Pravilnik o prijavljivanju mogućih ili stvarnih kršenja Uredbe (EU) br. 909/2014 Europskog parlamenta i Vijeća

NN 47/2018 (23.5.2018.), Pravilnik o prijavljivanju mogućih ili stvarnih kršenja Uredbe (EU) br. 909/2014 Europskog parlamenta i Vijeća

HRVATSKA AGENCIJA ZA NADZOR FINANCIJSKIH USLUGA

902

Na temelju odredbe članka 15. stavka 1. Zakona o provedbi Uredbe (EU) br. 909/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. srpnja 2014. o poboljšanju namire vrijednosnih papira u Europskoj uniji i o središnjim depozitorijima vrijednosnih papira te izmjeni direktiva 98/26/EZ i 2014/65/EU te Uredbe (EU) br. 236/2012 (»Narodne novine« br. 44/16), Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga je na sjednici Upravnog vijeća održanoj 16. svibnja 2018. godine donijela

PRAVILNIK

O PRIJAVLJIVANJU MOGUĆIH ILI STVARNIH KRŠENJA UREDBE (EU) BR. 909/2014 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA

Svrha Pravilnika

Članak 1.

Ovim se Pravilnikom uređuju postupci iz članka 65. Uredbe (EU) br. 909/2014, koji obuhvaćaju zaprimanje i istragu prijava mogućih ili stvarnih kršenja Uredbe (EU) br. 909/2014 i daljnje postupanje po istima, mjere za odgovarajuću zaštitu zaposlenika institucija koji prijave moguća ili stvarna kršenja unutar institucije te mjere za zaštitu osobnih podataka i identiteta osobe koja prijavljuje moguća ili stvarna kršenja i fizičke osobe koja je navodno odgovorna za kršenje.

Pojmovi

Članak 2.

1. U smislu ovoga Pravilnika pojedini pojmovi imaju sljedeće značenje:

(a) Hanfa je Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga čije su nadležnosti i djelokrug rada propisani Zakonom o Hrvatskoj agenciji za nadzor financijskih usluga (»Narodne novine«, br. 140/05, 12/12).

(b) Uredba (EU) br. 909/2014 je Uredba (EU) br. 909/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. srpnja 2014. o poboljšanju namire vrijednosnih papira u Europskoj uniji i o središnjim depozitorijima vrijednosnih papira te izmjeni direktiva 98/26/EZ i 2014/65/EU te Uredbe (EU) br. 236/2012 (Tekst od značaja za EGP) (SL, L 257, 28. 8. 2014.).

(c) podnositelj prijave je osoba koja Hanfi prijavljuje stvarno ili potencijalno kršenje Uredbe (EU) br. 909/2014.

(d) prijavljena osoba je osoba koju je podnositelj prijave prijavio za moguće ili stvarno kršenje Uredbe (EU) br. 909/2014.

(e) prijava kršenja je prijava koju je podnositelj prijave podnio Hanfi u vezi s mogućim ili stvarnim kršenjem Uredbe (EU) br. 909/2014.

(f) radnik je zaposlenik institucije koji prijavi kršenje.

(g) ovlašteni zaposlenici Hanfe su zaposlenici Hanfe zaduženi za postupanje s prijavama kršenja, koji su imenovani internim aktom Hanfe.

2. Ostali pojmovi u smislu ovoga Pravilnika imaju istovjetno značenje kao pojmovi upotrijebljeni u Uredbi (EU) br. 909/2014.

Ovlašteni zaposlenici Hanfe

Članak 3.

Ovlašteni zaposlenici Hanfe obavljaju sljedeće zadaće:

(a) pružanje informacija zainteresiranim osobama o postupcima prijave kršenja,

(b) zaprimanje prijava kršenja i daljnje postupanje po njima,

(c) kontaktiranje s podnositeljem prijave ako je isti otkrio svoj identitet.

Informacije o zaprimanju prijava kršenja i daljnjem postupanju

Članak 4.

1. Hanfa je dužna u okviru svoje mrežne stranice objaviti informacije o načinu zaprimanja prijava kršenja.

2. Informacije iz stavka 1. ovoga članka obuhvaćaju sljedeće:

(a) komunikacijske kanale za zaprimanje prijava kršenja i daljnje postupanje s njima te za kontaktiranje s ovlaštenim zaposlenicima Hanfe, uključujući sljedeće:

– telefonske brojeve, uz obavijest o tome snimaju li se razgovori pri uporabi tih telefonskih linija,

– posebne elektroničke i poštanske adrese za kontaktiranje s ovlaštenim zaposlenicima Hanfe,

(b) postupke koji se primjenjuju na prijave kršenja, u skladu s odredbama članka 5. ovoga Pravilnika,

(c) režim povjerljivosti koji se primjenjuje na prijave kršenja, u skladu s odredbama članka 10. ovoga Pravilnika,

(d) postupke zaštite radnika,

(e) izjavu koja sadrži jasno upozorenje da se za osobe koje informacije stavljaju Hanfi na raspolaganje u skladu s Uredbom (EU) br. 909/2014, ne smatra da krše ikakvo ograničenje povezano s objavljivanjem informacija koje je nametnuto ugovorom ili bilo kojim zakonom ili drugim propisom te da ni na koji način ne snose odgovornost u vezi s takvim objavljivanjem.

3. Hanfa je, pored informacija iz stavka 2. ovoga članka, ovlaštena na svojoj mrežnoj stranici objaviti i dodatne informacije o zaprimanju prijava kršenja i daljnjem postupanju s njima te za kontaktiranje s ovlaštenim zaposlenicima Hanfe.

Postupak prijave kršenja

Članak 5.

1. Prijava kršenja dostavljena Hanfi sadržava sljedeće:

(a) kontakt podatke podnositelja prijave (ime i prezime, poštanska adresa, elektronička adresa, broj telefona odnosno tvrtka i sjedište, kad je riječ o pravnim osobama),

(b) podatke prijavljene osobe dostupne podnositelju prijave,

(c) predmet prijave kršenja,

(d) prateću dokumentaciju kojom podnositelj prijave raspolaže.

2. Prijave kršenja dostavljene poštom moraju sadržavati i potpis fizičke osobe podnositelja prijave, odnosno, kad je riječ o pravnim osobama, potpis osobe ovlaštene za zastupanje.

3. Hanfa je dužna zaprimiti i prijavu kršenja anonimnog podnositelja, u kojem slučaju će se zaštitne mjere iz odredbi članaka 8., 9. i 10. ovoga Pravilnika primjenjivati ako anonimni podnositelj prijave naknadno Hanfi otkrije svoj identitet.

4. Hanfa može od podnositelja prijave zatražiti pojašnjenje informacija iz prijave ili dostavljanje dodatnih informacija koje su mu na raspolaganju. Ovisno o okolnostima slučaja, a vodeći se načelom efikasnosti i zaštite podnositelja prijave, ovlašteni zaposlenik Hanfe kontaktirat će podnositelja prijave pisanim putem ili telefonom, osim ako podnositelj prijave nije drugačije zatražio.

5. Odgovor na prijavu kršenja, osim ako se radi o prijavi anonimnog podnositelja, dostavlja se podnositelju prijave u pisanom obliku na poštansku ili elektroničku adresu podnositelja prijave, u roku od 30 dana od dana podnošenja prijave kršenja. Ako je pri rješavanju prijave kršenja razvidno kako se konačan odgovor na prijavu, zbog potrebe provođenja postupka Hanfe, podnositelju prijave neće moći dostaviti u navedenom roku, ovlašteni zaposlenik Hanfe će prije isteka roka za konačan odgovor podnositelju prijave dostaviti obavijest da je prijava kršenja zaprimljena, da se obrađuje te da će se odgovor dostaviti naknadno, odnosno nakon što Hanfa izvrši sve potrebne radnje na temelju kojih može odgovoriti na prijavu kršenja.

Posebni komunikacijski kanali

Članak 6.

1. Hanfa će uspostaviti komunikacijske kanale za zaprimanje prijava kršenja i daljnje postupanje, kojima se jamči zaštita osobnih podataka.

2. Prijava kršenja zaprima se kroz jedan od sljedećih komunikacijskih kanala:

(a) u pisanom obliku neposredno (urudžbiranjem ili usmeno na zapisnik) ili poštom, s naznakom na omotnici pismena: »ne otvarati – kršenje CSDR«,

(b) elektroničkom poštom na posebnu adresu elektroničke pošte: »csdr.prijave@hanfa.hr«,

(c) usmenom prijavom kršenja telefonskim pozivom na poseban broj objavljen na internetskoj stranici Hanfe,

(d) na sastanku s ovlaštenim zaposlenicima Hanfe.

3. Hanfa je dužna osobi koja podnosi prijavu kršenja pružiti informacije iz članka 4. stavka 2. ovoga Pravilnika prije nego što zaprimi prijavu kršenja ili najkasnije pri njezinu primitku.

4. Prijava kršenja koja nije zaprimljena posebnim komunikacijskim kanalima iz ovoga članka, odmah i bez izmjena prosljeđuje se ovlaštenim zaposlenicima Hanfe uporabom posebnih komunikacijskih kanala.

Vođenje evidencije o zaprimljenim prijavama

Članak 7.

1. Hanfa vodi evidenciju o svakoj zaprimljenoj prijavi kršenja.

2. Hanfa odmah po primitku pisanih prijava kršenja potvrđuje njihov primitak na poštansku ili elektroničku adresu koju je naveo podnositelj prijave, osim ako je podnositelj prijave izričito naveo drugačije ili ako Hanfa opravdano vjeruje da bi potvrda primitka pisane prijave ugrozila zaštitu identiteta podnositelja prijave.

3. Ako se za prijavu kršenja upotrebljava telefonska linija na kojoj se razgovori snimaju, Hanfa ima pravo usmenu prijavu dokumentirati u sljedećim oblicima:

(a) zvučni zapis razgovora u trajnom i dostupnom obliku ili

(b) potpun i točan prijepis razgovora koji izrađuje ovlašteni zaposlenik Hanfe.

4. Ako je podnositelj prijave otkrio svoj identitet, Hanfa je dužna toj osobi omogućiti da provjeri i ispravi prijepis telefonskog razgovora te da svojim potpisom izrazi suglasnost s njim.

5. Ako se za prijavu kršenja upotrebljava telefonska linija na kojoj se razgovori ne snimaju, Hanfa je dužna usmenu prijavu dokumentirati u obliku zapisnika razgovora koji sastavlja ovlašteni zaposlenik Hanfe. Ako je podnositelj prijave otkrio svoj identitet, Hanfa je dužna podnositelju prijave omogućiti da provjeri i ispravi zapisnik telefonskog razgovora te da svojim potpisom izrazi suglasnost s njim.

6. Ako osoba zatraži sastanak s ovlaštenim zaposlenikom Hanfe radi prijave kršenja u skladu s člankom 6. stavkom 2. točkom (d) ovoga Pravilnika, Agencija je dužna osigurati zapisnik sa sastanka dokumentiran u sljedećim oblicima:

(a) zvučni zapis razgovora u trajnom i dostupnom obliku ili

(b) zapisnik sa sastanka koji sastavlja ovlašteni zaposlenik Hanfe.

7. Hanfa će podnositelju prijave omogućiti da provjeri i ispravi sastavljeni zapisnik sa sastanka te da svojim potpisom izrazi suglasnost s njim.

Zaštita radnika

Članak 8.

1. Hanfa će razmjenjivati informacije i surađivati s drugim nadležnim tijelima koja sudjeluju u zaštiti radnika od osvete, diskriminacije ili drugih vrsta nepravednog postupanja do kojih može doći zbog prijave kršenja Uredbe (EU) br. 909/2014 ili u vezi s njom.

2. U suradnji s drugim nadležnim tijelima osigurava se sljedeće:

(a) podnositelji prijave imaju pristup informacijama i savjetima o pravnim lijekovima i postupcima za zaštitu od nepravednog postupanja, između ostalog i o postupcima za podnošenje zahtjeva za novčanu naknadu ako bi na nju imali pravo u skladu s važećim propisima,

(b) podnositelji prijave imaju pristup učinkovitoj pomoći nadležnih tijela uključenih u njihovu zaštitu od nepravednog postupanja.

3. Kao povreda čuvanja poslovne tajne neće se smatrati priopćenje koje osoba upoznata s tajnim podatkom učini u prijavi kaznenog djela, privrednog prijestupa ili prekršaja nadležnom tijelu te ako priopći nadzornom tijelu radi ostvarivanja svojih prava iz radnog odnosa, sukladno zakonima koji uređuju poslovnu tajnu.

Postupci zaštite osobnih podataka

Članak 9.

1. Hanfa evidenciju iz članka 7. ovoga Pravilnika pohranjuje na način koji će osigurati zaštitu identiteta podnositelja prijave i prijavljenih osoba.

2. Sustavu iz stavka 1. ovoga članka mogu pristupi samo ovlašteni zaposlenici Hanfe.

3. Na prikupljanje, korištenje i zaštitu osobnih podataka podnositelja prijave i prijavljene osobe, na odgovarajući se način primjenjuju odredbe zakona kojima se uređuje prikupljanje, korištenje i zaštita podataka za potrebe kaznenog postupka.

Prosljeđivanje podataka unutar i izvan nadležnog tijela

Članak 10.

1. Na zaštitu osobnih podataka podnositelja prijave i prijavljene osobe primjenjuju se odredbe zakona kojima je uređena zaštita osobnih podataka te njihovo prikupljanje, obrada i korištenje u Republici Hrvatskoj.

2. Ovlašteni zaposlenici Hanfe ne smiju otkriti, posredno ili neposredno, identitet podnositelja prijave ili prijavljene osobe ili bilo koju drugu naznaku okolnosti na temelju kojih bi se mogao utvrditi identitet podnositelja prijave ili prijavljene osobe.

3. Iznimno se mogu, unutar ili izvan Hanfe, proslijediti podaci o identitetu podnositelja prijave ili prijavljene osobe ili bilo koja druga naznaka okolnosti na temelju kojih bi se mogao utvrditi identitet tih osoba, kada je:

(a) potrebno ili u vezi s pokretanjem i/ili započinjanjem prekršajnog ili kaznenog postupka ili

(b) nužno radi sprječavanja počinjenja kaznenog djela ili

(c) dan pristanak podnositelja prijave.

4. Hanfa vodi evidenciju zaposlenika Hanfe kojima su ovlašteni zaposlenici Hanfe, pod uvjetima iz stavka 3. ovoga članka, proslijedili osobne podatke podnositelja prijave ili prijavljene osobe.

Preispitivanje postupaka od strane nadležnih tijela

Članak 11.

Hanfa prema potrebi, a najmanje jednom u dvije godine, preispituje svoje postupke za zaprimanje prijava kršenja i daljnje postupanje.

Stupanje na snagu

Članak 12.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 011-02/18-01/03

Urbroj: 326-01-770-771-18-1

Zagreb, 16. svibnja 2018.

Predsjednik
Upravnog vijeća
dr. sc. Ante Žigman, v. r.