Tranche but not yet paid can be accepted as actual costs incurred, provided that (1) a liability exists (order, invoice or equivalent) for services rendered or goods supplied prior to the disbursement of the last Grant Tranche of the Sub-Project, (2) the final costs are known and (3) these costs are listed in the Progress Report together with the expected date of payment (see Article 5.1 of the Grant Agreement). The Auditor verifies whether these cost items have effectively been paid or a commitment has been made at the moment of the Auditor’s verification.

(2) Cut-off —period

The Auditor verifies that the expenditure for a selected item was incurred prior to the disbursement of the last Grant Tranche of the Sub-Project.

(3) Budget

The Auditor verifies that the expenditure for a selected item was included in the Sub-Project budget.

(4) Necessary

The Auditor verifies whether it is plausible that the expenditure for a selected item was necessary for the implementation of the Sub-Project and that it had to be incurred for the contracted activities of the Sub-Project by examining the nature of the expenditure with supporting documents.

(5) Records

The Auditor verifies that expenditure for a selected item is recorded in the Beneficiary(ies)’s accounting system and was recorded in accordance with the applicable accounting standards of the country where the Beneficiary(ies) is established and according to the Beneficiary(ies)’s usual cost accounting practices.

(6) Applicable legislation

The Auditor verifies that expenditure complies with the requirements of tax and social security legislation where this is applicable.

(7) Justified

The Auditor verifies that expenditure for a selected item is substantiated by evidence (see section 1 of Annex 2B, Guidelines for Specific Procedures to be performed) and supporting documents.

(8) Valuation

The Auditor verifies that the monetary value of a selected expenditure item agrees with underlying documents (e.g. invoices, salary statements) and that correct exchange rates are used where applicable.

(9) Classification

The Auditor examines the nature of the expenditure for a selected item and verifies that the expenditure item has been classified under the correct budget line of Progress Reports.

(10) Compliance with Procurement Rules

The Auditor verifies whether the expenditure was incurred in accordance with CEB Guidelines for Procurement of supplies, works and services by examining the underlying documents of the procurement and purchase process. Where the Auditor finds issues of non-compliance with procurement rules, he/she reports the nature of such issues as well as their financial impact in terms of ineligible expenditure. When examining procurement documentation the Auditor takes into account the risk indicators listed in Annex 2B and he/she reports, if applicable, which of these indicators were found.

3.2. Eligible Costs

(1)    The Auditor verifies that expenditure for selected items which are recorded under Progress Reports, are covered by the costs by examining the nature of these expenditure items.

(2)    The Auditor verifies that the Partner Country applied to contractor the same rules on duties, taxes and charges having equivalent effect arising for «EC contractors» from the relevant framework agreement between the Partner Country and the European Union on the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA) (see Article 4.7.2 of the Framework Agreement).

The Auditor obtains evidence that the Beneficiary(ies) and or its affiliated entities cannot reclaim the duties, taxes or charges, including VAT through an exemption system and/or a refund a posteriori.

3.3. Contingency Reserve

The Auditor verifies that the provision for contingency reserve does not exceed 10 % of the direct eligible costs of the Sub-Project and that the PIU/Lead Institution has agreed with the CEB for the use of this contingency reserve.

3.4. In kind contributions

Contributions in kind can be accepted if presented in the Progress Report. The Auditor verifies whether such co-financing is applicable and whether it is properly stated in Progress Reports.

3.5. Non-eligible costs

The Auditor verifies that the expenditure for a selected item does not concern a non-eligible cost as described in Annex 2C of these ToR.

3.6. Revenues of the Sub-Project

The Auditor examines whether the revenues (if any) which should be attributed to the Sub-Project have been allocated to the RHP Fund and disclosed in the Progress Report. For this purpose the Auditor inquires with the Beneficiary(ies) and examines documentation obtained from the Beneficiary(ies). The Auditor is not expected to examine the completeness of the revenues reported.

Annex 2B

GUIDELINES FOR SPECIFIC PROCEDURES TO BE PERFORMED

[This Annex provides standard guidelines for the specific procedures to be performed and these guidelines must not be modified]

1. VERIFICATION EVIDENCE

When performing the specific procedures listed in Annex 2A, the Auditor may apply techniques such as inquiry and analysis, (re)computation, comparison, other clerical accuracy checks, observation, inspection of records and documents, inspection of assets and obtaining confirmations.

The Auditor obtains verification evidence from these procedures to draw up the report of factual findings. Verification evidence is all information used by the Auditor in arriving at the factual findings and it includes the information contained in the accounting records underlying Progress Reports and other information (financial and non-financial).

The requirements that relate to verification evidence are:

•    Expenditure should be identifiable, verifiable and recorded in the accounting records of the Beneficiary(ies);

•    The Beneficiary(ies) will allow any external auditor to carry out verifications on the basis of supporting documents for the accounts, accounting documents and any other document relevant to the financing of the Sub-Project. The Beneficiary(ies) give access to all documents and databases concerning the technical and financial management of the Sub-Project.

Moreover, for the purpose of the procedures listed in Annex 2A, records, accounting and supporting documents:

•    shall be easily accessible and filed so as to facilitate their examination;

•    shall be available in the original form, including in electronic form.

Guidance: records and accounting and supporting documents should be available in documentary form, whether paper, electronic or other medium (e.g. a written record of a meeting is more reliable than an oral presentation of the matters discussed). Electronic documents can be accepted only where:

–     the documentation was first received or created (e.g. an order form or confirmation) by the Beneficiary(ies) in electronic form; or

–     the Auditor is satisfied that the Beneficiary(ies) use an electronic archiving system which meets established standards (e.g. a certified system which complies with national law).

•    should preferably be obtained from independent sources outside the entity (an original supplier’s invoice or Agreement is more reliable than an internally approved receipt note);

•    which are generated internally are more reliable if they have been subject to control and approval;

•    obtained directly by the Auditor (e.g. inspection of assets) are more reliable than evidence obtained indirectly (e.g. inquiry about the asset).

If the Auditor finds that the above criteria for evidence are not sufficiently met, he/she should detail this in the factual findings.

2. OBTAINING AN UNDERSTANDING OF THE TERMS AND CONDITIONS OF THE FRAMEWORK AGREEMENT AND THE GRANT AGREEMENT

The Auditor should obtain an understanding of the terms and conditions of (i) the Framework Agreement and (ii) the Grant Agreement. He/she should pay particular attention to Appendix A (Sub-Project description) and Appendix C (Progress Report template). Moreover, the Auditor should obtain an understanding of General Conditions on the Regional Housing Programme (RHP) Fund (which are appended to the Framework Agreement in Appendix 2) which provide rules for procurement. Failure to comply with these rules makes expenditure ineligible for financing. These procurement rules apply to all Grant Agreements. The Auditor ensures with the Beneficiary(ies) that the applicable nationality and origin rules are clearly identified and understood.

If the Auditor finds that the terms and conditions to be verified are not sufficiently clear he/she should request clarification from the Beneficiary(ies).

3. SELECTING EXPENDITURE FOR VERIFICATION

The expenditure claimed by the PIU/Lead Institution in Progress Reports should be generally presented under the budget line.

The form and nature of the supporting evidence (e.g. a payment, an agreement, an invoice etc.) and the way expenditure is recorded (e.g. journal entries) vary with the type and nature of the expenditure and the underlying actions or transactions. However, in all cases expenditure items should reflect the accounting (or financial) value of the underlying actions or transactions, whatever the type and nature of the action or transaction concerned.

Value should be the principal factor used by the Auditor to select expenditure items or classes of expenditure items for verification. The Auditor selects high-value expenditure items to ensure an appropriate coverage of expenditure.

4. VERIFICATION COVERAGE OF EXPENDITURE

The Auditor applies the principles and criteria set out below when planning and performing the specific verification procedures for selected expenditure stated in Annex 2A.

Verification by the Auditor and verification coverage of expenditure items do not necessarily mean a complete and exhaustive verification of all the expenditure items that are included in a specific expenditure budget line. The Auditor should ensure a systematic and representative verification. Depending on certain conditions (see further below) the Auditor may obtain sufficient verification results for a budget line by looking at a limited number of selected expenditure items.

The Auditor may apply statistical sampling techniques for the verification of one or more expenditure budget lines of Progress Reports. The Auditor examines whether ‘populations’ are suitable and sufficiently large (i.e. are made up of large numbers of items) for effective statistical sampling.

If applicable the Auditor should explain in the report of factual findings for which budget line of Progress Reports sampling has been applied, the method used, the results obtained and whether the sample is representative.

The Expenditure Coverage Ratio («ECR») is the total amount of expenditure verified by the Auditor, expressed as a percentage of the total amount of expenditure reported by the PIU/Lead Institution in Progress Reports during the Review Period.

The Auditor ensures that the overall ECR is at least 80%. If he/she finds an exception rate of less than 10% of the total amount of expenditure verified (i.e. 8%) the Auditor finalises the verification procedures and continues with reporting.

If the exception rate found is higher than 10% the Auditor extends verification procedures until the ECR is at least 90%. The Auditor then finalises verification procedures and continues with reporting regardless of the total exception rate found. The Auditor ensures that the ECR for each expenditure budget line in Progress Reports is at least 10%.

5. PROCEDURES TO VERIFY SELECTED EXPENDITURE

The Auditor verifies the selected expenditure items by carrying out procedures listed in Annex 2A and reports all the factual findings and exceptions resulting from these procedures. Verification exceptions are all verification deviations found when performing the procedures set out in Annex 2A.

The Auditor quantifies the amount of verification exceptions found and the potential impact on the total cost of a Sub-Project, should the CEB declare the expenditure item(s) concerned ineligible. The Auditor reports all exceptions found, including those for which he/she cannot quantify the amount of the verification exception found and the potential impact on the total cost of a Sub-Project.

Specific guidance for Compliance with Procurement Rules

The Auditor verifies whether the expenditure for a selected item was incurred in accordance with the CEB Guidelines for Procurement of supplies, works and services by examining the underlying documents on the procurement and purchase processes. These documents relate to the opening of tenders, the assessment of the eligibility of tenderers and conformity of tenders, the evaluation of the tenders and the decisions with regard to the awarding of the agreement. When examining these procurement documents the Auditor takes into account the risk indicators listed at the end of this Annex and he/she reports, if applicable, which of these indicators were identified.

RISK INDICATORS – PROCUREMENT

•    Inconsistencies in the dates of the documents or illogical sequence of dates. Examples (not limited):

–     Tender dated after the award of agreement or before the sending of the invitations to tender

–     Tender by the winning tenderer dated before the publication date of the tender or dated significantly later than tenders from other tenderers

–     Tenders by different candidates all having the same date

–     Dates on documents not plausible/consistent with dates on accompanying documentation (e.g. date on the tender not plausible/consistent with the postal date on the envelope; date of a fax not plausible/consistent with the printed date of the fax machine)

•    Unusual similarities in tenders by candidates participating in the same tender. Examples:

–     Same wording, sentences and terminology in tenders from different tenderers

–     Same layout and format (e.g. font type, font size, margin sizes, indents, paragraph wrapping, etc.) in tenders from different tenderers

–     Similar letterhead paper or logos

–     Same prices used in tenders from different tenderers for a number of subcomponents or line items

–     Identical grammar, spelling or typing errors in tenders from different tenderers

–     Use of similar stamps and similarities in signatures

•    Financial statement or other information indicating that two tenderers participating in the same tender are related or part of the same group (e.g. where financial statements are provided, the notes to the financial statements may disclose ultimate ownership of the group. Ownership information may also be found in public registers for accounts.)

•    Inconsistencies in the selection and award decision process. Examples:

–     Award decisions not plausible / consistent with selection and award criteria

–     Errors in the application of the selection and award criteria

–     A regular supplier of the Beneficiary(ies) participates as a member of a tender evaluation committee

•    Other elements and examples indicating a risk of a privileged relationship with tenderers:

–     The same tenderer (or small group of tenderers) is invited with unusual frequency to tender for different contracts

–     The same tenderer (or small group of tenderers) wins an unusually high proportion of the bids

–     A tenderer is frequently awarded contracts for different types of goods or services

–     The winning tenderer invoices additional goods not provided for in the tender (e.g. additional spare parts invoiced without clear justification, installation costs invoiced although not provided for in the tender)

•    Other documentation, issues and examples indicating a risk of irregularities:

–     Use of photocopies instead of original documents

–     Use of pro-forma invoices as supporting documents instead of official invoices

–     Manual changes on original documents (e.g. figures manually changed, figures ‘tippexed’, etc.)

–     Use of non-official documents (e.g. letterhead paper not showing certain official and/or compulsory information such as commercial registry number, company tax number, etc.)

Annex 2C

LIST OF NON-ELIGIBLE EXPENDITURE

In conformity to article 1.3(e) of the General Conditions the following expenditure shall not be eligible to be financed by the RHP Fund:

(a) the acquisition of land;

(b) financial costs of investments (payment of debts, refinancing, interest charges etc.);

(c) value added tax paid in the EU Member States or in the Partner Countries; and

(d) any other costs which are not eligible under CEB’s policy for loans and project financing

In addition to article 1.3(e) of the General Conditions and in conformity to the IPA Implementing Rules, the following expenditure shall not be eligible to be financed by the RHP Fund:

(a) taxes, including value added taxes;

(b) customs and import duties, or any other charges;

(c) rent or leasing of land and existing buildings;

(d) fines, financial penalties and expenses of litigation;

(e) operating costs;

(f) second hand equipment;

(g) bank charges, costs of guarantees and similar charges (this does not apply to the management fee of CEB under art.3.6 of the RHP General Conditions.);

(h) conversion costs, charges and exchange losses associated with any of the component specific euro accounts, as well as other purely financial expenses;

(i) contributions in kind;

(j) any leasing costs;

(k) any depreciation costs

Annex 3

REPORT ON EXPENDITURE VERIFICATION OF A GRANT RECEIVED FROM THE RHP FUND (TEMPLATE)

HOW TO USE THIS REPORT TEMPLATE: All text highlighted in yellow in this report template is for instruction only and auditors should remove it after use. Information requested in pointed brackets <……..> (e.g. <name of the PIU/Lead Institution>) must be filled in by the auditor.

<To be printed on AUDITOR’S letterhead>

Report on expenditure verification of a
Grant received from the RHP Fund

<Title of and number of the Sub-Project>

TABLE OF CONTENTS

Report of Factual Findings

1 Information about the Sub-Project

2 Procedures performed and factual findings

Annex 1 Progress Reports on the Sub-Project

Annex 2 Terms of References for Expenditure Verification

Report of Factual Findings

<Name of contact person(s)>, < Position>

< name of the PIU/Lead Institution>

<Address>

<dd.mm.yyyy>

Dear <Name of contact person(s)>

In accordance with the Terms of Reference dated <dd.mm.yyyy> that you agreed with us, we provide our Report of Factual Findings (the «Report»), with respect to the accompanying Progress Reports for the period covering <dd.mm.yyyy — dd.mm.yyyy> (see Annex 1 of this Report) (the «Review Period»). You requested certain procedures to be carried out in connection with your Progress Reports and the Sub-Project under your Country Housing Project called <name of the Partner Country’s Housing Project and Project number> (the «Sub-Project») which received a Grant from the RHP Fund and was documented by way of a grant agreement entered into between the Partner Country and the Council of Europe Development Bank («CEB») dated <date of the Grant Agreement> (the «Grant Agreement») entered into pursuant to a framework agreement entered into between the Partner Country and the CEB dated <date of the Framework Agreement> (the «Framework Agreement»).

Objective

Our engagement was to perform an expenditure verification, which is an engagement to perform certain agreed-upon procedures with regard to Progress Reports during the Review Period with respect to the Sub-Project. The objective of this expenditure verification is for us to carry out certain procedures to which we have agreed and to submit to you a report of factual findings with regard to the procedures performed.

Standards and Ethics

Our engagement was undertaken in accordance with:

–     International Standard on Related Services (‘ISRS’) 4400 Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information as promulgated by the International Federation of Accountants (‘IFAC);

–     the Code of Ethics for Professional Accountants issued by the IFAC. Although ISRS 4400 provides that independence is not a requirement for agreed-upon procedures engagements, the CEB requires that the Auditor also complies with the independence requirements of the Code of Ethics for Professional Accountants.

Procedures performed

As requested, we have only performed the procedures listed in Annex 2A of the Terms of Reference for this engagement (see Annex 2 of this Report).

These procedures have been determined solely by the CEB and the procedures were performed solely to assist the CEB in evaluating whether the expenditure claimed by you in the accompanying Progress Reports is eligible in accordance with the terms and conditions of (i) the Framework Agreement and (ii) the Grant Agreement.

Because the procedures performed by us did not constitute either an audit or a review made in accordance with International Standards on Auditing or International Standards on Review Engagements, we do not express any assurance on the accompanying Progress Reports.

Had we performed additional procedures or had we performed an audit or review of the financial statements of the Beneficiary(ies) in accordance with International Standards on Auditing, other matters might have come to our attention that would have been reported to you.

Sources of Information

The Report sets out information provided to us by you in response to specific questions or as obtained and extracted from your accounts and records.

Factual Findings

The total expenditure which is the subject of this expenditure verification amounts to €<xxxxxx>.

The Expenditure Coverage Ratio is <xx%>. This ratio represents the total amount of expenditure verified by us, expressed as a percentage of the total expenditure which is the subject of this expenditure verification. The latter amount is equal to the total amount of expenditure reported by you in Progress Reports on the Sub-Project submitted to CEB during the Review Period as per your request of disbursement of <dd.mm.yyyy>.

We report the details of our factual findings which result from the procedures that we performed.

Use of this Report

This Report is solely for the purpose set forth above under objective.

This report is prepared solely for your own confidential use and solely for the purpose of submission by you to the CEB in connection with the requirements as set out in Article 2.1.3 of the Grant Agreement. This report may not be relied upon by you for any other purpose, nor may it be distributed to any other parties.

The CEB is not a party to the agreement (the Terms of Reference) between you and us and therefore we do not owe or assume a duty of care to the CEB, who may rely upon this expenditure verification report at its own risk and discretion. The CEB can assess for itself the procedures and findings reported by us and draw its own conclusions from the factual findings reported by us.

The CEB may disclose this Report to RHP Fund Donors, the European Anti-Fraud Office and the European Court of Auditors.

This Report relates only to Progress Reports specified above (see Annex 1) and does not extend to any of your financial statements.

We look forward to discussing our Report with you and would be pleased to provide any further information or assistance which may be required.

Yours sincerely,

Auditor’s signature [person or firm or both, as appropriate and in accordance with company policy]

Name of Auditor signing [person or firm or both, as appropriate]

Auditor’s address [office having responsibility for the engagement]

Date of signature <dd.mm.yyyy> [date when the report is signed]

1 Information about the Sub-Project

[Chapter 1 should include a brief description of the Sub-Project, the PIU/Lead Institution/Beneficiary(ies)/Affiliated entity(ies), and key financial/budget information (maximum 1 page).]

2 Procedures performed and factual findings

We have performed the following specific procedures listed in Annex 2A of the Terms of Reference for the expenditure verification of the Grant received from the RHP Fund («ToR»):

2.1 General Procedures

2.2 Procedures to verify conformity of Expenditure with the Budget and Analytical Review

2.3 Procedures to verify selected Expenditure

We have applied the rules for selection of expenditure and the principles and criteria for verification coverage as set out in Annex 2B (sections 3 and 4) of the ToR for this expenditure verification.

[Explain here any difficulties or problems encountered]

The total expenditure verified by us amounts to € <xxxx> and is summarised in the table below. The overall Expenditure Coverage Ratio is <xx%>.

[Provide here a summary table of Progress Reports in Annex 1, presenting for each budget line the total expenditure amount reported by the PIU/Lead Institution, the total expenditure amount verified and the percentage of expenditure covered]

We have verified the selected expenditure as shown in the above summary table and we have carried out, for each expenditure item selected, the verification procedures specified in Annex 2A of the ToR for this expenditure verification. We report our factual findings resulting from these procedures below.

2.1 General Procedures

2.1.1 Terms and Conditions of the Grant Agreement

We have obtained an understanding of the terms and conditions of (i) the Framework Agreement and (ii) the Grant Agreement as well as the General Conditions on the Regional Housing Programme (RHP) Fund (which are appended to the Framework Agreement in Appendix 2) in accordance with the guidelines in Annex 2B (section 2) of the ToR.

[Describe the factual findings and specify errors and exceptions. If there are no factual findings, this should be explicitly stated as follows for each procedure: ‘No factual findings have arisen from this procedure’.]

2.1.2 Progress Reports on the Sub-Project

2.1.3 Rules for Accounting and Record Keeping

2.1.4 Reconciling Progress Reports to the Beneficiary(ies)’s Accounting System and Records

2.1.5 Exchange Rates

2.2 Procedures to verify conformity of Expenditure with the Budget and Analytical Review

2.2.1 Budget of the Grant Agreement

2.2.2 Amendments to the Budget of the Grant Agreement

[Describe factual findings and specify errors and exceptions. If there are no factual findings this should be explicitly stated as follows for each procedure: ‘No factual findings have arisen from this procedure’.]

2.3. Procedures to verify selected Expenditure

We have reported further below all the exceptions resulting from the verification procedures specified in Annex 2A of the ToR for this expenditure verification insofar as these procedures applied to the selected expenditure item.

We have quantified the amount of the verification exceptions found and the potential impact on the total cost of a Sub-Project, should the CEB declare the expenditure item(s) concerned ineligible (where applicable taking into account the percentage of funding of the total cost and the impact on expenditure). We have reported all the exceptions found, including the ones for which we cannot quantify the amount or the potential impact on the total cost of a Sub-Project.

[Specify the expenditure amounts / items for which exceptions (= deviations between facts and criteria) were found, and the nature of the exception — this means which of the specific procedures(s)/condition(s) described in Annex 2A of the ToR were not respected. Quantify the amount of verification exceptions found and the potential impact on the RHP Fund contribution, should the CEB declare the expenditure item(s) concerned ineligible.]

2.3.1 Eligibility of Costs

We have verified, for each expenditure item selected, the eligibility criteria set out at procedure 3.1 in Annex 2A of the ToR for this expenditure verification.

2.3.2 Eligible Costs

2.3.3 Contingency Reserve

2.3.4 In kind contributions

2.3.5 Non-eligible costs

2.3.6 Revenues of the Sub-Project

[Describe factual findings and specify errors and exceptions.]

Annex 1 Progress Reports on the Sub-Project

[This Annex 1 should include the Beneficiary (ies)’s Progress Reports on the Sub-Project during the Review Period which are the subject of the expenditure verification. Each of these Progress Reports should be dated and indicate the period covered.]

Annex 2 Terms of Reference for Expenditure Verification

[This Annex 2 should include a signed and dated copy of the Terms of Reference for the expenditure verification of a Grant received from the RHP Fund including its Annex 1 (information about the Sub-Project) and its Annex 2A (Listing of the specific procedures to be performed).]

APPENDIX F

In conformity to article 1.3(e) of the General Conditions the following expenditure shall not be eligible to be financed by the RHP Fund:

(a) the acquisition of land;

(b) financial costs of investments (payment of debts, refinancing, interest charges etc.);

(c) value added tax paid in the EU Member States or in the Partner Countries; and

(d) any other costs which are not eligible under CEB’s policy for loans and project financing

In addition to article 1.3(e) of the General Conditions and in conformity to the IPA Implementing Rules, the following expenditure shall not be eligible to be financed by the RHP Fund:

(a) taxes, including value added taxes;

(b) customs and import duties, or any other charges;

(c) rent or leasing of land and existing buildings;

(d) fines, financial penalties and expenses of litigation;

(e) operating costs;

(f) second hand equipment;

(g) bank charges, costs of guarantees and similar charges (this does not apply to the management fee of CEB under art.3.6 of the RHP General Conditions.);

(h) conversion costs, charges and exchange losses associated with any of the component specific euro accounts, as well as other purely financial expenses;

(i) contributions in kind;

(j) any leasing costs;

(k) any depreciation costs

Prilog E

OKVIRNI UVJETI ZA VERIFIKACIJU TROŠKOVA IZ BESPOVRATNIH SREDSTAVA PRIMLJENIH IZ FONDA RPSZ-A U VEZI S REGIONALNIM PROGRAMOM STAMBENOG ZBRINJAVANJA

KAKO UPOTREBLJAVATI OVAJ PREDLOŽAK OKVIRNIH UVJETA: Sav tekst označen žutom bojom u ovom predlošku Okvirnih uvjeta i u njegovim Prilozima 1 i 2 služi samo kao uputa i korisnici bespovratnih sredstava mogu ga brisati i dopunjavati, prema potrebi.

Dijelovi Okvirnih uvjeta navedeni u šiljastim zagradama (<……..>) (npr. <naziv Partnerske države/JPP/vodeće institucije >) ispunjava Zemlja partner/JPP/vodeća institucija.

Slijedi Opis poslova (»OP«) prema kojima je <naziv Ministarstva/JPP/vodeće institucije> suglasno angažirati <tvrtka revizorskog društva> (»Revizor«) za verifikaciju troškova i dostavu izvještaja u svezi s bespovratnim sredstvima iz Fonda RPSZ-a za Potprojekt u okviru Nacionalnog projekta stambenog zbrinjavanja Partnerske države pod nazivom <naziv i broj Nacionalnog projekta stambenog zbrinjavanja Partnerske države> (»otprojekt«) dokumentiranog Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava između Partnerske države i Razvojne banke Vijeća Europe (»CEB«) od <datum Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava> (»Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava«) sklopljenog temeljem Okvirnog sporazuma između Partnerske države i CEB-a od <datum Okvirnog sporazuma> (»Okvirni sporazum«).

Izrazi definirani u ovim Okvirnim uvjetima imaju isto značenje koje im je dano u Okvirnom sporazumu, osim ako se kontekstom zahtijeva drukčije.

1.1. Odgovornosti stranaka posla

Izraz »korisnik/korisnici« odnosi se skupno na sve korisnike, uključujući JPP, vodeću instituciju, jedinice lokalne samouprave i nevladine organizacije, u onoj mjeri u kojoj jedinice lokalne samouprave i nevladine organizacije provode Potprojekt. Ako je samo jedan korisnik Potprojekta, izraz korisnik/korisnici, JPP i vodeća institucija odnose se na jedinog korisnika Potprojekta. Ako je primjenjivo, izraz korisnik/korisnici obuhvaća i njegove povezane osobe.

•    JPP/vodeća institucija odgovorna je za dostavljanje Izvještaja o napretku (uključujući narativni i financijski dio) u kojem se izvještava o napretku u provedbi Potprojekta financiranog bespovratnim sredstvima sukladno Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava. Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava utvrđuju se minimalne informacije potrebne CEB-u u pogledu Izvještaja o napretku (dodatno opisano u Prilogu C Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava). Ti Izvještaji o napretku usklađeni su s računovodstvenim i knjigovodstvenim sustavom korisnika i pratećim računima i evidencijama. Korisnik/korisnici odgovaraju za dostavljanje dovoljnih i primjerenih informacija, financijskih i nefinancijskih, kojima se potkrjepljuju Izvještaji o napretku.

•    JPP/vodeća institucija prihvaća da je sposobnost revizora za učinkovitu provedbu postupaka temeljem ovog angažmana ovisi o korisniku/korisnicima i, ovisno o slučaju, njihovim povezanim osobama, koje pruže potpun i slobodan pristup svom osoblju i svom računovodstvenom i knjigovodstvenom sustavu i pratećim računima i evidencijama.

•    Revizor je odgovoran za provedbu dogovorenih postupaka utvrđenih ovim Okvirnim uvjetima. Izraz »revizor» odnosi se na revizorsko društvo ugovorno angažirano za ovaj posao i dostavu izvještaja o utvrđenim činjenicama Jedinici za provedbu projekta/vodećoj instituciji. Izraz »revizor» može se odnositi na jednu ili više osoba koja provode verifikaciju, obično partnera u angažmanu ili druge članove tima za provedbu angažmana. Partner u angažmanu je partner ili druga osoba u revizorskom društvu, odgovorna za angažman i izvještaj koji se izdaje za račun društva i s odgovarajućim ovlaštenjem stručnog, pravnog ili regulatornog tijela.

Pristankom na ove Okvirne uvjete, revizor potvrđuje da ispunjava barem jedan od sljedećih uvjeta:

•    Revizor i/ili revizorsko društvo je član nacionalnog računovodstvenog ili revizorskog tijela ili institucije koja je članica Međunarodne federacije računovođa (eng. International Federation of Accountants, IFAC).

•    Revizor i/ili revizorsko društvo je član nacionalnog računovodstvenog ili revizorskog tijela ili institucije. Iako ta organizacija nije članica IFAC-a, revizor se obvezuje provoditi svoju reviziju u skladu s IFAC-ovim normama i etičkim načelima navedenima u ovim Okvirnim uvjetima.

•    Revizor i/ili revizorsko društvo je registrirano kao ovlašteni revizor u javni registar javnog nadzornog tijela u državi članici EU, u skladu s načelima javnog uvida iznesenima u Direktivi 2006/43/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (ovo se odnosi na revizore i revizorska društva u državi članici EU[2](Direktiva 2006/43 Europskog parlamenta i Vijeća od 17. svibnja 2006. o obveznim revizijama godišnjih računa i konsolidiranih računa, kojom se mijenjaju Direktive Vijeća 78/660/EEZ i 83/349/EEZ i kojom se opoziva Direktiva Vijeća 84/253 EEZ.)).

•    Revizor i/ili revizorsko društvo registrirano je kao ovlašteni revizor u javni registar javnog nadzornog tijela u trećoj državi i taj registar podliježe načelima javnog nadzora, u skladu s propisima predmetne države (to se odnosi na revizore i revizorska društva sa sjedištem u trećoj državi).

1.2. Predmet angažmana

Predmet ovog angažmana su svi Izvještaji o napretku (financijski dio) u svezi s Potprojektom dostavljenim CEB-u prije isplate zadnje tranše bespovratnih sredstava za razdoblje od <dd.mm.gggg do dd.mm.gggg> (»razdoblje revizije«). Predmet ovog angažmana odnosi se na doprinos donatora u Fond RPSZ-a, zajedno s doprinosom Partnerske države. Ovaj angažman ne uključuje izdatke vezane uz potporu Nacionalnom projektu stambenog zbrinjavanja. Dodatak 1 ovim Okvirnim uvjetima sadrži informacije o Potprojektu.

1.3. Razlog angažmana

Jedinica za provedbu projekta/vodeća institucija dužna je predati CEB-u izvještaj o verifikaciji troškova, sastavljen od strane vanjskog revizora, kojim se potkrjepljuje zahtjev za isplatom zadnje tranše bespovratnih sredstava, koji je JPP/vodeća institucija zatražila temeljem članka 2. stavka 1. podstavka 3. Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. CEB zahtijeva taj izvještaj budući da je zahtjev za isplatu zadnje tranše bespovratnih sredstava od strane Jedinice za provedbu projekta/vodeće institucije uvjetovan činjeničnim nalazima ovog izvještaja.

1.4. Vrsta i cilj angažmana

Ova verifikacija troškova je angažman za provedbu određenih dogovorenih postupaka u svezi sa svim Izvještajima o napretku temeljem Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, dostavljenima CEB-u tijekom razdoblja revizije. Cilj ove verifikacije troškova je provedba određenih postupaka od strane revizora navedenih u Dodatku 2A ovim Okvirnim uvjetima i predaja izvještaja o utvrđenim činjenicama Jedinici za provedbu projekta/vodećoj instituciji u svezi sa specifičnim postupcima verifikacije. Verifikacija znači da revizor provjera financijske informacije u Izvještajima o napretku Jedinice za provedbu projekta/vodeće institucije i uspoređuje ih s uvjetima (i) Okvirnog sporazuma i (ii) Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Budući da ovaj angažman ne predstavlja angažman s izražavanjem uvjerenja, revizor ne mora iznijeti revizorsko mišljenje i ne izražava nikakva uvjerenja. CEB sam za sebe procjenjuje činjenične nalaze prijavljene od strane revizora i donosi vlastite zaključke iz tih činjeničnih nalaza.

1.5. Standardi i etička načela

Revizor će provoditi ovaj angažman u skladu s:

–    Međunarodnim standardom povezanih usluga (eng. International Standard on Related Services, »ISRS») 4400 Angažmani o provedbi dogovorenih postupaka glede financijskih informacija, usvojenim od strane IFAC-a;

–    IFAC-ovim Etičkim kodeksom za profesionalne računovođe, izrađenim i izdanim od strane IFAC-ova Odbora za međunarodne etičke standarde za računovođe (eng. International Ethics Standards Board for Accountants, IESBA), kojim se utvrđuju temeljna etička načela za revizore u pogledu integriteta, objektivnosti, neovisnosti, stručnosti i postupanja s dužnom pažnjom, povjerljivosti, profesionalnog ponašanja i tehničkih standarda. Iako se u normi ISRS 4400 određuje da neovisnost nije uvjet za angažmane glede dogovorenih postupaka, CEB zahtijeva da revizor bude neovisan od korisnika i da ispunjava zahtjeve neovisnosti prema IFAC-ovom Etičkom kodeksu za profesionalne računovođe.

1.6. Postupci, dokazi i dokumentacija

Revizor planira rad tako da se može provesti učinkovita verifikacija troškova. Revizor provodi postupke navedene u Dodatku 2A ovim Okvirnim uvjetima (popis specifičnih postupaka koji će se provoditi) i primjenjuje Dodatak 2B (Smjernice za specifične postupke koji će se provoditi). Dokazi koji će se upotrebljavati za postupke iz Dodatka 2A su sve financijske i nefinancijske informacije koje omogućuju provjeru troškova navedenih od strane Jedinice za provedbu projekta/vodeće institucije u Izvještajima o napretku. Revizor upotrebljava dokaze dobivene u tim postupcima kao osnovu za izvještaj o činjeničnim nalazima. Revizor dokumentira pitanja od važnosti dostavljanjem dokaza kojima se potkrjepljuje izvještaj o činjeničnim nalazima, kao i dokaza da je rad proveden u skladu s normom ISRS 4400 i ovim Okvirnim uvjetima.

1.7. Izvještavanja

U izvještaju o verifikaciji troškova opisuje se svrha, dogovoreni postupci i činjenični nalazi angažmana, u dovoljno detalja kako bi se Jedinici za provedbu projekta/vodećoj instituciji omogućilo razumijevanje naravi i opsega postupaka provedenih od strane revizora i činjeničnih nalaza prijavljenih od strane revizora.

Upotreba predloška za Izvještaj o verifikaciji troškova iz bespovratnih sredstava primljenih iz Fonda Regionalnog programa stambenog zbrinjavanja, u skladu s Dodatkom 3 ovim Okvirnim uvjetima je obvezna. Ovaj izvještaj revizor dostavlja <naziv Jedinice za provedbu projekta/vodeće institucije> u roku od <xx; broj radnih dana koji će navesti Jedinica za provedbu projekta/vodeća institucija > radnih dana nakon dana potpisivanja ovih Okvirnih uvjeta.

1.8. Ostali uvjeti

Naknada za ovaj angažman iznosi <iznos i valuta naknade>

[JPP/vodeća institucija može dogovoriti fiksnu naknadu za angažman ili drugu naknadu. JPP/vodeća institucija i revizor mogu dogovoriti posebne uvjete ako revizor želi proširiti opseg verifikacije s 80% na 90%]

[JPP/vodeća institucija i revizor mogu upotrijebiti ovaj dio za usuglašavanje drugih posebnih uvjeta]

Dodatak 1    Informacije o Potprojektu

Dodatak 2A    Popis specifičnih postupaka koji će se provoditi

Dodatak 2B    Smjernice za specifične postupke koji će se provoditi

Dodatak 2C     Popis neprihvatljivih troškova

Dodatak 3    Izvještaj o verifikaciji troškova iz bespovratnih sredstava primljenih iz Fonda RPSZ-a (predložak)

Za JPP/vodeću instituciju:     Za revizora:

Potpis     Potpis

<ime i prezime i funkcija >     <ime i prezime i funkcija>

<datum>     <datum>

Dodatak 1

INFORMACIJE O POTPROJEKTU

[Dodatak ispunjava JPP/vodeća institucija]

Informacije o Potprojektu
Broj Projekta i datum Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava<Oznaka JPP/vodeće institucije za Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava>
Naslov Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava
Država
JPP/vodeća institucija<puni naziv i adresa JPP/vodeće institucije sukladno Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava>
Korisnik/korisnici i povezane osobe<puni naziv i adresa korisnika i povezanih osoba sukladno Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava>
Datum početka Potprojekta
Datum završetka Potprojekta
Ukupni [odobreni/prihvatljivi] trošak Potprojekta<ukupni iznos(i) iz članka 1. stavka 1. Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava>
Ukupni iznos koji je do danas zaprimila JPP/vodeća institucija od CEB-a<ukupni iznos primljen na dan dd.mm.gggg>
Ukupni iznos zahtjeva za isplatu<ukupni iznos zatražen za isplatu>
CEB<naziv, funkcija/naslov, broj telefona i e-adresa osobe za kontakt u CEB-u>
Revizor<tvrtka i adresa revizorskog društva i imena i prezimena/funkcije revizora >

Dodatak 2A

POPIS SPECIFIČNIH PROCEDURA KOJE ĆE SE PROVODITI

[Ovaj Dodatak sadrži standardni popis specifičnih procedura koje ćese provoditi i ne smije se mijenjati]

1. OPĆI POSTUPCI

1.1. Odredbe Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

Revizor:

–     dobiva saznanje o uvjetima (i) Okvirnog sporazuma i (ii) Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava uvidom u (i) Okvirni sporazum i (ii) Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava i njihove dodatke, kao i druge relevantne informacije, kao i provjerom kod JPP/vodeće institucije;

–     dobiva primjerak izvornog Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava (potpisanog između Partnerske države i CEB-a) s dodacima;

–     dobiva i provjerava sve Izvještaje o napretku (svaki od njih sukladno članku 5. Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava obuhvaća narativni i financijski dio).

1.2. Izvještaji o napretku za Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava

Revizor potvrđuje da su sva Izvještaji o napretku koja se preispituju u skladu sa sljedećim:

–     Izvještaji o napretku moraju biti u skladu s predloškom iz Priloga C Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava;

–     Izvještaji o napretku moraju obuhvaćati prihvatljive troškove Potprojekta u cijelosti, neovisno o tome koji njegov dio financira CEB;

–     Izvještaji o napretku moraju biti sastavljeni na jeziku Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

1.3. Pravila računovodstva i vođenja evidencije

Revizor proučava – tijekom provedbe postupaka navedenih u ovom Dodatku – jesu li se korisnici pridržavali sljedećih računovodstvenih i knjigovodstvenih pravila:

–     Računi koje korisnik/korisnici vode za provedbu Potprojekta moraju biti točni i ažurirani;

–     Korisnik/korisnici moraju imati sustav dvojnog knjigovodstva;

–     Računi i izdaci vezani uz Potprojekt moraju se moći lako identificirati i provjeriti i moraju sadržavati zapise o svim poslovima te, u svakom trenutku, pokazivati napredak svakog Potprojekta u okviru Nacionalnog projekta stambenog zbrinjavanja;

–     Računovodstvene evidencije moraju se potkrijepiti izvornim dokazima i u njima se moraju navesti imovina i usluge financirane uz pomoć bilo kojih bespovratnih sredstava.

1.4. Usklađivanje Izvješća o napretku s Računovodstvenim sustavom i evidencijama korisnika

Revizor usklađuje informacije u Izvještajima o napretku s korisnikovim računovodstvenim sustavom i dokumentacijom (npr. probna bilanca, računi glavne knjige, pomoćne knjige, itd.).

1.5. Tečaj

Revizor verificira da su iznosi troškova nastali u valuti različitoj od eura konvertirani po važećem deviznom tečaju.

Izvještaji se predaju u valuti navedenoj u Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava i mogu se sastaviti na temelju financijskih izvještaja denominiranih u drugim valutama, na temelju propisa važećih za korisnika i važećih računovodstvenih standarda.

Izvještaji o izdacima izražavat će se u eurima ili, ako se plaćanja vrše u bilo kojoj drugoj valuti, konverzijom odgovarajućih iznosa u eure po deviznom tečaju na datum plaćanja izvođaču u valuti različitoj od eura.

2. POSTUPCI ZA PROVJERU USKLAĐENOSTI
TROŠKOVA S PRORAČUNOM I
ANALITIČKA OCJENA

2.1. Proračun potprojekta

Revizor provodi analitičku provjeru proračunskih linija u Izvještajima o napretku i proračunu Potprojekta.

Revizor verificira da proračun u izvještajima o napretku odgovara proračunu Potprojekta (istinitost i odobrenje početnog proračuna), kao i da su nastali izdaci navedeni u proračunu Potprojekta.

2.2. Izmjene i dopune proračuna potprojekta

Revizor verificira je li bilo izmjena i dopuna proračuna Potprojekta, definiranih u Dodatku A-1 Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Ako je tako, revizor verificira da je JPP/vodeća institucija:

–     zatražila izmjenu proračuna od CEB-a,

–     ishodila izmjenu i dopunu proračuna od CEB-a.

3. POSTUPCI ZA PROVJERU ODABRANIH
TROŠKOVA

3.1. Prihvatljivost troškova

Revizor verificira, za svaku izabranu stavku troškova, niže navedene kriterije prihvatljivosti.

(1) Stvarno nastali troškovi

Revizor verificira da je stvarni izdatak za izabranu stavku nastao korisnicima ili njihovim povezanim osobama i da se na njih odnosi. Revizor mora uzeti u obzir detaljne uvjete za stvarno nastale troškove. Za tu svrhu revizor provjerava prateću dokumentaciju (npr. fakture, ugovore) i dokaz o plaćanju. Revizor osim toga provjerava dokaz o obavljenim radovima, primljenoj robi ili pruženim uslugama i provjerava postojanje aktive, ako je primjenjivo.

Troškovi nastali prije isplate zadnje tranše bespovratnih sredstava, ali još neplaćeni, mogu se prihvatiti kao stvarno nastali troškovi, pod uvjetom da (1) postoji obveza (narudžba, faktura ili ekvivalent) za pružene usluge ili isporučenu robu prije isplate zadnje tranše bespovratnih sredstava Potprojekta, (2) da su poznati konačni troškovi i (3) da su ti troškovi navedeni u Izvještaju o napretku zajedno s očekivanim datumom plaćanja (vidjeti stavak 5.1 Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava). Revizor verificira jesu li te stavke troškova stvarno plaćene u trenutku revizorove verifikacije.

(2) Isključivi period

Revizor verificira je li izdatak za pojedinu stavku nastao prije isplate zadnje trate bespovratnih sredstava za Potprojekt.

(3) Proračun

Revizor verificira je li izdatak za izabranu stavku uključen u proračun Potprojekta.

(4) Nužnost

Revizor verificira je li vjerojatno da je izdatak za izabranu stavku bio potreban za provedbu Potprojekta i je li morao nastati za ugovorene aktivnosti Potprojekta, provjeravajući narav izdatka s pratećom dokumentacijom.

(5) Evidencija

Revizor verificira je li izdatak za izabranu stavku zabilježen u korisnikovom računovodstvenom sustavu i je li zabilježen u skladu s važećim računovodstvenim standardima države u kojoj je korisnik lociran i u skladu s korisnikovom uobičajenom praksom računovodstva troškova.

(6) Primjenjivo zakonodavstvo

Revizor verificira da je izdatak u skladu sa zahtjevima poreznih propisa i propisa o davanjima na temelju radnog odnosa, tamo gdje je to primjenjivo.

(7) Opravdanost

Revizor verificira da je izdatak za izabranu stavku potvrđen dokazom (vidjeti članak 1. Dodatka 2B, Smjernice za specifične postupke koji će se provoditi) i pratećom dokumentacijom.

(8) Procjena

Revizor verificira da je novčana vrijednost izabrane stavke troškova u skladu s pratećom dokumentacijom (npr. fakture, obračuni plaća) i da su upotrijebljeni pravilni devizni tečajevi, tamo gdje je to primjenjivo.

(9) Klasifikacija

Revizor ispituje narav izdatka za izabranu stavku i verificira da je stavka troškova klasificirana u pravilni redak proračuna Izvještaja o napretku.

(10) Poštivanje pravila o nabavi

Revizor verificira da je izdatak nastupio u skladu s CEB-ovim Smjernicama za javnu nabavu robe, radova i usluga, provjeravanjem prateće dokumentacije javne nabave. Ako revizor utvrdi nesukladnost s pravilima javne nabave, prijavit će narav tih problema, kao i njihov financijski utjecaj u smislu neprihvatljivih troškova. Pri provjeri dokumentacije javne nabave, revizor uzima u obzir pokazatelje rizika navedene u Dodatku 2B i prijavljuje, ako je primjenjivo, koji je od tih pokazatelja pronađen.

3.2. Prihvatljivi troškovi

(1)    Revizor verificira da su izdaci za izabrane stavke zabilježeni u Izvještajima o napretku pokriveni troškovima, provjerom naravi tih stavki troškova.

(2)    Revizor verificira da je Zemlja partner primijenila na izvođača ista pravila o davanjima, porezima i naknadama koja imaju jednak učinak kao za »EZ izvođače« iz odgovarajućeg okvirnog sporazuma između Partnerske države i Europske unije o Instrumentu pretpristupne pomoći (IPA) (vidjeti članak 4. stavak 7. podstavak 2. Okvirnog sporazuma).

Revizor dobiva dokaze da korisnik/korisnici i njihove povezane osobe ne mogu potraživati povrat davanja, poreza i naknada, uključujući PDV, kroz sustav izuzeća i/ili naknadni povrat.

3.3. Pričuva za nepredviđeni slučaj

Revizor verificira da pričuva za nepredviđene izdatke ne prelazi 10% izravnih prihvatljivih troškova Potprojekta i da je JPP/vodeća institucija dogovorila s CEB-om korištenje te pričuve za nepredviđene izdatke.

3.4. Doprinosi u naravi

Doprinosi u naravi mogu se prihvaćati ako su prikazani u Izvještaju o napretku. Revizor verificira je li takvo sufinanciranje prihvatljivo i je li pravilno navedeno u izvještajima o napretku.

3.5. Neprihvatljivi troškovi

Revizor verificira da se izdaci za izabranu stavku ne odnose ne neprihvatljivi trošak opisan u Dodatku 2C ovih Okvirnih uvjeta.

3.6. Prihodi potprojekta

Revizor provjerava jesu li prihodi (ako ih ima) koje treba dodijeliti Potprojektu dodijeljeni u Fond RPSZ-a i objavljeni u Izvještaju o napretku. Za tu svrhu revizor ispituje korisnike i provjerava dokumentaciju dobivenu od korisnika. Od revizora se ne očekuje da ispituje potpunost prijavljenih prihoda.

Dodatak 2B

SMJERNICE ZA ODREĐENE POSTUPKE KOJI SE MORAJU PROVESTI

[U ovom Dodatku navode se standardne smjernice za određene postupke koji će se moraju provesti te se ove smjernice ne smiju mijenjati]

1. DOKAZI VERIFIKACIJE

U provedbi specifičnih postupaka navedenih u Dodatku 2A, revizor može primjenjivati metode poput upita i analize, ponovnog obračuna, usporedbe, drugih provjera pravopisnih pogrešaka, provjere evidencija i dokumentacije, provjere aktive i ishođenja potvrda.

Revizor iz tih postupaka dobiva verifikacijske dokaze i sastavlja izvještaj o utvrđenim činjenicama. Verifikacijski dokazi su sve informacije koje revizor upotrebljava pri utvrđivanju činjenica i obuhvaća informacije sadržane u računovodstvenim evidencijama, na temelju kojih se izrađuju Izvještaji o napretku i druge informacije (financijske i nefinancijske).

Zahtjevi koji se odnose na verifikacijske dokaze su:

•    izdatak se mora moći identificirati, provjeriti i mora biti upisan u računovodstvene evidencije korisnika;

•    Korisnik/korisnici će dopustiti svakom vanjskom revizoru provedbu verifikacije na temelju prateće dokumentacije računa, računovodstvene dokumentacije i svakog drugog dokumenta bitnog za financiranje Potprojekta. Korisnik/korisnici omogućuju pristup svim dokumentima i bazama podataka koje se odnose na tehničko i financijsko upravljanje Potprojektom.

Nadalje, u svrhu postupaka navedenih u Dodatku 2A, evidencije, računovodstvena i prateća dokumentacija:

•    mora biti jednostavno dostupna i evidentirana tako da se olakša njezina provjera;

•    mora biti dostupna u izvornom obliku, uključujući i elektronički oblik.

Smjernica: evidencije i računovodstvena i prateća dokumentacija mora biti dostupna u dokumentarnom obliku, bilo na papiru ili u elektroničkom obliku ili na drugom mediju (npr. pisani dokaz o sastanku pouzdaniji je od usmenog predstavljanja pitanja o kojima se razgovaralo). Elektronička dokumentacija prihvaća se samo ako je:

–     dokumentacija prvo primljena ili nastala (npr. narudžba ili potvrda) od strane korisnika u elektroničkom obliku ili

–     revizor je utvrdio da korisnik/korisnici upotrebljavaju sustav elektroničkog arhiviranja koji ispunjava utvrđene norme (npr. certificirani sustav u skladu s domaćim propisima).

•    trebala bi se, po mogućnosti, ishoditi iz neovisnih izvora izvan pravne osobe (izvorna faktura dobavljača ili sporazum pouzdaniji su od interno odobrene potvrde o primitku);

•    ako je interno generirana, pouzdanija je ako je podvrgnuta kontroli i odobrenju;

•    ako je revizor ishodi izravno (npr. pregledom aktive), pouzdanija je od neizravno ishođenih dokaza (npr. raspitivanje o aktivi).

Ako revizor utvrdi da gornji kriteriji nisu ispunjeni na zadovoljavajući način, to će detaljno navesti u činjeničnim nalazima.

2. PRIBAVLJANJE TUMAČENJA ODREDBI I UVJETA OKVIRNOG SPORAZUMA I SPORAZUMA O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA

Revizor mora biti upoznat s uvjetima (i) Okvirnog sporazuma i (ii) Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Posebnu pozornost mora posvetiti Dodatku A (Opis Potprojekta) i Dodatku C (predložak Izvještaja o napretku). Nadalje, revizor mora biti upoznat s Općim uvjetima Fonda RPSZ-a (koji su priloženi Okvirnom sporazumu u Dodatku 2), kojima se utvrđuju pravila javne nabave. Nepridržavanje tih pravila čini izdatak neprihvatljivim za financiranje. Ova pravila javne nabave odnose se na sve Sporazume o dodjeli bespovratnih sredstava. Revizor mora osigurati da su korisnici jasno naveli i shvatili važeća pravila državne pripadnosti i podrijetla.

Ako revizor smatra da uvjeti koje treba verificirati nisu dovoljno jasni, zatražit će pojašnjenje od korisnika.

3. ODABIR TROŠKOVA KOJI MORAJU BITI VERIFICIRANI

Izdatak koji JPP/vodeća institucija navede u izvještajima o napretku općenito treba iznijeti u liniji proračuna.

Oblik i narav pratećih dokaza (npr. plaćanje, ugovor, faktura) i način na koji se izdatak bilježi (npr. upisi u knjigu) variraju ovisno o vrsti i naravi izdatka te radnjama ili transakcijama na koje se odnosi. Međutim, u svakom slučaju stavke troškova moraju odražavati računovodstvenu (ili financijsku) vrijednost odgovarajućih radnji ili transakcija, bez obzira na vrstu i narav radnje ili transakcije.

Vrijednost mora biti glavni faktor koji revizor primjenjuje u izboru stavki troškova ili kategorija stavki troškova za verifikaciju. Revizor bira stavke troškova velike vrijednosti kako bi se osigurao pravilan obuhvat troškova.

4. OBUHVAĆENOST TROŠKOVA VERIFIKACIJE

Revizor primjenjuje načela i kriterije navedene u nastavku pri planiranju i provedbi specifičnih verifikacijskih postupaka za izabrani izdatak navedenih u Dodatku 2A.

Verifikacija od strane revizora i verifikacijski obuhvat stavki troškova ne znače nužno potpunu i iscrpnu verifikaciju svih stavki troškova sadržanih u proračunskoj liniji pojedinog izdatka. Revizor mora osigurati sustavnu i reprezentativnu verifikaciju. Ovisno o određenim uvjetima (vidjeti dolje), revizor može ishoditi dovoljne verifikacijske rezultate za proračunsku liniju provjerom ograničenog broja izabranih stavki troškova.

Revizor može primijeniti metode statističkog uzorkovanja za verifikaciju jedne ili više proračunskih linija troškova u Izvještajima o napretku. Revizor provjerava jesu li »populacije« primjerene i dovoljno velike (tj. sastavljene od većeg broja stavki) za učinkovito statističko uzorkovanje.

Ako je primjenjivo, revizor treba u izvještaju o utvrđenim činjenicama objasniti za koju je proračunsku liniju Izvještaja o napretku primijenjeno uzorkovanje, koja je metoda upotrijebljena i je li uzorak reprezentativan.

Omjer obuhvata troškova (eng. Expenditure Coverage Ratio, »ECR«) je ukupan iznos troškova verificiranih od strane revizora, izražen kao postotak ukupnog iznosa troškova prijavljenih od strane JPP/vodeće institucije u Izvještajima o napretku tijekom razdoblja revizije.

Revizor osigurava da ukupni ECR iznosi najmanje 80%. Ako utvrdi da je stopa izuzetaka manja od 10% ukupnog iznosa verificiranih troškova (tj. 8%), revizor finalizira verifikacijske postupke i nastavlja s izvještavanjem.

Ako je utvrđena stopa izuzetaka iznad 10%, revizor proširuje verifikacijske postupke dok ECR ne bude najmanje 90%. Revizor zatim finalizira verifikacijske postupke i nastavlja s izvještavanjem, neovisno o ukupnoj utvrđenoj stopi izuzetaka. Revizor osigurava da je ECR za svaku proračunsku liniju troškova u Izvještaju o napretku najmanje 10%.

5. POSTUPCI VERIFIKACIJE
ODABRANIH TROŠKOVA

Revizor provjerava izabrane stavke troškova provedbom postupaka navedenih u Dodatku 2A i prijavljuje sve utvrđene činjenice i izuzetke na temelju tih postupaka. Verifikacijski izuzeci su sva verifikacijska odstupanja utvrđena pri provedbi postupaka navedenih u Dodatku 2A.

Revizor kvantificira iznos utvrđenih verifikacijskih izuzetaka i potencijalni utjecaj na ukupni trošak Potprojekta, ako CEB izjavi da su predmetne stavke troškova neprihvatljive. Revizor prijavljuje sve utvrđene izuzetke, uključujući i one za koje ne može kvantificirati iznos utvrđenog verifikacijskog izuzetka i potencijalni utjecaj na ukupni trošak Potprojekta.

Specifične upute za poštivanje pravila o nabavi

Revizor verificira je li izdatak za izabranu stavku nastao u skladu s CEB-ovim Smjernicama za javnu nabavu robe, radova i usluga provjerom prateće dokumentacije o postupcima javne nabave. Ta dokumentacija odnosi se na otvaranje ponuda i procjenu prihvatljivosti ponuditelja i sukladnosti ponuda, ocjenjivanje ponuda i odluke o dodjeli ugovora. Pri provjeri te dokumentacije javne nabave, revizor uzima u obzir pokazatelje rizika navedene na kraju ovog Dodatka i prijavljuje, ako je primjenjivo, koji su od tih pokazatelja utvrđeni.

POKAZATELJI RIZIKA – JAVNA NABAVA

•    Nesukladnosti u datumima dokumentacije ili nelogičan slijed datuma. Primjeri (popis nije ograničen):

–     datum ponude slijedi iza datuma odluke o dodjeli ugovora ili prije slanja poziva na nadmetanje;

–     ponuda izabranog ponuditelja ima datum prije datuma objave javnog nadmetanja ili značajno kasnije nakon drugih ponuditelja;

–     ponude različitih ponuditelja imaju isti datum;

–     datumi na dokumentima nisu uvjerljivi/u skladu s datumima na pratećoj dokumentaciji (npr. datum na ponudi nije uvjerljiv/u skladu s datumom poštanskog žiga na omotnici; datum poruke poslane telefaksom nije uvjerljivi/u skladu s datumom otisnutim s telefaks-uređaja)

•    Neuobičajene sličnosti u ponudama ponuditelja koji sudjeluju u istom javnom nadmetanju. Primjeri:

–     isti izrazi, rečenice i terminologija u ponudama različitih ponuditelja;

–     isti izgled i format (npr. tip slova, veličina slova, veličine margina, uvučeni tekst, oblik odjeljaka, itd.) u ponudama različitih ponuditelja;

–     sličan memorandum ili logo;

–     iste cijene u ponudama različitih ponuditelja za više potkomponenti ili linijskih stavki;

–     identične gramatičke ili pravopisne greške ili greške u tisku u ponudama različitih ponuditelja;

–     upotreba sličnih žigova ili sličnosti u potpisima.

•    Financijski izvještaji ili druge informacije koje ukazuju da su dva ponuditelja koji sudjeluju u istom javnom nadmetanju povezani ili dio iste grupe (npr. ako se dostavljaju financijski izvještaji, napomene u financijskim izvještajima mogu otkriti krajnjeg vlasnika grupe. Informacije o vlasniku mogu se naći i u javnim registrima financijske dokumentacije.)

•    Nesukladnosti u postupku izbora i odluke o dodjeli ugovora. Primjeri:

–     odluke o dodjeli ugovora nisu uvjerljive/u skladu s kriterijima izbora i dodjele ugovora

–     greške u primjeni kriterija izbora i dodjele ugovora

–     redovni dobavljač korisnika sudjeluje kao član odbora za ocjenu ponuda

•    Ostali elementi i primjeri koji ukazuju na rizik povlaštenog odnosa s ponuditeljima:

–     isti ponuditelj (ili manja grupa ponuditelja) poziva se neuobičajeno često na dostavu ponude za različite ugovore

–     isti ponuditelj (ili manja grupa ponuditelja) pobjeđuje na neuobičajeno velikom postotku nadmetanja

–     ponuditelju se često dodjeljuju ugovori za različite vrste robe ili usluga

–     izabrani ponuditelj fakturira dodatnu robu koja nije navedena u ponudi (npr. dodatni rezervni dijelovi fakturiraju se bez jasnog obrazloženja, fakturiraju se troškovi ugradnje iako nisu utvrđeni u ponudi)

•    Ostala dokumentacija, pitanja i primjeri koji ukazuju na rizik od nepravilnosti:

–     upotreba fotokopija umjesto izvornika

–     upotreba proforma računa kao prateće dokumentacije umjesto službenih faktura

–     rukom unesene promjene izvorne dokumentacije (npr. rukom promijenjene brojke, brojke ispravljane korektorom, itd.)

–     upotreba neslužbene dokumentacije (npr. memorandum koji ne sadrži određene službene i/ili obvezne informacije poput trgovačkog registra, poreznog broja društva (osobni identifikacijski broj (OIB), itd.)

Dodatak 2C

POPIS NEPRIHVATLJIVIH TROŠKOVA

U skladu s točkom 1.3(e) Općih uvjeta, sljedeći izdaci nisu prihvatljivi za financiranje iz Fonda RPSZ-a:

(a) otkup zemljišta;

(b) financijski troškovi ulaganja (plaćanja dugovanja, refinanciranje, kamate, itd.);

(c) porez na dodanu vrijednost plaćen u državama članicama EU ili u Partnerskim državama i

(d) svi drugi troškovi koji nisu prihvatljivi temeljem CEB-ove politike kreditiranja i financiranja projekata.

Pored točke 1.3(e) Općih uvjeta i u skladu s Pravilima provedbe IPA, sljedeći izdaci nisu prihvatljivi za financiranje iz Fonda Regionalnog programa stambenog zbrinjavanja:

(a) porezi, uključujući porez na dodanu vrijednost;

(b) carinska i uvozna davanja te druge naknade;

(c) najam ili zakup zemljišta i postojećih zgrada;

(d) kazne, financijski penali i troškovi sudskih postupaka;

(e) operativni troškovi;

(f) rabljena oprema;

(g) bankovne naknade, troškovi jamstava i slične naknade (to se ne odnosi na CEB-ovu naknadu za upravljanje temeljem stavka 3.6 Općih uvjeta RPSZ-a);

(h) troškovi konverzije, naknade i tečajni gubici vezani uz bilo koji od iznosa u eurima specifičnih za bilo koju komponentu, kao i drugi čisti financijski izdaci;

(i) doprinosi u naravi;

(j) svi troškovi zakupa/leasinga;

(k) svi troškovi amortizacije.

Dodatak 3

IZVJEŠĆE O TROŠKOVNOJ VERIFIKACIJI BESPOVRATNIH SREDSTAVA IZ RHP FONDA (PREDLOŽAK)

KAKO UPOTREBLJAVATI OVAJ PREDLOŽAK IZVJEŠTAJA: Sav tekst označen žutom boljom u ovom predlošku izvještaja služi samo za uputu i revizori bi ga trebali ukloniti nakon upotrebe. Informacije tražene u šiljastim zagradama <……..> (npr. <naziv JPP/vodeće institucije>) mora ispuniti revizor.

<Ispisati na zaglavlju REVIZORA>

Izvješće o troškovnoj verifikaciji
bespovratnih sredstava primljenih iz RHP fonda

<Naziv i broj Potprojekta>

SADRŽAJ

Izvješće o utvrđenim činjenicama

1 Informacije o Potprojektu

2 Provedeni postupci i utvrđene činjenice

Dodatak 1 Izvješća o napretku potprojekta

Dodatak 2 Okvirni uvjeti za verifikaciju troškova

Izvješće o utvrđenim činjenicama

<Ime i prezime osobe/osoba za kontakt>, < Pozicija>

< naziv JPP/vodeće institucije>

<Adresa>

<dd.mm.gggg>

Poštovani <Ime(na) osoba za kontakt>

U skladu s Okvirnim uvjetima od <dd.mm.gggg> koje ste s nama dogovorili, u prilogu dostavljamo Izvještaj o utvrđenim činjenicama (»Izvještaj«) u vezi s priloženim Izvještajima o napretku za razdoblje od <dd.mm.gggg — dd.mm.gggg> (vidjeti Dodatak 1 ovom Izvještaju) (»razdoblje revizije«). Zatražili ste provedbu određenih postupaka u svezi s vašim Izvještajima o napretku i Potprojektom u okviru vašeg Nacionalnog projekta stambenog zbrinjavanja pod nazivom <naziv Nacionalnog projekta stambenog zbrinjavanja Partnerske države i broj Projekta> (»Potprojekt«) za koji su primljena bespovratna sredstva iz RHP Fonda i koji je dokumentiran u vidu sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava između Partnerske države i Razvojne banke Vijeća Europe (»CEB«) od <datum Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava> (»Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava«) sklopljenog temeljem okvirnog sporazuma između Partnerske države i CEB-a od <datum Okvirnog sporazuma> (»Okvirni sporazum«).

Cilj

Naš je zadatak bio provesti verifikaciju troškova, odnosno provesti određene dogovorene postupke u svezi s izvještajima o napretku tijekom razdoblja revizije u pogledu Potprojekta. Cilj je ove verifikacije troškova provesti određene postupke s kojima smo se suglasili i predati vam izvještaj o utvrđenim činjenicama na temelju provedenih postupaka.

Standardi i etička načela

Naš zadatak proveli smo u skladu s:

–     Međunarodnim standardom o povezanim uslugama (eng. International Standard on Related Services, ‘ISRS’) 4400 Angažmani za provedbu dogovorenih postupaka glede financijskih informacija usvojenim od strane Međunarodne federacije računovođa (IFAC);

–     Etički kodeks profesionalnih računovođa izdan od strane IFAC-a. Iako je normom ISRS 4400 utvrđeno da neovisnost nije uvjet za angažmane za dogovorene postupke, CEB zahtijeva da revizor ispunjava i zahtjeve neovisnosti iz Etičkog kodeksa profesionalnih računovođa.

Provedeni postupci

Kao što je zatraženo, proveli smo isključivo postupke navedene u Dodatku 2A Okvirnih uvjeta ovog angažmana(vidjeti Dodatak 2 ovom Izvještaju).

Ti su postupci određeni isključivo od strane CEB-a i provedeni isključivo za pomoć CEB-u u procjeni jesu li izdaci koje ste naveli u pratećim Izvještajima o napretku prihvatljivi u skladu s uvjetima (i) Okvirnog sporazuma i (ii) Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

Budući da postupci koje smo proveli ne predstavljaju reviziju ni uvid u smislu Međunarodnih revizijskih standarda ni Međunarodnih standarda za angažmane na uvidu, ne izražavamo nikakvo uvjerenje o priloženim Izvještajima o napretku.

Da smo proveli dodatne postupke ili reviziju ili uvid u financijske izvještaje korisnika u skladu s Međunarodnim revizorskim standardima, možda bismo uočili druga pitanja o kojima bismo vas izvijestili.

Izvori informacija

U Izvještaju se navode informacije koje ste nam dostavili u odgovoru na specifična pitanja ili koja smo dobili ili izvadili iz vaših računa i dokumentacije.

Utvrđene činjenice

Ukupni izdaci koji su predmet verifikacije troškova iznose <xxxxxx> €.

Omjer obuhvata troškova iznosi <xx%>. Taj omjer predstavlja ukupni iznos troškova koje smo verificirali, izražen kao postotak ukupnih troškova koji su predmet ove verifikacije troškova. Zadnji iznos jednak je ukupnom iznosu troškova koje ste prijavili u Izvještajima o napretku Potprojekta predanima CEB-u tijekom Razdoblja revizije s vašim zahtjevom za isplatu od <dd.mm.gggg>.

Prijavljujemo detalje činjenica koje smo utvrdili na temelju postupaka koje smo proveli.

Korištenje ovog Izvješća

Ovaj Izvještaj služi isključivo za gore navedeni cilj.

Ovaj izvještaj pripremljen je isključivo za vašu vlastitu povjerljivu upotrebu i isključivo za vašu predaju CEB-u u svezi sa zahtjevima iz članka 2. stavka 1. podstavka 3. Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Na ovaj izvještaj ne možete se oslanjati ni za koju drugu svrhu niti ga smijete objavljivati drugim strankama.

CEB nije stranka ugovora (Okvirni uvjeti) između vas i nas i stoga nemamo niti preuzimamo obvezu prema CEB-u, koji se može oslanjati na ovaj izvještaj o verifikaciji troškova na vlastiti rizik i diskreciju. CEB može sam provjeriti postupke i nalaze koje smo prijavili i donijeti vlastite zaključke iz utvrđenih činjenica koje smo prijavili.

CEB može objaviti ovaj Izvještaj donatorima RHP Fonda, Europskom uredu za borbu protiv gospodarskih prijevara i Europskom sudu revizora.

Ovaj Izvještaj odnosi se isključivo na gore navedene izvještaje o napretku (vidjeti Dodatak 1) i ne odnosi se na vaše financijske izvještaje.

Unaprijed se radujemo raspravi o našem Izvještaju s vama i bilo bi nam zadovoljstvo dostaviti vam sve daljnje informacije ili pomoć koji vam zatrebaju.

S poštovanjem,

Potpis revizora [osoba ili društvo ili oboje, ovisno o slučaju, u skladu s politikom društva]

Ime i prezime revizora koji potpisuje [osoba ili društvo ili oboje, ovisno o slučaju]

Adresa revizora [ured koji snosi dogovornost za angažman]

Datum potpisa <dd.mm.gggg> [datum potpisivanja izvještaja]

1. Informacije o potprojektu

[U Poglavlje 1 treba uključiti kratki opis Potprojekta, JPP/vodeće institucije/korisnika/povezanih osoba i ključne financijske/proračunske informacije (minimalno 1 stranica).]

2. Provedeni postupci i utvrđene činjenice

Proveli smo sljedeće specifične postupke navedene u Dodatku 2A Okvirnih uvjeta za verifikaciju troškova iz bespovratnih sredstava primljenih iz Fonda Regionalnog programa stambenog zbrinjavanja (»Okvirni uvjeti«):

2.1 Opći postupci

2.2 Postupci verifikacije sukladnosti troškova s proračunom i analitička provjera

2.3 Postupci verifikacije izabranih troškova

Primijenili smo pravila izbora troškova i načela i kriterije obuhvata verifikacije iz Dodatka 2B (odjeljci 3 i 4) Okvirnih uvjeta ove verifikacije troškova.

[Ovdje objasniti sve poteškoće ili probleme na koje se naiđe]

Ukupni iznos troškova koji smo provjerili je <xxxx> € i sažeto je prikazan u sljedećoj tablici. Ukupni omjer pokrića troškova je <xx%>.

[Ovdje navesti tablicu sažetka Izvještaja o napretku iz Dodatka 1, u kojoj se za svaku liniju proračuna navodi ukupni iznos troškova prijavljen od strane JPP/vodeće institucije, ukupni verificirani iznos troškova i postotak obuhvaćenih troškova]

Verificirali smo izabrane izdatke u skladu s gornjom tablicom i proveli, za svaku izabranu stavku troškova, postupke verifikacije navedene u Dodatku 2A Okvirnih uvjeta za ovu verifikaciju troškova. U nastavku navodimo činjenice koje smo utvrdili na temelju tih postupaka.

2.1. Opći postupci

2.1.1. Odredbe i uvjeti Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

Upoznati smo s uvjetima (i) Okvirnog sporazuma i (ii) Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, kao i Općim uvjetima Fonda Regionalnog programa stambenog zbrinjavanja (koji su priloženi u Okvirnom sporazumu u Dodatku 2) u skladu sa smjernicama u Dodatku 2B (odjeljak 2) Okvirnih uvjeta.

[Opišite utvrđene činjenice i odredite greške i izuzetke. Ako nisu utvrđene nikakve činjenice, to treba izričito navesti kako slijedi za svaki postupak: »U ovom postupku nisu utvrđene nikakve činjenice».]

2.1.2. Izvještaji o napretku Potprojekta

2.1.3. Pravila računovodstva i evidentiranja

2.1.4. Usklađivanje Izvještaja o napretku s računovodstvenim sustavom i evidencijama korisnika

2.1.5. Tečaji

2.2. Postupci za provjeru sukladnosti troškova s proračunom i analitičkom provjerom

2.2.1. Proračun Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

2.2.2. Izmjene i dopune Proračuna Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

[Opišite utvrđene činjenice i navedite greške i izuzetke. Ako nisu utvrđene nikakve činjenice, to treba izričito navesti kako slijedi za svaki postupak: »U ovom postupku nisu utvrđene nikakve činjenice«.]

2.3. Postupci verifikacije odabranih troškova

U nastavku smo prijavili sve izuzetke utvrđene verifikacijskim postupcima navedenima u Dodatku 2A Okvirnih uvjeta za ovu verifikaciju troškova, u onoj mjeri u kojoj se ti postupci primjenjuju na izabranu stavku troškova.

Kvantificirali smo iznos utvrđenih verifikacijskih izuzetaka i potencijalni utjecaj na ukupni trošak Potprojekta, ako CEB objavi da su predmetne stavke troškova neprihvatljive (ako je primjenjivo, uzimajući u obzir postotak financiranja ukupnog troška i utjecaj na izdatke). Prijavili smo sve utvrđene izuzetke, uključujući i one za koje ne možemo kvantificirati iznos ni potencijalni utjecaj na ukupni trošak Potprojekta.

[Navesti iznose troškova/stavke za koje su utvrđeni izuzeci (= odstupanja između činjenica i kriterija) i narav izuzetka – to znači koji od specifičnih postupaka/uvjeta opisanih u Dodatku 2A Okvirnih uvjeta nisu poštivani. Kvantificirati iznos utvrđenih verifikacijskih izuzetaka i potencijalni utjecaj na doprinos u RHP Fondu,, ako CEB izjavi da su predmetne stavke troškova neprihvatljive.]

2.3.1. Prihvatljivost troškova

Verificirali smo, za svaku izabranu stavku troškova, kriterije prihvatljivosti navedene u postupku 3.1 Dodatka 2A Okvirnih uvjeta za ovu verifikaciju troškova.

2.3.2. Prihvatljivi troškovi

2.3.3. Rezerva za nepredviđene troškove

2.3.4. Doprinosi u naravi

2.3.5. Neprihvatljivi troškovi

2.3.6. Prihodi Potprojekta

[Opisati utvrđene činjenice i navesti greške i izuzetke.]

Dodatak 1 Izvještaji o napretku Potprojekta

[U ovaj Dodatak 1 treba uključiti korisničke Izvještaje o napretku Potprojekta tijekom razdoblja revizije, koji su predmet verifikacije troškova. Svaki od tih Izvještaja o napretku treba datirati i u njemu naznačiti obuhvaćeno razdoblje.]

Dodatak 2 Okvirni uvjeti za verifikaciju troškova

[Ovaj Dodatak 2 treba obuhvaćati potpisani i datirani primjerak Okvirnih uvjeta za verifikaciju troškova iz bespovratnih sredstava primljenih iz Fonda RHP,, uključujući Dodatak 1 (informacije o Potprojektu) i Dodatak 2A (Popis specifičnih postupaka).]

PRILOG F

U skladu s člankom 1. stavkom 3. točkom (e) Okvirnih uvjeta, sljedeći izdaci nisu prihvatljivi za financiranje iz Fonda RHP:

(a) otkup zemljišta;

(b) financijski troškovi ulaganja (plaćanje dugovanja, refinanciranje, kamatni troškovi, itd.);

(c) porez na dodanu vrijednost plaćen u državama članicama EU ili Partnerskim državama i

(d) svi drugi troškovi koji nisu prihvatljivi temeljem CEB-ove politike kreditiranja i financiranja projekata

Pored točke 1.3(e) Općih uvjeta i u skladu s Pravilima provedbe IPA, sljedeći izdaci nisu prihvatljivi za financiranje iz Fonda RHP:

(a) porezi, uključujući porez na dodanu vrijednost;

(b) carinska i uvozna davanja i sve druge naknade;

(c) najam i zakup zemlje i postojećih zgrada;

(d) kazne, financijski penali i sudski troškovi;

(e) operativni troškovi;

(f) rabljena oprema;

(g) bankovne naknade, troškovi jamstava i slične naknade (ne odnosi se na CEB-ovu naknadu za upravljanje iz članka 3. stavka 6. Općih uvjeta RHP);

(h) troškovi konverzije, naknade i tečajni gubici vezani uz bilo koji od računa u eurima specifičnih za komponente, kao i svi drugi čisto financijski izdaci;

(i) doprinosi u naravi;

(j) svi troškovi zakupa;

(k) svi troškovi amortizacije.

Članak 3.

Provedba Sporazuma iz članka 1. ove Uredbe u djelokrugu je središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove obnove i stambenog zbrinjavanja.

Članak 4.

Sporazum iz članka 1. ove Uredbe stupio je na snagu 27. srpnja 2016. godine.

Članak 5.

Ova Uredba stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 022-03/16-11/26

Urbroj: 50301-26/23-17-7

Zagreb, 2. ožujka 2017.

Predsjednik
mr. sc. Andrej Plenković, v. r.