Pravilnik o evidencijama u arhivima
NN 90/2002 (26.7.2002.), Pravilnik o evidencijama u arhivima
MINISTARSTVO KULTURE
1475
Na
temelju članka 47. stavka 2. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne
novine«, br. 105/97 i 64/00) ministar kulture donosi
PRAVILNIK
O EVIDENCIJAMA U ARHIVIMA
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim Pravilnikom utvrđuju se vrste i način
vođenja evidencija u državnim arhivima (u daljnjem tekstu: arhivima) i
drugim arhivima obuhvaćenim Upisnikom arhivâ u Republici Hrvatskoj.
Članak
2.
Pod
evidencijama se podrazumijevaju popisi arhivskoga gradiva, obavijesna pomagala
i dokumentacija koja se o gradivu vodi u arhivima temeljem Zakona o arhivskom
gradivu i arhivima (u daljnjem tekstu: Zakon).
Članak
3.
Arhivi
su obvezni voditi sljedeće evidencije:
Knjiga
primljenog arhivskoga gradiva (Knjiga akvizicija),
–
Knjiga pohranjenog arhivskoga gradiva (Knjiga depozita),
–
Opći inventar (našastar) arhivskoga gradiva,
–
Dosje arhivskoga fonda/zbirke,
–
Knjiga arhivskoga gradiva snimljenog u sigurnosne i zaštitne svrhe,
–
Knjiga arhivskoga gradiva snimljenog u dopunske svrhe,
–
Knjiga restauriranog i konzerviranog arhivskoga gradiva,
–
Evidencija stvaratelja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva,
–
Evidencija imatelja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva te
–
Evidencije o korištenju arhivskoga gradiva.
Članak
4.
Pored
evidencija iz članka 3. ovoga Pravilnika, Hrvatski državni arhiv, kao središnji
i matični arhiv Republike Hrvatske, vodi i sljedeće evidencije:
–
Registar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske,
–
Upisnik vlasnika i imatelja privatnoga arhivskoga gradiva u Republici
Hrvatskoj,
– Evidencija o arhivskome gradivu od značenja
za Republiku Hrvatsku u inozemstvu i o gradivu iseljene Hrvatske,
–
Registar arhivskoga gradiva Republike Hrvatske koje je proglašeno kulturnim
dobrom
–
Upisnik arhivâ u Republici Hrvatskoj te
–
Evidencija osoba zaposlenih u državnim arhivima.
Članak
5.
Arhivi
izrađuju i obavijesna pomagala koja omogućuju uporabu arhivskoga gradiva. To
su: pregledi, vodiči, inventari fondova i zbirki, popisi i druga obavijesna
pomagala:
Knjiga
primljenoga arhivskog gradiva (Knjiga akvizicija) i Knjiga pohranjenoga
arhivskog gradiva (Knjiga depozita)
Članak
6.
(1)
Knjiga primljenoga arhivskog gradiva (Knjiga akvizicija) i Knjiga pohranjenoga
arhivskog gradiva (Knjiga depozita) sadržavaju sljedeće podatke:
1.
Redni broj upisa tijekom godine
2.
Datum preuzimanja
3.
Naziv i adresa predavatelja
4.
Pravna osnova predaje (preuzimanje po službenoj dužnosti, otkup, poklon,
pohrana/depozit)
5.
Datum, klasa i urudžbeni broj zapisnika odnosno ugovora o primopredaji
6.
Naziv stvaratelja gradiva
7.
Sadržaj gradiva
8.
Vremenski raspon cjeline gradiva
9.
Količina cjeline gradiva
10.
Oznaka fonda ili zbirke kojima je gradivo pripojeno
11.
Smještaj gradiva
12.
Napomena.
(2)
Knjiga akvizicija i Knjiga depzita imaju kazala stvaratelja gradiva,
predavatelja gradiva i fondova/zbirki.
(3)
Uz Knjigu akvizicija i Knjigu depozita vodi se dosje svake akvizicije koji
sadržava dokumentaciju nastalu u postupku primopredaje (dopisivanje o
primopredaji, primopredajni zapisnik odnosno ugovor, popis predanoga arhivskog
gradiva, popis gradiva koje još nije predano i dr.). Za svaki dosje vodi se
popis dokumenata u dosjeu koji sadržava redni broj dokumenta u dosjeu, naziv,
datum i urudžbeni broj dokumenta.
(4)
Upisi u Knjigu akvizicija u Knjigu depozita ne mogu se brisati. Ako je
potrebno ispraviti netočan podatak, precrta ga se tako da ostane čitljiv, a
pored njega upiše se ispravak. Stranice Knjige akvizicija i Knjige depozita
trebaju biti numerirane, uvezane i prošivene zapečaćenom vrpcom te ovjerovljene
potpisom ravnatelja i pečatom arhiva.
(5)
Ako se Knjiga akvizicije i Knjiga depozita vode u elektroničkom obliku,
mora se osigurati autentičnost zapisa. Ispravci se provode tako da ostane sačuvan
raniji podatak. Unos i ispravak podataka može obavljati samo za to ovlaštena
osoba. Podatci o osobi koja je unijela ili ispravila podatak u Knjizi
akvizicija i Knjizi depozita te o nadnevku unosa odnosno ispravka upisuju se
automatski i ne mogu se naknadno mijenjati.
(6)
Po završetku kalendarske godine elektronički upisi u Knjigu akvizicija i Knjigu
depozita za tu kalendarsku godinu se ispisuju na papir, a ispisane se stranice
numeriraju, uvezuju i prošivaju na način utvrđen u stavku 4. ovoga članka.
Opći
inventar (našastar) arhivskoga gradiva
Članak
7.
(1)
Opći inventar (našastar) arhivskoga gradiva (u daljnjem tekstu: Opći
inventar) je upisnik arhivskih fondova i zbirki u arhivu. Redni broj upisa u Opći
inventar je matični broj (identifikacijska oznaka) arhivskoga fonda odnosno
zbirke:
(2)
Opći inventar sadržava sljedeće podatke:
1.
Redni broj fonda/zbirke
2.
Klasifikacijska oznaka fonda/zbirke
3.
Naziv fonda/zbirke
4.
Vremenski raspon cjeline gradiva
5.
Količina cjeline gradiva izražena u broju fizičkih jedinica i odgovarajućih
mjernih jedinica
6.
Stupanj sređenosti
7.
Podfondovi (ili) serije fonda/zbirke (naziv, vremenski raspon i količina)
8.
Registrirana pomagala (vrsta, vremenski raspon i količina)
9.
Naziv/nazivi, vrijeme djelovanja i sjedište stvaratelja
10.
Arhivska pomagala
11.
Broj godina i datum akvizicija
12.
Napomena.
(3)
Na upis u Opći inventar primjenjuju se odredbe članka 6., stavaka 4.-6. ovoga
Pravilnika.
(4)
U Opći inventar podatci se upisuju najkasnije u roku od 60 dana od dana
preuzimanja arhivskoga gradiva u arhiv. Svaka promjena podataka unosi se
najkasnije u roku 30 dana od dana nastanka promjene.
Dosje
arhivskoga fonda/zbirke
Članak
8.
Za
svaki fond ili zbirku vodi se i Dosje arhivskoga fonda/zbirke (u daljnjem
tekstu: Dosje). Uz osnovne podatke o fondu ili zbirci iz Općeg inventara Dosje
sadržava:
–
podatke o dokumentaciji o preuzimanju u arhiv,
–
podatke o sređivanju gradiva (opis stanja prije sređivanja, podatci o sređivanju
i obrazloženje usvojenoga nacrta sređivanja),
–
podatke o sačuvanosti gradiva (podatci i zapisnici o izlučivanjima prije
preuzimanja, podatci o dijelovima gradiva koji se nalaze u drugim ustanovama,
popis arhivskoga gradiva izlučenog u arhivu i obrazloženje),
–
podatke o snimanju, restauriranju i konzerviranju gradiva,
–
povijest stvaratelja,
–
povijest fonda ili zbirke te
–
bibliografiju radova o stvaratelju, arhivskome fondu/zbirci i bibliografiju
radova objavljenih na temelju korištenja gradiva.
Knjiga
arhivskoga gradiva snimljenog u sigurnosne
i zaštitne svrhe
Članak 9.
(1) Knjiga arhivskoga gradiva snimljenog
u sigurnosne i zaštitne svrhe (u daljnjem tekstu: Knjiga snimljenoga
gradiva) sadržava sljedeće podatke:
1. Redni broj upisa preslike u Knjigu
snimljenoga gradiva
2. Signatura i naziv izvornika
3. Signatura preslike
4. Cjelovitost snimanja
5. Podloga i tehnika snimanja
6. Vrsta preslika
7. Količina zapisa
8. Podatci o odgovornosti za izradbu
preslike
9. Topografska oznaka preslike
10. Dostupnost
11. Napomena.
(2) Različite vrste preslika istoga
gradiva vode se pod jedinstvenom signaturom.
(3) Uz podlogu (disketa, magnetno-optički
disk, CD ROM, DVD i dr.) upisuje se i tehnika snimanja (crno-bijelo ili u
boji, mikrofilmiranje, fotografiranje, skeniranje), format filma (16 mm, 35
mm i dr.) ili digitalnog zapisa (TIFF, GIF, JPEG i dr.) te oblik filma
(mikrofilmski svitak, aperturna kartica, mikrofiš i dr.).
(4) Za svaku presliku upisuje se uz vrstu
preslike (matični negativ, posredni negativ, dijapozitiv i sl.) i generacija
preslika (prva, druga i treća itd.).
(5) Količina analognih zapisa, mikrooblika
i fotografija, iskazuje se u broju snimaka, količina zvučnih, filmskih i video
zapisa u trajanju reprodukcije, a količina digitalnih zapisa uz to i u
kilobajtima i broju datoteka.
(6) Podatci o odgovornosti za izradbu
preslike su: prezime i ime osobe koja je izradila presliku, naziv ustanove u
kojoj je preslika izrađena i Datum izradbe preslike.
(7) Na upis u Knjigu snimljenoga gradiva
primjenjuju se odredbe članka 6., stavaka 4.-6. ovoga Pravilnika.
Knjiga
arhivskoga gradiva snimljenog
u dopunske svrhe
Članak
10.
(1)
Knjiga arhivskoga gradiva snimljenog u dopunske svrhe (u daljnjem tekstu: Knjiga
dopunskih preslika) sadržava sljedeće podatke o arhivskome gradivu snimljenom
u svrhu dopune u arhivu postojećih fondova i zbirki:
1.
Redni broj upisa u Knjigu dopunskih preslika
2.
Država, mjesto i ustanova čije je gradivo preslikano
3.
Signatura i naziv fonda/zbirke kojemu pripada preslikano gradivo
4.
Signatura preslikane arhivske jedinice (izvornika)
5.
Sadržaj preslike
6.
Vremenski raspon gradiva
7.
Podloga i tehnika snimanja
8.
Vrsta preslike
9.
Količina zapisa
10.
Datum narudžbe
11.
Podaci o nabavi (Datum, klasa i urudžbeni broj te iznos računa)
12.
Oznaka smještaja/topografska oznaka preslike
13.
Dostupnost
14.
Napomena
(2) Uz podlogu (disketa, magnetno-optički
disk, CD ROM, DVD i dr.) upisuje se i tehnika snimanja (crno-bijelo ili u
boji, mikrofilmiranje, fotografiranje, skeniranje), format filma (16 mm, 35
mm i dr.) ili digitalnog zapisa (TIFF, GIF, JPEG i dr.) te oblik filma
(mikrofilmski svitak, aperturna kartica, mikrofiš i dr.).
(3) Za svaku presliku upisuje se uz vrstu
preslike (matični negativ, posredni negativ, dijapozitiv i sl.) i generacija
preslika (prva, druga, treća itd.).
(4) Količina analognih zapisa, mikrooblika
i fotografija, iskazuje se u broju snimaka, količina zvučnih, filmskih i video
zapisa u trajanju reprodukcije, količina digitalnih zapisa uz to i u
kilobajtima i broju datoteka, a količina kseroks kopija u broju listova ili
arhivskih kutija.
(5) Na upis u Knjigu dopunskih preslika
primjenjuju se odredbe članka 6., stavaka 4.–6. ovoga Pravilnika.
Knjiga
restauriranoga i konzerviranoga
arhivskog gradiva
Članak 11.
(1) Knjiga restauriranoga i
konzerviranoga arhivskog gradiva (u daljnjem tekstu: Knjiga
restauriranoga gradiva) sadržava sljedeće podatke o restauriranome i
konzerviranome arhivskome gradivu te o postupcima restauriranja i konzerviranja:
1. Redni broj upisa u Knjigu
restauriranoga gradiva
2. Imatelj arhivskoga gradiva
(naziv/prezime i ime, adresa)
3. Signatura i naziv fonda/zbirke
4. Signatura restaurirane/konzervirane
jedinice (izvornika)
5. Vrsta i podloga restauriranoga gradiva
6. Količina i dimenzije gradiva
7. Sažeti opis oštećenja
8. Sažeti opis postupka restauriranja/konzerviranja
9. Datumi preuzimanja gradiva u
laboratorij, restauriranja te povrata gradiva imatelju
10. Prezime i ime restauratora
11. Napomena.
(2) Dosje koji se vodi uz Knjigu
restauriranoga gradiva sadržava dokumentaciju s podrobnijim opisom oštećenja
i konzervatorsko-restauratorskoga postupka, zapisnik odnosno ugovor o predaji
gradiva laboratoriju na konzerviranje ili restauriranje te zapisnik o
povratu gradiva imatelju.
(3) Imatelj ima pravo zatražiti od
laboratorija jedan primjerak dokumentacije s opisom oštećenja i
konzervatorsko-restauratorskoga postupka, koju će čuvati priloženu uz gradivo.
(4) Na upis u Knjigu restauriranoga
gradiva primjenjuju se odredbe članka 6., stavaka 4.–6. ovoga Pravilnika.
Evidencija
stvaratelja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva
Članak 12.
(1) Evidencija stvaratelja arhivskoga
gradiva na području nadležnosti arhiva (u daljnjem tekstu: Evidencija
stvaratelja) sadržava sljedeće podatke:
1. Redni broj upisa u Evidenciju stvaratelja
2. Datum unosa u Evidenciju stvaratelja
3. Matični broj
4. Naziv/prezime i ime
5.
Sjedište/prebivalište
6.
Adresa
7.
Vrijeme djelovanja
8.
Klasifikacija djelatnosti
9.
Pravni status
10.
Povijest stvaratelja
11.
Djelatnost
12.
Organizacijski ustroj
13.
Kategorija
14.
Veze (prednik, sljednik, više i niže tijelo i dr.)
15.
Naziv imatelja gradiva (naziv/prezime i ime)
16.
Napomena.
(2)
Stvaratelji se opisuju sukladno Međunarodnoj normi arhivističkoga normiranog
zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji (u daljnjem tekstu:
ISAAR(CPF)).
(3)
Matični broj stvaratelja je jedinstveni matični broj što ga dodjeljuje
nadležno tijelo uprave.
(4)
Naziv stvaratelja je najčešće posljednji službeni naziv stvaratelja.
Ukoliko je stvaratelj imao više različitih službenih naziva, upisuju se i
ostali službeni nazivi, s naznakom razdoblja. Ako je stvaratelj poznat i
pod drugim nazivima, osim po službenim, upisuju se i takvi nazivi, sukladno
ISAAR(CPF)-u.
(5)
Ako je stvaratelj mijenjao sjedište, upisuju se sva poznata sjedišta
s naznakom razdoblja u kojemu je pojedino mjesto bilo sjedište stvaratelja.
(6)
Pravni status stvaratelja određuje stvaratelja kao pravnu osobu,
fizičku osobu ili obitelj, a pravne osobe i kao vrstu pravnog subjekta
(tijelo državne uprave, javna ustanova, trgovačko društvo i dr.).
(7)
Prednik je pravna ili fizička osoba koja je obavljala djelatnost ili
znatan dio djelatnosti stvaratelja prije nego je stvaratelj počeo obavljati
tu djelatnost. Sljednik je pravna ili fizička osoba koja je tu
djelatnost obavljala ili je obavlja nakon što ju je stvaratelj prestao
obavljati.
(8)
Evidencija stvaratelja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva vodi
se za sve stvaratelje javnoga te za one stvaratelje privatnoga arhivskog
gradiva za koje se procijeni da njihovim djelovanjem nastaje arhivsko
gradivo trajne vrijednosti.
(9)
Na upis u Evidenciju stvaratelja primjenjuju se odredbe članka 6., stavaka
4.–6. ovoga Pravilnika.
Evidencija
imatelja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva
Članak 13.
(1) Evidencija imatelja arhivskoga
gradiva na području nadležnosti arhiva (u daljnjem tekstu: Evidencija imatelja)
sadržava sljedeće podatke:
1. Redni broj upisa imatelja u Evidenciju
imatelja
2. Datum, klasa i urudžbeni broj isprave
o unosu i brisanju imatelja iz Evidencije imatelja
3. matični broj
4. Naziv/prezime i ime
5. Sjedište/prebivalište
6. Adresa
7. Prezime i ime osobe odgovorne za
gradivo
8. Naziv/prezime i ime stvaratelja
9. Napomene.
(2) U evidenciju se unose i redni brojevi
upisa u Evidenciju stvaratelja i nazivi svih stvaratelja čije se gradivo
nalazi u posjedu imatelja te nadnevci i klase svih popisa gradiva u posjedu
imatelja.
(3) Za stvaratelje i imatelje u nadležnosti
arhiva vode se dosjei. Ako se ista pravna ili fizička osoba vodi i u Evidenciji
stvaratelja i u Evidenciji imatelja arhivskoga gradiva izvan arhiva, vodi
se jedan dosje.
(4) Dosje sadržava dokumentaciju o upisu u
evidenciju, obrazloženje kategorizacije stvaratelja, podatke o nadzornim
obilascima i izrečenim mjerama zaštite, popisima i rokovima čuvanja,
provedenom izlučivanju gradiva te popise gradiva, kao i podatke o primopredajama.
(5) Na upis u Evidenciju imatelja primjenjuju
se odredbe članka 6., stavaka 4.–6. ovoga Pravilnika.
Evidencije
o korištenju arhivskoga gradiva
Članak
14.
(1)
U arhivima se vode sljedeće evidencije o korištenju arhivskoga gradiva:
(2)
Evidencija korisnika sa sljedećim podatcima:
1.
Identifikacijski broj
2.
Redni broj prijave u tekućoj godini
3.
Prezime i ime
5.
Adresa stalnoga i privremenoga boravka
6.
Datum i mjesto rođenja
7.
Zvanje, zanimanje i ustanova zaposlenja.
(3)
Prijavnice za korištenje gradiva za sljedećim podatcima:
1.
Redni broj prijave u tekućoj godini
2.
Identifikacijski broj korisnika
3.
Prezime i ime korisnika
4.
Tema ili područje istraživanja
5.
Fondovi i zbirke koje korisnik namjerava koristiti
6.
Svrha korištenja
7.
Podaci o odobrenju korištenja (prezime i ime osobe koja je odobrila korištenje
i datum odobrenja)
8.
Obveze korisnika prema arhivu.
(4)
Zahtjevnice za korištenje gradiva sa sljedećim podatcima:
1.
Redni broj prijave u evidenciji korisnika
2.
Prezime i ime korisnika
3.
Broj i datum zahtjeva
4.
Oblik korištenja (korištenje izvornika ili kopije; narudžba za snimanje
gradiva)
5.
Podatci o naručenome gradivu (signatura i naziv fonda/zbirke; signatura i naziv
naručene arhivske jedinice)
(5)
Dnevnik čitaonice sa sljedećim podatcima:
1.
Identifikacijski broj korisnika
2.
Prezime i ime korisnika
3.
Datum posjeta
4. Vrijeme ulaska i izlaska
5. Napomena.
(6) Evidencija korištenoga gradiva
sa sljedećim podatcima:
1. Identifikacijski broj korisnika
2. Prezime i ime korisnika
3. Broj i datum zahtjeva
4. Datum/vrijeme korištenja
5. Signatura i naziv korištenoga gradiva
6. Kopiranje gradiva (signatura i naziv
izvornika te količina izrađenih preslika)
7. Napomena.
Registar
arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske
Članak 15.
(1) Registar arhivskih fondova i zbirki
Republike Hrvatske (u daljnjem tekstu: Registar fondova) središnja je
evidencija arhivskoga gradiva na području Republike Hrvatske. Registar fondova
za Republiku Hrvatsku vodi Hrvatski državni arhiv.
(2) Arhivski fondovi i zbirke u Registru
fondova opisuju se sukladno članku 7. ovoga Pravilnika. Upis u Registar
fondova također sadržava i naziv i adresu imatelja, bibliografiju radova objavljenoga
gradiva i radova objavljenih na temelju korištenja fonda ili zbirke,
valorizaciju gradiva te podatak o postojanju sigurnosnih preslika gradiva. U
Registar fondova se mogu unijeti i drugi podatci iz Dosjea.
(3) O izmjenama i dopunama podataka obvezni
su obavijestiti Hrvatski državni arhiv jednom godišnje.
(4) Na vođenje Registra fondova primjenjuju
se odredbe članka 6., stavaka 4. i 5. ovoga Pravilnika.
Upisnik
vlasnika i imatelja privatnoga arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj
Članak
16.
(1)
Upisnik vlasnika i imatelja privatnoga arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj
(u daljnjem tekstu: Upisnik) sadržava sljedeće podatke:
1.
Redni broj i datum upisa u Upisnik
2.
Datum, klasa i urudžbeni broj rješenja o upisu u Upisnik
3.
Podatci o imatelju (prezime i ime/naziv, prebivalište/sjedište, matični broj
pravne osobe)
4.
Podatci o vlasniku (prezime i ime/naziv, prebivalište/sjedište, matični broj
pravne osobe)
5.
Podatci o fondovima i zbirkama (naziv, vrijeme nastanka, količina, sadržaj,
osnovni podatci o stvaratelju – naziv, sjedište, vrijeme djelovanja,
djelatnost)
6.
Datum, klasa i urudžbeni broj rješenja o proglašenju gradiva kulturnim
dobrom.
7.
Datum, klasa i urudžbeni broj rješenja o brisanju iz Upisnika
8.
Napomene.
(2)
Uz Upisnik se vodi dosje koji sadržava dokumentaciju o upisu, brisanju iz
upisa i drugim promjenama te popise i drugu dokumentaciju u svezi s gradivom
upisanog imatelja.
(3)
Državni arhivi obvezni su, u roku od godine dana od stupanja na snagu ovoga Pravilnika,
Hrvatskome državnom arhivu dati prijedlog imatelja arhivskoga gradiva u
privatnome vlasništvu s području njihove nadležnosti.
(4) Državni arhivi obvezni su Hrvatskome
državnom arhivu dostavljati sve izmjene podataka iz stavka 1. ovoga članka o
vlasnicima i imateljima privatnoga arhivskog gradiva upisanim u ovaj Upisnik,
s područja svoje nadležnosti.
(5) Vlasnici arhivskoga gradiva upisani u
Upisnik vlasnika i imatelja privatnoga arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj
obvezni su dostaviti Hrvatskome državnom arhivu, najkasnije tri mjeseca po
primitku rješenja o upisu, podatke iz stavka 2. ovoga članka o fondovima i
zbirkama koji se nalaze u njihovu posjedu.
(6) Na vođenje Upisnika primjenjuju se
odredbe članka 6., stavaka 4.-6. ovoga Pravilnika.
Evidencija
o arhivskome gradivu od značenja za Republiku Hrvatsku u inozemstvu i o
gradivu iseljene Hrvatske
Članak 17.
(1) Evidencija o arhivskome gradivu od značenja
za Republiku Hrvatsku u inozemnim arhivima i o gradivu iseljene Hrvatske
sadržava sljedeće podatke:
1. Redni broj i datum upisa
2. Podatci o imatelju (naziv/prezime i
ime)
3. Signatura i naziv fonda ili zbirke
kojemu pripada evidentirano gradivo
4. Sadržaj evidentiranoga gradiva
5. Vrijeme nastanka evidentiranoga gradiva
6. Količina evidentiranoga gradiva
7. Prezime i ime osobe koja je obavila
evidentiranje
8. Vrijeme evidentiranja gradiva
9. Dostupnost
10.
Postojanje preslika gradiva
11.
Napomena.
(2)
Uz Evidenciju o arhivskome gradivu od značenja za Republiku Hrvatsku u
inozemnim arhivima i o gradivu iseljene Hrvatske vode se dosjei ustrojeni po
državama, gradovima i ustanovama u kojima je gradivo evidentirano.
(3)
Dosje sadržava:
–
popise, inventare, vodiče i druga obavijesna pomagala iz stranih arhiva za
fondove i zbirke kojima pripada evidentirano gradivo,
–
popise, inventare, vodiče i druga obavijesna pomagala nastala kao rezultat
evidentiranja takvoga gradiva,
–
popise preslika takvoga gradiva koji su pribavljeni radi nadopune gradiva u
arhivima i radi istraživačkih potreba te
–
izvješća o evidentiranju i drugu dokumentaciju nastalu tijekom evidentiranja.
Članak
18.
(1)
Arhivi i druge javnopravne osobe koje su evidentirale arhivsko gradivo od značenja
za Republiku Hrvatsku u inozemnim arhivima sredstvima iz državnoga proračuna,
obvezne su po završetku evidentiranja dostaviti Hrvatskome državnom arhivu
presliku popisa evidentiranoga gradiva,
preslik popisa kopiranoga gradiva i druga obavijesna pomagala izrađena
ili pribavljena tijekom evidentiranja.
(2) Hrvatski državni arhiv obvezan je
omogućiti pristup evidentiranim podatcima i drugim istraživačima isključivo uz
suglasnost arhiva ili druge javnopravne osobe čiji su djelatnici gradivo
evidentirali.
(3) Hrvatski državni arhiv svake godine
objavljuje popis dokumentacije o arhivskome gradivu evidentiranom u stranim
arhivima u prethodnoj godini.
Registar
arhivskoga gradiva Republike Hrvatske kojemu je utvrđeno svojstvo kulturnog
dobra
Članak 19.
(1) Registar arhivskoga gradiva Republike
Hrvatske kojemu je utvrđeno svojstvo kulturnog dobra (u daljnjem tekstu: Registar)
sadržava sljedeće podatke:
1. Redni broj i datum upisa u Registar
2. Osnovni podatci o imatelju/vlasniku
arhivskoga gradiva (prezime i ime/naziv, adresa, matični broj, vrsta pravnog
subjekta)
3. Naziv arhivskoga fonda/zbirke ili
cjeline fondova / zbirki
4. Datum, klasa i urudžbeni broj rješenja
o utvrđivanju svojstva kulturnoga dobra
5. Napomena.
(2) Uz Registar se obvezno vodi dosje
koji obuhvaća Prijedlog državnoga arhiva o utvrđivanju svojstva kulturnog
dobra, Rješenje o utvrđivanju svojstva kulturnog dobra, podatke o arhivskome
gradivu i njegovu stvaratelju, Rješenje o preventivnoj zaštiti kulturnog
dobra, Rješenje o utvrđivanju svojstva kulturnog dobra od nacionalnoga značenja
i drugu dokumentaciju koja se odnosi na spomenuto kulturno dobro.
Upisnik
arhiva u Republici Hrvatskoj
Članak
20.
(1)
U Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj (u daljnjem tekstu: Upisnik) upisuju
se arhivi u smislu članka 49. Zakona o arhivskome gradivu i arhivima.
(2)
Upis se provodi na temelju rješenja koje u smislu članka 50. Zakona o
arhivskome gradivu i arhivima donosi Ministarstvo kulture.
(3)
Upisnik sadržava sljedeće podatke:
1.
Broj i datum upisa
2.
Datum, klasa i urudžbeni broj rješenja o upisu u Upisnik
3.
Naziv arhiva
4.
Matični broj arhiva
5.
Datum osnutka arhiva
6.
Naziv osnivača
7.
Sjedište i adresa arhiva
8.
Pravni položaj arhiva
9.
Nadležnost i područje djelovanja
10.
Prezime i ime odgovorne osobe
11.
Datum, klasa i urudžbeni broj rješenja o brisanju iz Upisnika
12.
Napomene.
(4)
Uz Upisnik vodi se dosje arhiva koji sadržava dokumentaciju o upisu, o brisanju
iz Upisnika i drugim promjenama te popis fondova i zbirki u posjedu arhiva (Registar
fondova).
(5) Na vođenje Upisnika primjenjuju se
odredbe članka 6., stavaka 4. i 5. ovoga Pravilnika.
Evidencija
osoba zaposlenih u državnim arhivima
Članak 21.
(1) Evidencija osoba zaposlenih u državnim
arhivima sadržava sljedeće podatke:
1. Redni broj i datum upisa
2. Prezime i ime
3. Datum i mjesto rođenja
4. Adresa stanovanja
5. Naziv i adresa ustanove zaposlenja
6. Radno mjesto
7. Datum zasnivanja radnog odnosa
8. Podatci o ranijem zaposlenju
9. Podatci o školovanju
10. Naziv i datum stjecanja stručnog zvanja
11. Naziv i datum stjecanja znanstvenog
znanja
12. Godina polaganja stručnog ispita
13. Znanje stranih jezika
14. Podatci o stručnom usavršavanju
15. Članstvo u stručnim društvima,
udrugama i sl.
17. Bibliografija objavljenih radova.
(2) O promjeni podataka o svojim
zaposlenicima arhivi su dužni obavijestiti Hrvatski državni arhiv u roku od 30
dana od dana svake promjene.
Opis
arhivskoga gradiva
Članak
22.
(1)
Arhivsko gradivo se opisuje sukladno Općoj međunarodnoj normi za upis
arhivskoga gradiva (u daljnjem tekstu: ISAD/G)) te sukladno Međunarodnoj
normi arhivističkoga normiranoga zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji
(u daljnjem tekstu ISAAR(CPF)) za opis povijesti stvaratelja gradiva. Pri
opisu arhivskoga gradiva koriste se i upute, pravilnici i smjernice koje
donosi Hrvatski državni arhiv.
(2)
Ovisno o razini i intenzitetu opisa razlikuju se sljedeća obavijesna pomagala
koja omogućuju uporabu arhivskoga gradiva: pregledi arhivskih fondova i
zbirki, arhivski vodiči, inventari, regesta, popisi, kazala i dr.
(3)
Izbor vrste pomagala, razine i sadržaja opisa ovisi o vrsti arhivskoga gradiva
i procjeni potrebe za određenim pomagalom.
(4)
Obavijesna pomagala se mogu izrađivati i objavljivati na klasičnom mediju ili
u elektroničkom obliku.
(5)
Pregled arhivskih fondova i zbirki sadržava opće podatke o svim
arhivskim fondovima i zbirkama jedne zemlje.
(6)
Arhivski vodič je opis svih fondova i zbirki jednoga arhiva. U uvodnome
dijelu sadržava i historijat arhiva, podatke o korištenju gradiva i
bibliografiju. Tematski arhivski vodič je popis arhivskih jedinica koje sadržavaju
gradivo značajno za određenu temu, neko područje ili vremensko razdoblje.
(7)
Arhivski inventar/našastar je opis arhivskih jedinica jednoga fonda ili
zbirke koji omogućuje pretraživanje, pronalaženje i razumijevanje sadržaja i
konteksta arhivskih jedinica unutar fonda te pronalaženje pripadajućih tehničkih
jedinica.
Inventar sadržava:
– opis arhivskih jedinica odnosno
identifikaciju i prikaz konteksta i sadržaja kroz mogućih 26 elemenata opisa
grupiranih u 7 područja (identifikacija, kontekst, sadržaj, dostupnost i korištenje,
dopunski izvori, napomene, kontrola opisa). Identifikacijska oznaka
(signatura), naziv opisne jedinice, vrijeme nastanka, količina gradiva, razina
opisa i naziv stvaratelja obvezni su elementi opisa,
– popis arhivskih i pripadajućih tehničkih
jedinica te
– predmetno kazalo, kazalo osoba i mjesno
kazalo.
(8) Arhivski inventar može biti sumarni
ili analitički. Sumarni arhivski inventar sadržava opis arhivskih
jedinica razine podserije i viših razina i popis tehničkih jedinica koje
pripadaju pojedinim arhivskim jedinicama najniže opisane razine. Analitički
arhivski inventar sadržava opis arhivskih jedinica na razini predmeta i
jedinica viših razina, a može sadržavati i opis pojedinačnih dokumenata te
popis pripadajućih tehničkih jedinica.
(9) Regesta opisuje pojedinačni
dokument s naznakom vremena i mjesta nastanka, sadržaja te vanjskih
karakteristika dokumenta.
(10) Arhivski popis, bez obzira na
razinu opisa, obvezno sadržava signaturu, naziv odnosno sadržaj, vrijeme
nastanka i količinu popisne jedinice.
Članak
23.
(1)
Signatura/oznaka opisne jedinice sastoji se od: oznake države, oznake arhivâ,
matičnog (identifikacijskog) broja fonda ili zbirke te oznake opisne jedinice.
(2)
Oznaka za državu Hrvatsku je HR.
(3)
Oznake za arhive su:
HDA
(Hrvatski državni arhiv),
DABJ
(Državni arhiv u Bjelovaru),
DADU
(Državni arhiv u Dubrovniku),
DAGS
(Državni arhiv u Gospiću),
DAKA
(Državni arhiv u Karlovcu),
DAOS
(Državni arhiv u Osijeku),
DAPA
(Državni arhiv u Pazinu),
DARI
(Državni arhiv u Rijeci),
DASK
(Državni arhiv u Sisku),
DASB
(Državni arhiv u Slavonskome Brodu),
DAST
(Državni arhiv u Splitu),
DAVŽ
(Državni arhiv u Varaždinu),
DAZD
(Državni arhiv u Zadru),
DAZG
(Državni arhiv u Zagrebu),
AHAZU
(Arhiv Hrvatske akademije znanosti i umjetnosti).
Članak
24.
(1)
Evidencije iz ovoga Pravilnika koje se vode u elektroničkom obliku moraju
biti zaštićene od neovlaštenog unosa, brisanja, izmjene, pristupa i upotrebe
podataka autorizacijom pristupa, evidentiranjem odgovornosti za unos i
promjenu podataka i redovitim sigurnosnim kopiranjem.
(2)
Arhiv ili druga ustanova koja vodi evidencije iz ovoga Pravilnika u elektroničkom
obliku obvezna je donijeti pisani akt u kojem će utvrditi plan i metodologiju
dugoročne zaštite podataka.
(3)
Akt iz stavka 2. ovoga članka treba sadržavati opis tehnologije u izradbi
evidencija, opis primijenjenih standarda, formata podataka te plan i opis
postupaka kopiranja, konverzije, reformatiranja i migracije podataka koji
se predviđaju.
(4) Jedna kopija akta iz prethodnoga stavka
dostavlja se Hrvatskome državnom arhivu.
PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak
25.
(1)
Državni arhivi i drugi arhivi upisani u Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj,
za područje svoje nadležnosti obvezni su dostaviti Hrvatskome državnom arhivu
podatke iz članka 15. stavka 2. ovoga Pravilnika u roku od šest mjeseci od
dana stupanja na snagu ovoga Pravilnika.
(2)
Državni arhivi će u roku od 90 dana od stupanja na snagu ovoga Pravilnika
Hrvatskome državnom arhivu dostaviti prijedlog o upisu u Upisnik iz članka 20.
ovoga Pravilnika.
(3)
Državni arhivi obvezni su u roku od 6 mjeseci od stupanja na snagu ovoga
Pravilnika dostaviti Hrvatskome državnom arhivu podatke iz članka 21. stavka 1.
ovoga Pravilnika.
Članak
26.
Stupanjem
na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Uputstvo o vođenju evidencije u
arhivima (»Narodne novine« 7/63) i Uputstvo o vođenju evidencije arhiva i
zbirki arhivske građe (»Narodne novine« 12/67).
Članak
27.
Ovaj
Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
Klasa:
612-03-3/6-02-01/34
Urbroj: 532-03-3/6-02-01
Zagreb, 12. srpnja 2002.
Ministar kulture
dr. sc. Antun Vujić, v. r.