SREDIŠNJI URED ZA DRŽAVNU UPRAVU

855

Na temelju članka 53. Zakona o državnim maticama (»Narodne novine« broj 96/93) i članka 365. stavak 1. Obiteljskog zakona (»Narodne novine«, broj 116/03, 17/04, 136/04 i 107/07), državni tajnik Središnjeg državnog ureda za upravu donosi

NAPUTAK

ZA PROVEDBU ZAKONA O DRŽAVNIM MATICAMA I UPISU POSVOJENJA U MATICU ROĐENIH

I. OPĆE ODREDBE

Ovim se Naputkom propisuje način rada u vođenju i čuvanju državnih matica i spisa, ostvarivanje prava uvida u državne matice i spise, način izdavanja izvadaka i potvrda iz državnih matica te obnavljanje uništenih ili nestalih državnih matica.
1.1. Državne matice vode se na propisanom obrascu. Prije početka upisivanja podataka, stranice prvog primjerka ili izvornika državne matice matičar označuje rednim brojevima. Matičar ovjerava koliko obrojčanih stranica sadrži državna matica.
1.2. Na prvoj unutarnjoj stranici upisuje se datum prvog i posljednjeg upisa u državnoj matici s oznakom njihovih rednih brojeva. Na istoj stranici potpisuje se matičar koji je izvršio prvi upis i matičar koji je izvršio posljednji upis odnosno matičar koji je državnu maticu zaključio.
1.3. Promjene naziva mjesta, matičnog područja ili ureda državne uprave, ispostave i matičnog ureda upisuju se u produžetku ranije označenih naziva. Ispod toga ovlašteni matičar ovjerava koliko obrojčanih stranica sadrži državna matica. »Ova državna matica sadrži ________ (slovima: ________) obrojčanih stranica.« Mjesto, datum, pečat i potpis matičara koji je izvršio ovjeru.
2.1. Državne matice vode se u dva primjerka: prvi primjerak ili izvornik i drugi primjerak ili parica koji je prijepis prvog primjerka.
2.2. Prvi primjerak ili izvornik državne matice uvijek se vodi u obliku knjige povezane u tvrde korice od trajnog materijala.
2.3. Drugi primjerak ili parica državne matice vodi se na istom obrascu kao i prvi primjerak ili izvornik, ali ne mora biti ukoričen dok se nalazi kod matičara.
2.4. Drugi primjerak državne matice može se voditi i automatskom obradom podataka po prethodnom odobrenju središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove osobnih stanja građana. Ako se drugi primjerak državne matice vodi automatskom obradom podataka, sadržaj rubrika i podataka mora biti istovjetan izvorniku državne matice koji se vodi ručno.
3.1. Državne matice vode se kod nadležnog ureda državne uprave odnosno gradskog ureda Grada Zagreba (u daljnjem tekstu: gradski ured) za svako naseljeno mjesto po matičnim područjima.
3.2. U slučaju promjene matičnog područja, državne matice vode se i dalje prema stanju koje je postojalo prije promjene do kraja godine u kojoj je promjena nastala. Početkom sljedeće godine, državne matice vodit će se sukladno novim matičnim područjima.
3.3. Kod spajanja matičnih ureda matičar će preuzeti sve državne matice koje su se vodile za spojene matične urede. Kod podjele matičnih ureda odnosno kod podjele matičnog područja ili odvajanja naseljenih mjesta ili dijelova naseljenih mjesta iz sastava jednog matičnog ureda ili matičnog područja i pripajanja drugom matičnom uredu ili matičnom području, državne matice preuzet će matičar onog matičnog ureda kojem je pripao veći dio matičnog područja koje je podijeljeno.

Upisivanje podataka u državne matice

4.1. Za upisivanje podataka u državne matice upotrebljava se trajna tinta.
4.2. Upisani podaci moraju biti čitljivi i jasni. Upisani tekst u državnoj matici ne smije se precrtavati ili ispravljati preko teksta ili brisati. Upis u maticu može obavljati matičar koji uredno i lijepo piše.
4.3. Ispravljanje grešaka obavlja se upisivanjem odgovarajuće napomene u rubriku »Primjedbe« prije zaključenja temeljnog upisa, odnosno u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« za ispravljanje greške u zaključenom temeljnom upisu, a na temelju rješenja ureda državne uprave odnosno gradskog ureda na čijem području se vodi državna matica.
5.1. Temeljni upisi činjenica rođenja, sklapanja braka i smrti upisuju se u odgovarajuću državnu maticu po rednim brojevima, počevši od broja jedan do broja kojim završava posljednji upis istekom kalendarske godine. Ako se u tijeku kalendarske godine državna matica ispuni podacima, upisivanje se nastavlja u drugoj državnoj matici po rednim brojevima koji slijede redne brojeve iz prethodne matice, a vanjske tvrde korice se označuju rimskim brojem i godinom upisa (I/08, II/08 itd.).
5.2. Sve promjene koje se odnose na činjenice rođenja, sklapanja braka i smrti, a nastale su odnosno postale su poznate nakon izvršenog temeljnog upisa, upisuju se u rubriku »Naknadni upisi i bilješke«. Kod svakog naknadnog upisa stavlja se broj i datum odluke nadležnog državnog tijela na temelju koje se upis unosi u državnu maticu, osim ako matičar upis obavlja po službenoj dužnosti.
5.3. Upisi u državnu maticu obavljaju se, u pravilu, po redu prijava odnosno po redu kojim su zaprimljena pismena na temelju kojih se obavlja upis.
5.4. Ako pismeno, na temelju kojeg se obavlja upis, ne stigne u godini u kojoj je datirano, odnosna činjenica upisuje se u državnu maticu one godine u kojoj je pismeno stiglo matičaru.
5.5. Matičar upisuje u državnu maticu samo ono što su stranke pred njim izjavile ili što je u pismenu sadržano odnosno što je matičar provjerom točnosti podataka utvrdio.
5.6. Upis se obavlja odmah po primitku prijave ili drugog pismena. Ako matičar posumnja u istinitost prijave ili se to pokaže potrebitim, može odgoditi izvršenje upisa radi utvrđivanja istinitosti podataka u prijavi. Točnost podataka prije upisa u državnu maticu matičar je dužan provjeriti po službenoj dužnosti (članak 25. stavak 3. Zakona o državnim maticama).
5.7. Upis se može odgoditi i onda kad su podaci koji se moraju upisati nepotpuni. U takvom slučaju matičar će pozvati prijavitelja da dopuni podatke. Ako se radi o podacima koji prijavitelju nisu poznati i ne mogu se pribaviti u postupku, matičar će izvršiti upis, a rubrike državne matice određene za upis tih podataka ostavit će nepopunjene.
5.8. Naknadnim utvrđivanjem podataka određenih za temeljni upis koji su do zaključenja temeljnog upisa ostali nepopunjeni, matičar će nakon izvršenog naknadnog upisa i bilješke o određenom podatku, izvršiti upis tog podatka u odgovarajuću rubriku državne matice. Npr. kod naknadnog utvrđivanja oca djeteta, u rubriku državne matice »Naknadni upisi i bilješke« matičar će upisati način priznanja ili utvrđivanja očinstva, a podatak o ocu upisat će u odgovarajuću rubriku državne matice.
5.9. Prilikom upisa, datumi činjenica rođenja, sklapanja braka i smrti označuju se tako da se dan ispisuje arapskim brojem i u zagradi slovima, mjesec samo slovima, a godina samo arapskim brojevima. Sati se računaju i ispisuju brojevima od 00 do 24, a minute od 00 do 60.
5.10. Osobni podaci roditelja novorođenog djeteta, osobni podaci ženika i nevjeste i osobni podaci za umrlu osobu, upisuju se na temelju podataka iz državnih matica ili drugih javnih isprava kojima se isti dokazuju. Drugi podaci predviđeni zakonom i ovim Naputkom, koji se ne dokazuju javnim ispravama upisuju se u državne matice na temelju izjave (zanimanje, osobno ime djeteta, narodnost i dr.).
5.11. Podatak o narodnosti djeteta upisuje se na temelju (pisane ili usmene) izjave roditelja. Pripadnost narodu ispisuje se nazivom naroda u određenom rodu (npr. Hrvat, Hrvatica).
5.12. Podatak o državljanstvu u državnu maticu upisuje se na temelju odgovarajuće isprave, a kod stjecanja hrvatskog državljanstva djeteta podrijetlom na temelju odgovarajuće isprave o hrvatskom državljanstvu roditelja. Naziv državljanstva ispisuje se u pravilu pridjevom izvedenim iz imena države čiji je državljanin osoba na koju se podaci odnose (npr. hrvatsko, njemačko itd.), a iznimno kod složenijih naziva država upisuje se naziv države.
5.13. O svim usmenim izjavama na temelju kojih se upisuje neki podatak u državnu maticu, matičar sastavlja zapisnik sukladno članku 77. stavak 2. Zakona o općem upravnom postupku.
5.14. U slučaju da matičar raspolaže osobnim podacima roditelja novorođenog djeteta, osobnim podacima ženika i nevjeste i osobnim podacima za umrlu osobu, kao i podacima o državljanstvu na temelju izvršenih upisa u državne matice ili knjigu državljana koje neposredno vodi, ne smije tražiti dokazivanje tih činjenica odgovarajućim ispravama. Ako stranke prilikom upisa činjenice rođenja, sklapanja braka i upisa činjenice smrti ne raspolažu javnim ispravama potrebnim za izvršenje temeljnog upisa, a matičaru predoče podatak o mjestu i nadležnom tijelu koje vodi službenu evidenciju, matičar će potrebne podatke prikupiti po službenoj dužnosti (članak 136. stavak 3. Zakona o općem upravnom postupku). Prikupljanje podataka po službenoj dužnosti odnosi se na tijela državne uprave u Republici Hrvatskoj koja vode evidencije o osobnim podacima građana. Provjera podataka osobnih stanja građana obavlja se i uvidom u dostupne informatičke baze podataka, a podaci se koriste u slučaju verificiranih upisa.
5.15. Izvadak iz matice rođenih koji se prilaže uz prijavu o namjeri sklapanja braka, uz dokaz o činjenici rođenja predstavlja i ispravu odnosno dokaz o slobodnom bračnom stanju pod uvjetom da od dana izdavanja izvatka nije prošlo više od tri mjeseca.
5.16. U slučaju da je od dana izdavanja izvatka iz matice rođenih koji se prilaže uz prijavu namjere sklapanja braka prošlo više od tri mjeseca, uz prijavu o namjeri sklapanja braka potrebno je priložiti i potvrdu o slobodnom bračnom stanju. Potvrdu o slobodnom bračnom stanju izdaje matičar koji vodi maticu rođenih za određenu osobu.
5.17. Iznimno, uz izvadak iz matice rođenih koji se prilaže uz prijavu o namjeri sklapanja braka, od čijeg izdavanja je proteklo više od tri mjeseca, nije potrebna potvrda o slobodnom bračnom stanju ako je matičar uvidom u dostupne informatičke baze podataka iz verificiranog upisa u maticu rođenih ili službenom provjerom utvrdio da stranka nije u braku, o čemu navodi bilješku u zapisniku o prijavi namjere sklapanja braka.
5.18. Za hrvatske državljane koji uz prijavu o namjeri sklapanja braka predoče izvadak iz matice rođenih izdan od ovlaštenih tijela državne uprave Republike Hrvatske, a od čijeg izdavanja je proteklo više od tri mjeseca i u kojem nema podataka o ranije sklopljenom braku, a novi izvadak odnosno potvrdu o slobodnom bračnom stanju stranka ne može pribaviti radi nedostupnosti matice rođenih (matične knjige nestale ili uništene), matičar će uputiti stranku na prethodno upisivanje činjenice rođenja u maticu rođenih prema mjestu rođenja.
6.1. Izvršeni upis u državnu maticu matičar će pročitati osobi koja je činjenicu prijavila, odnosno strankama i svjedocima, o čemu upisuje bilješku u rubriku »Primjedbe« koja glasi: »Upis je prijavitelju pročitan« ili »Upis je strankama i svjedocima pročitan.« Ispod bilješke o pročitanom upisu matičar se također potpisuje.
6.2. Ako stranke ne razumiju službeni jezik, upis će im se objasniti putem tumača što će se posebno ubilježiti u rubriku »Primjedbe«.
6.3. Ako je temeljni upis izvršen i zaključen na temelju prijave pravne osobe ili odluke drugog nadležnog državnog tijela, u rubriku »Primjedbe« upisuje se podatak o prijavitelju: »Upis izvršen na temelju prijave ________________________.«
                                                                                                                                     (naziv i sjedište pravne osobe)
7.1. Upis u državnu maticu potpisuje matičar, a kod sklapanja braka upis u maticu vjenčanih potpisuju žena, muž, svjedoci i matičar.
7.2. Kod svakog upisa u državnu maticu, matičar upisuje datum izvršenja upisa i stavlja svoj potpis. Temeljni upis u državnu maticu je zaključen kad ga potpiše matičar.
7.3. Ako je stranka ili svjedok nepismen ili se ne može potpisati, potpisat će je druga pismena osoba, koja će potpisati svoje osobno ime i adresu stanovanja.
7.4. Stranke koje su gluhe pročitat će upis. Strankama koje su gluhonijeme, a ne znaju ni čitati ni pisati, upis se mora objasniti putem osobe, koja se s njima može sporazumjeti, što će se također posebno ubilježiti u rubriku »Primjedbe«.
7.5. U slučaju uskrate potpisa nakon pročitanog upisa u državnu maticu, matičar će o tome izraditi bilješku u spisu, a uskraćivanje potpisa ubilježiti i u državnoj matici u rubrici »Primjedbe«. Ispod bilješke o uskrati potpisa na izvršen upis u državnoj matici, matičar se također potpisuje.
8.1. Ako je u državnoj matici (stare knjige) rubrika određena za naknadne upise ispunjena, a potrebno je unijeti novu bilješku ili izvršiti naknadni upis, produžava se dodatnim listićem. Dodatni listić mora biti od papira iste ili odgovarajuće kvalitete i lijepi se uz unutarnji rub rubrike državne matice. Na dodatnom listiću se označava redni broj temeljenog upisa i ovjerava se pečatom i potpisom matičara. Otisak pečata treba zahvatiti list državne matice.
8.2. U slučaju da državna matica (stara knjiga) sadrži dodatne listiće u više od polovice temeljnih upisa, potrebno je izvršiti prijepis u novu državnu maticu.
9.1. Državne matice zaključuju se na kraju svake kalendarske godine upisivanjem bilješke: »Zaključeno s rednim brojem _______ (slovima: ________) upisa u ________ godini.«
9.2. Ako u godini nije bilo temeljnih upisa činjenica rođenja, sklapanja braka ili smrti, u državnu maticu upisuje se bilješka: »U matici _______ za matično područje _______ za godinu _______ nije bilo temeljnih upisa.«
9.3. Bilješke iz stavka 1. i 2. ove točke ovjerava matičar svojim potpisom i pečatom, stavljajući datum: »31. prosinca ________ godine«.
9.4. Prvi upis u idućoj kalendarskoj godini obavlja se na prvoj sljedećoj stranici državne matice pod rednim brojem jedan.
Ispravci u državnim maticama
10.1. Greške koje je primijetio u državnoj matici prije zaključenja upisa (članak 29. Zakona o državnim maticama), matičar sam ispravlja tako da u rubriku »Primjedbe« upisuje bilješku: »Ispravljeno ________________________.«
                                                                                                             (navodi što se i kako ispravlja)
10.2. Bilješku o ispravljenoj grešci prije zaključenog upisa matičar ovjerava svojim potpisom i pečatom u državnoj matici.
10.3. Poslije zaključenja upisa u državnu maticu matičar može sam ispraviti samo pogrešno upisan redni broj pod kojim je izvršen temeljni upis u državnu maticu i to tako da pogrešno upisani broj stavi u zagradu, a ispravan broj upiše iznad njega. Ovakav ispravak matičar ne treba ubilježiti u rubriku »Primjedbe«.
10.4. Nakon zaključenja temeljnog upisa matičar smije izvršiti ispravke u državnim maticama isključivo na temelju rješenja ureda državne uprave odnosno gradskog ureda na čijem se području vodi državna matica.
10.5. Kad se ispravak greške obavlja na temelju rješenja nadležnog ureda državne uprave odnosno gradskog ureda (članak 30. Zakona o državnim maticama), matičar u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje: »Ispravljeno ________________________
     (navodi što se kako ispravlja)
rješenjem _________________________________________.«
                             (naziv i sjedište nadležnog tijela državne uprave, broj
                                                           i datum rješenja)
Ispod izvršene ispravke u državnoj matici u rubrici »Naknadni upisi i bilješke« matičar upisuje mjesto, datum i stavlja svoj potpis.
10.6. Ako su pri izvršenom temeljnom upisu pogrešno upisani podaci u veći broj rubrika tako da se ne može provesti ispravak učinjenih grešaka u rubrici »Primjedbe«, matičar će prethodno dijagonalno precrtati pogrešno popunjeni dio rubrika u državnoj matici i o tome unijeti bilješku u rubriku »Primjedbe«. Npr. »Pogrešno upisani podaci. Ispravan upis se unosi na ________ stranicu pod istim rednim brojem.«
________________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
10.7. Ako se ispravak pogrešno izvršenog temeljnog upisa iz stavka 6. ove točke obavlja na temelju odluke nadležnog ureda državne uprave odnosno gradskog ureda, matičar će dijagonalno precrtati pogrešno popunjeni dio rubrika u državnoj matici i o tome unijeti u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« sljedeće: »Pogrešno upisani podaci. Ispravljeno na temelju rješenja _________________________________________________________________________.
                                  (naziv i sjedište nadležnog tijela državne uprave, broj i datum rješenja)
Ispravan upis izvršen je pod istim rednim brojem na stranici________.«
________________________
  (mjesto, datum i potpis matičara)
 

Drugi primjerak državne matice (parica)

11. Drugi primjerak državne matice popunjava se u pravilu, istodobno kad i prvi primjerak. Uz osobno ime osoba koje su se vlastoručno potpisale u prvi primjerak, u drugi primjerak stavlja se oznaka »v. r.«. Na kraju kalendarske godine drugi primjerak državne matice se zaključuje s datumom: »31. prosinca ________ godine« i unosi se bilješka kao i u prvom primjerku državne matice (točka 9. stavak 1. ovog Naputka).
l2.1. Drugi primjerak državne matice zaključen za proteklu godinu mora se dostaviti, najkasnije do kraja siječnja svake godine, nadležnom uredu državne uprave odnosno gradskom uredu koji čuva drugi primjerak državne matice (članak 7. Zakona o državnim maticama).
12.2. Ako u toku godine nije bilo temeljnih upisa činjenica rođenja, sklapanja braka ili smrti u državnu maticu (točka 9. stavak 2. ovog Naputka), matičar će, umjesto drugog primjerka državne matice, dostaviti nadležnom uredu državne uprave odnosno gradskom uredu ovjereni prijepis bilješke: Npr. »U maticu ________ za matično područje ________ u godini ________ nije bilo temeljnih upisa.«
13.1. Temeljni i naknadni upisi i bilješke u drugom primjerku državne matice moraju biti istovjetni s tekstom odgovarajućih upisa unesenih u prvi primjerak. Ako nadležni ured državne uprave odnosno gradski ured koji čuva drugi primjerak državne matice, utvrdi da temeljni upis u drugom primjerku nije istovjetan s tekstom odgovarajućeg upisa unesenog u prvi primjerak, izvršit će ispravak na temelju izvatka iz prvog primjerka državne matice ili uvida u državnu maticu i o tome izvršiti upis u rubriku: »Naknadni upisi i bilješke«, koju će matičar ovjeriti svojim potpisom.
13.2. Ako je prvi primjerak državne matice uništen ili nestao, ured državne uprave odnosno gradski ured koji čuva drugi primjerak državne matice izdavat će izvatke i potvrde dok se državna matica ne prepiše.
13.3. Iz drugog primjerka državne matice, koje se vode sukladno članku 5. stavak 2. Zakona o državnim maticama i koje su temeljem stavka 3. istog članka dostavljene na magnetskom mediju Središnjem državnom uredu za upravu, mogu se izdavati izvaci i potvrde pod uvjetom da je upis verificiran.
13.4. U drugi primjerak državne matice u središnjoj bazi podataka ne dozvoljava se uvid i izdavanje isprava za temeljne upise koji sadrže bilješku o zabrani izdavanja isprava (posvojenje, preneseni upisi za nepripadajuća matična područja).
13.5. Iz verificiranog upisa drugog primjerka državne matice ovlašteni matičar u matičnom uredu u Republici Hrvatskoj može izdavati isprave neovisno o mjestu izvršenog upisa. Nenadležni matičar nema ovlasti zadirati u sadržaj upisa ili isprave koji su verificirani u nadležnom matičnom uredu.

VERIFIKACIJA UPISA

14.1. Verifikacija predstavlja niz radnji koje nadležni matičar mora izvršiti te potvrditi da su podaci u državnoj matici koji su uneseni u računalo istovjetni s izvornikom odnosno prvim primjerkom državne matice i da se na temelju pojedinačnog upisa mogu izdati isprave unaprijed utvrđenog sadržaja.
14.2. Verificira se svaki upis pojedinačno, a nakon izvršenih verifikacija svih upisa u knjizi, verificira se i knjiga istovjetno postupku zaključenja izvornika državne matice.
14.3. U postupku verifikacije u pravilu se najprije verificiraju novi upisi, posebno upisi rođenja za maloljetne osobe. Prilikom provedbe naknadnih upisa u temeljne upise koji prethodno nisu verificirani, istodobne se verificira cjelokupni upis.
14.4. Prije verifikacije upisa prenesenih iz starijih državnih matica, posebno crkvenih knjiga, potrebno je izvršiti dodatne provjere u svim dostupnim evidencijama u Republici Hrvatskoj radi otklanjanja manjkavosti upisa u izvorniku državne matice. Provjere se obavljaju uvidom u dostupne baze podataka ili službenom provjerom podataka u nadležnim matičnim uredima (telefonom, faksom).
14.5. Kod utvrđenih potreba za dopunom ili izmjenom podataka, razmjena podataka obavlja se službeno u pisanom obliku (dostava podataka o sklopljenom braku, smrti, promjeni imena i dr.).
14.6. Dopuna ili ispravak upisa najprije se obavlja u izvorniku državne matice, a nakon toga se upisuje u drugi primjerak državne matice.
14.7. U slučaju utvrđenja višestrukog upisa određene činjenice u matičnim uredima u Republici Hrvatskoj, postupak verifikacije se prekida do okončanja upravnog postupka o pravovaljanom upisu (višestruki upisi rođenja, braka, smrti, posebno činjenice upisane na temelju inozemnih isprava).
14.8. Prije izvršenja verifikacije upisa nadležni matičar je obvezan informatički pripremiti (označiti) sadržaj ispisa svih vrsta isprava koje se izdaju iz pojedine državne matice.
14.9. Kod informatičke pripreme (označavanja) sadržaja ispisa pojedine isprave postupa se sukladno odredbama zakona i podzakonskih propisa (naputak i pravilnici o obrascima isprava) koje se odnose na izdavanje isprava.
14.10. Kod višestrukih naknadnih upisa koji se na nekim ispravama ne iskazuju u cijelosti, prilikom skraćivanja sadržaja na ispravi, ne smije se mijenjati pravno značenje bilješke (sklapanje braka, pozakonjenja, priznanja očinstva, pristanak na priznanje očinstva, suglasnost za promjenu osobnog imena, vraćanje roditeljske skrbi, vraćanje poslovne sposobnosti i dr.).
14.11. Matičar koji je izvršio verifikaciju upisa odgovoran je za istovjetnost upisa s izvornikom državne matice i za sadržaj isprave pripremljene za ispis.
14.12. Temeljni upisi u drugom primjerku državne matice verificiraju se izvršenjem informatičke radnje, uz ispisivanje osobnog imena matičara i datuma verifikacije. Svaka promjena verifikacije informatički se evidentira i arhivira.
14.13. Naknadnim upisom nove bilješke u već verificirani upis, mora se ponoviti cjelokupna verifikacija upisa.
14.14. Podatak o verifikaciji upisa kao i osobno ime matičara koji je verifikaciju izvršio moraju biti vidljivi u informatičkom zapisu i ulaze u sadržaj isprave koja se izdaje.
14.15. Na obrascu isprave koja se izdaje, podatak o verifikaciji upisa i matičaru koji je verifikaciju izvršio iskazuje se u rubrici »Primjedbe i naknadni upisi«, iznad donje granične crte isprave.
14.16. Bilješka da je isprava izdana na temelju drugog primjerka državne matice iz središnje baze podataka na ispravi se iskazuje ispod donje granične crte isprave, te se ispisuje iznad brojčane oznake ureda koji je ispravu izdao, a koja se na obrascima nalazi u donjem lijevom kutu.
14.17. Ispravu izdanu iz verificiranog upisa drugog primjerka državne matice potpisuje matičar matičnog ureda u kojem je isprava izdana.
14.18. Ukoliko upis nije verificiran, isprava se ne može izdati te u tom slučaju ovlašteni matičar koji je zaprimio zahtjev za izdavanje isprave, mora zatražiti od nadležnog matičara verifikaciju upisa.
14.19. Ukoliko se upis iz bilo kojeg razloga ne može verificirati, nadležni matičar o tome izvješćuje matičara kojem je podnesen zahtjev za izdavanje isprave. O nemogućnosti verifikacije matičar kojem je podnesen zahtjev za izdavanje isprave obavještava stranku.

POSTUPANJE S MIKROFILMIRANIM DRŽAVNIM MATICAMA

15.1. Matični uredi koji su vratili državne matice nadležnim biskupijama zadržavaju primjerak zaštitne kopije knjige u digitalnom obliku.
15.2. Kod izdavanja isprava iz državnih matica koje su vraćene nadležnim biskupijama, isprave se izdaju iz drugog primjerka državne matice.
15.3. Ako upis nije izvršen u drugi primjerak državne matice, prije izdavanja isprava potrebno je izvršiti prijepis iz zaštitne kopije izvornika u digitalnom obliku te upis verificirati sukladno odredbama ovog Naputka.
15.4. Ako je potrebno izvršiti naknadni upis u državnu maticu koja je vraćena nadležnoj biskupiji, naknadni upis se obavlja u drugi primjerak državne matice, verificira se i cjelokupni upis izlistava i ulaže u spis na temelju kojeg je izvršen naknadni upis.
15.5. O naknadnim upisima izvršenim za mikrofilmirane knjige vodi se evidencija o vrstama naknadnih upisa sukladno zakonskim odredbama, po vrsti državne matice, matičnim područjima, matičnim uredima i županijama. Evidencija se vodi u informatičkom obliku.

Registri državnih matica

16.1. Uz svaku državnu maticu vodi se abecedni registar temeljnih upisa (rođenja, sklapanja braka i smrti).
16.2. Registar se vodi prema početnom slovu prezimena.
16.3. Za državnu maticu koja sadrži velik broj upisa može se osim registra voditi i kartoteka.
16.4. Temeljni upis nepoznatog leša upisuje se u registar pod slovom »N«.
16.5. U registar koji se vodi uz maticu vjenčanih upisuju se oba bračna druga zasebno pod prezimenom koje su imali do sklapanja braka.
16.6. U slučaju promjene osobnog imena ili samo imena ili samo prezimena, temeljni upis upisuje se još jednom u registar pod novim osobnim imenom ili imenom ili prezimenom.
16.7. Činjenice i podaci upisani prema članku 27., 40. i 50. Zakona o državnim maticama (upis činjenice rođenja ili smrti prijavljene nakon 30 dana od dana kad su se dogodile, upis činjenica nastalih u inozemstvu i izvanredni upisi činjenica rođenja i smrti koje su se dogodile u domovinskom ratu a nisu upisane u državne matice), upisuju se u registar za tekuću godinu i u registar za godinu u kojoj je činjenica nastala, uz napomenu da je odnosna činjenica upisana u državnu maticu koja se vodi za određenu godinu.
16.8. Ako se osobno ime djeteta, pod kojim je upisano u državnu maticu sastoji od više riječi (članak 13. Zakona o državnim maticama), a osobe ovlaštene za određivanje osobnog imena djetetu su odredile osobno ime za pravni promet, matičar će upisati u registar osobno ime koje je određeno za uporabu u pravnom prometu. Ako se prezime u osobnom imenu određenom za uporabu u pravnom prometu sastoji od dvije riječi, u registar se upisuje pod početnim slovom prvog prezimena.
16.9. Radi upisivanja činjenica i podataka sukladno članku 27., 40. i 50. Zakona o državnim maticama, za svaku kalendarsku godinu ostavlja se u registru određen broj praznih mjesta iza posljednjeg izvršenog upisa.

II. MATICA ROĐENIH

17.1. Temeljni upis činjenice rođenja upisuje se u maticu rođenih po usmenoj ili pisanoj prijavi ili na temelju odluke nadležnog tijela državne uprave. O usmenoj prijavi matičar sastavlja zapisnik.
17.2. Činjenica rođenja djeteta u prometnom sredstvu (zrakoplovu, vlaku i sl.) prijavljuje se matičaru matičnog područja mjesta u kojem je putovanje djetetove majke završilo. Kao mjesto rođenja djeteta upisuje se mjesto u kojem je putovanje majke završilo.
17.3. Rođenje djeteta u zdravstvenoj ustanovi prijavljuje se pisano.
17.4. Ako je rođenje djeteta prijavila zdravstvena ustanova, u rubriku »Primjedbe« unosi se bilješka: »Prijavitelj_______________________________________________________________.«
                             (naziv i sjedište zdravstvene ustanove, broj i datum prijave)
17.5. Ako je rođenje djeteta prijavila fizička osoba u rubriku »Primjedbe« unosi se bilješka: »Prijavitelj ____________________________________________________________________.«
                        (ime i prezime i prebivalište osobe koja je prijavila činjenicu rođenja)
17.6. Ako se činjenica rođenja upisuje na temelju rješenja nadležnog tijela državne uprave (članak 14., 27., 40. stavak 2. i članak 50. Zakona o državnim maticama), u rubriku »Primjedbe« unosi se bilješka: »Upis izvršen na temelju rješenja ____________________________________________________________________.«
                           (naziv i sjedište tijela državne uprave, broj i datum rješenja)
18.1. Ako se upis u maticu rođenih obavlja izravno na temelju izvatka iz državne matice rođenih inozemnog tijela (članak 40. stavak 1. Zakona o državnim maticama), u rubriku »Primjedbe« upisuje se bilješka: »Upis izvršen na temelju izvatka iz državne matice rođenih ____________________________________________________________.«
         (naziv, sjedište i država inozemnog tijela koje je ispravu izdalo i datum izdavanja isprave)
18.2. Ako su uz ispravu inozemnog tijela dostavljeni podaci potrebni za temeljni upis koje je utvrdio službenik diplomatske misije ili konzularnog ureda ili matičar provjerom u državnim maticama, u rubriku »Primjedbe« upisuje se i bilješka: »i podataka koje je utvrdila diplomatska misija ili konzularni ured Republike Hrvatske u __________________________________« ili »i                                                                                                                       (naziv diplomatske misije ili konzularnog ureda)

podataka koje  je provjerom utvrdio matičar.«
19.1. Ako prilikom prijavljivanja činjenice rođenja nije određeno osobno ime djeteta, odgovarajuća rubrika popunit će se kad osobno ime djeteta bude određeno. O načinu određivanja osobnog imena djeteta upisuje se odgovarajuća bilješka u rubriku »Primjedbe« odnosno »Naknadni upisi i bilješke«, s naznakom tko je i kad odredio osobno ime djetetu, a nakon toga slijedi upis određenog osobnog imena u odgovarajuću rubriku temeljnog upisa matice rođenih.
19.2. Ako je ime djeteta prijavio svjedok – kum (članak 13. stavak 2. Zakona o državnim maticama), u rubriku »Primjedbe« upisuje se osobno ime i prebivalište svjedoka – kuma.
19.3. Kad je osobno ime djeteta sukladno članku 3. stavak 3., 5. ili 6. Zakona o osobnom imenu, određeno do zaključenja temeljnog upisa, odgovarajuća bilješka upisuje se u rubriku »Primjedbe«, a nakon toga upisuje se u rubriku »Naknadni upisi i bilješke«.
19.4. U rubriku »Naknadni upisi i bilješke« matičar izravno upisuje bilješku o određenom osobnom imenu djeteta, sukladno članku 3. stavak 3., 5. ili 6. Zakona o osobnom imenu, ako je osobno ime određeno u zakonskom roku. U takvom slučaju bilješka glasi: »Zbog nesporazuma roditelja osobno ime određeno rješenjem __________________________________________________________.«
            (naziv i sjedište centra za socijalnu skrb, broj i datum rješenja)
ili »Osobno ime određeno izjavom skrbnika _____________________________________________________ uz                                                                                                            (osobno ime i adresa stanovanja skrbnika)
suglasnost   
________________________« ili »Osobno ime djeteta određeno
   (naziv centra za socijalnu skrb)

rješenjem ___________________________________________.«
                      (naziv centra za socijalnu skrb, broj i datum rješenja)
19.5. U slučaju da je osobno ime djeteta, sukladno članku 3. stavak 5. Zakona o osobnom imenu, određeno nakon zakonskog roka, uz upisivanje bilješke o načinu određivanja osobnog imena upisuje se i naziv ureda državne uprave odnosno gradskog ureda te broj i datum rješenja na temelju kojeg je odobren upis, sukladno članku 36. Zakona o državnim maticama.
19.6. Nakon upisane bilješke o određivanju osobnog imena djeteta, u rubrici »Primjedbe« odnosno »Naknadni upisi i bilješke« matičar će upisati određeno osobno ime u odgovarajuću rubriku temeljnog upisa državne matice koja je ranije ostala nepopunjena.
19.7. Ako se određeno osobno ime ili prezime odnosno ime djeteta sastoji od više riječi, osobe ovlaštene za određivanje osobnog imena djeteta dužne su matičaru dati izjavu kojim će se osobnim imenom dijete služiti u pravnom prometu. Matičar će u rubriku »Primjedbe« upisati kojim će se osobnim imenom dijete služiti u pravnom prometu.
Npr. »Po izjavi ______________________________________________________________________________________
                                                    (osobno ime i prebivalište osobe ovlaštene za određivanje osobnog imena)
dijete će se služiti u pravnom prometu osobnim imenom __________________________________________________________.«
                                                                                                 (navodi se osobno ime djeteta za uporabu u pravnom prometu)
19.8. Ako se izjava o osobnom imenu djeteta za uporabu u pravnom prometu daje po istjeku zakonskog roka od dva mjeseca, upis se obavlja na temelju rješenja nadležnog ureda državne uprave odnosno gradskog ureda. Na isti se način postupa i kod određivanja osobnog imena za uporabu u pravnom prometu osoba koje u matici rođenih imaju upisano više imena odnosno prezimena.
20.1. Ako majka rodi dvoje ili više djece odjednom, svako dijete treba upisati posebno u državnu maticu po redu rođenja. U rubriku »Primjedbe« upisuje se da su djeca blizanci i kod svakog se navodi redni broj pod kojim je upisan njegov blizanac: Npr. »Blizanac brat ili sestra upisan (a) pod rednim brojem ____________.«
20.2. Ako se red rođenja blizanaca ne može ustanoviti, dodaje se u produžetku: »Red rođenja blizanaca nije utvrđen.«
21. Činjenica rođenja mrtvorođenog djeteta upisuje se u maticu rođenih s podacima koji su predviđeni za živorođeno dijete, a osobno ime unosi se na izričit zahtjev roditelja. U rubriku »Primjedbe« upisuje se bilješka: »Dijete je mrtvorođeno.«
22.1. Ako je prilikom temeljnog upisa činjenice rođenja u maticu rođenih jedan roditelj djeteta nepoznat ili su nepoznati drugi podaci, rubrike predviđene za unošenje odnosnih podataka ne popunjavaju se, a u rubriku »Primjedbe« unosi se bilješka da su ti podaci nepoznati. Npr.: »Podaci ________________________ nisu poznati.«
                       (navode se podaci koji nisu poznati)
Nakon utvrđivanja podataka koji do zaključenja temeljnog upisa nisu bili poznati, isti se upisuju u odgovarajuće rubrike, a bilješka o nepostojanju tih podataka iz rubrike »Primjedbe« ne iskazuje se na izvatku i potvrdi iz matice rođenih.
22.2. Kod upisa činjenice rođenja nađenog djeteta čiji roditelji nisu poznati, u rubriku »Primjedbe« unosi se bilješka:
»Upis rođenja izvršen na temelju rješenja _________________________________________________________________.«
                                                                        (naziv i sjedište nadležnog centra za socijalnu skrb, broj i datum rješenja)
22.3. Na temelju odluke o utvrđivanju roditelja, matičar će upisati podatke u odgovarajuće rubrike. U rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisat će bilješku o nazivu i sjedištu nadležnog tijela, broj i datum odluke kojom je utvrđen roditelj.
22.4. Ako su rubrike matice rođenih koje se odnose na podatke o ocu, po ranije važećim propisima precrtane (poništene), podaci o ocu upisuju se uz bilješku o priznanju očinstva u rubriku »Naknadni upisi i bilješke«, a na izvatku i potvrdi ispisuju se u odgovarajućim rubrikama.

Priznanje majčinstva i očinstva

23.1. Majčinstvo i očinstvo može se priznati davanjem izjave na zapisnik pred matičarom, centrom za socijalnu skrb ili sudom.
23.2. Ako matičar pred kojim je dana izjava o priznanju majčinstva ili očinstva nije nadležan za upis djeteta u maticu rođenih, bez odgode dostavit će primjerak zapisnika nadležnom matičaru.
24.1. Matičar nadležan za upis djeteta u maticu rođenih, dužan je u roku od petnaest dana od dana sastavljanja ili primitka zapisnika o priznanju majčinstva, zatražiti prethodnu suglasnost nadležnog centra za socijalnu skrb, prema mjestu djetetovog rođenja.
24.2. Ako se priznanje majčinstva odnosi na dijete koje je navršilo četrnaest godina i sposobno je shvatiti značenje priznanja, potreban je i njegov pristanak na priznanje majčinstva. Pristanak djeteta matičar će u istom roku zatražiti putem nadležnog centra za socijalnu skrb prema mjestu prebivališta, odnosno boravišta djeteta.
24.3. Nakon što pribavi suglasnost centra za socijalnu skrb odnosno pristanak djeteta, matičar će priznanje majčinstva upisati u maticu rođenih.
24.4. Bilješku o priznanju majčinstva upisat će u rubriku »Naknadni upisi i bilješke«, a osobne podatke o majci upisat će u odgovarajuće rubrike matice rođenih.
Bilješka o priznanju majčinstva primjerice glasi:
»________________________ priznala dijete za svoje pred
            (osobno ime majke)
_________________________________________________.
    (naziv i sjedište nadležnog tijela pred kojim je izvršeno priznanje)
Zapisnik o priznanju majčinstva ____________________.«
                                                        (broj i datum)
»Centar za socijalnu skrb ______________________________________________________________________________
                                                           (naziv i sjedište centra za socijalnu skrb prema mjestu djetetovog rođenja)
dao suglasnost _______________________.«
                                 (broj i datum)
»Dijete ___________________ dalo pristanak na priznanje
                (osobno ime djeteta)
pred Centrom za socijalnu skrb _____________________________________________________________________________.
                                                              (naziv i sjedište centra za socijalnu skrb prema mjestu djetetovog prebivališta)
Zapisnik o pristanku ___________________.«
                                       (broj i datum)
________________________________
          (mjesto, datum i potpis matičara)
25.1. Priznanje očinstva pred matičarom može se dati izjavom na zapisnik prije ili nakon izvršenog temeljnog upisa činjenice rođenja.
25.2. Kad je priznanje očinstva dano prije odnosno prilikom temeljnog upisa činjenice rođenja (uz pristanak majke), bilješka o priznanju očinstva upisuje se u rubriku »Primjedbe« i glasi:
»_______________________ je uz pristanak djetetove majke
            (osobno ime oca)
priznao dijete za svoje pred
__________________________________________________.
                     (naziv i sjedište nadležnog tijela)
Zapisnik o priznanju očinstva____________________________.«
                                                       (broj i datum)
__________________________________________________
                  (mjesto, datum i potpis matičara)
25.3. Ako matičar nadležan za upis djeteta u maticu rođenih primi izjavu ili zapisnik o priznanju očinstva bez izjave majke o pristanku na priznanje očinstva, odmah će pozvati majku radi davanja pristanka na priznanje očinstva.
Poziv djetetovoj majci radi davanja pristanka na priznanje očinstva mora se dostaviti po propisima o obveznoj osobnoj dostavi, uz napomenu da izjavu dade u roku od petnaest dana od primitka poziva.
Majka može dati pristanak na priznanje očinstva izjavom na zapisnik pred matičarom, centrom za socijalnu skrb ili sudom.
25.4. Ako se priznanje očinstva odnosi na dijete koje je navršilo četrnaest godina i sposobno je shvatiti značenje priznanja, potreban je i njegov pristanak na priznanje očinstva.
Pristanak djeteta matičar će u istom roku zatražiti putem nadležnog centra za socijalnu skrb, prema mjestu prebivališta odnosno boravišta djeteta.
25.5. Ako se priznanje očinstva odnosi na dijete mlađe od četrnaest godina ili je starije od četrnaest godina, ali nije sposobno shvatiti značenje priznanja očinstva, a majka više nije živa, proglašena je umrlom, mlađa je od četrnaest godina, potpuno je lišena poslovne sposobnosti ili je odlukom o djelomičnom lišenju poslovne sposobnosti određeno da ne može poduzimati radnje koje se tiču osobnih stanja ili joj boravište nije poznato najmanje dva mjeseca, matičar će suglasnost na priznanje očinstva zatražiti od centra za socijalnu skrb, prema mjestu prebivališta djeteta.
25.6. Ako je za upis priznanja očinstva potreban pristanak djeteta odnosno suglasnost centra za socijalnu skrb, matičar će od centra za socijalnu skrb nadležnog prema mjestu prebivališta odnosno boravišta djeteta, zatražiti da izjavu djeteta odnosno suglasnost dostavi u roku od petnaest dana od dana zaprimljenog zahtjeva matičara.
25.7. Ako djetetova majka nije bila nazočna davanju priznanja očinstva ili je matičar primio izjavu ili zapisnik o priznanju bez pristanka majke, matičar će nakon pribavljenog pristanka majke priznanje očinstva upisati u rubriku »Naknadni upisi i bilješke«, a osobne podatke o ocu u odgovarajuće rubrike matice rođenih. Bilješka o priznanju očinstva uz naknadni pristanak majke primjerice glasi:
»______________________ priznao dijete za svoje pred
           (osobno ime oca)
__________________________________________________.
                     (naziv i sjedište nadležnog tijela)
Zapisnik o priznanju očinstva ____________________________.
                                                       (broj i datuma)
Djetetova majka dala je svoj pristanak na priznanje očinstva pred
______________________________________________.
                (naziv i sjedište nadležnog tijela)
Zapisnik o pristanku na priznanje ___________________.«
                                                          (broj i datum)
_________________________________________________
                    (mjesto, datum i potpis matičara)
25.8. Ako je na priznanje očinstva potreban i pristanak djeteta, matičar na odgovarajući način upisuje bilješku naznačenu za upis priznanja majčinstva (točka 24.4. ovog Naputka).
26.1. Ako u roku od šezdeset dana od dana priznanja majčinstva ili očinstva nije dat pristanak sukladno odredbama članka 59., 61. i 62. Obiteljskog zakona, matičar će u spisu sačiniti bilješku o istjeku zakonskog roka.
26.2. Ako je matičar upisao dijete u maticu rođenih bez podataka o djetetovom ocu, a nakon što je majku upoznao s pravom djeteta da zna tko mu je otac i s postupcima koji se mogu poduzeti radi ostvarivanja toga prava, odmah će o tome obavijestiti centar za socijalnu skrb, prema mjestu prebivališta odnosno boravišta majke.
26.3. Ako je djetetova majka matičaru na zapisnik izjavila koga smatra djetetovim ocem, matičar će uz obavijest iz prethodne točke ovog naputka, centru za socijalnu skrb dostaviti i jedan primjerak zapisnika o majčinoj izjavi.
26.4. Kad je priznanje majčinstva ili očinstva dano u oporuci (koja je proglašena i pravovaljana), matičar postupa na isti način kao da je primio zapisnik o priznanju majčinstva odnosno očinstva.
26.5. Kad se priznanje majčinstva ili očinstva odnosi na punoljetnu osobu, bilješka o pristanku na priznanje upisuje se na isti način kao i za dijete.
26.6. Ako je očinstvo utvrđeno sudskom odlukom, bez obzira na vrijeme kad je odluka donesena, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se činjenica utvrđenja očinstva, naziv i sjedište suda, te broj i datum odluke.
27.1. Osporeno očinstvo ili majčinstvo djeteta upisuje se u rubrici »Naknadni upisi i bilješke« i glasi: »_____________________________________________________________________
                          (naziv odluke, broj i datum, naziv i sjedište suda)
je utvrđeno da ____________________________________ nije otac –majka djeteta.«
                                (osobno ime upisanog oca – majke)
_____________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
27.2. Podaci o ocu ili majci u temeljnom upisu matice rođenih, nakon osporenog očinstva odnosno majčinstva, ne iskazuju se na ispravama iz matice rođenih.
27.3. U slučaju osporenog majčinstva smatra se osporenim i očinstvo majčina muža odnosno muškarca čije je očinstvo utvrđeno priznanjem te se podaci o mužu majke odnosno priznatom ocu ne iskazuju na ispravama.
27.4. Ako se priznanje majčinstva ili očinstva odnosi na dijete koje je u maticu rođenih upisano sa stranim državljanstvom, a priznanje majčinstva ili očinstva je uslijedilo od osobe koja je u vrijeme djetetova rođenja bila hrvatski državljanin, matičar uz bilješku o priznanju upisuje i bilješku o stjecanju hrvatskog državljanstva podrijetlom.
Prethodno upisani podatak o stranom državljanstvu matičar označuje zagradom, a isti se ne iskazuje na ispravama iz matice rođenih.

Upis posvojenja

28.1. Temeljem pravomoćnog rješenja o posvojenju matičar u maticu rođenih posvojenika upisuje bilješku o posvojenju i zabranu daljnjeg izdavanja isprave, te obavlja novi upis činjenice rođenja posvojenika u maticu rođenih.
28.2. Kao dan zasnivanja posvojenja upisuje se dan pravomoćnosti rješenja o posvojenju (klauzula pravomoćnosti).
28.3. Bilješka o posvojenju upisuje se u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« i glasi:
»Posvojen/a dana________________________ na temelju rješenja
                              (datum pravomoćnosti rješenja)
________________________________________________________.
(naziv i sjedište centra za socijalnu skrb koji je donio rješenje, broj i datum rješenja)

Iz ovog temeljnog upisa ne smiju se više izdavati isprave.«
__________________________
     (mjesto, datum i potpis matičara)
28.4. Nakon upisa bilješke o posvojenju u maticu rođenih, matičar obavlja novi upis činjenice rođenja posvojenika.
28.5. Podaci o posvojeniku i posvojiteljima u maticu rođenih posvojenika upisuju se na temelju podataka iz izreke rješenja centra za socijalnu skrb kojim se zasniva posvojenje (podaci propisani člankom 9. Zakona o državnim maticama). Posvojenik se u maticu rođenih upisuje s podacima koji su za njega važeći od dana pravomoćnosti rješenja o posvojenju.
28.6. Kod upisa posvojenja za dijete stranog državljanstva ili bez državljanstva koje su posvojili hrvatski državljani, u maticu rođenih kod novog upisa matičar po službenoj dužnosti upisuje podatak o hrvatskom državljanstvu.
28.7. Kod novog upisa činjenice rođenja posvojenog djeteta iz prvobitnog temeljnog upisa prepisuje se matični broj građana ako je bio određen sukladno propisima.
28.8. Ako u prethodnom temeljnom upisu činjenice rođenja nema matičnog broja građana ili se radi o djetetu stranog državljanstva, novi temeljni upis obavlja se bez MBG.
28.9. O prenesenom upisu MBG u novi temeljni upis činjenice rođenja posvojenika, matičar odmah izvješćuje nadležnu policijsku postaju radi promjene osobnih podataka kod osobe na koju se MBG odnosi.
28.10. Kod novog upisa posvojenika u maticu rođenih u rubriku »Primjedbe« upisuje se bilješka:
» Upis rođenja izvršen na temelju rješenja _________________________________________________________________.«
                                                                      (naziv i sjedište centra za socijalnu skrb koji je donio rješenje, broj i datum rješenja)
»Prvi temeljni upis izvršen je pod rednim brojem_____ za godinu ______ u matici rođenih za matično područje _________.«
__________________________
 (mjesto, datum i potpis matičara)
28.11. Nakon izvršenog novog upisa činjenice rođenja posvojenika, matičar iza bilješke iz točke 28.3. ovog Naputka, upisuje bilješku o povezivanju s prvim upisom. Bilješka glasi:
»Novi upis činjenice rođenja izvršen je pod rednim brojem___ za godinu_____ u matici rođenih za matično područje _______.«
__________________________
     (mjesto, datum i potpis matičara)
28.12. Na ispravama iz matice rođenih posvojenika ne iskazuje se bilješka o izvršenom posvojenju i ranijem upisu posvojenika u maticu rođenih.
28.13. Podaci o posvojenju upisani u državne matice službena su tajna a uvid u izvršeni upis matičar će dopustiti punoljetnom posvojeniku, posvojitelju i roditelju koji je pristao da dijete posvoje njemu poznati posvojitelji (očuh ili maćeha).
28.14. Maloljetnom posvojeniku matičar će dopustiti uvid u maticu rođenih ako centar za socijalnu skrb utvrdi da je uvid u maticu rođenih u njegovom interesu (članak 142. stavak. 4. Obiteljskog zakona).

Upis bilješki o posvojenju ostvarenom po prijašnjim
propisima

29.1. Sukladno članku 361. stavku 2. Obiteljskog zakona, s danom početka njegove primjene ne mijenjaju se prava i dužnosti stečena po prijašnjim propisima. Slijedom ove zakonske odredbe ne mijenjaju se prava i obveze iz roditeljskog posvojenja.
29.2. Kod upisa raskida roditeljskog posvojenja, matičar upisuje u maticu rođenih utvrđenja iz odluke centra za socijalnu skrb o raskidu posvojenja (neiskazivanje posvojitelja kao roditelja u ispravama, promjena prezimena posvojčeta nakon raskida posvojenja).
29.3. Kao dan raskida posvojenja upisuje se dan pravo­moćnosti rješenja (klauzula pravomoćnosti).
29.4. Nakon raskida roditeljskog posvojenja, isprave iz matice rođenih izdaju se i dalje s podacima posvojitelja ako su posvojitelji upisani kao roditelji.
29.5. Ako odluka centra za socijalnu skrb o raskidu roditeljskog posvojenja sadrži određenje da se na ispravama iz matice rođenih iskazuju podaci o roditeljima djeteta koji su bili upisani prije posvojenja, matičar upisane podatke o posvojiteljima stavlja u zagradu uz odgovarajuću bilješku.
29.6. Bilješka o raskidu roditeljskog posvojenja primjerice glasi:
»Roditeljsko posvojenje raskinuto odlukom Centra za socijalnu skrb _____________________, ________________ s danom
                                                                                                                 (naziv i sjedište)                       (broj i datum odluke)
______________________.
  (dan pravomoćnosti rješenja)

Posvojenik zadržava prezime posvojitelja (Posvojenik ne zadržava prezime posvojitelja i ono sada glasi ________.) Na ispravama iz matice rođenih iskazuju se podaci o roditeljima prije posvojenja.«
_______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)

29.7. Iznimno od članka 361. stavka 2. Obiteljskog zakona, posvojenje s roditeljskim učinkom zasnovano po prijašnjim propisima Republike Hrvatske može se raskinuti sporazumnim prijedlogom posvojitelja i posvojenika, uz istodobno zasnivanje posvojenja s pravnim učincima utvrđenim odredbama Obiteljskog zakona.
29.8 Kod raskida roditeljskog posvojenja uz istodobno zasnivanje posvojenja s pravnim učincima utvrđenim odredbama Obiteljskog zakona, obavlja se novi upis činjenice rođenja posvojenika.
29.9. Na novi upis činjenice rođenja posvojenika primjenjuje se odredbe iz točke 28. ovog Naputka.
30.1. O produženju ili prestanku produženja roditeljske skrbi nakon punoljetnosti, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Roditeljska skrb produžena (ili produžena roditeljska skrb prestala) ______________________________________________.«
                                                                                                          (naziv odluke, broj i datum, naziv i sjedište centra za socijalnu skrb)
_____________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
30.2. Pravomoćna odluka o lišenju i vraćanju roditeljske skrbi upisuje se u maticu rođenih djeteta i roditelja u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« (članak 114. stavak 8. Obiteljskog zakona).
30.3. Bilješka u matici rođenih za dijete glasi: »Prava na roditeljsku skrb djeteta lišen-a-i otac – majka – roditelji ________________________________________________________________
                 (ime i prezime roditelja lišenog prava na roditeljsku skrb)
pravomoćnom odlukom __________________ od _____________________.«
                                        (naziv suda i broj odluke)          (dan pravomoćnosti odluke)
_______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
Na isti se način upisuje i bilješka o vraćanju roditeljske skrbi u matici rođenih djeteta.
30.4. Bilješka o lišenju roditeljske skrbi ne iskazuje se na ispravama iz matice rođenih djeteta nakon njegove punoljetnosti.
30.5. Bilješka u matici rođenih roditelja o lišenju prava na roditeljsku skrb glasi:
»Pravomoćnom odlukom ___________________ od _____________________
                                         (naziv suda i broj odluke)              (dan pravomoćnosti odluke)
lišen-a prava na roditeljsku skrb nad sinom – kćerkom rođenim-om _____________________ i upisanim-om u maticu rođenih
                                                                                                      (datum i mjesto rođenja djeteta) Matičnog ureda ______________________________________
                       (naziv matičnog ureda)

za matično područje _____ u godini _______ stranica _____ redni broj upisa ______.«
__________________________
    (mjesto, datum i potpis matičara)

Na isti se način upisuje i bilješka o vraćanju roditeljske skrbi.
30.6. Bilješka o lišenju roditeljske skrbi iskazuje se na ispravama iz matice rođenih roditelja.
Vraćanje prava na roditeljsku skrb roditelju iskazuje se na izvatku, a ne iskazuje se na potvrdama iz matice rođenih roditelja koji je bio lišen prava na roditeljsku skrb.
31.1. O stavljanju pod skrbništvo, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Stavljen (a) pod skrbništvo zbog __________ pravomoćnim rješenjem ________________________________________________________.
                                           (naziv i sjedište nadležnog centra za socijalnu skrb, broj i datum rješenja)
Za skrbnika postavljen ____________________________.«
                                          (osobno ime i adresa skrbnika)
__________________________
      (mjesto, datum i potpis matičara)
31.2. U slučaju prestanka skrbništva, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Na temelju pravomoćnog rješenja ___________________________________________________________
          (naziv i sjedište nadležnog centra za socijalnu skrb, broj i datum rješenja)
skrbništvo je prestalo dana ________________________.«
                                              (dan pravomoćnosti rješenja)
__________________________
    (mjesto, datum i potpis matičara)
32.1. O sklapanju braka u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Sklopio-la brak u građanskom – vjerskom obliku dana _______________ u _________________________________
(datum sklapanja braka)         (mjesto, matični ured – naziv vjerske zajednice)
s ___________________________. Prezime nakon sklapanja
        (osobno ime bračnog druga)
braka glasi: _______________.
Upisano u maticu vjenčanih _______________________________
                                             (naziv matičnog područja i matičnog ureda)
u godini ____________ pod rednim brojem ______________.«
_______________________
  (mjesto, datum i potpis matičara)
32.2. O sklapanju konzularnog braka, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Sklopio-la konzularni brak dana _______________________ u _______________________________________________
       (datum sklapanja braka)                     (naziv diplomatske misije ili konzularnog ureda RH, mjesto i država)
s ____________________________.
       (osobno ime bračnog druga)

Prezime nakon sklapanja braka glasi _________________.«
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)

33. Ako je konzularni brak hrvatskih državljana koji imaju istodobno i drugo državljanstvo sklopljen u diplomatsko-konzularnom predstavništvu druge države, u prethodnoj bilješci iza navođenja osobnog imena bračnih drugova stavlja se zarez i dodaju se riječi: »kao državljanin _________________.«
(naziv države)
34.1. O prestanku braka razvodom ili poništajem u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Brak sklopljen dana ______ s _________________________
       (osobno ime bračnog druga)
razveden je (poništen) pravomoćnom presudom _________________________________________________________________.
                                                                                                (naziv i sjedište suda, broj i datum presude)
Brak je prestao dana ________________________________________________________________________________.«
                                                          (dan pravomoćnosti presude suda o poništaju odnosno razvodu braka)
_______________________
  (mjesto, datum i potpis matičara)
34.2. O prestanku braka zbog smrti bračnog druga, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« matice rođenih kod drugog bračnog druga upisuje se: »Bračni drug _____________________________
                                          (osobno ime)
umro-la dana _____________ u ________________. Brak prestao smrću. Činjenica smrti upisana u maticu umrlih ___________________________________________ u godini ___________
               (naziv matičnog područja i matičnog ureda)
pod rednim brojem ________________.«
_______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
34.3. U slučaju prestanka braka zbog proglašenja nestalog bračnog druga umrlim ili smrti dokazane u sudskom postupku, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se naziv odluke, broj, datum, naziv i sjedište suda, a kao dan prestanka braka upisuje se dan koji je pravomoćnim rješenjem suda utvrđen kao dan smrti bračnog druga.
34.4. Ako se osoba na koju se temeljni upis odnosi vraća na prezime prije sklapanja braka koji je prestao, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Po prestanku braka s ______________________________ izjavom pred matičarom vratila(o) prezime                                                                                   (osobno ime bračnog druga)
prije   sklapanja braka koje glasi _____________________. Upis izvršen na temelju zapisnika matičara __________________________.«
       (naziv matičnog ureda)
_______________________
  (mjesto, datum i potpis matičara)
34.5. O činjenici smrti stavlja se bilješka u rubriku »Naknadni upisi i bilješke«: »Umro(la) dana _______________ u _________. Upisano u maticu umrlih ______________________________,
                          (naziv matičnog područja matičnog ureda)
u godini _______________ pod rednim brojem____________.«
_______________________
  (mjesto, datum i potpis matičara)
34.6. O proglašenju nestale osobe umrlom ili smrti dokazane u sudskom postupku, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Osoba proglašena umrlom na temelju ______________________________________________________________________.«
                                                                   (naziv odluke, broj i datum odluke, naziv i sjedište suda)
ili »Smrt utvrđena u sudskom postupku na temelju __________________________________________________________.«,
                                                                                            (naziv odluke, broj i datum odluke, naziv i sjedište suda)
a kao dan smrti upisuje se datum naveden u pravomoćnom rješenju suda o proglašenju nestale osobe umrlom ili o utvrđivanju smrti.
35.1. O promjeni osobnog imena ili samo prezimena ili samo imena (djeteta, roditelja djeteta ili posvojitelja), u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Osobno ime (ili prezime ili ime) promijenjeno u __________________ pravomoćnim rješenjem __________________________________________________.
  (naziv i sjedište nadležnog tijela državne uprave, broj i datum rješenja)
Novim osobnim imenom osoba se služi u pravnom prometu od dana _____________________________________________.«
                                                                                                             (datum upisa promjene osobnog imena u maticu rođenih)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
35.2. Kod upisivanja novog osobnog imena djetetu kojem je do 18 godine priznato očinstvo, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« matičar upisuje se: »Izjavom roditelja djetetu je određeno novo osobno ime (ili prezime ili ime) koje glasi __________. Novim osobnim imenom dijete se koristi u pravnom prometu od dana ________________________________________________________.
                                                                          (datum upisa novo određenog osobnog imena djetetu u maticu rođenih)
Upisano na temelju zapisnika o priznanju očinstva ____________________,
                                                                                (broj i datum zapisnika)
zapisnika o određivanju osobnog imena ___________________.
                                                               (broj i datum zapisnika)
_______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
35.3. Ako su roditelji djeteta promijenili prezime prilikom sklapanja braka, kod upisa prije rođene djece, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Otac (ili majka) je sklopio (la) brak dana ________ u __________i pri tome promijenio (la) prezime u _____________.
Upisano u maticu vjenčanih _____________________________________________________________ u godini ______
                                                                (naziv matičnog područja i matičnog ureda)
pod rednim brojem __________________.«
_______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
35.4. Ako se nakon prestanka braka jedan od roditelja vrati na prezime prije sklapanja braka, u maticu rođenih djece u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Djetetova majka (otac), po prestanku braka s __________, izjavom pred matičarom vratila(o) prezime prije sklapanja braka, koje glasi ___________. Upis izvršen na temelju službene obavijesti o upisu u maticu rođenih za majku (oca) ____________________________________________.«
                                 (naziv matičnog ureda)
_______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)

35.5. Promjena spola, kao izmjena podataka u temeljnom upisu, upisuje se u maticu rođenih na temelju rješenja nadležnog ureda državne uprave odnosno gradskog ureda. Rješenje o upisu promjene spola u maticu rođenih donosi se na temelju odgovarajuće medicinske dokumentacije.
36.1. Podatak o državljanstvu djeteta matičar upisuje na temelju odgovarajućih isprava o državljanstvu roditelja kod stjecanja hrvatskog državljanstva podrijetlom, odnosno na temelju rješenja nadležnog tijela državne uprave, kod stjecanja državljanstva djeteta prirođenjem.
36.2. Ako su roditelji djeteta strani državljani, podatak o državljanstvu djeteta upisuje se na temelju odgovarajućih isprava (putne isprave), a kod različitog državljanstva roditelja podatak o državljanstvu djeteta upisuje se na izričit zahtjev odnosno na temelju zajedničke izjave roditelja ili izjave roditelja koji je prijavio činjenicu rođenja. U tom slučaju, u rubriku »Primjedbe« upisuje se: »Državljanstvo djeteta upisano na temelju izjave roditelja.«
36.3. O naknadnom stjecanju hrvatskog državljanstva podaci se upisuju u rubriku »Naknadni upisi i bilješke«, s naznakom mjesta upisa u knjigu državljana. O stjecanju hrvatskog državljanstva upisuje se osnov po kojem je došlo do stjecanja državljanstva, naziv, broj i datum odluke i naziv tijela državne uprave koje je donijelo odluku. Pritom se upisuje bilješka: »Hrvatsko državljanstvo stečeno __________________________________________________.
(datum stjecanja, naziv odluke i tijela državne uprave, broj i datum odluke)
Upisan u knjigu državljana ____________________________________
                                               (naziv matičnog ureda i matičnog područja)
pod brojem ______________.«
_______________________
  (mjesto, datum i potpis matičara)
36.4. O prestanku hrvatskog državljanstva podaci se upisuju u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« sukladno prethodnoj točki ovog naputka, a bilješka glasi: »Hrvatsko državljanstvo prestalo _________________________________________________________.«
                                                                            (datum prestanka, naziv odluke i tijela državne uprave, broj i datum odluke)
_______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
 

III. MATICA VJENČANIH

37.1. Namjeru sklapanja braka ženik i nevjesta osobno prijavljuju matičaru koji vodi maticu vjenčanih za matično područje na kojem žele sklopiti brak. O prijavi namjere sklapanja braka matičar sastavlja zapisnik.
Zapisnik o prijavi namjere sklapanja braka sastavlja se i za vjerski oblik sklapanja braka.
37.2. Ako ženik i nevjesta žele sklopiti brak u vjerskom obliku, matičar će im nakon sastavljenog zapisnika o prijavi namjere sklapanja braka, izdati potvrdu o ispunjavanju pretpostavki za sklapanje braka.
38.1. Nakon objave sklopljenog braka matičar će brak upisati u maticu vjenčanih.
38.2. U rubriku predviđenu za upisivanje prezimena ispisuje se prezime koje ženik i nevjesta imaju prije sklapanja braka.
38.3. Izjava ženika i nevjeste o njihovom prezimenu nakon sklapanja braka unosi se u odgovarajuću rubriku matice vjenčanih sukladno odredbama Obiteljskog zakona. Npr. »Ženik i nevjesta sporazumjeli su se da svaki zadrži svoje prezime« ili »Ženik i nevjesta sporazumjeli su se da kao zajedničko prezime uzimaju prezime (ženika ili nevjeste)« ili »Ženik i nevjesta sporazumjeli su se da kao zajedničko prezime uzimaju oba njihova prezimena tako da novo prezime glasi: ___________« ili »Ženik i nevjesta sporazumjeli su se da svaki od njih-ženik-nevjesta uz svoje prezime uzme i prezime bračnog druga i odluči koje će upotrebljavati na prvom odnosno drugom mjestu, tako da novo prezime glasi: za ženika ________, za nevjestu _____________.«
38.4. U slučaju da se prezime ženika i nevjeste ili jednog od njih prije sklapanja braka sastoji od više riječi, matičar će ih prije davanja izjave o prezimenu nakon sklapanja braka, upozoriti na obvezu određivanja prezimena sukladno Zakonu o osobnom imenu.
39. Ako je za sklapanje braka prethodno izdana dozvola nadležnog suda u rubriku »Primjedbe« upisuje se: »Sklapanje braka __________________________________________________
                  (osobno ime ženika ili nevjeste)
dozvoljeno_________________________________________
                        (naziv odluke, broj i datum naziv i sjedište suda)
zbog _____________________________________________.«
             (maloljetnost, krvno srodstvo, oduzeta poslovna sposobnost)
_______________________
 (mjesto, datum i potpis matičara)

40. Kod sklapanja braka uz nazočnost sudskog ili drugog tumača ženika ili nevjeste, u odgovarajuću rubriku matice vjenčanih upisuje se osobno ime i prebivalište sudskog tumača, a u rubriku primjedbe upisuje se: »Brak je sklopljen uz prisustvo tumača _____________________________
            (osobno ime tumača)
jer je ______________________      ______________________________.«
              (osobno ime ženika ili nevjeste)           (gluhonijem ili ne poznaje hrvatski jezik i sl)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)

41. Muž i žena te osobe čija je nazočnost pri sklapanju braka obavezna, potpisuju se u maticu vjenčanih čitko ispisujući svoje osobno ime tintom koja se upotrebljava za upis u državne matice.
42.1. Muž i žena potpisuju se prezimenom koje su uzeli kod sklapanja braka.
42.2. Ako je pri sklapanju braka prisustvovao tumač, on se potpisuje ispod mjesta određenog za potpis svjedoka. Npr. »Tumač _________________«.
          (osobno ime)
42.3. Ako se upis u maticu vjenčanih obavlja na temelju isprave vjerske zajednice o sklopljenom braku u vjerskom obliku (članak 21. Obiteljskog zakona), u rubriku »Primjedbe« upisuje se: »Upis izvršen na temelju isprave ____________________________________
                                                                                                                                            (naziv i sjedište vjerske zajednice)
o sklopljenom braku u vjerskom obliku. Brak ima pravne učinke od dana sklapanja. Upis izvršen ________________________.«
                                                                                                                                                    (datum upisa u maticu vjenčanih)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
43.1. Ako se upis u maticu vjenčanih obavlja na temelju izvatka iz državne matice vjenčanih inozemnog tijela (članak 40. stavak 1. Zakona o državnim maticama), u rubriku »Primjedbe« upisuje se: »Upis izvršen na temelju izvatka iz državne matice vjenčanih _______________________________________________________________.«
(naziv, sjedište i država inozemnog tijela koje je ispravu izdalo, broj i datum izdavanja isprave)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)

U rubriku »Mjesto sklapanja braka« upisuje se mjesto i država.
43.2. Kad na temelju izvatka iz državne matice vjenčanih inozemnog tijela nije vidljivo kojim se prezimenom bračni drugovi služe nakon sklapanja braka, odgovarajuća rubrika se ne popunjava. Ako se naknadno na temelju službene obavijesti iz inozemstva utvrdi odnosno dokaže prezime bračnih drugova nakon sklapanja braka, matičar će u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisati: »Na temelju rješenja ___________________________________________,
     (naziv i sjedište tijela državne uprave, broj i datum rješenja)
odobren je upis prezimena nakon sklapanja braka«, a nakon toga u odgovarajuću rubriku matice vjenčanih upisat će prezime bračnih drugova.
43.3. Konzularni brak hrvatskih državljana sklopljen u hrvatskoj diplomatskoj misiji ili konzularnom uredu u inozemstvu i konzularni brak hrvatskih državljana s višestrukim državljanstvom sklopljen u diplomatsko-konzularnom predstavništvu tih država, ne upisuje se u maticu vjenčanih kao temeljni upis, već samo u maticu rođenih kao naknadni upis.
44.1. Kad je postojanje braka utvrđeno odlukom suda, kao datum sklapanja braka u matici vjenčanih upisuje se datum označen u sudskoj odluci. U rubriku »Primjedbe« unosi se bilješka: »Sklapanje braka upisano na temelju ____________________________________.«
                                                                                                                                     (naziv odluke, broj i datum i naziv i sjedište suda)
44.2. Ako je postojanje konzularnog braka utvrđeno u sudskom postupku temeljni upis u maticu vjenčanih obavlja se sukladno prethodnoj točki ovog Naputka. Bilješka u matici rođenih upisuje se identično bilješci za sklapanje konzularnog braka.
45. O prestanku braka razvodom ili poništajem, u rubriku: »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Pravomoćnom presudom _______________________________________________________
               (naziv i sjedište suda, broj i datum presude)
brak je razveden (poništen). Brak je prestao ___________________________________________________________________.«
                                                                               (dan pravomoćnosti sudske presude o razvodu odnosno poništaju braka)
_______________________
  (mjesto, datum i potpis matičara)
46.1. Ako je brak prestao smrću bračnog druga, u rubriku »Nak­nadni upisi i bilješke« upisuje se: »Bračni drug ____________
                                                                                                                                                                           (osobno ime)
umro dana _____________ u ______________.

Brak prestao smrću. Činjenica smrti upisana u maticu umrlih__________________________________________________
                                                                                                           (naziv matičnog područja i matičnog ureda)
u godini ____________ pod rednim brojem ______________.«
_______________________
 (mjesto, datum i potpis matičara)

46.2. Ako je brak prestao zbog proglašenja nestalog bračnog druga umrlim ili činjenicom smrti bračnog druga dokazanom u sudskom postupku, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Bračni drug __________________ proglašen umrlim na temelju (osobno ime)
__________________________________________________.
          (naziv odluke, broj i datum odluke,naziv i sjedište suda)
Brak prestao smrću dana ____________________________________________________________.«
                                                      (dan koji je pravomoćnim rješenjem suda utvrđen kao dan smrti nestalog bračnog druga)
ili »Činjenica smrti bračnog druga __________________ utvrđena
                                                          (osobno ime)
u sudskom postupku na temelju _______________________________________.
                                                                   (naziv odluke, broj i datum odluke, naziv i sjedište suda)
Brak prestao smrću dana _______________________________________________________.«
                                                      (dan kojim je pravomoćnim rješenjem suda utvrđen kao dan smrti bračnog druga)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)

47.1 Ako su bračni drugovi promijenili osobno ime ili samo prezime ili samo ime za trajanja braka, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »__________________________________
                            (osobno ime bračnog druga)
promijenio-la osobno ime-prezime-ime u __________, rješenjem
__________________________________________________________
(naziv i sjedište ureda državne uprave odnosno gradskog ureda, broj i datum rješenja)
Novim osobnim imenom-prezimenom-imenom bračni se drug koristi od __________________________________________.
                                                                                                                 (dan upisa promjene osobnog imena u maticu rođenih)
Upis izvršen na temelju izvatka iz matice rođenih za ______________________________.«
                                                                                     (osobno ime bračnog druga)
_______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
47.2. Za brak sklopljen u vjerskom obliku, službene obavijesti o izvršenom upisu i naknadnim upisima i bilješkama u maticu vjenčanih, matičar dostavlja i službeniku vjerske zajednice koji je sklopio brak.

IV. MATICA UMRLIH

48.1. Činjenica smrti upisuje se u maticu umrlih na temelju usmene ili pisane prijave ili na temelju odluke nadležnog tijela. O usmenoj prijavi matičar sastavlja zapisnik. Uz prijavu činjenice smrti obavezno se prilaže potvrda o smrti koju izdaje ovlašteni zdravstveni djelatnik (mrtvozornik) odnosno zdravstvena ustanova, ako je osoba umrla u zdravstvenoj ustanovi.
48.2. Rubrike matice umrlih za koje se podaci nisu mogli pribaviti i utvrditi, ne popunjavaju se, a u rubriku »Primjedbe« upisuje se bilješka da su ti podaci nepoznati.
48.3. Ako je činjenica smrti prijavljena usmeno, prijavitelj pot­pisuje prijavu koju prethodno ispisuje matičar, a ako je smrt prijavljena pisano, u rubriku »Primjedbe« unosi se bilješka: »Upisano na temelju prijave _____________________________________.«
                                                                                                                         (naziv i adresa prijavitelja, broj i datum prijave)
48.4. Ako se činjenica smrti upisuje u maticu umrlih matičnog područja gdje se umrli sahranjuje, radi toga što je činjenica smrti nastupila u prometnom sredstvu u kretanju, mjestu prometne ili druge nesreće za koje je matično područje odnosno mjesto smrti neodredivo, podatak o mjestu smrti se ne popunjava. Na isti način se postupa kod upisa u maticu umrlih proglašenja nestalih osoba umrlim, odnosno sudskom dokazivanju činjenice smrti ukoliko u odluci suda nije naznačeno mjesto smrti.
49.1. Ako se činjenica smrti upisuje u maticu umrlih na temelju izvatka inozemnog tijela (članak 40. stavak 1. Zakona o državnim maticama), u rubriku »Primjedbe« upisuje se: »Upis izvršen na temelju izvatka iz matice umrlih _________________________________________.«
                                                                                                                            (naziv, sjedište i država inozemnog tijela, broj i datum isprave)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
U rubriku predviđenu za upisivanje mjesta smrti temeljnog upisa upisuje se mjesto i država.
49.2. Ako isprava inozemnog tijela ne sadrži sve podatke koji se upisuju u maticu umrlih, a umrla osoba je upisana u druge državne matice u Republici Hrvatskoj, matičar je po službenoj dužnosti obavezan pribaviti potrebne podatke i upisati ih u maticu umrlih.
50. Ako se činjenica smrti ili drugi podaci temeljnog upisa činjenice smrti upisuju u maticu umrlih na temelju rješenja nadležnog ureda državne uprave odnosno gradskog ureda (članak 27. i 36. Zakona o državnim maticama), u rubriku »Primjedbe« upisuje se: »Upis izvršen na temelju rješenja ___________________________________________________________________________.«
                                            (naziv i sjedište ureda državne uprave odnosno gradskog ureda, broj i datum rješenja)
_______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
51.1. Ako se činjenica smrti upisuje u maticu umrlih na temelju odluke suda donesene prema Zakonu o proglašenju nestalih osoba umrlima i o dokazivanju smrti (»Narodne novine«, broj 10/74), u maticu umrlih upisuju se podaci iz sudske odluke, a u rubriku »Primjedbe« upisuje se: »Upis izvršen na temelju pravomoćnog rješenja _________________________________________________.«
                                                                                              (naziv i sjedište suda, broj i datum odluke)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)

51.2. Ako odluka suda ne sadrži sve podatke koji se upisuju u maticu umrlih, a umrla osoba je upisana u druge državne matice u Republici Hrvatskoj, matičar je po službenoj dužnosti obavezan pribaviti potrebne podatke i upisati ih u maticu umrlih.
51.3. Ako sud ukine svoju odluku o proglašenju nestale osobe umrlom, upis se precrtava dijagonalnom linijom, a u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se:
»_______________________ ukinuta ______________________________.«
(naziv odluke, broj i datum i naziv                       (naziv odluke, broj i datum i i sjedište suda)
          naziv i sjedište suda)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)

51.4. Ako je rješenje o proglašenju nestale osobe umrlom preinačeno, u rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se da je odnosna odluka preinačena, naziv i sjedište suda, broj i datum odluke kao i promjene izvršene u podacima temeljnog upisa.
52.1. Činjenica smrti nepoznate osobe upisuje se u maticu umrlih na temelju zapisnika o nalasku leša. Rubrike određene za unošenje osobnih podataka ne popunjavaju se, a u rubriku »Primjedbe« upisuje se: »Dana ___________ godine __________ nađen je u ___________ leš nepoznate muške (ženske) osobe, stare približno ____________ godina, oči ____________, visina ________ cm. Umrli (la) je sahranjen (a) u _________________.
Upis je izvršen na temelju zapisnika o nalasku leša___________________________________________________________.«
                                                                                               (naziv i sjedište nadležnog tijela, broj i datum zapisnika)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
52.2. Ako se naknadno ustanovi identitet osobe čiji je leš nađen, upis podataka u odgovarajuće rubrike obavlja se na temelju rješenja nadležnog ureda državne uprave odnosno gradskog ureda (članak 36. Zakona o državnim maticama). U rubriku »Naknadni upisi i bilješke« upisuje se: »Upis izvršen na temelju rješenja _____________________________________________________________.«
                                                                      (naziv i sjedište ureda državne uprave odnosno gradskog ureda, broj i datum rješenja)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)

53.1. Matičar kojem je prijavljena činjenica smrti, dužan je dostaviti nadležnom sudu smrtovnicu s potrebnim podacima o umrlom, njegovoj imovini i nasljednicima radi pokretanja ostavinskog postupka.
53.2. Smrtovnicu matičar sastavlja po službenoj dužnosti na propisanom obrascu, a dostavlja je sudu ili je predaje osobi na čiji je zahtjev smrtovnicu sastavio (članak 192. Zakona o nasljeđivanju, »Narodne novine«, broj 48/03 i 163/03).
53.3. Ako matičar kojem je prijavljena činjenica smrti nije mogao pribaviti potrebne podatke za popunjavanje smrtovnice, dostavit će sudu samo izvadak iz matice umrlih.

V. ČUVANJE DRŽAVNIH MATICA I SPISA I UVID U DRŽAVNE MATICE

54.1. Svi spisi koji su upotrijebljeni pri upisu u državne matice (prijave upisa, zapisnici, odluke i druga pismena), smatraju se spisima trajne vrijednosti.
54.2. Za spise državnih matica osniva se matični arhiv i vodi posebni urudžbeni zapisnik. Pismena se, prema vrsti državnih matica i godini u kojoj su upisi izvršeni, stavljaju u posebne omote i slažu kronološkim redom prema rednim brojevima upisa.
54.3. Spisi koji se odnose na ranije temeljne upise ulažu se u spise temeljnog upisa, a ako ne postoji arhiva spisa temeljnog upisa iz ranijih godina ovi se spisi odlažu u posebni omot.
55. Državne matice i spisi na temelju kojih je izvršen upis u državne matice moraju se čuvati u specijalnim ormarima kako bi se sačuvali od zloporabe, uništenja odnosno oštećenja.
56.1. Ako matičar dozvoli uvid u državne matice ili spise na temelju kojih se obavlja upis u državne matice, dužan je biti nazočan obavljanju uvida i osigurati uvid samo za određenu činjenicu odnosno određeni podatak.
56.2. Uvid u državne matice dopustit će se osobi na koju se podaci odnose, članovima uže obitelji, posvojitelju odnosno skrbniku, a drugoj osobi uvid će se dopustiti po prethodno utvrđenom na zakonu zasnovanom pravnom interesu (vidi točku 28.13. i 28.14. ovog Naputka).
56.3. Uvid u spise i rješenja na temelju kojih je izvršen upis u državne matice dopustit će se osobama koje imaju neposredan i na zakonu zasnovan pravni interes.
56.4. O svakoj dozvoli uvida u državnu maticu matičar sastavlja bilješku koju odlaže u spis temeljnog upisa.

VI. NAČIN SASTAVLJANJA ZAPISNIKA O NALASKU DJETETA

57.1. O nalasku novorođenog djeteta, čiji su roditelji nepoznati sastavlja se zapisnik.
57.2. Zapisnik o nalasku djeteta sastavlja se u tri primjerka i sadrži: osobno ime i adresu stanovanja osobe koja je našla dijete odnosno prijavila nalazak djeteta, naziv mjesta, vrijeme i okolnosti pod kojim je dijete nađeno, spol i vjerojatnu starost, posebne tjelesne znake, opis odjeće i ostalih stvari koje su uz dijete nađene, naziv ustanove ili podatke o osobi kod koje je dijete smješteno, kao i izjave svjedoka koji su prisustvovali nalasku djeteta ili im je u vezi s nalaskom djeteta nešto poznato.
57.3. Ako zapisnik o nalasku djeteta nije sastavio centar za socijalnu skrb, ured državne uprave dotično služba za opću upravu, odnosno matičar najbližeg matičnog ureda odmah će sastaviti zapisnik o nalasku djeteta.
57.4. Ako je zapisnik o nalasku djeteta sastavio matičar, dostavit će jedan primjerak zapisnika nadležnom uredu državne uprave odnosno gradskom uredu na čijem je području dijete nađeno, a drugi primjerak centru za socijalnu skrb. U tom slučaju, uz dostavljeno rješenje o upisu činjenice rođenja u maticu rođenih, centar za socijalnu skrb ne dostavlja zapisnik o nalasku djeteta.

VII. IZVACI IZ DRŽAVNIH MATICA I POTVRDE

58.1. Na temelju podataka koji su upisani u državne matice izdaju se izvaci iz državnih matica i potvrde (članak 42. Zakona o državnim maticama), kao isprave trajne vrijednosti.
58.2. Izvaci i potvrde iz državnih matica izdaju se na propisanim obrascima.
58.3. Sve bilješke o izvršenim ispravkama grešaka u državnim maticama koje su upisane (do zaključenja upisa) u rubriku »Primjedbe«, odnosno (nakon zaključenja upisa) u rubriku »Naknadni upisi i bilješke«, ne iskazuju se u izvacima i potvrdama iz državnih matica, već se u odgovarajućim rubrikama izvadaka i potvrda iskazuju ispravljeni podaci.
59.1. Izvadak iz državne matice sadrži podatke koji su upisani u određenu državnu maticu do vremena izdavanja izvatka. Podaci na izvatku iz državne matice iskazuju se sukladno upisanim podacima u odgovarajuće rubrike državne matice i izvršenim naknadnim upisima i bilješkama.
59.2. Na izvatku iz državne matice ne upisuje se bilješka iz rubrike »Primjedbe« o nepoznatom ili nepopunjenom podatku koji je naknadno upisan u odgovarajuću rubriku državne matice, a o čemu postoji bilješka u rubrici »Naknadni upisi i bilješke«.
60.1. Potvrde o upisu pojedinih činjenica (rođenju – rodni list, sklapanju braka – vjenčani list, smrti – smrtni list), sadrže podatke o tim činjenicama upisanim u rubrike temeljnog upisa državne matice s iskazanim posljednjim važećim promjenama tih podataka do vremena izdavanja potvrde. Promijenjeni podaci temeljnog upisa iskazuju se na potvrdi u rubrici »Primjedbe i naknadni upisi«.
60.2. Na potvrdama se ne ispisuju bilješke matičara iz rubrike »Primjedbe« o radnjama tijekom upisa koje je matičar dužan ubilježiti u državnoj matici, kao što su: podaci o prijavitelju, osnov za izvršenje upisa ako nije izvršen po prijavi, o pročitanom upi­su, o uskrati potpisa, podaci o tumaču, odobrenje sklapanja braka odlukom suda, bilješka o nepoznatim roditeljima ili o nađenom djetetu, bilješka o priznanju očinstva data do zaključenja upisa, bilješka o načinu određivanja osobnog imena ili MBG-a, bilješka o drugim nepoznatim podacima za temeljni upis do zaključenja upisa i dr.
60.3. Iz rubrike »Naknadni upisi i bilješke« na potvrdama o upisu pojedinih činjenica (rodni list, vjenčani list, smrtni list) ne iskazuju se podaci koji se odnose na dopune temeljnog upisa (članak 36. Zakona o državnim maticama) i koji su upisani u odgovarajuće rubrike državne matice i naknadni upisi i bilješke kojima se ne mijenja temeljni upis, odnosno osobno stanje, kao i podaci o činjenicama iz osobnog stanja koje su prestale važiti (oduzeta i vraćena poslovna sposobnost, osporeno očinstvo, vraćeno pravo na roditeljsku skrb, upis braka koji je prestao, vraćanje na rođeno prezime prije braka koji je prestao, ako je osoba s rođenim prezimenom sklopila brak).
60.4. Druge potvrde iz državnih matica mogu se na zahtjev stranke izdavati o pojedinim podacima o osobnim stanjima građana.
61.1. Na izvacima i potvrdama što se izdaju iz državnih matica ne iskazuje se matični broj građana.
61.2. Prilikom izdavanja izvadaka i potvrda iz državnih matica, matičar će u istim precrtati nepopunjene rubrike koje ne postoje ili nisu popunjene niti u državnoj matici, a u rubrikama predviđenim za upisivanje primjedbi, naknadnih upisa i bilješki, precrtat će one dijelove izvatka ili potvrde odnosno rubrike koje nisu do kraja popunjene podacima u državnoj matici.

VIII. TEMELJNI UPISI ČINJENICA NASTALIH U INOZEMSTVU

62.1. Temeljni upisi činjenica rođenja, sklapanja braka i smrti hrvatskih državljana nastalih u inozemstvu upisuju se u državne matice u Republici Hrvatskoj na temelju izvatka iz državne matice inozemnog tijela.
62.2. Izvadak iz državne matice inozemnog tijela mora biti sastavljen na propisanom obrascu sukladno odredbama međunarodnih konvencija (za države potpisnice), odnosno sukladno propisima države u kojoj je izvadak izdan.
62.3. Na izvatke iz državnih matica dostavljenih iz inozemstva koji nisu sastavljeni sukladno međunarodnim konvencijama, primjenjuju se propisi o legalizaciji isprava u međunarodnom prometu.
62.4. Izvadak iz državne matice inozemnog tijela dostavlja stranka koja zahtijeva upis.
62.5. U slučaju postojanja međunarodnih ili međudržavnih sporazuma o obvezi inozemnih tijela za dostavu izvadaka iz državnih matica, upućenih putem diplomatske misije ili konzularnih ureda Republike Hrvatske u inozemstvu, matičar obavlja upis u odgovarajuću državnu maticu po službenoj dužnosti.
62.6. Nakon izvršenog temeljnog upisa na temelju izvatka inozemnog tijela, matičar dostavlja odgovarajuće službene obavijesti nadležnim tijelima u Republici Hrvatskoj i stranci. Ako je upis izvršen po službenoj dužnosti, obavijest o izvršenom upisu dostavlja se nadležnoj diplomatskoj misiji ili konzularnom uredu Republike Hrvatske u inozemstvu, putem Ministarstva vanjskih poslova i europskih integracija, a kopija obavijesti središnjem tijelu državne uprave nadležnom za poslove osobnih stanja građana.
62.7. Temeljni upisi činjenica rođenja, sklapanja braka ili smrti upisuju se u državnu maticu s podacima navedenim u izvatku. Ako izvadak inozemnog tijela ne sadrži podatke potrebne za temeljni upis, sukladno članku 9., 16. i 18. Zakona o državnim maticama, službenik diplomatske misije ili konzularnog ureda Republike Hrvatske u inozemstvu i matičar u vrijeme upisa, utvrđuju podatke potrebne za temeljni upis na temelju javnih isprava kojima se dotični podaci dokazuju. U rubriku »Primjedbe« upisuje se odgovarajuća bilješka, sukladno točki 18.1. ovog Naputka. Ako su podaci utvrđeni nakon izvršenog upisa na temelju inozemnih izvatka, postupa se sukladno članku 36. Zakona o državnim maticama (rješenje).
62.8. Kod upisa činjenice rođenja hrvatskih državljana nastalih u inozemstvu koji su hrvatsko državljanstvo stekli podrijetlom, a na inozemnom izvatku je naveden i podatak o stranom državljanstvu, u maticu rođenih u odgovarajuću rubriku upisuje se podatak o hrvatskom državljanstvu.
Kod upisa činjenica rođenja nastalih u inozemstvu osoba koje su naknadno stekle hrvatsko državljanstvo, stečeno hrvatsko državljanstvo upisuje se u rubriku »Primjedbe« uz bilješku na temelju čega je izvršen upis. Bilješka u rubrici »Primjedbe« primjerice glasi: »Upis odobren rješenjem (ili upis izvršen na temelju izvatka) ________________________________________________________
                                                                                 (naziv tijela koje je donijelo rješenje ili inozemnog tijela)
nakon stjecanja hrvatskog državljanstva. Hrvatsko državljanstvo stečeno ___________________________________
                                                                                                                   (način i datum stjecanja državljanstva)
i upisano u knjigu državljana __________________________________.«
                                                (naziv matičnog područja i matičnog ureda)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)

62.9. Ako je na izvatku inozemnog tijela o činjenici rođenja djeteta koje hrvatsko državljanstvo stječe podrijetlom, upisan podatak o stranom državljanstvu roditelja, a koji su istodobno i hrvatski državljani, u maticu rođenih upisuje se podatak o hrvatskom državljanstvu roditelja.
Ako dijete hrvatsko državljanstvo stječe podrijetlom po jednom roditelju (sukladno prethodnoj točki ovog naputka), u maticu rođenih upisat će se podatak o hrvatskom državljanstvu za dotičnog roditelja, a za drugog roditelja će se upisati podatak o državljanstvu iz inozemnog izvatka.
Brojčane oznake osoba (MBG i drugo) na inozemnim izvacima, ne upisuju se u državne matice.
U rubriku »Primjedbe« matice rođenih, nakon upisa bilješke na temelju čega je izvršen upis, upisuje se bilješka: »Podatak iz inozemne isprave o MBG države rođenja i podatak o stranom državljanstvu za dijete nije upisan.«
62.10. Upis činjenice sklapanja braka hrvatskih državljana na temelju izvatka inozemnog tijela, u kojem je za ženika i nevjestu ili jednog od njih upisano strano državljanstvo, upisuju se podaci navedeni u izvatku inozemnog tijela, a u rubriku »Primjedbe« upisuje se bilješka: »Upis izvršen na temelju izvatka ___________________,
                                          (naziv inozemnog tijela)
jer su ženik i nevjesta (ili samo jedan od njih) i hrvatski državljani.«
Ako je na inozemnoj ispravi o sklapanju braka naznačena brojčana oznaka osoba dotične države (MBG i drugo), podaci se ne upisuju, a u rubriku »Primjedbe« upisuje se bilješka: »Podatak iz inozemne isprave o MBG za nevjestu (ili ženika) nije upisan.«
62.11. Prijenos upisa činjenice rođenja, sklapanja braka ili smrti, sukladno članku 49. stavak 2. i 3. Zakona o državnim maticama, upisuje se u odgovarajuću državnu maticu isključivo s podacima naznačenim u javnoj ispravi. Kod prijenosa upisa u državnu maticu, u rubriku »Primjedbe« upisuje se: »Prijenos upisa izvršen s podacima postojećim do dana ____________________________________.«
                                                                                                                          (datum izdavanja isprave iz koje su podaci prepisani)
Prijenos upisa odobren rješenjem _______________________________________________________________________.«
                                                                                    (naziv i sjedište ureda državne uprave odnosno gradskog ureda, broj i datum rješenja)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
Ova bilješka iz rubrike »Primjedbe« iskazuje se na izvatku i potvrdi.
62.12. Dopuna podataka temeljnog upisa činjenice nastale u inozemstvu, bez obzira da li su podaci poznati u trenutku izvršenja temeljnog upisa ili nakon toga, obavlja se sukladno odredbama 9., 16. i 18. Zakona o državnim maticama, koje se odnose na naknadne upise i bilješke.
63.1. Iznimno, činjenica rođenja nastala u inozemstvu može se upisati u maticu rođenih na temelju rješenja nadležnog ureda državne uprave odnosno gradskog ureda, pod uvjetom da izvadak iz matice rođenih inozemnog tijela nije predočila stranka odnosno nije dostavljen po međunarodnom ili međudržavnom ugovoru.
63.2. Postupak za upis činjenice rođenja nastale u inozemstvu provodi se sukladno odredbama Zakona o općem upravnom postupku, na temelju dokaza koje predloži stranka, a činjenice se utvrđuju sukladno odredbama Zakona o državnim maticama. Podaci za temeljni upis utvrđuju se prema stanju tih podataka u vrijeme nastanka činjenice rođenja.

IX. OBNAVLJANJE DRŽAVNIH MATICA

64.1. Ako je jedan primjerak državne matice uništen ili nestao, obnovit će se prepisivanjem drugog primjerka državne matice. Na prvoj unutarnjoj stranici prijepisa označava se da je državna matica prepisana i navode se podaci državne matice (vrsta matice, mjesto za koje se vodi, prepisane stranice i redni brojevi upisa). Ovu bilješku ovjerava potpisom i pečatom nadležni ured državne uprave odnosno gradski ured.
64.2. Prepisivanje državnih matica obavit će se istim redom kojim su izvršeni upisi u državne matice koje se prepisuju.
64.3. Iz državne matice koja se prepisuje, unijet će se u njen prijepis svi podaci predviđeni Zakonom o državnim maticama i ovim naputkom. Bilješke izvršene po ranijim propisima prepisuju se doslovno kako bi se mogla utvrditi njihova pravna utemeljenost i značaj koji imaju na osobno stanje osobe.
64.4. Ako u državnoj matici koja se prepisuje nema svih podataka, rubrike za koje podaci nedostaju ne popunjavaju se.
65.1. Ako su oba primjerka državne matice uništena ili nestala, nadležni ured državne uprave odnosno gradski ured određuje prema potrebi (u pravilu za novija godišta), rješenjem obnavljanje uništenih ili nestalih matica, kao i postupak i rok do kojeg će se provesti obnavljanje.
65.2. Rješenje o obnavljanju državnih matica objavljuje se na uobičajeni način, a može se objaviti i u dnevnom tisku. Oglasom će se pozvati građani da u određenom roku podnesu prijavu za obnavljanje upisa i dadu podatke i dokaze kojima raspolažu.
66.1. Prijavu za upis u obnovljenu maticu rođenih dužne su podnijeti punoljetne osobe koje su bile upisane u uništenoj ili nestaloj državnoj matici. Za maloljetne osobe prijavu su dužni podnijeti njihovi roditelji, posvojitelji ili skrbnik, a ako ovih nema njihovi srodnici ili osobe kod kojih se nalaze na odgoju. Za umrle osobe prijavu su dužni podnijeti roditelji, a ako tih nema njihovi potomci i srodnici.
66.2. Prijavu za upis u obnovljenu maticu vjenčanih dužni su podnijeti bračni drugovi čiji je brak bio upisan u uništenu ili nestalu državnu maticu. Prijavu mogu podnijeti i njihova djeca, njihovi srodnici ili druge osobe.
66.3. Prijavu za upis u obnovljenu maticu umrlih osoba koje su bile upisane u uništenu ili nestalu državnu maticu, dužni su podnijeti roditelji, bračni drug, njihova djeca, njihovi srodnici ili druge osobe.
67. Prijava za upis činjenica rođenja, sklapanja braka ili smrti u obnovljenu državnu maticu sadrži u prvom dijelu podatke koji su potrebni za upis, a u drugom dijelu dokaze kojima se potvrđuju navodi u prijavi (npr. izvaci iz državnih matica, i druge javne isprave iz kojih je vidljivo da je određena činjenica rođenja, sklapanja braka ili smrti bila upisana u državnu maticu).
68.1. Upisi u državnu maticu koja se obnavlja obavljaju se na propisanom obrascu.
68.2. Upis činjenice rođenja, sklapanja braka ili smrti obavlja se na temelju rješenja nadležnog ureda državne uprave odnosno gradskog ureda, u pravilu, kronološkim redom, po datumima kako su se odnosne činjenice dogodile. Upis se obavlja za godinu u kojoj je odobren, rješenjem nadležnog ureda državne uprave odnosno gradskog ureda.
68.3. Podaci temeljnih upisa unose se u odgovarajuće rubrike prema propisima koji vrijede za vođenje državnih matica.
68.4. Prezime i ime osobe koja se upisuje unosi se u odgovarajuću rubriku prema stanju koje je postojalo u vrijeme nastanka određene činjenice. Sve kasnije promjene osobnog imena upisuju se u rubriku »Naknadni upisi i bilješke«.
68.5. U rubriku »Primjedbe« upisuje se broj i datum rješenja nadležnog ureda državne uprave odnosno gradskog ureda:
Npr. »Upis izvršen na temelju rješenja ____________________________________________________________________.«
                                                                   (naziv i sjedište ureda državne uprave odnosno gradskog ureda, broj i datum rješenja)
______________________
(mjesto, datum i potpis matičara)
68.6. Temeljni upis potpisuje samo matičar, a prostor predviđen za potpis prijavitelja ostaje nepopunjen.
68.7. U rubriku »Naknadni upisi i bilješke« unose se činjenice i podaci kronološkim redom, po datumima kako su se odnosne činjenice događale.
69.1. Na prvoj naslovnoj stranici obnovljene državne matice stavlja se službena bilješka: »Matica rođenih (vjenčanih ili umrlih) za __________________________ ____________________
                  (naziv mjesta)                                (matično područje)
iz godine _____________________ uništena je (ili nestala).
Rješenjem ____________________________________________________________
                         (naziv i sjedište ureda državne uprave odnosno gradskog ureda, broj i datum rješenja)
određeno je obnavljanje državne matice.«
69.2. Nakon završenog postupka obnavljanja, državne matice se ovjeravaju službenom bilješkom: »Upisi od rednog broja jedan do broja ___________ izvršeni su u postupku obnavljanja državne matice koji je trajao od __________ do ____________ godine.«
Bilješku ovjerava nadležni ured državne uprave odnosno gradski ured i matičar svojim potpisom i pečatom.
70.1. Obnovljena državna matica stavlja se na uvid građanima i to se objavljuje na uobičajeni način (putem sredstava javnog priopćavanja).
70.2. U roku 30 dana od dana objave, građani imaju pravo staviti prigovor na podatke upisane u obnovljenu državnu maticu kako za sebe tako i za druge osobe, ako za to imaju pravni interes.
70.3. Prigovor se podnosi nadležnom uredu državne uprave odnosno gradskom uredu, koji je dužan po njemu postupiti i donijeti rješenje.
71.1. Ako se nakon obnavljanja ustanovi da u državnu maticu nije upisana činjenica rođenja, sklapanja braka ili smrti koja je bila upisana u uništenoj odnosno nestaloj državnoj matici, nadležni ured državne uprave odnosno gradski ured, na zahtjev stranke, donosi rješenje o upisu tih činjenica u obnovljenu državnu maticu. U rubriku »Primjedbe« stavlja se bilješka:
»Upis obnovljen na temelju rješenja _____________________________________________________________________.«
                                                                (naziv i sjedište ureda državne uprave odnosno gradskog ureda, broj i datum rješenja)
71.2. Upis iz prethodne točke unosi se na sljedeću stranu obnovljene državne matice i dobiva redni broj koji je nastavak broja posljednjeg izvršenog upisa.
71.3. Na isti način postupa se u slučajevima pojedinačnih zahtjeva stranaka uz predočenje isprava o izvršenim upisima činjenica (rođenja, sklapanja braka i smrti) ako nije doneseno rješenje o obnavljanju državnih matica.
71.4. Obnovljeni upisi iz prethodne točke upisuju se u državne matice sukladno odredbama ovog Naputka koje se odnose na obnavljanje državnih matica.
72.1. Osobe koje su prije obnavljanja matice rođenih upisane u maticu rođenih kao naknadni upis u mjestu prebivališta, o čemu se vodi posebna evidencija (privremeni upis), upisat će se u obnovljenu maticu rođenih po službenoj dužnosti, a privremeni upis će se poništiti i o tome izvijestiti stranka, otpravkom rješenja o poništenju privremenog upisa činjenice rođenja. Na isti se način postupa i u slučaju naknadno pronađenih izvornika državnih matica.
72.2. Za osobe koje su prije obnavljanja matice vjenčanih, postojanje braka utvrdile u sudskom postupku, izvršeni upis sklapanja braka po presudi suda ne prenosi se u obnovljenu maticu vjenčanih.

X. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

73. Odluke inozemnih sudova u bračnim stvarima, u stvarima odnosa roditelja i djece ili posvojenja, kao i druge odluke inozemnih sudova odnosno drugih inozemnih tijela koje se odnose na osobno stanje hrvatskih državljana, upisat će se u državne matice u Republici Hrvatskoj samo ako su priznate rješenjem nadležnog suda u Republici Hrvatskoj.
74. Danom početka primjene ovog Naputka prestaje važiti Naputak za provedbu Zakona o državnim maticama i upisu posvojenja u maticu rođenih (»Narodne novine«, broj 202/03 i 49/05).
75. Ovaj Naputak stupa na snagu osmog dana nakon objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 223-01/08-01/32
Urbroj: 515-04/1-08-1
Zagreb, 25. veljače 2008.

Državni tajnik
Antun Palarić, v. r.