1476
Na temelju članka 12. Zakona o arhivskom
gradivu i arhivima (»Narodne novine« 105/97 i 64/00) ministar kulture donosi
I. OPĆE ODREDBE
Članak
1.
(1)
Ovim Pravilnikom utvrđuju se kriteriji vrednovanja arhivskoga gradiva, kategorizacija
stvaratelja, izradba popisa arhivskoga gradiva s rokovima čuvanja, postupak
odabiranja i izlučivanja te način uništavanja izlučenoga gradiva.
(2)
Odredbe ovoga Pravilnika odnose se na sve stvaratelje i imatelje javnoga
arhivskoga gradiva u smislu članka 5. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u
daljnjem tekstu: Zakona), kao i na stvaratelje i imatelje privatnoga
arhivskoga gradiva upisane u Upisnik vlasnika i imatelja privatnoga
arhivskoga gradiva sukladno čl. 31. Zakona.
Članak
2.
(1)
Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:
Izlučivanje
je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni
rok čuvanja istekao.
Izvornik
je svaki prvotni zapis, bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, koji ima značajke
vjerodostojnosti i pouzdanosti.
Kategorizacija
je postupak kojim se stvaratelji gradiva razvrstavaju u skupine ovisno o značenju
cjeline gradiva nastalog njihovim djelovanjem.
Popis
s rokovima čuvanja je popis jedinica neke
cjeline gradiva ili funkcija obavljanjem kojih je gradivo nastalo, s označenim
rokom čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s jedinicom gradiva po
isteku roka čuvanja.
Primarno
nadležni ured je stvaratelj ili ustrojstvena jedinica
stvaratelja gradiva koja je nadležna za obavljanje određene funkcije ili
djelatnosti i čijim radom nastaje gradivo koje sustavno i pouzdano dokumentira
tu funkciju ili djelatnost.
Razredbeni
(klasifikacijski) nacrt je sustavno redanje
zapisa u višerazinski uređen sustav s pripadajućim oznakama.
Vrednovanje
je postupak kojim se procjenjuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do kojega će
se čuvati određena vrsta gradiva ili jedinice gradiva, te se određuje postupak
sa svakom vrstom odnosno jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja.
II. KRITERIJI VREDNOVANJA
Članak
3.
Kriteriji
vrednovanja su kriteriji po kojima se određuje obveza, potreba i interesi te
pojedinačna ili šira društvena korist od čuvanja gradiva do isteka ili po
isteku određenoga roka. Kriteriji vrednovanja su:
–
značenje djelatnosti i funkcija nekoga stvaratelja,
–
pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuvanja gradiva,
–
potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja gradiva,
–
zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo odnosi,
–
interes javnosti za uvid u činjenice sadržane u gradivu, odnosno činjenice
koje gradivo dokumentira,
–
evidencijska vrijednost gradiva, odnosno mogućnost pouzdanog, cjelovitog i
autentičnog uvida u djelatnosti tijekom kojih je gradivo nastalo, u jasnom i
preglednom obliku,
–
informacijska vrijednost gradiva, odnosno postojanje viška podataka i
obavijesti u jedinici ili cjelini gradiva u odnosu na druge poznate izvore
informacija, zajedno s mogućnostima obradbe i korištenja informacija,
–
značenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti, te
–
vrijednost gradiva kao kulturnoga dobra.
III. KATEGORIZACIJA STVARATELJA
Članak 4.
(1) Kategorizacijom se utvrđuje značenje
cjeline gradiva nastalog djelovanjem pojedinoga stvaratelja za dokumentiranje
djelatnosti i funkcija koje stvaratelj obavlja.
(2) Kategorizacija je osnova nadzorne i
akvizicijske politike, a provodi se za stvaratelje javnoga i privatnoga
gradiva.
Članak
5.
(1)
Stvaratelji gradiva razvrstavaju se u tri kategorije.
(2)
Prvu kategoriju čine stvaratelji nadležni za utvrđivanje politike, ciljeva
i načina obavljanja pojedine djelatnosti te stvaratelji čije gradivo
pruža uvid u način, opseg i uvjete obavljanja pojedinih funkcija u okviru
iste djelatnosti. Imaju visok ili nadređen položaj na području svoje nadležnosti.
Donose ili provode strategije razvoja gospodarskih, društvenih i kulturnih
djelatnosti te imaju veliki utjecaj na društvena zbivanja na području svoje
nadležnosti.
(3)
Drugu kategoriju čine stvaratelji koji su na području određene djelatnosti
nadležni za provođenje utvrđene politike i obavljanje tekućih i
operativnih poslova, a čiji način i opseg djelovanja nisu dostatno
dokumentirani gradivom stvaratelja prve kategorije. To su ustanove manjeg
opsega ili nižeg ranga, ograničenijeg područja i funkcionalnog opsega od
onih u prvoj kategoriji, ali reprezentativne za pojedina važna područja
gospodarskoga, društvenog i kulturnog života. U drugoj kategoriji su i stvaratelji
čije gradivo se čuva po načelu repezentativnog uzorka za stvaratelje jednakoga
djelokruga. Izbor se obavlja po načelu podjednake zastupljenosti stvaratelja
javnoga gradiva različitih sredina i krajeva.
(4)
Treću kategoriju čine stvaratelji čiji su način i opseg djelovanja
dokumentirani gradivom stvaratelja prve i druge kategorije. To su manje
ustanove ograničenog opsega i niskog ranga koje podupiru a ne utvrđuju ili
nadziru funkcije stvaratelja prve i druge kategorije. Informacije o njima u
pravilu se nalaze u gradivu većih, nadređenih odnosno matičnih ustanova prve
ili druge kategorije.
Članak
6.
(1)
Kategorizaciju stvaratelja gradiva utvrđuje Hrvatsko arhivsko vijeće na
prijedlog državnih arhiva za područje njihovih nadležnosti. Nadležni državni
arhivi stvaratelju odnosno imatelju izdaju rješenje o kategorizaciji.
Primjerak ovoga rješenja dostavlja se Hrvatskome državnom arhivu.
(2)
U rješenju iz stavka 1. ovoga članka navode se podatci: naziv kategorije,
broj stvaratelja u evidenciji nadležnog arhiva, naziv, sjedište i adresa
stvaratelja, matični broj u statističkom registru te obrazloženje sa sažetom
analizom osnovnih kriterija kategorizacije.
(3)
Za stvaratelje koji su rješenjem razvrstani u drugu ili treću kategoriju, u
obrazloženju se navode i naziv i broj stvaratelja u evidenciji nadležnog
arhiva razvrstanih u prvu, odnosno drugu kategoriju, a čije gradivo
dokumentira način i opseg djelovanja stvaratelja na kojeg se rješenje
odnosi.
(4)
Popis stvaratelja prve i druge kategorije objavljuje se u službenim
glasilima.
IV. POPISI GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA
Članak
7.
(1)
Popisi gradiva s rokovima čuvanja utvrđuju se radi provedbe postupka odabiranja
i izlučivanja.
(2)
Popisi s rokovima čuvanja izrađuju se sukladno razredbenom nacrtu i sadržavaju
razredbenu oznaku, naziv ili sadržaj, rok čuvanja, vrstu nosača na kojem se
zapis čuva i naznaku postupka s gradivom po isteku roka čuvanja.
Članak
8.
Izrađuju
se tri vrste popisa:
–
opći popis,
–
granski popis i
–
posebni popis.
Članak
9.
(1)
Opći popis s rokovima čuvanja je popis vrstâ gradiva s rokovima čuvanja koji
se odnosi na gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem administrativnih
odnosno općih poslova.
(2)
Opći popis donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskoga državnog
arhiva.
Članak
10.
(1)
Granski popis je popis vrsta gradiva s rokovima čuvanja koji se odnosi na
gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem pojedine vrste djelatnosti.
(2)
Granske popise donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskoga državnog
arhiva.
Članak
11.
(1)
Posebni popis je popis gradiva s rokovima čuvanja koji sadržava sve vrste
gradiva koje je nastalo ili nastaje djelovanjem određenoga stvaratelja, a
izrađuje se sukladno razredbenom nacrtu.
(2)
Posebni popisi sadržavaju sve upravne i poslovne funkcije koje obavlja
pojedini stvaratelj. Posebni popis se izrađuje na temelju Općega popisa i
granskih popisa za područje djelatnosti svakoga pojedinoga stvaratelja. Za
svaku pojedinu razredbu (klasu) u posebnom popisu treba biti vidljivo radi li
se o gradivu primarno nadležnog ureda ili ureda koji to nije. Ako se rokovi čuvanja
navedeni u posebnom popisu razlikuju od rokova čuvanja istovrsnoga gradiva u
općem ili granskom popisu, u posebni popis se upisuje obrazloženje.
(3)
Izradba posebnog popisa s rokovima čuvanja sukladno razredbenom nacrtu obveza
je svakog stvaratelja gradiva.
(4)
Stvaratelj gradiva obvezan je prijedlog posebnoga popisa s rokovima čuvanja,
kao i svaki prijedlog za izmjenu popisa, dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje.
Nadležni arhiv obvezan je izdati rješenje o odobrenju posebnog popisa najdulje
u roku od 60 dana od dana zaprimanja prijedloga popisa.
V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA
V.1.
Postupak odabiranja i izlučivanja u pismohranama
Članak 12.
(1) Stvaratelj gradiva obvezan je
redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a
najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka.
(2) Postupak odabiranja i izlučivanja
obvezno se provodi prije predavanja gradiva arhivu.
Članak 13.
(1) Stvaratelj gradiva prve i druge kategorije,
obvezni su za svako izlučivanje, odnosno odabiranje ishoditi prethodno
pismeno odobrenje nadležnog arhiva.
(2) Stvarateljima gradiva treće kategorije
nadležni arhiv može izdati odobrenje za izlučivanje određenih dijelova
gradiva na određeno vrijeme prema odobrenom posebnom popisu, bez obveze da se
ishodi odobrenje za svako pojedino izlučivanje.
(3) Stvaratelji gradiva obvezni su
dostaviti nadležnom arhivu zapisnik o svakom provedenom izlučivanju s popisom
izlučenoga gradiva.
Članak 14.
(1) Postupak odabiranja i izlučivanja
provodi stvaratelj na temelju posebnog popisa gradiva.
(2) Stvaratelji gradiva prve i druge kategorije
prigodom izlučivanja obvezni su nadležnom arhivu dostaviti na odobrenje
prijedlog za izlučivanje. Prijedlog sadržava navode o načinu, vremenu i mjestu
izlučivanja i uništavanja izlučenoga gradiva te obrazloženje s pravnom
osnovom postupka. Prijedlogu se obvezno prilaže popis gradiva za izlučivanje.
(3) Popis iz prethodnog stavka, osim
podataka iz posebnog popisa, sadržava i podatke o količini i vremenu nastanka
gradiva.
(4) Rješenje o odobrenju izlučivanja
nadležni arhiv obvezan je izdati najkasnije u roku od 30 dana od dana zaprimanja
prijedloga za izlučivanje. Ako se ovim rješenjem odbija odobrenje za izlučivanje,
ono obvezno mora sadržavati obrazloženje, odnosno uputu za ispravljanje
nedostataka radi kojih je prijedlog odbijen.
(5) Odluku o izlučivanju donosi odgovorna
osoba stvaratelja, u skladu s rješenjem nadležnog arhiva. Ova odluka obvezno
sadržava navod o načinu, vremenu, mjestu i izvršitelju izlučivanja i uništavanja
izlučenoga gradiva. Odluci se prilaže popis gradiva za izlučivanje koji je
odobrio nadležni arhiv.
V.2.
Postupak odabiranja i izlučivanja u arhivima
Članak 15.
(1) Odluku o pokretanju postupka u
pismenom obliku donosi ravnatelj arhiva na prijedlog voditelja nadležne
ustrojstvene jedinice. Ovom odlukom imenuje se i povjerenstvo koje će provesti
postupak izlučivanja i uništavanja izlučenoga gradiva.
(2) Povjerenstvo iz stavka 1. ovoga članka
izrađuje prijedlog za izlučivanje u kojemu se obvezno navode opći podatci o
arhivskome fondu (naziv, vrijeme nastanka gradiva), podatak o ranijim izlučivanjima,
podatci o cjelovitosti sačuvanoga gradiva, prijedlog kriterija za izlučivanje
s obrazloženjem i popis gradiva ili vrsta (skupina) zapisa koji se predlažu za
izlučivanje. Popis gradiva za izlučivanje izrađuje se prema cjelinama, uz
naznaku graničnih godina za svaku stavku.
(3) Na temelju prijedloga iz prethodnoga
stavka, odluku o izlučivanju donosi ravnatelj arhiva u pismenom obliku.
(4) Povjerenstvo koje provodi izlučivanje
obvezno je sastaviti zapisnik o provedenome izlučivanju. Zapisniku se prilaže
popis izlučenoga gradiva ili popis vrsta (skupina) izlučenih zapisa.
V.3.
Uništavanje izlučenoga gradiva
Članak 16.
(1) Način uništavanja izlučenoga gradiva
utvrđuje se odlukom o izlučivanju iz članka 14. stavka 5. i članka 15. stavka
3. ovoga Pravilnika.
(2) Uništavanje gradiva koje sadržava
povjerljive podatke obvezno se provodi na način koji osigurava da ti podatci
ne budu dostupni osobi koja nema pravo uvida u te podatke.
(3) O postupku uništavanja izlučenoga
gradiva sastavlja se zapisnik. Jedan primjerak zapisnika dostavlja se nadležnom
arhivu.
Članak 17.
Dokumentacija o postupku izlučivanja i
uništavanja čuva se trajno.
VI. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak
18.
(1)
Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaje vrijediti Pravilnik o odabiranju
i izlučivanju registraturne građe (»Narodne novine« 36/81) i Uputstvo o
vrednovanju registraturne građe (»Narodne
novine« 33/87).
(2)
Hrvatsko arhivsko vijeće donijet će opći popis iz članka 9. i granske popise iz
članka 10. ovoga Pravilnika u roku od godine dana od dana stupanja na snagu
ovoga Pravilnika.
(3)
Stvaratelji gradiva obvezni su izraditi posebne popise u roku od godine dana
od dana stupanja na snagu ovoga Pravilnika.
(4)
Do donošenja novoga razredbenoga nacrta, koji treba sadržavati rokove čuvanja
pojedinih vrsta gradiva, za izradbu posebnoga popisa s rokovima čuvanja
stvaratelji mogu koristiti Orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuvanja
(Prilog 1.) i Orijentacijski popis gradiva trajne vrijednosti (Prilog 2) koji čine
sastavni dio ovoga Pravilnika.
Članak
19.
Ovaj
Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
Klasa:
612-06/02-01/35
Urbroj: 532-03-3/6-02-01
Zagreb, 12. srpnja 2002.
Ministar kulture
dr. sc. Antun Vujić, v. r.
PRILOG
1.
ORIJENTACIJSKI POPIS GRADIVA OGRANIČENIH
ROKOVA ČUVANJA
Rokovi
čuvanja računaju se od:
– godine nastanka, osnivanja, pohađanja
ili polaganja ispita
– dana
usvajanja financijskog rješenja (za računovodstvenu dokumentaciju)
– godine
prestanka ugovornih i drugih obveza.
Nakon isteka predviđenih rokova mogu se
izlučiti:
1.
NAKON PEDESET GODINA OD GODINE NASTANKA:
– personalni listovi (dosjei) zaposlenika s
prilozima i podatcima (status, kvalifikacije, ugovor o radu, osobne i obiteljske
promjene, trajna porezna kartica, radni zadaci, evidencije izdanih zdravstvenih
knjižica, zahtjevi za mirovinu)
– predmeti
i evidencije o stručnim ispitima, predmeti u vezi sa stručnim obrazovanjem i
stipendiranjem
– predmeti
o nesrećama na radu
2. NAKON DESET GODINA OD GODINE NASTANKA:
Na
području računovodstva:
– glavna financijska knjiga (kartice)
– dnevnik financijskog knjigovodstva
– obračun poreza na promet nekretnina
Predmeti
i evidencije o zaposlenicima:
– predmeti sudskih sporova sa zaposlenicima nakon
donošenja pravomoćne odluke, rješenja ili presude
– godišnje
porezne evidencije (kartice) zaposlenika
– zapisnici
o primopredaji dužnosti i poslova među zaposlenicima
Ostalo:
– zapisnici, rješenja i drugi spisi o radovima,
nabavama i uslugama na vlastitim objektima
– građevinski
dnevnici radova na vlastitim objektima
– građevinske
knjige radova na vlastitim objektima
– konačne
situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima
– atesti
strojeva, opreme, materijala i proizvoda
3.
NAKON PET GODINA OD GODINE NASTANKA:
Na
području računovodstva:
– knjiga analitičkog knjigovodstva (kartice)
– knjiga
blagajne o dnevnom prometu gotovinom (knjiga kopija)
– analitička
evidencija osnovnih sredstava
– dnevnik
analitičkog knjigovodstva
– dnevnik
materijalnog knjigovodstva
– dnevnik
pogonskog knjigovodstva
– ulazni
i izlazni računi
– evidencija
ulaznih i izlaznih računa
– nalozi
za knjiženje (temeljnice)
– nalozi
blagajni za isplatu i nalozi za naplatu
– inventurne
liste
– knjiga
putnih naloga za motorno vozilo
– dokumentacija
o osiguranju imovine
– izvještaji
banke o kretanju prometa (izvodi)
– rješenja
o rashodovanju opreme i inventara
– spisi
i druga dokumentacija koja se odnosi na olakšice u plaćanju poreza, carina i
drugih poreza i doprinosa
– putni
računi (troškovi) za službena putovanja
– blagajnička
dokumentacija kao pokriće gotovinskih troškova
– obračuni
plaćenih poreza i doprinosa (na dohodak)
– sudske
i administrativne zabrane
Predmeti
i evidencije o zaposlenicima:
– ugovori o djelu i autorski ugovori
– predmeti
disciplinskih postupaka (nakon dovršenja postupka)
– predmeti
što se odnose na prigovore, podneske i žalbe iz radnog odnosa
– prijave
za polaganje stručnih ispita i dopisivanje u vezi s tim ispitima
– dokumentacija
o raspisivanju i provođenju natječaja za popunjenje svih radnih mjesta
osim za ravnatelje/direktore (čuva se trajno)
– predmeti
i rješenja o pravu na primanje dječjeg doplatka
Ostalo:
– ugovori i prepiska u vezi s izdavanjem
publikacija
– dopisivanje
u vezi s prodajom i zamjenom publikacija
– rukopisi
objavljenih napisa za publiciranje
– privremene situacije u građevinarstvu na
vlastitim objektima
– spisi u vezi s licitacijama i prikupljanjem
pismenih ponuda
4.
NAKON TRI GODINE OD GODINE NASTANKA:
Na
području računovodstva:
– kalkulacije proizvoda, cijena, radova i usluga
– troškovnici
za radove i usluge
– dokumentacija
o platnom prometu
– obračunski
listovi osobnih dohodaka
– popisi
konsignacija (popisi robe)
– periodični
planovi rada ustanove ili poduzeća u tijeku godine
– periodični
izvještaji o radu ustanove ili poduzeća u tijeku godine
– periodični
obračuni poslovanja ustanove ili
poduzeća u tijeku godine
– računovodstvena
prepiska
– dokumentacija
o kreditima nakon otplate
Ostalo:
– poštanske knjige i druge dostavne knjige
– tipizirani
podnesci, zamolnice, urgencije, reklamacije stranaka, pozivi, obavijesti,
opomene, informacije općeg karaktera
– potvrde,
uvjerenja i izvodi ograničene važnosti kao i molbe za njihovo izdavanje
– unutarnje
dopisivanje
– prospekti,
cjenici i informacije o opremi i drugim proizvodima
– evidencije
o prisutnosti na radu
5.
NAKON DVIJE GODINE OD GODINE NASTANKA:
Na
području računovodstva:
– otpremnice, dostavnice, prijemni listovi,
povratnice
– izvještaji
i doznake o bolovanju zaposlenika
– uplatnice
o primljenoj i isplatnice o isplaćenoj gotovini (blagajnički blokovi)
– narudžbenice
(blokovi)
– čekovni
taloni o isplaćenoj gotovini
– izvještaji
o izdanon potrošnom materijalu
– razni
privremeni obračuni
– pomoćne
evidencije, obračuni, tabele i drugi pomoćni materijali
– prodajni
i kontrolni blokovi (kontrolne kasa trake)
– skladišne
i slične evidencije
– obavijesti
o izvodu otvorenih stavaka
Ostalo:
– rasporedi i rješenja o godišnjim odmorima
– multiplikati
personalnih rješenja o zaposlenicima iz personalnih listova (dosjea)
– iskorišteni
periodični izvještaji, planovi i statistički materijali čiji su podaci sačuvani
u zbirnim pregledima
6.
NAKON ISTEKA JEDNE GODINE OD GODINE NASTANKA:
– sporedni izborni materijal (glasački listići)
– anketni listići i drugi sporedni anketni
materijali
– duplikati i multiplikati koji se nalaze u istoj
ustanovi
– rasporedi nadzorne službe (dežurstva)
– vratarske evidencije o dolasku radnika na rad i
kretanju stranaka
PRILOG 2.
ORIJENTACIJSKI
POPIS GRADIVA TRAJNE VRIJEDNOSTI
1.
OPĆA I ORGANIZACIJSKA FUNKCIJA:
– dokumenti o osnivanju, konstituiranju, registraciji,
udruživanju, diobama, sanaciji, stečaju, likvidaciji, prestanku djelovanja i
drugim statusnim promjenama
– dokumenti o unutarnjoj organizaciji i poslovanju
(zakonski i podzakonski propisi, statuti, statutarne odluke, pravilnici,
poslovnici i sl. kao i dokumenti kojima se uređuje način njihove primjene,
zapisnici sa sjednica upravnih tijela i drugih tijela koja odlučuju o načinu
poslovanja i dr.)
– imovinsko-pravni dokumenti o nekretninama u
posjedu (građevinska i druga tehnička dokumentacija s nacrtima, kupoprodajni i
drugi ugovori, izvodi iz zemljišnih knjiga i dr.)
– dokumenti o imenovanjima, izborima i
referendumima (ugovori o imenovanjima upravnih tijela i dužnosnika, isprave o
priznanjima i zahvalama, raspisi i provođenje izbora, natječaja i referenduma
za ravnatelje / direktore, zapisnici istih)
2.
UPRAVNA, PRAVOSUDNA, POSLOVNA I SAMOUPRAVNA FUNKCIJA:
– zapisnici političkih, upravnih, pravosudnih,
poslovnih, samoupravnih, inspekcijskih, stručnih i drugih tijela uprave i
poslovanja svih vrsta institucija (poglavito gradivo sjednica)
– odluke, zaključci, zapisnici spomenutih tijela
o značajnim pitanjima iz njihove nadležnosti odnosno dokumenti iz upravnog
ili sudbenog postupka koji ta tijela vode
– opći pravni i samoupravni dokumenti (statuti,
pravilnici i drugi opći i samoupravni akti, samoupravni sporazumi i dr.)
– okružnice, instrukcije, obavijesti i dr.
3.
KADROVSKA FUNKCIJA:
– planovi radne snage
– zbirna godišnja i periodična izvješća o:
zaposlenicima, osobnim dohotcima, obrazovanju i stručnom usavršavanju
zaposlenika, pripravnicima, stručnim ispitima, disciplinskim postupcima, zaštiti
na radu, nesrećama na radu, odlikovanjima i priznanjima i dr.
– matične knjige zaposlenika
4.
FINANCIJSKA I KOMERCIJALNA FUNKCIJA:
– državni proračuni i proračuni jedinica lokalne
samouprave
– temeljni
financijski izvještaji (završni računi s poslovnim izvještajima)
– zbirni
godišnji financijski planovi i izvještaji svih vrsta
– početne,
udružene, likvidacijske i druge bilance te inventurni zaključci
– istraživanja
i izvještaji o tržištu
– evidencije
o isplatama osobnih dohodaka (osobni kartoni ili isplatne liste)
– obrasci osobnih primanja za mirovinsko osiguranje
(M-4)
– ekonomske analize poslovanja
– zbirni godišnji planovi, izvješća i obračuni o
prodaji, nabavi, izvozu, uvozu, trgovini, opskrbi i dr.
– gradivo o ekonomskoj propagandi i reklami
(prospekti, oglasi, plakati, reklame, fotografije, reklamni filmovi i spotovi,
istraživački i prodajni katalozi).
5.
STATISTIKA, PLANIRANJE I ANALIZA SVIH PODRUČJA DJELATNOSTI:
– godišnji, srednjoročni, dugoročni i periodični
planovi te analize i izvješća najrazličitijih vrsta i sadržaja
– zbirna
godišnja statistička izvješća i analize
– statistički
materijali koje javnopravne osobe trebaju ispunjavati sukladno propisima koji
se odnose na statistička istraživanja značajna za cijelu državu
– sve
zbirne godišnje statističke obradbe upravnih i statističkih tijela poput:
statistički ljetopisi, rezultati različitih statističkih istraživanja (početnih
i završnih), statistička izvješća, bilteni, informacije, prikazi i studije,
analize, metodološka istraživanja i dr. odnosno zbirni sekundarni statistički
podaci i informacije.
6.
INVESTICIJA, GRADNJA I RAZVOJ:
– urbanistički i prostorni planovi
– razvojni
i investicijski programi i izvješća
– ugovori
o poslovnoj, stručnoj i znanstvenoj suradnji
– vlastita
građevinska dokumentacija (uključivo i građevinski nacrti objekata i postrojenja)
– razvojni
nacrti nove tehnologije i proizvodnje (tehnička dokumentacija)
– istraživački
projekti, elaborati i analize
– normativi
i standardi (dokumentacija i evidencije)
– izumi,
patenti, licence i inovacije svih vrsta (dokumentacija i evidencije)
– elaborati
o zaštiti okoliša.
7.
INFORMACIJSKO-DOKUMENTACIJSKA FUNKCIJA
– okružnice, upute, obavijesti, informacije,
interna i javna glasila, službeni listovi, časopisi
– zapisnici i izvješća sa skupova, savjetovanja,
kongresa, simpozija, seminara, predavanja, konferencija za tisak
– publikacije o povijesti i djelatnosti ustanove,
ljetopisi i zbornici
– stručne publikacije internog karaktera
– neobjavljeni rukopisi
– magnetofonske vrpce i kazete, fotografije,
filmovi, videokazete i sl. o djelatnosti i poslovanju javnopravnih osoba,
objektima, događajima i pojavama, osobama i krajevima, raznim priredbama,
proslavama jubileja, govorima i dr.
– plakati, leci, brošure i drugi sitan tisak o djelatnosti javnopravnih osoba, kronike, dnevnici i memoari.