MINISTARSTVO PRAVOSUÐA

Na temelju članka 3. stavak 8. Zakona o sudskom registru (»Narodne novine«, broj 1/95) i članka 55. Pravilnika o načinu upisa u sudski registar (»Narodne novine«, broj 10/95), ministar pravosuđa donosi

NAPUTAK

O OSIGURANJU, POHRANJIVANJU I ZAŠTITI PODATAKA SUDSKOG REGISTRA

Ovim Naputkom određuju se mjere, sredstva i uvjeti osiguranja, pohranjivanja, zaštite i prijenosa podataka iz glavne knjige sudskog registra, zbirke isprava, upisnika te pomoćnih knjiga i evidencija vođenih računalom, mjere održavanja i provjere ispravnosti rada računalne, telekomunikacijske i programske opreme sustava za vođenje sudskog registra i središnje baze sudskog registra (u daljnjem tekstu: sustav), osiguranje radnih prostorija u kojima je smještena ta oprema, osobe ovlaštene za provedbu predviđenih mjera te osobe odgovorne za nadzor nad provedbom tih mjera.

U smislu ovog Naputka, upotrijebljeni izrazi imaju slijedeća značenja:

1. Sustav za vođenje sudskog registra (u daljnjem tekstu: sudski registar) je sustav koji se sastoji od računalne, telekomunikacijske, upravljačke i programske opreme, te svih podataka koji se tim sustavom unose, pohranjuju i prenose.

2. Središnja baza sudskog registra (u daljnjem tekstu: središnji registar) je dio sustava za vođenje sudskog registra koji služi kao središnje mjesto pohranjivanja registarskih podataka svih trgovačkih sudova u Republici Hrvatskoj.

3. Računalo registra je svako računalo u trgovačkom sudu u koje je ugrađena upravljačka i programska oprema sustava za vođenje sudskog registra.

4. Računalo središnje baze je računalo u koje je ugrađena upravljačka i programska oprema središnje baze sudskog registra.

5. Razvojno računalo je računalo u koje je ugrađena potrebna upravljačka i programska oprema u razvitku, oprema koja se provjerava, te oprema potpuno jednaka opremi ugrađenoj u računala registra i računala središnje baze.

6. Registarska računala su računala iz toč. 3., 4. i 5. ovoga članka.

7. Administrator baze podataka je osoba ovlaštena brinuti o sustavu za upravljanje bazama podataka i o svim vidovima osiguranja i pohranjivanja podataka.

8. Administrator mrežnog sustava je osoba ovlaštena brinuti o telekomunikacijskoj opremi, pristupnim putevima, mreži, telefonskim i drugim vezama između računalnih sustava.

9. Administrator upravljačkog sustava je osoba ovlaštena brinuti o ugradnji i ispravnom radu upravljačkog sustava i druge upravljačke programske opreme.

10. Uređaj za neprekidno napajanje je uređaj koji u slučaju prekida ili nestanka električne energije omogućava nesmetan nastavak rada računala i druge opreme kroz određeno kratko vrijeme, tako da se poslovi u tijeku mogu završiti bez opasnosti za cjelovitost informacija koje se tim računalom i opremom obrađuju, a računalo i druga oprema u tom vremenu uredno utrnuti.

11. Pohranjivanje podataka sustava je postupak pohranjivanja sigurnosnog primjerka podataka za slučaj gubitka, oštećenja ili uništenja podataka.

12. Povrat pohranjenih podataka je postupak vraćanja podataka u prethodno stanje sa sigurnosnog primjerka nakon gubitka, oštećenja ili uništenja podataka pri čemu tako vraćen skup podataka mora biti u posljednjem sukladnom stanju i bez gubitka informacija.

13. Obnavljanje rada računalnog sustava je skup postupaka za povratak računalnog sustava i svih započetih poslova u posljednje sukladno stanje tog sustava.

14. Ponovno uključivanje sustava u rad je skup postupaka za uključivanje računalnog sustava u rad nakon neuobičajenog prekida rada tog sustava.

15. Ključ je proizvoljan niz znakova koji služi da bi se u kombinaciji sa sadržajem poruke poruka potpisala ili provjerila autentičnost potpisa u primljenoj poruci.

16. Javni ključ je ključ kojeg primatelj poruke rabi prilikom provjere autentičnosti potpisa primljene poruke.

17. Privatni ključ je ključ kojeg pošiljatelj poruke, u kombinaciji sa sadržajem poruke rabi kako bi stvorio potpis koji se dodaje sadržaju poruke prije slanja, tako da primatelj može provjeriti autentičnost potpisa poruke.

Priključenje računalne, telekomunikacijske i druge opreme sustava na električnu mrežu obavlja se prema uputama proizvođača te opreme, u skladu s važećim tehničkim normama.

Obveza uporabe uređaja za neprekidno napajanje

Registarska računala priključuju se na električnu mrežu preko uređaja za neprekinuto napajanje.

Telefonski priključci i njihovi brojevi, izuzev onih za javnu uporabu, ne objavljuju se u telefonskim imenicima i ne smiju biti dostupni preko službe za davanje telefonskih brojeva.

(1) Registarska računala i računalnu mrežu smješta, postavlja i ugrađuje stručna osoba uz odobrenje predsjednika trgovačkog suda, u skladu s važećim normama, standardima i tehničkim uputama, prema projektu.

(2) Po jedan primjerak projektne dokumentacije iz stavka 1. ovog članka čuva se u radnim prostorijama predsjednika trgovačkog suda, predsjednika Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske i u Ministarstvu pravosuđa Republike Hrvatske, na sigurnom mjestu.

(1) Računalna i telekomunikacijska oprema, izuzev zaslona i uređaja za priključivanje na mrežu, postavlja se i ugrađuje u posebno zaštićene prostorije određene projektom.

(2) U prostorije u kojima se nalaze računala registra smiju ulaziti samo ovlaštene osobe s posebnom dozvolom za ulaz.

(3) Predsjednik trgovačkog suda godišnjim rasporedom poslova određuje ovlaštene osobe koje smiju ulaziti u prostorije iz stavka 2. ovoga članka. Drugim osobama dozvolu za ulazak u te prostorije daje predsjednik trgovačkog suda.

(4) Predsjednik Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske određuje ovlaštene osobe koje smiju ulaziti u prostorije u kojima se nalazi računalo središnje baze i razvojno računalo.

(5) Prostorije u kojima se nalaze registarska računala moraju se zaključavati.

(6) Ako su prostorije iz stavka 5. ovoga članka osigurane uređajima za otvaranje vrata uporabom kartice i/ili šifre, šifra se mora mijenjati najmanje jednom mjesečno.

Pristup podacima sustava u trgovačkom sudu

(1) Pristup podacima sudskog registra dozvoljen je registarskim sucima, upravitelju službe sudskog registra, te ovlaštenim službenicima i namještenicima suda (u daljnjem tekstu: ovlašteni zaposlenici), koje godišnjim rasporedom poslova određuje predsjednik suda.

(2) Pristup podacima sudskog registra dozvoljen je ovlaštenim osobama zaduženim za održavanje i razvitak sustava za vođenje sudskog registra (u daljnjem tekstu: ovlašteni stručnjaci).

(3) Ministar pravosuđa po prethodno pribavljenom mišljenju predsjednika Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske i predsjednika trgovačkog suda određuje osobe iz stavka 2. ovoga članka na vrijeme koje ne može biti dulje od jedne godine.

(1) Pristup podacima središnjeg registra dozvoljen je ovlaštenim osobama u državnim tijelima, odvjetnicima, javnim bilježnicima i drugim osobama, na njihov zahtjev (u daljnjem tekstu: ovlašteni vanjski korisnici).

(2) Zahtjev za pristup i zahtjev za prestanak ovlasti za pristup podacima središnjeg registra podnosi se predsjedniku Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske koji daje ili ukida dozvolu za pristup podacima središnjeg registra ovlaštenom vanjskom korisniku.

(3) Protiv rješenja iz stavka 2. ovoga članka dopuštena je žalba Ministarstvu pravosuđa u roku od osam dana od dana dostave rješenja.

(4) Protiv rješenja ministarstva pravosuđa upravni spor nije dopušten.

Ulazak u telekomunikacijski, računalni i aplikacijski sustav sudskog registra i središnjeg registra dozvoljen je uz uporabu odgovarajućih korisničkih brojeva i pripadnih lozinki.

(1) Pristup podacima sudskog registra u trgovačkom sudu ili u središnjem registru dozvoljen je uporabom dodijeljenoga jedinstvenog korisničkog broja.

(2) Korisnički broj dodjeljuje se na vrijeme koje ne može biti dulje od dvije godine. Nakon isteka roka na koji je dodijeljen, korisnički broj automatski se stavlja izvan uporabe.

(3) Ukinuti korisnički broj ne smije se dodijeliti drugoj osobi.

(4) Osobama kojima je u skladu s propisima, pristup podacima u središnjem registru dozvoljen bez naplate troškova ili pristojbi, predsjednik Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske određuje javne korisničke brojeve s pripadnim lozinkama i objavljuje ih u »Narodnim novinama«.

(1) Svaki pristup telekomunikacijskom i računalnom sustavu za vođenje sudskog registra mora biti automatski zabilježen korisničkim brojem, nadnevkom i vremenom prijave i odjave.

(2) Svaki pokušaj neovlaštenog pristupa sustavu mora biti automatski zabilježen korisničkim brojem, nadnevkom i vremenom, a ako je to moguće i mjestom s kojeg je takav pristup pokušan.

(3) Administrator mrežnog sustava, administrator računala i administrator baze podataka dužni su obavijestiti predsjednika trgovačkog suda o svakom pokušaju neovlaštenog pristupa sustavu u trgovačkom sudu odnosno predsjednika Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske o svakom pokušaju neovlaštenog pristupa središnjem registru.

(1) Osoba ovlaštena pristupiti sustavu, uz dodijeljeni korisnički broj obvezno rabi i lozinku.

(2) Korisnički broj i pripadna lozinka ne smiju se odati i dati na uporabu drugoj osobi.

(1) Uz dodijeljeni korisnički broj za pristup sustavu, ovlaštenom zaposleniku, odnosno ovlaštenom vanjskom korisniku dodjeljuje se lozinka za jednokratnu uporabu. Dodijeljena lozinka može se uporabiti u roku od 3 dana od dana dodjele.

(2) Prilikom prve prijave za ulazak u sustav, osoba iz stavka 1. ovoga članka dužna je zamijeniti lozinku za jednokratnu uporabu novom lozinkom.

(3) Sustav mora osigurati samostalnu promjenu lozinke.

(4) Lozinka se mora promijeniti najmanje jednom mjesečno. Navedena odredba ne odnosi se na lozinke vezane uz javne korisničke brojeve.

(5) Korisnički broj osobe koja u roku od mjesec dana ne promijeni lozinku, automatski se stavlja izvan uporabe.

(6) Javni korisnički brojevi i pripadne lozinke, mijenjaju se i ukidaju na način na koji su određeni.

(1) Računalna i telekomunikacijska oprema sustava mora biti smještena u prostorijama koje imaju uređaje za otkrivanje požara i automatsku dojavu o izbijanju požara.

(2) Prostorije u kojima je smještena oprema iz stavka 1. ovoga članka moraju imati uređaje za automatsko gašenje požara (temeljene na uporabi plina halona i sl.), a u blizini, ispred i u tim prostorijama, na vidljivim i lako uočljivim mjestima moraju biti izvješene upute o postupcima u slučaju izbijanja požara.

U blizini računalne i telekomunikacijske opreme ne smije biti izvora jakog električnog ili magnetskog polja.

U blizini računalne i telekomunikacijske opreme ne smije biti izvora ionizirajućeg zračenja.

U blizini opreme osjetljive na elektrostatički elektricitet ne smije biti izvora takvog elektriciteta.

U prostorijama u kojima je smještena računalna i telekomunikacijska oprema mora se održavati relativna vlažnost zraka između 20 i 80% i temperatura između 5 i 300C.

U prostorijama i u blizini prostorija u kojima je smještena oprema sustava, ne smiju se nalaziti nagrizajuće i lakohlapljive tekućine, eksplozivna sredstva i slične opasne ili štetne tvari.

(1) U prostorijama u kojima su smještena računala ne smiju se nalaziti uređaji koji u zrak ispuštaju čestice prašine. Uređaji osjetljivi na prašinu moraju biti propisno zaštićeni. Posebno osjetljivi uređaji koji se hlade zrakom, moraju imati filtere za zrak.

(2) Uređaji za koje je to dopušteno tehničkim uputama moraju se pokrivati zaštitnim pokrovima za vrijeme kada nisu u uporabi.

U slučaju potresa i drugih elementarnih nepogoda, rata i neposredne ratne opasnosti predsjednik trgovačkog suda dužan je odrediti premještanje računalno-komunikacijske opreme na za to predviđeno, sigurno mjesto koje određuje predsjednik Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske.

(1) Registarski sud je dužan pohranjivati sve podatke sustava na prenosive magnetske medije.

(2) Za provedbu mjera pohranjivanja podataka sustava na prenosive magnetske medije odgovara predsjednik trgovačkog suda.

(1) Podaci sustava obvezno se pohranjuju na prenosive magnetske medije dnevno, tjedno, mjesečno i godišnje, po završetku svih poslova vođenja sudskog registra. Predsjednik trgovačkog suda i voditelj službe sudskog registra mogu odrediti i dodatno, drukčije pohranjivanje podataka.

(2) Podaci sustava pohranjuju se u onoliko dnevnih primjeraka koliko ima radnih dana u tjednu.

(3) Tjedno pohranjivanje podataka sustava provodi se posljednji radni dan u tjednu, nakon provedbe dnevnog pohranjivanja podataka. Podaci sustava pohranjuju se u onoliko primjeraka koliko u mjesecu ima posljednjih radnih dana u tjednu (4 ili 5).

(4) Mjesečno pohranjivanje podataka sustava provodi se posljednji radni dan u mjesecu, za svaki mjesec posebice, u 12 primjeraka godišnje.

(5) Godišnje pohranjivanje podataka sustava provodi se posljednji radni dan u godini. Svaki primjerak godišnje pohranjenih podataka čuva se trajno.

(6) Najstariji primjerak prenosivog medija za dnevno, tjedno i mjesečno pohranjivanje podataka rabi se prilikom prvog slijedećeg dnevnog, tjednog odnosno mjesečnog pohranjivanja podataka.

(7) Svaki primjerak pohranjenih podataka na prenosivom magnetskom mediju mora biti označen brojem, vrstom (dnevno, tjedno, mjesečno, godišnje), nadnevkom pohranjivanja, te imenom osobe koja je pohranjivanje provela.

(8) U trgovačkom sudu vodi se evidencija svih primjeraka pohranjenih podataka na prenosive magnetske medije sa svim podacima označenim na mediju i vrstom medija.

Predsjednik trgovačkog suda određuje osobu ovlaštenu za provedbu postupka pohranjivanja podataka na prenosive magnetske medije.

Za pohranjivanje podataka sustava koriste se slijedeće vrste magnetskih medija:

1. magnetska vrpca,

2. tvrdi disk,

3. magneto-optički disk,

4. WORM disk,

5. CD-ROM.

(1) Podaci sustava dnevno pohranjeni na prenosive magnetske medije, spremaju se u sef u radnoj prostoriji predsjednika trgovačkog suda.

(2) Podaci sustava tjedno pohranjeni na prenosive magnetske medije, spremaju se na sigurno mjesto, udaljeno najmanje 20 kilometara od zgrade trgovačkog suda u kojoj je smještena računalna i telekomunikacijska oprema.

(3) Podaci sustava mjesečno i godišnje pohranjeni na prenosive magnetske medije spremaju se na sigurno mjesto udaljeno najmanje 100 kilometara od zgrade trgovačkog suda u kojoj je smještena računalna i telekomunikacijska oprema.

(1) Mjesto spremanja podataka sustava pohranjenih na prenosivim magnetskim medijima mora biti osigurano od elementarnih nepogoda.

(2) Magnetski mediji s pohranjenim podacima sustava moraju biti spremljeni u vodootporni i vatrootporni sef.

Prilikom prenošenja magnetskih medija s pohranjenim podacima sustava koriste se vodootporni i vatrootporni kovčezi zaštićeni šifrom.

Čitljivost godišnje pohranjenih podataka provjerava se najmanje jednom godišnje.

Podaci pohranjeni godišnje na prenosivim magnetskim medijima moraju se obnoviti nakon isteka polovice zajamčenog roka trajanja zapisa na toj vrsti medija.

(1) Ovlašteni stručnjak dužan je provjeravati postupak povrata podatka sustava pohranjenih na prenosivi magnetski medij tako da vraćeni podaci nakon izvršene provjere budu u cijelosti raspoloživi sustavu, bez gubitka informacija.

(2) Provjera iz stavka 1. ovoga članka provodi se najmanje svakih 6 mjeseci, u svakom trgovačkom sudu i u mjestu središnje baze sudskog registra.

(1) Za urednu provedbu mjera osiguranja, pohranjivanja i zaštite podatka sudskog registra odgovara predsjednik trgovačkog suda.

(2) Za urednu provedbu mjera osiguranja, pohranjivanja i zaštite podataka središnjeg registra odgovara predsjednik Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske.

(1) Predsjednik trgovačkog suda godišnjim rasporedom poslova određuje osobe ovlaštene za pohranjivanje i povrat podataka sudskog registra tog trgovačkog suda.

(2) Predsjednik Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske određuje osobe ovlaštene za pohranjivanje i povrat podataka središnjeg registra.

Predsjednik trgovačkog suda određuje osobe ovlaštene za iznošenje podataka sustava pohranjenih na prenosivim magnetskim medijima iz prostorija trgovačkog suda radi spremanja na udaljeno sigurno mjesto i vraćanje tih podataka u prostorije trgovačkog suda.

Predsjednik trgovačkog suda godišnjim rasporedom poslova određuje osobe koje rade u sustavu za vođenje sudskog registra.

Predsjednik Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske određuje osobe ovlaštene za davanje skupova podataka iz središnjeg registra osobama izvan suda.

Za svaki pristup i davanje skupova podataka iz središnjeg registra osobama izvan trgovačkog suda moraju se zabilježiti troškovi po pojedinim vrstama uporabljenih računalnih, telekomunikacijskih i drugih sredstava (procesorsko vrijeme, radna memorija, količina I/O, količina uporabljenog prostora na tvrdim diskovima, trajanje pristupa, trajanje telekomunikacijskog priključka, vrsta odnosno količina danih podataka, vrsta i količina prenosivog magnetskog medija, količina potrošenog papira i sl.).

Predsjednik Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske određuje osobe ovlaštene za otvaranje i zatvaranje korisničkih brojeva i dodjeljivanje početnih lozinki osobama ovlaštenim za rad u sustavu, osobama izvan suda kojima je dozvoljen pristup središnjem registru i osobama kojima je dozvoljeno davanje skupova podataka iz središnjeg registra telekomunikacijskim putem.

Predsjednik trgovačkog suda određuje osobe u trgovačkom sudu koje mogu ovlaštenim zaposlenicima dodjeljivati, mijenjati i ukidati ovlasti za rad u sustavu.

Izvaci iz sudskog registra koji se telekomunikacijskim putem šalju trgovačkim sudovima, odvjetnicima i javnim bilježnicima moraju biti potpisani uporabom ključa koji primatelju omogućuje provjeru autentičnosti primljenog izvatka.

(1) Primatelji izvatka iz sudskog registra (članak 41.) dužni su prilikom primitka izvatka telekomunikacijskom mrežom prethodno provjeriti autentičnost primljenog izvatka uporabom javnog ključa pošiljatelja.

(2) Trgovački sud i javni bilježnici ne smiju izdavati izvatke za koje prilikom primitka utvrde da nisu autentični.

(3) O primljenim neautentičnim izvacima primatelj je dužan bez odgode obavijestiti Visoki trgovački sud Republike Hrvatske i Ministarstvo pravosuđa Republike Hrvatske.

(1) Visoki trgovački sud Republike Hrvatske određuje privatne i javne ključeve za prijenos podataka telekomunikacijskom mrežom iz središnjeg registra trgovačkim sudovima, odvjetnicima i javnim bilježnicima i drugim ovlaštenim vanjskim korisnicima za svoje potrebe i za potrebe trgovačkih sudova.

(2) Privatni i javni ključevi Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske smatraju se službenom tajnom.

(3) Visoki trgovački sud može opozvati svoje javne ključeve i javne ključeve trgovačkih sudova.

(4) Javni bilježnici, odvjetnici i drugi ovlašteni vanjski korisnici određuju svoje privatne i javne ključeve, koji se smatraju poslovnom tajnom.

Visoki trgovački sud Republike Hrvatske vodi evidenciju o javnim ključevima:

1. koji se rabe za potpisivanje izvadaka odaslanih telekomunikacijskim putem,

2. koje rabe trgovački sudovi, odvjetnici i javni bilježnici,

3. koje rabe drugi ovlašteni vanjski korisnici.

(1) Trgovački sud provodi mjere koje osiguravaju ispravan i neprekidni rad sustava za vođenje sudskog registra u trgovačkom sudu.

(2) Predsjednik trgovačkog suda, godišnjim rasporedom poslova, određuje stručnu osobu za provedbu mjera iz stavka 1. ovoga članka.

(3) Administriranje računalnim sustavom u trgovačkom sudu obavlja trgovački sud.

(4) Administriranje telekomunikacijskim sustavom, bazama podataka i ostalim podacima sustava, te programskom opremom sustava obavlja se s jednog mjesta za sve trgovačke sudove i središnji registar.

(5) Administriranje podacima koji se skupno daju ili šalju državnim tijelima obavlja se s jednog mjesta.

Trgovački sud tjedno, mjesečno i godišnje provjerava rad svih dijelova sustava, prema planu kojeg donosi predsjednik trgovačkog suda.

Mjere, postupci i osobe ovlaštene za osiguranje, pohranjivanje i zaštitu sustava provjeravaju se prema planu kojeg donosi predsjednik trgovačkog suda za trgovački sud odnosno prema planu kojeg donosi predsjednik Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske za središnji registar.

(1) Računalnu i telekomunikacijsku opremu sustava u jamstvenom roku održava i popravlja osoba određena ugovorom o nabavci opreme ili drugim odgovarajućim ugovorom.

(2) Programsku opremu sustava održava i mijenja ovlašteni stručnjak.

Ministarstvo pravosuđa ugovara održavanje i popravak računalne, telekomunikacijske i programske opreme sustava nakon isteka jamstvenog roka.

(1) Nadzor nad radom trgovačkih sudova u svezi primjene ovog Naputka obavlja Ministarstvo pravosuđa.

(2) U iznimno opravdanim slučajevima ministar pravosuđa može odrediti drukčije mjere, sredstva i uvjete osiguranja, pohranjivanja i zaštite podataka sudskog registra.

Trgovački sudovi i Visoki trgovački sud Republike Hrvatske dužni su u roku od šest mjeseci od dana stupanja na snagu ovog Naputka uskladiti mjere, sredstva i uvjete osiguranja, pohranjivanja i zaštite podataka s odredbama ovog Naputka.

Ovaj Naputak stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 740-13/95-01/0012
Urbroj: 514-02-02/4-96-3
Zagreb, 2. travnja 1996.

---