DRŽAVNA GEODETSKA UPRAVA
1502
Na temelju odredbi Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, broj 105/97, 64/00, 65/09 i 125/11) i na temelju članka 17. stavka 1. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 63/04 i 106/07) i članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (»Narodne novine«, broj 90/02), ravnatelj Državne geodetske uprave, uz suglasnost Hrvatskog državnog arhiva, donosi
PRAVILNIK
O ZAŠTITI I KORIŠTENJU ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA DRŽAVNE GEODETSKE UPRAVE
DIO PRVI
UVODNE ODREDBE
Članak 1.
(1) Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Državne geodetske uprave i njenih ustrojstvenih jedinica: Središnjeg ureda, Područnih ureda za katastar i Ispostava/Odjela (u daljnjem tekstu: Državna geodetska uprava), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.
(2) Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva Središnjeg ureda Državne geodetske uprave s rokovima čuvanja i Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Područnih ureda za katastar Državne geodetske uprave koje nastaje u poslovanju Državne geodetske uprave u prilogu su ovoga Pravilnika i njegov su sastavni dio koji se ne objavljuje u »Narodnim novinama«.
Članak 2.
(1) Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Državne geodetske uprave od interesa je za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira je li registrirano ili evidentirano.
(2) Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Državne geodetske uprave odgovoran je ravnatelj Državne geodetske uprave, a za arhivsko i registraturno gradivo Područnih ureda za katastar odgovoran je pročelnik područnog ureda.
Članak 3.
(1) Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:
1. Arhivska jedinica gradiva je najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik)
2. Knjiga pismohrane je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama
3. Registraturno gradivo je cjelina zapis ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i radom pojedine pravne ili fizičke osobe. Registraturno gradivo smatra se arhivskim gradivom u nastajanju
4. Gradivo je svaki zapis, bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade (rukopis, tisak, crtež, slika, zvučni zapis, filmski ili videozapis, elektronički zapis i dr.)
5. Dosje je jedinica koju čine predmeti ili dokumenti koji se odnose na istu osobu, stvar, pojavu ili vrstu aktivnosti
6. Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao
7. Elektronički dokument je dokument proslijeđen ili pohranjen pomoću računalnih uređaja u obliku koji pretpostavlja upotrebu takvih uređaja pri obradi i korištenju
8. Klasificirani podatak je onaj koji je nadležno tijelo, u propisanom postupku takvim označilo i za koji je utvrđen stupanj tajnosti, kao i podatak kojeg je Republici Hrvatskoj tako označenog predala druga država, međunarodna organizacija ili institucija s kojom Republika Hrvatska surađuje
9. Konvencionalno gradivo je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni uređaji
10. Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su iščitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u
11. Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje
12. Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takove ovlasti prenese ravnatelj
13. Pisarnica je jedinica u kojoj se obavljaju poslovi: zaprimanja i pregleda dokumentacije, razvrstavanja, raspoređivanja, evidentiranja (upisa u poslovne knjige) i slanja dokumenata i spisa, otpreme i razvođenja te predaje u pismohranu
14. Pismohrana je sastavni dio svake pisarnice. U pismohranu se odlaže i čuva arhivsko i registraturno gradivo. Arhivsko gradivo čuva se do predaje nadležnom arhivu, a registraturno gradivo do postupka izlučivanja
15. Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) Državne geodetske uprave, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja
16. Predmet je jedinica sastavljena od jednog ili više dokumenata, odnosno akata koji se odnose na isti postupak ili predmet, odnosno proistekli su iz obavljanja istog postupka ili predmeta
17. Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD)
18. Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane
19. Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Državne geodetske uprave, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.
Članak 4.
Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Državne geodetske uprave predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.
DIO DRUGI
OBVEZE DRŽAVNE GEODETSKE UPRAVE KAO STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA
Članak 5.
(1) Državna geodetska uprava kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužna je:
1. savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu
2. na zahtjev nadležnog arhiva dostavljati popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim te pribavljati mišljenje nadležnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo
3. redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja
4. omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva
(2) Državna geodetska uprava je dužna izvijestiti nadležni arhiv o svakoj svojoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.
DIO TREĆI
PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA
Članak 6.
Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Državna geodetska uprava prikuplja, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani.
Članak 7.
U okviru uredovanja pismohrane vodi se:
a) Knjiga pismohrane, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranu (obrazac broj 12. Uredbe o uredskom poslovanju, »Narodne novine«, broj 7/09).
b) Zbirna evidencija o gradivu, organizirana kao popis arhivskih jedinca gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Državne geodetske uprave. Zbirna evidencija sadržava slijedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, nosač, rok čuvanja, napomena.
Članak 8.
(1) Podaci iz Zbirne evidencije gradiva dostavljaju se, sukladno zakonskim i ostalim propisima, nadležnom arhivu, unosom u nacionalni arhivski evidencijski sustav NAIS (Nacionalni arhivski informacijski sustav).
(2) Podaci iz Zbirne evidencije gradiva dostavljaju se nadležnom arhivu redovito jednom godišnje, na način propisan Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 63/04 i 106/07).
Članak 9.
U odnosu na postupanje, pristup i zaštitu klasificiranih podataka primjenjuju se odredbe Zakona o tajnosti podataka (»Narodne novine«, broj 79/07 i 86/12) do donošenja pravilnika iz članka 10. toga Zakona, a u svezi s člankom 31. stavkom 2. toga Zakona.
GLAVA I.
KONVENCIONALNO GRADIVO
Članak 10.
Riješeni predmeti i dovršeni predmeti (u daljnjem tekstu: gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape i slične tehničke arhivske jedinice. U pismohrani, nakon arhiviranja predmeta, gradivo se sređuje te se provodi postupak izlučivanja i vrednovanja redovito, a najmanje pet godina od posljednjeg provedenog postupka. Odabrano gradivo se obavezno predaje tehnički opremljeno i popisano.
Članak 11.
(1) Rukovoditelj svake ustrojstvene jedinice odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovom poslovnom području, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje.
(2) Svaki službenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže.
(3) Svaki službenik obavezan je dovršene predmete bez odgode predati na arhiviranje, a prije predaje, sve akte u predmetu posložiti kronološkim redom prema datumu nastanka odnosno primitka akta s prilozima.
(4) Referent predmeta određuje uputu o arhiviranju predmeta na lijevu stranu omota spisa, a sastoji se od oznake: a/a, datuma predaje predmeta na arhiviranje i potpisa službenika koji je dao uputu. Kod predmeta II. stupnja obavezno je na omotu spisa označiti kako je riješena žalba tijela drugog stupnja.
Članak 12.
(1) Arhivsko i registraturno gradivo predaje se na arhiviranje u pismohranu sukladno članku 11. ovoga Pravilnika uz popunjeni obrazac Popis predmeta predanih na arhiviranje.
(2) Obrazac Popis predmeta predanih za arhiviranje sastavni je dio ovoga Pravilnika koji se ne objavljuje u »Narodnim novinama«.
(3) Zadužena osoba za pismohranu odnosno drugi ovlašteni službenik u pismohrani, dužan je prilikom preuzimanja gradiva za arhiviranje provjeriti točnost upisanih podataka.
(4) Zadužena osoba za pismohranu odnosno drugi ovlašteni službenik ne preuzima gradivo koje nije složeno u skladu sa stavkom 1. ovoga članka. Ukoliko naknadno uoči da referent predmeta nije pravilno pripremio gradivo za arhiviranje, obavezan je primjedbu unijeti u obrazac Popis predmeta predanih za arhiviranje i predmet vratiti referentu predmeta na ispravak.
Članak 13.
(1) Po prijemu i obradi arhivskog i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovoga Pravilnika, zadužena osoba za pismohranu odnosno drugi ovlašteni službenik raspoređuje gradivo na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama pismohrane.
(2) Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani potrebno je razvrstati prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještanja gradiva jednog godišta na police i u ormare, potrebno je numerirati arhivske jedinice.
(3) Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podaci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.
GLAVA II.
NEKONVENCIONALNO GRADIVO
Članak 14.
(1) Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.
(2) Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka podataka.
(3) Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.
Članak 15.
Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornog hardverskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija, odnosno tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).
Članak 16.
(1) Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.
(2) Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega.
(3) Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.
(4) Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.
(5) Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen, presnimavanje na novi medij je obavezno.
DIO ČETVRTI
KORIŠTENJE GRADIVA
Članak 17.
(1) Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik.
(2) Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost osoba odgovorne za rad pismohrane, odnosno drugog ovlaštenog službenika. Korištenje gradiva ostvaruje se neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala gradiva.
(3) Originalno arhivsko i registraturno gradivo izdaje zadužena osoba za pismohranu ili drugi ovlašteni službenik na privremeno korištenje jedino putem odgovarajućeg reversa (potvrde) i obaveznog upisa u odgovarajuću evidenciju.
(4) Revers (potvrda) sadrži sljedeće elemente: klasifikacijsku oznaku, datum uzimanja i vraćanja spisa predmeta, potpis službenika koji preuzima spis predmeta uz oznaku unutarnje ustrojstvene jedinice.
Članak 18.
Revers (potvrdu) zadužena osoba za pismohranu ili drugi ovlašteni službenik izdaje u tri primjerka i to: Jedan primjerak reversa (potvrde) ostavlja na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak zadržava zadužena osoba za pismohranu, odnosno drugi ovlašteni službenik, a treći primjerak predaje službeniku odnosno korisniku gradiva. Nakon korištenja gradivo vraća na mjesto na kojem je bilo pohranjeno, a revers (potvrdu) uništava.
Članak 19.
(1) Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji temeljem zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pismene zamolbe tražitelja.
(2) Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje članak 15. Zakona o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine, broj 25/13 i 85/15).
Članak 20.
(1) Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novog gradiva u pismohranu, potrebno je provjeriti da li je tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu. Nadzor obavlja zadužena osoba za pismohranu, odnosno drugi ovlašteni službenik pismohrane.
(2) Ako se utvrdi da posuđeno gradivo nije vraćeno, zadužena osoba za pismohranu odnosno drugi ovlašteni službenik dužni su tražiti povrat gradiva.
(3) Ukoliko je korisniku zaduženo gradivo potrebno za rad i u narednoj godini, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice dužan je to pisano potvrditi.
DIO PETI
POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA
Članak 21.
(1) Redovito, a najkasnije pet godina od posljednjega provedenog postupka izlučivanja, obavlja se odabiranje arhivskoga i izlučivanje onog dijela registraturnoga gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za prirast novog gradiva.
(2) Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva Državne geodetske uprave obavlja se samo ukoliko je gradivo sređeno i popisano sukladno člancima 8., 12. i 15. ovoga Pravilnika.
(3) Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se na temelju Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (»Narodne novine«, broj 90/02) kao i Posebnih popisa iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika, na kojega odobrenje daje nadležni arhiv.
Članak 22.
Rokovi čuvanja navedeni u popisima iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika počinju teći kod:
1. uredskih knjiga i evidencija – od kraja godine posljednjega upisa
2. vođenja postupaka – od kraja godine u kojoj je postupak dovršen
3. rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda sa ograničenim trajanjem – od kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati
4. računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije – od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi
5. personalnih listova – od godine osnutka personalnog lista
6. ostalog gradiva – od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.
Članak 23.
(1) Postupak za izlučivanje registraturnoga gradiva u Središnjem uredu Državne geodetske uprave prema nadležnom arhivu pokreće odgovorna osoba Državne geodetske uprave na temelju Posebnog popisa gradiva.
(2) Postupak za izlučivanje registraturnoga gradiva u Područnim uredima za katastar prema Središnjem uredu Državne geodetske uprave pokreće Pročelnik područnog ureda za katastar, u Ispostavi/Odjelu voditelj Ispostave/Odjela po suglasnosti pročelnika na temelju Posebnog popisa gradiva.
(3) Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl., te poziv na redni broj stavke iz Posebnog popisa arhivskog i registraturnog gradiva Središnjeg ureda odnosno Područnih ureda za katastar Državne geodetske uprave.
(4) Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlože zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr. istekao rok za čuvanje sukladno popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika, nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i sl.)
(5) U prijedlogu za izlučivanje navode se i najmanje dva člana povjerenstva.
(6) Prijedlog se dostavlja u formi strukture ARHINETA, Središnjem uredu Državne geodetske uprave, Službi za nabavu i opće poslove putem elektroničke pošte.
Članak 24.
U pripremi izlučivanja, prema potrebi može sudjelovati i stručni djelatnik nadležnog arhiva.
Članak 25.
Popis gradiva predloženog za izlučivanje, potpisan od odgovorne osobe Državne geodetske uprave dostavlja se nadležnom arhivu koji izdaje rješenje.
Članak 26.
(1) Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz članka 25. ovoga Pravilnika, odgovorna osoba Državne geodetske uprave donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva.
(2) Služba za nabavu i opće poslove dostavlja odluku o izlučivanju zajedno s rješenjem nadležnog arhiva Područnom uredu za katastar/Ispostavi/Odjelu putem elektroničke pošte.
(3) Predloženi članovi povjerenstva, po dobivenom rješenju nadležnog arhiva, uništavaju gradivo na način utvrđen Odlukom ravnatelja te sastavljaju Zapisnik o postupku uništenja izlučenog gradiva kojeg se jedan primjerak dostavlja nadležnom državnom arhivu, a na znanje Središnjem uredu Državne geodetske uprave, Službi za nabavu i opće poslove putem elektroničke pošte, čime završava postupak izlučivanja registraturnog i arhivskog gradiva.
Članak 27.
Gradivo koje sadrži povjerljive podatke, uništava se na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u takve podatke.
Članak 28.
Izlučivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Knjizi pismohrane, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja nadležnog arhiva o odobrenju izlučivanja.
DIO ŠESTI
PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU
Članak 29.
(1) Arhivsko gradivo Državne geodetske uprave predaje se nadležnom arhivu na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, broj 105/97, 64/00, 65/09 i 125/11) i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima (»Narodne novine«, broj 90/02).
(2) Arhivsko gradivo Državne geodetske uprave predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume Državna geodetska uprava i nadležni arhiv ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.
(3) Arhivsko gradivo Državne geodetske uprave predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.
(4) O predaji arhivskog gradiva Državne geodetske uprave nadležnom arhivu sastavlja se Zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva.
DIO SEDMI
SLUŽBENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE
Članak 30.
Državna geodetska uprava je dužna odrediti odgovornu osobu za rad u pismohrani, te dovoljan broj zaduženih zaposlenika s punim ili djelomičnim radnim vremenom.
Članak 31.
(1) Službenik u pismohrani mora imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen stručni ispit za djelatnika u pismohrani, sukladno Pravilniku o stručnom usavršavanju te provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (»Narodne novine«, broj 93/04).
(2) Ukoliko službenik iz stavka 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku jedne godine od dana stupanja na ovaj posao.
Članak 32.
Službenik u pismohrani obvezan je obavljati sljedeće poslove:
1. sređivanje i popisivanje gradiva
2. vođenje evidencija o gradivu
3. osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva
4. odabiranje arhivskoga gradiva
5. izlučivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja
6. priprema predaje arhivskoga gradiva nadležnom arhivu
7. izdavanje gradiva na korištenje, te vođenje evidencija o tome
8. dostavljanje popisa gradiva i drugih podataka iz Zbirne evidencije o gradivu Državne geodetske uprave nadležnom arhivu unosom u nacionalni arhivski evidencijski sustav ARHINET.
Članak 33.
Službenik u pismohrani dužan je u svome radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a posebice:
1. čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti
2. dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih
3. poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi
4. osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro sviju i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist
5. nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje s područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.
Članak 34.
Prilikom rasporeda na druge poslove ili prestanka radnog odnosa, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskoga i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu.
DIO OSMI
PROSTOR PISMOHRANE
Članak 35.
(1) Prostor i oprema za smještaj i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva moraju biti primjereni potrebi sigurnog čuvanja, sukladno propisima.
(2) Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.
(3) Materijalna zaštita osigurava se:
1. obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi
2. redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozračivanjem prostorija
3. održavanjem odgovarajuće temperature (16 – 20 °C) i vlažnosti (45 – 55%)
4. redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.
Članak 36.
(1) Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva Državne geodetske uprave smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.
(2) Instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.
Članak 37.
(1) Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr.
(2) Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.
Članak 38.
(1) Pristup u pismohranu dozvoljen je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno drugom ovlaštenom službeniku u pismohrani.
(2) Brigu o uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana.
DIO DEVETI
ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 39.
Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Državne geodetske uprave i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovoga Pravilnika.
Članak 40.
Na pitanja koja nisu uređena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, broj 105/97, 64/00, 65/09 i 125/11), njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva.
Članak 41.
Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva Središnjeg ureda Državne geodetske uprave s rokovima čuvanja i Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Područnih ureda za katastar Državne geodetske uprave primjenjuje se po dobivenom odobrenju Hrvatskog državnog arhiva.
Članak 42.
Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o zaštiti arhivskoga i registraturnog gradiva, klasa: 036-03/03-01/02, urbroj: 541-01-02/2-04-4 od 5. veljače 2004. godine.
Članak 43.
Po pribavljenoj suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva na ovaj Pravilnik, isti će se objaviti u »Narodnim novinama«.
Članak 44.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
Klasa: 036-03/15-01/01
Urbroj: 541-05-02/1-16-11
Zagreb, 30. svibnja 2016.
Ravnatelj
dr. sc. Danko Markovinović, v. r.