NN 32/2019 (29.3.2019.), Pravilnik o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi

MINISTARSTVO GOSPODARSTVA, PODUZETNIŠTVA I OBRTA

676

Na temelju članka 5. stavka 3. Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (»Narodne novine«, broj 94/18) ministar nadležan za poslove gospodarstva, uz suglasnost ministra nadležnog za poslove financija, donosi

PRAVILNIK

O TEHNIČKIM ELEMENTIMA, IZDAVANJU I RAZMJENI ELEKTRONIČKOG RAČUNA I PRATEĆIH ISPRAVA U JAVNOJ NABAVI

I. OPĆE ODREDBE

Predmet

Članak 1.

Ovim Pravilnikom se propisuju: tehnički elementi elektroničkog računa, dužnosti korisnika centralne platforme, registracija izdavatelja elektroničkog računa, naručitelja i informacijskih posrednika, izdavanje i razmjena elektroničkog računa i pratećih isprava, poruke o zaprimanju i slanju elektroničkog računa i nemogućnost izdavanja i razmjene elektroničkog računa.

Elektronički račun

Članak 2.

Elektronički račun mora biti u skladu s europskom normom, kao i s njenim ispravcima, izmjenama i dopunama, a koja je prihvaćena od strane Hrvatskog zavoda za norme. Europsku normu je izdao Europski odbor za normizaciju (CEN) 28. lipnja 2017. EN 16931-1:2017.

Značenje pojedinih izraza

Članak 3.

Pojedini izrazi upotrijebljeni u ovome Pravilniku imaju ova značenja:

1. europska norma – je norma koja je definirana u Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (»Narodne novine«, broj 94/18 u daljnjem tekstu: Zakon),

2. elektronički račun ili eRačun – je račun koji je definiran u Zakonu,

3. osnovni model eRačuna – je semantički podatkovni model osnovnih elemenata elektroničkog računa definiran u Zakonu,

4. specifikacija osnovne upotrebe eRačuna – je specifikacija koja sadrži posebna poslovna pravila, koju je izdavatelj eRačuna dužan ispuniti prilikom izdavanja eRačuna koji su povezani s određenim specifičnim postupcima javne nabave,

5. prateće isprave – su poslovni dokumenti koji čine dio strukture eRačuna te se izdaju i razmjenjuju uz eRačun,

6. centralna platforma za razmjenu eRačuna (u daljnjem tekstu: centralna platforma) – informatičko-tehnološko rješenje za upravljanje procesom razmjene eRačuna i pratećih isprava,

7. Financijska agencija (u daljnjem tekstu: FINA) – u smislu ovog Pravilnika je centralni informaciji posrednik i informacijski posrednik koji je definiran u Zakonu,

8. korisnici centralne platforme (u daljnjem tekstu: korisnici) – su FINA kao centralni informacijski posrednik, izdavatelj eRačuna, informacijski posrednik i naručitelji,

9. izdavatelj eRačuna – je izdavatelj koji je definiran u Zakonu,

10. informacijski posrednik – je informacijski posrednik koji je definiran u Zakonu,

11. naručitelji su javni naručitelji i sektorski naručitelji koji su definirani u Zakonu te kako su definirani u zakonu kojim se uređuje javna nabava.

Pod naručiteljima iz ovog Pravilnika i Pravilnika o vrsti i visini naknada za usluge slanja elektroničkog računa i pratećih isprava te korištenja centralne platforme za javne naručitelje u javnoj nabavi podrazumijevaju se i organizacijske jedinice naručitelja,

12. javni naručitelji – su naručitelji koji su definirani u Zakonu,

13. javni naručitelji kojima FINA nije obvezni informacijski posrednik – su javni naručitelji koji su izuzeti Zakonom,

14. sektorski naručitelji – su naručitelji koji su definirani u zakonu o javnoj nabavi,

15. status eRačuna – je poruka koju naručitelj putem centralne platforme može poslati izdavatelju eRačuna ili informacijskom posredniku izdavatelja eRačuna (npr. odbijen/prihvaćen račun, plaćen račun itd.),

16. SOAP web servisi – serverska aplikacija za pristup centralnoj platformi koja služi za razmjenu informacija s drugim računalnim sustavima korištenjem SOAP poruka. SOAP je protokol temeljen na XML porukama namijenjen za razmjenu strukturiranih informacija između računalnih sustava,

17. portalska aplikacija – serverska aplikacija za pristup centralnoj platformi koja služi za razmjenu informacija s drugim računalnim sustavima korištenjem standardiziranog web-sučelja,

18. XML poruka (u daljnjem tekstu: poruka) – standardizirana, strukturirana poruka koja sadrži sve elemente eRačuna i pratećih isprava i/ili drugih podataka koji se razmjenjuju unutar centralne platforme.

II. TEHNIČKI ELEMENTI ELEKTRONIČKOG RAČUNA

Semantički podatkovni model i popis sintaksi

Članak 4.

Semantički podatkovni model preuzima se iz 1. dijela europske norme iz članka 2. Pravilnika, Semantički model podataka osnovnih elemenata elektroničkog računa i popis sintaksi CEN/TS 16931-2:2017.

Lista sintaksi

Članak 5.

Lista sintaksi preuzima se iz 2. dijela europske norme iz članka 2. Pravilnika, Lista sintaksi u skladu s EN 16931-1.

Osnovni model eRačuna

Članak 6.

Osnovni model eRačuna mora sadržavati semantički podatkovni model iz članka 4. Pravilnika, a koji je razrađen u Specifikaciji upotrebe osnovnog modela eRačuna iz članka 9. stavka 3. Pravilnika.

Specifikacija osnovne upotrebe eRačuna

Članak 7.

Specifikacija osnovne upotrebe eRačuna čini dodatak i mora biti u skladu s osnovnim modelom eRačuna i jednoznačno prepoznatljiva, a razrađena je u Specifikaciji osnovne upotrebe eRačuna iz članka 9. stavka 3. Pravilnika.

III. DUŽNOSTI KORISNIKA CENTRALNE PLATFORME

Dužnosti korisnika

Članak 8.

(1) Dužnost je korisnika povezati se s centralnom platformom i pružiti usluge bitne za njihovu ulogu.

(2) FINA kao centralni informacijski posrednik nadležna je za korištenje i upravljanje centralnom platformom.

(3) Korisnici centralne platforme su dužni osigurati pružanje i održavanje usluga bitnih za njihovu ulogu na pouzdan i stručan način, u skladu s dokumentacijom i Tehničkom specifikacijom iz članka 9. stavka 3. Pravilnika.

(4) Korisnici centralne platforme su dužni, u pružanju svojih usluga i u komunikaciji s drugim korisnicima, jedni drugima staviti na raspolaganje relevantne informacije kojima raspolažu, poštivati važeće propise o zaštiti podataka, a osobito one kojima se štite osobni podaci te za tu svrhu primjenjivati odgovarajuće tehnološke postupke i opremu.

Tehnička implementacija

Članak 9.

(1) Korisnici centralne platforme su dužni osigurati tehničku implementaciju europske norme, druge zahtjeve iz Zakona i Pravilnika te održavati vlastite podatkovne sustave.

(2) FINA kao centralni informacijski posrednik dužna je osigurati da su usluge u domeni centralne platforme usklađene s propisanom Tehničkom specifikacijom razmjene podataka iz članka 9. stavka 3. Pravilnika.

(3) Ministarstvo nadležno za poslove gospodarstva u suradnji s FINA-om izrađuje i objavljuje javno na svojim mrežnim stranicama Tehničku specifikaciju razmjene podataka, Specifikaciju osnovne upotrebe eRačuna i drugu dokumentaciju te sve njihove izmjene i dopune.

Povezivanje s centralnom platformom

Članak 10.

(1) Pristup korisnika Centralnoj platformi i njihova međusobna razmjena podataka putem Centralne platforme odvija se putem SOAP web-servisa korištenjem poruka ili putem portalske aplikacije.

(2) FINA će za potrebe uspostave veze s Centralnom platformom korisnicima osigurati, a korisnici su dužni koristiti dvije različite i informatički odvojene okoline na kojima su instalirane i poslužene jednake verzije Centralne platforme:

1. testna – za potrebe edukacije i verifikacije programske podrške i

2. produkcijska – za službenu razmjenu elektroničkih podataka i informacija.

Testna i produkcijska okolina za centralnu platformu razlikuju se u različitim adresama i digitalnim certifikatima.

(3) Preduvjet za spajanje korisnika na produkcijsku okolinu Centralne platforme je uspješan prolazak obveznih testnih scenarija na testnoj okoline Centralne platforme i verifikacija programskog rješenja.

Isključivo verificirana verzija programskog rješenja, može se koristiti na produkcijskoj okolini.

Jednom verificirano softversko rješenje korisnika na testnoj okolini može se koristiti za svaku daljnju uspostavu veze s centralnom platformom na produkcijskoj okolini.

(4) Izdavatelj eRačuna ili informacijski posrednik izdavatelja eRačuna te naručitelji ili informacijski posrednik naručitelja za uspostavu veze s Centralnom platformom dužni su koristiti digitalne certifikate.

(5) Digitalni certifikati koriste se za uspostavu sigurne veze prema centralnoj platformi i elektroničko potpisivanje poruka u komunikaciji korisnika centralne platforme ukoliko je isto propisano sukladno tehničkoj specifikaciji.

(6) Korisnici koji uspostavljaju vezu s centralnom platformom na testnoj i/ili produkcijskoj okolini dužni su primjenjivati odgovarajuće specifikacije sukladno Tehničkim specifikacijama iz čl. 9. st. 3. Pravilnika, koje propisuju način i uvjete pristupa i korištenja testne i produkcijske okoline.

IV. REGISTRACIJA

Registracija korisnika

Članak 11.

(1) Za pristup centralnoj platformi provodi se postupak registracije izdavatelja eRačuna, naručitelja i informacijskog posrednika.

(2) Naručitelji koji imaju organizacijske jedinice dužni su obaviti registraciju posebno za svaku organizacijsku jedinicu.

(3) Registracija se provodi dostavom Zahtjeva za registraciju, koji se može preuzeti na mrežnim stranicama FINA-e.

(4) Izdavatelj eRačuna, naručitelji i informacijski posrednik dužni su dostaviti svaku promjenu podataka putem Zahtjeva za promjenu podataka, koji se može preuzeti na mrežnim stranicama FINA-e.

(5) Popunjeni obrasci Zahtjeva iz stavka 2. i 3. ovog članka predaju se u registracijskom uredu FINA-e ili se dostavljaju elektroničkom poštom na adresu eracun.obveznici@fina.hr.

(6) Registracijski uredi FINA-e iz stavka 5. ovog članka navedeni su na mrežnim stranicama FINA-e.

(7) Ako se Zahtjevi dostavljaju putem elektroničke pošte iz stavka 5. ovog članka podnositelj ih je dužan potpisati najmanje naprednim elektroničkim potpisom podržanim kvalificiranim certifikatom izdanim od kvalificiranog pružatelja usluga povjerenja.

(8) Izdavatelj eRačuna koji centralnoj platformi pristupaju putem portalske aplikacije registraciju obavljaju online sukladno uputama objavljenim na mrežnim stranicama Agencije.

Pristupnica za usluge FINA-e kao informacijskog posrednika

Članak 12.

(1) Javni naručitelj je za usluge zaprimanja i slanja eRačuna i pratećih isprava putem FINA-e kao informacijskog posrednika dužan podnijeti ispunjenu i potpisanu pristupnicu.

(2) Naručitelj je za usluge izdavanja eRačuna, zaprimanja, slanja i pohrane eRačuna i pratećih isprava putem FINA-e kao informacijskog posrednika dužan podnijeti ispunjenu i potpisanu pristupnicu.

(3) Ako javni naručitelj iz stavka 1. ovog članka ili naručitelj iz stavka 2. ovog članka ima organizacijske jedinice, dužan je za organizacijske jedinice podnijeti ispunjenu i potpisanu pristupnicu.

(4) Obrazac pristupnice iz stavaka 1. i 2. ovog članka može se preuzeti na mrežnim stranicama FINA-e.

(5) Popunjeni obrazac pristupnice iz stavka 1. i 2. ovog članka naručitelji, odnosno organizacijska jedinica naručitelja predaje u registracijski ured FINA-e ili dostavlja elektroničkom poštom na adresu eracun.obveznici@fina.hr.

(6) Registracijski uredi FINA-e iz stavka 5. ovog članka navedeni su na mrežnim stranicama FINA-e.

(7) Ako se pristupnice dostavljaju putem elektroničke pošte iz stavka 5. ovog članka podnositelj ih je dužan potpisati najmanje naprednim elektroničkim potpisom podržanim kvalificiranim certifikatom izdanim od kvalificiranog pružatelja usluga povjerenja.

(8) Naručitelji koji dostave FINA-i pristupnice ne obavljaju postupak registracije iz članka 11. Pravilnika, već za njih registraciju obavlja FINA.

V. IZDAVANJE I RAZMJENA ELEKTRONIČKOG RAČUNA I PRATEĆIH ISPRAVA

Izdavanje eRačuna

Članak 13.

(1) Izdavatelj eRačuna ili njegov informacijski posrednik dužni su eRačun izdati u strukturiranom elektroničkom obliku sukladno odredbama Zakona i Pravilnika.

(2) Ako izdavatelj eRačuna izdaje račun u obliku isprave koja ne može podržati strukturirani elektronički oblik sukladno odredbama Zakona i Pravilnika, dužan je takvu ispravu izdati i poslati sukladno pravilima koja su određena za prateće isprave u članku 17. Pravilnika.

(3) U slučaju iz stavka 2. ovog članka nije isključena obveza izdavatelj eRačuna na izdavanje i slanje eRačun u strukturiranom elektroničkom obliku sukladno odredbama Zakona i Pravilnika, a temeljem podataka s isprave.

Razmjena eRačuna

Članak 14.

(1) Izdavatelj eRačuna ili njegov informacijski posrednik dužni su eRačun poslati, a javni naručitelji te sektorski naručitelji i ostali javni naručitelji kojima FINA nije obvezni informacijski posrednik ili njihov informacijski posrednik, zaprimiti i slati eRačun putem centralne platforme.

(2) FINA kao centralni informacijski posrednik dužna je obaviti razmjenu eRačuna od izdavatelja ili njegovog informacijskog posrednika prema naručiteljima ili njihovim informacijskim posrednicima.

(3) Naručitelj ili njegov informacijski posrednik dužan je osigurati preuzimanje eRačuna iz centralne platforme na načine koji su propisani u Tehničkoj specifikaciji iz članka 9. stavka 3. Pravilnika.

(4) Preuzimanje eRačuna iz centralne platforme od strane informacijskog posrednika naručitelja smatra se preuzimanjem od strane naručitelja te FINA kao centralni informacijski posrednik ne odgovara za dostavu eRačuna naručitelju od strane njegovog informacijskog posrednika.

Provjera statusa eRačuna

Članak 15.

(1) Poruku o statusu eRačuna naručitelji mogu poslati putem centralne platforme, a izdavatelj eRačuna ili njegov informacijski posrednik eRačuna može tu poruku preuzeti.

(2) FINA kao centralni informacijski posrednik ne odgovara za istinitost i točnost poruke o statusu eRačuna.

Elektronički račun koji nije izdan u vezi s izvršenjem ugovora iz javne nabave

Članak 16.

(1) FINA kao informacijski posrednik javnih naručitelja ili kao centralni informacijski posrednik nije dužna provjeravati je li zaprimljeni eRačun izdan u vezi s izvršenjem ugovora iz javne nabave.

(2) Ako FINA kao informacijski posrednik javnih naručitelja ili kao centralni informacijski posrednik zaprimi eRačun koji nije izdan u vezi s izvršenjem ugovora iz javne nabave, FINA će takav eRačun smatrati računom koji je izdan u vezi s izvršenjem ugovora iz javne nabave i naplatiti naknadu propisanu Pravilnikom o vrsti i visini naknada za usluge slanja elektroničkog računa i pratećih isprava te korištenja centralne platforme za javne naručitelje u javnoj nabavi.

Izdavanje i razmjena pratećih isprava

Članak 17.

(1) Prateće isprave se izdaju i razmjenjuju kao dio strukture eRačuna, sukladno člancima 13. i 14. Pravilnika.

(2) Ako prateće isprave zbog pravnih ili stvarnih razloga ne mogu biti dio strukture eRačuna izdavatelj eRačuna ili njegov informacijski posrednik dužan je na eRačunu navesti poveznicu na prateće isprave i dostaviti ih kao poštansku pošiljku ili na drugi međusobno dogovoreni način.

(3) Veličina eRačuna i pratećih isprava, oblik datoteka pratećih isprava i sadržaj poveznice iz stavka 2. ovog članka propisani su u Specifikaciji osnovne upotrebe eRačuna iz članka 9. stavka 3. Pravilnika.

VI. PORUKE O ZAPRIMANJU eRAČUNA

Poruka o zaprimanju i vrijeme slanja eRačuna u centralnu platformu

Članak 18.

(1) FINA kao centralni informacijski posrednik dužna je porukom obavijestiti izdavatelja eRačuna ili njegovog informacijskog posrednika o zaprimanju eRačuna u centralnu platformu.

(2) Informacijski posrednik izdavatelja eRačuna dužan je poruku iz stavka 1. ovog članka bez odgode proslijediti izdavatelju eRačuna u ime kojeg je poruku zaprimio.

(3) Poruku iz stavka 1. ovog članka koju je FINA kao centralni informacijski posrednik poslala informacijskom posredniku izdavatelja eRačuna smatra se porukom koja je poslana samom izdavatelju eRačuna.

(4) Poruka iz stavka 1. ovog članka sadrži podatak o vremenu (sat, minuta i sekunda) koji se smatra trenutkom slanja eRačuna od strane izdavatelja eRačuna.

Poruka o zaprimanju i vrijeme zaprimanja eRačuna od strane naručitelja

Članak 19.

(1) Naručitelj ili informacijski posrednik naručitelja je dužan bez odgode preuzeti eRačun iz centralne platformu i poslati FINA-i kao centralnom informacijskom posredniku poruku da je zaprimio eRačun i prateće isprave.

(2) Informacijski posrednik naručitelja dužan je poruku o zaprimanju eRačuna i pratećih isprava iz stavka 1. ovog članka bez odgode proslijediti FINA-i kao centralnom informacijskom posredniku.

Bez odgode, ne znači nužnost poduzimanja neke radnje odmah već to znači da je adresat dužan svoju obvezu ispuniti u najkraćem mogućem roku, bez odgode, obzirom na prije iznesene okolnosti.

(3) Dostava poruke o zaprimanju eRačuna naručitelja svom informacijskom posredniku ne smatra se dostavom FINA-i kao centralnom informacijskom posredniku.

(4) FINA kao centralni informacijski posrednik nije dužna poruku o zaprimanju eRačuna i pratećih isprava iz stavaka 1. i 2. ovog članka dostaviti izdavatelju eRačuna ili njegovom informacijskom posredniku, ali će im poruku na njihov zahtjev dostaviti.

(5) Poruka iz stavka 1. ovog članka sadrži podatak o vremenu (sat, minuta i sekunda) koji se smatra trenutkom zaprimanja eRačuna od strane naručitelja.

Vrijeme slanja i zaprimanja eRačuna

Članak 20.

(1) U slučajevima kada se traži potvrda slanja eRačuna i pratećih isprava, vrijeme slanja eRačuna smatra se vrijeme koje je navedeno u poruci iz članka 18. stavka 4. Pravilnika koju je FINA kao centralni informacijski posrednik poslala izdavatelju ili njegovom informacijskom posredniku.

(2) U slučajevima kada se traži potvrda zaprimanja eRačuna i pratećih isprava, vrijeme zaprimanja eRačuna smatra se vrijeme koje je navedeno u poruci iz članka 19. stavka 5. Pravilnika koju je naručitelj ili informacijski posrednik naručitelja poslao FINI kao centralnom informacijskom posredniku.

(3) Stvarno vrijeme koje bilježi informacijski sustav centralne platforme mora biti usklađeno s vremenom koje objavljuje tijelo ovlašteno za službeno mjerenje točnog vremena u Republici Hrvatskoj.

Poruka

Članak 21.

Oblik i način slanja poruke iz članaka 15., 18. i 19. Pravilnika moraju biti u skladu s pravilima propisanima u Tehničkim specifikacijama iz članak 9. stavka 3. Pravilnika.

VII. NEMOGUĆNOST IZDAVANJA I RAZMJENE eRAČUNA

Nemogućnost izdavanja i razmjene eRačuna zbog tehničkih poteškoća

Članak 22.

(1) Ako izdavatelj eRačuna i/ili naručitelj i/ili informacijski posrednik utvrde da ne mogu zaprimiti ili poslati ili preuzeti eRačun zbog tehničkih poteškoća o tome su dužni bez odgode obavijestiti FINA-u kao centralnog informacijskog posrednika, a FINA je dužna obavijest objaviti na svojim mrežnim stranicama.

(2) Izdavatelj eRačuna i/ili naručitelj i/ili informacijski posrednik je dužan u roku od dva dana, računajući od dana kada su nastupile tehničke poteškoće, otkloniti nastale tehničke poteškoće i poslati obavijest FINA-i da je tehnička poteškoća otklonjena, koja je dužna obavijest objaviti na svojim mrežnim stranicama.

(3) Obavijest iz stavka 1. i 2. ovog članka izdavatelj eRačuna i/ili naručitelj i/ili informacijski posrednik dužan je poslati FINA-i elektroničkom poštom na eracun.itpodrska@fina.hr

(4) Ako izdavatelj eRačuna i/ili naručitelj i/ili informacijski posrednik zbog nemogućnosti pristupa internetskoj vezi nije u mogućnosti poslati obavijesti iz stavaka 1. i 2. ovog članka elektroničkom poštom, dužan je FINA-u obavijestiti putem telefonskog kontakta za korisničku podršku.

(5) Ako FINA kao informacijski posrednik ili kao centralni informacijski posrednik utvrdi da ne može obaviti razmjenu eRačuna i pratećih isprava zbog tehničkih poteškoća dužna je na svojim mrežnim stranicama objaviti obavijest o nemogućnosti razmjene eRačuna i pratećih isprava zbog tehničkih poteškoća te u roku od dva dana, računajući od dana kada su nastupile tehničke poteškoće, iste otkloniti i objaviti obavijest da je tehnička poteškoća otklonjena.

(6) Ako je eRačun u centralnoj platformi, a naručitelj ili njegov informacijski posrednik zbog tehničkih poteškoća nije u mogućnosti preuzeti eRačun iz centralne platforme i poslati poruku iz članka 19. Pravilnika, poruku je bez odgode dužan poslati nakon što FINA-i pošalje obavijest o otklanjanju tehničkih poteškoća iz članka 22. stavka 2. Pravilnika, odnosno nakon obavijesti o otklanjanju tehničkih poteškoća iz članka 22. stavka 5. Pravilnika od strane FINA-e.

(7) U slučaju objave obavijesti iz stavka 1., 2. i 5. ovog članka izdavatelj eRačuna može račun i prateće isprave poslati naručitelju u papirnatom obliku kao poštansku pošiljku ili na drugi međusobno dogovoreni način.

VIII. ZAVRŠNA ODREDBA

Stupanje na snagu

Članak 23.

Ovaj Pravilnik objavljuje se u »Narodnim novinama«, a stupa na snagu 1. travnja 2019.

Klasa: 011-01/18-01/18

Urbroj: 526-05-01-02/1-19-68

Zagreb, 20. ožujka 2019.

Ministar
Darko Horvat, v. r.