MINISTARSTVO PRAVOSUĐA I UPRAVE

2206

Na temelju članka 16. stavka 2. Zakona o sustavu državne uprave (»Narodne novine«, broj 66/19.) ministar pravosuđa i uprave donosi

NAPUTAK

O BROJČANIM OZNAKAMA PISMENA TE SADRŽAJU EVIDENCIJA UREDSKOG POSLOVANJA

1. PREDMET NAPUTKA

Članak 1.

Ovim Naputkom propisuje se klasifikacijski okvir za određivanje klasifikacijskih oznaka, način dodjeljivanja brojčanih oznaka te sadržaj evidencija uredskog poslovanja.

2. PLAN KLASIFIKACIJSKIH OZNAKA

Članak 2.

(1) Čelnik javnopravnog tijela donosi plan klasifikacijskih oznaka koji obuhvaća poslove iz djelokruga tog tijela u skladu s člankom 25. Uredbe o uredskom poslovanju (»Narodne novine«, broj 75/21. – dalje: Uredba).

(2) Klasifikacija predmeta prema glavnoj grupi, grupi i podgrupi određuje se prema sljedećem klasifikacijskom okviru:

(3) Klasifikaciju predmeta prema djelatnosti unutar podgrupe i klasifikaciju prema obliku određuje čelnik javnopravnog tijela planom klasifikacijskih oznaka iz stavka 1. ovoga članka.

(4) Klasifikacija predmeta prema djelatnosti unutar podgrupe određuje se prema redoslijedu navođenja djelatnosti u stavku 2. ovoga članka u rubrici »DJELATNOSTI UNUTAR PODGRUPE« od 01 do potrebnog broja.

Članak 3.

Klasifikacijske oznake služe i kao oznake za arhiviranje predmeta (arhivski znakovi) ako propisima kojima se uređuje zaštita i obrada dokumentarnog i arhivskog gradiva nije drukčije određeno.

3. POPIS BROJČANIH OZNAKA
JAVNOPRAVNIH TIJELA

Članak 4.

(1) U skladu s člancima 65. i 66. Uredbe u Popis brojčanih oznaka javnopravnih tijela (dalje: Popis) tijelo državne uprave nadležno za poslove opće uprave ili nadležno upravno tijelo županije ili Grada Zagreba (dalje: tijelo nadležno za upis) upisuju minimalno sljedeće podatke o javnopravnom tijelu:

1. brojčanu oznaku javnopravnog tijela

2. vrstu javnopravnog tijela

3. naziv

4. osobni identifikacijski broj (OIB)

5. adresu

6. adresu elektroničke pošte

7. datum osnivanja

8. datum ukidanja i poveznicu na pravnog sljednika ako ga ima

9. mrežnu adresu za zaprimanje pismena od informacijskih sustava uredskog poslovanja drugih tijela.

(2) O promjenama podataka iz stavka 1. ovoga članka javnopravno tijelo obavještava tijelo nadležno za upis u roku od osam dana od dana nastanka promjene. Ako tijelo koje prestaje s radom ne dostavi obavijest o promjeni iz stavka 1. točke 8. ovoga članka, obavijest dostavlja pravni sljednik ako ga ima.

(3) Ako javnopravno tijelo ne postupi u skladu s odredbama iz stavka 2. ovoga članka, promjenu podataka u Popisu obavlja tijelo nadležno za upis po službenoj dužnosti.

(4) Javnopravna tijela koja su prestala s radom u Popisu se označavaju neaktivnima.

(5) Za javnopravna tijela za koja postoji obveza upisa u Popis i sudski registar, podaci iz stavka 1. točaka 3., 5. do 8. ovoga članka mogu se utvrditi uvidom ili razmjenom podataka preuzeti iz sudskog registra. Za ostala javnopravna koja nisu upisana u sudski registar, podaci se mogu utvrditi uvidom ili razmjenom podataka preuzeti iz drugih službenih evidencija.

Članak 5.

(1) Tijelo državne uprave nadležno za poslove opće uprave dodjeljuje službenim osobama iz nadležnih upravnih tijela u županijama i Gradu Zagrebu ovlasti za pristup Popisu radi upisa, ispravka, dopune i promjene podataka u Popisu.

(2) Informacijski sustav u kojem se vodi Popis omogućava službenim osobama pretraživanje i izradu izvješća po podacima iz članka 4. stavka 1. ovoga Naputka.

(3) Popis je javan za pregled i pretraživanje.

Članak 6.

(1) Novoustrojenim tijelima i novoosnovanim pravnim osobama, koje u Popis upisuje tijelo državne uprave nadležno za poslove opće uprave, informacijski sustav u kojem se vodi Popis automatski dodjeljuje brojčanu oznaku prema sljedećim kriterijima:

1. tijelima državne uprave, drugim državnim tijelima, županijama, Gradu Zagrebu i pravnim osobama s javnim ovlastima kojima je jedini osnivač Republika Hrvatska u rasponu od 100 do potrebnog broja

2. općinama i gradovima na način da se brojčanoj oznaci županije u čijem su sastavu dodaju brojevi odijeljeni spojnicom (-) od jedan nadalje do potrebnog broja.

(2) Novoosnovanim pravnim osobama, koje u Popis upisuje nadležno upravno tijelo županije ili Grada Zagreba prema sjedištu pravne osobe, informacijski sustav u kojem se vodi Popis automatski dodjeljuje brojčanu oznaku prema sljedećim kriterijima:

1. pravnim osobama s javnim ovlastima kojima je osnivač jedna jedinica lokalne ili područne (regionalne) samouprave na način da se brojčanoj oznaci osnivača dodaju brojevi odijeljeni spojnicom (-) od jedan nadalje do potrebnog broja

2. pravnim osobama s javnim ovlastima koje imaju više osnivača ili kojima je osnivač druga pravna ili fizička osoba na način da se brojčanoj oznaci općine ili grada na području kojeg ima sjedište dodaju brojevi odijeljeni spojnicom (-) od jedan nadalje do potrebnog broja.

(3) Pravnim osobama koje obavljaju javnu službu može se dodijeliti brojčana oznaka u skladu sa stavkom 2. točkom 2. ovoga članka i upisati ih se u Popis.

Članak 7.

(1) Novoustrojenim tijelima i novoosnovanim pravnim osobama iz članka 6. ovoga Naputka brojčana oznaka dodjeljuje se na zahtjev.

(2) Zahtjev iz stavka 1. ovoga članka podnosi se tijelu nadležnom za upis elektroničkim putem i sadržava:

1. vrstu javnopravnog tijela

2. naziv

3. osobni identifikacijski broj (OIB)

4. adresu

5. adresu elektroničke pošte

6. datum osnivanja

7. mrežnu adresu za zaprimanje pismena od informacijskih sustava uredskog poslovanja drugih tijela

8. osnivača

9. naziv pravnog prednika ako ga ima i njegovu brojčanu oznaku.

(3) Tijelo nadležno za upis podnositelju zahtjeva elektroničkim putem dostavlja obavijest o dodijeljenoj brojčanoj oznaci.

(4) Obavijest iz stavka 3. ovoga članka sadržava:

1. dodijeljenu brojčanu oznaku

2. naziv novoustrojenog tijela ili novoosnovane pravne osobe

3. datum dodjele brojčane oznake

4. naziv tijela nadležnog za upis.

Članak 8.

(1) Ako je pravni sljednik javnopravnog tijela koje prestaje s radom već postojeće tijelo, nastavlja se koristiti brojčana oznaka sljednika.

(2) Ako je pravni sljednik javnopravnog tijela koje prestaje s radom novoustrojeno tijelo ili novoosnovana pravna osoba, dodjeljuje mu se brojčana oznaka tijela koje prestaje s radom, a čiji djelokrug u cijelosti ili djelomično preuzima, odnosno jednog od tijela koja prestaju s radom ako ih je više.

(3) Ako je više novoustrojenih tijela ili novoosnovanih pravnih osoba pravni sljednik jednog javnopravnog tijela koje prestaje s radom, brojčana oznaka tijela koje prestaje s radom dodjeljuje se novoustrojenom tijelu ili novoosnovanoj pravnoj osobi koja preuzima najveći udio poslova tijela koje prestaje s radom.

4. EVIDENCIJE UREDSKOG POSLOVANJA

Članak 9.

(1) U informacijskom sustavu elektroničkog uredskog poslovanja vode se:

1. evidencija predmeta upravnog postupka prvog stupnja

2. evidencija predmeta upravnog postupka drugog stupnja

3. evidencija predmeta neupravnog postupka.

(2) U evidenciju predmeta upravnog postupka prvog stupnja upisuju se:

1. klasifikacijska oznaka

2. urudžbeni broj ili redni broj pismena unutar predmeta

3. naziv predmeta

4. datum primitka:

a) podneska

b) urednog podneska ako ga ima

c) rješenja o žalbi drugostupanjskog tijela

5. vrsta podneska:

a) zahtjev

b) prijedlog

c) ispunjeni obrazac

d) prijava

e) molba

f) žalba

g) predstavka

h) prigovor

i) obavijest

j) priopćenje te

k) drugi podnesci kojima se stranke obraćaju javnopravnim tijelima u vezi s određenom upravnom stvari

6. osobno ime ili naziv stranke

7. vrsta stranke:

a) fizička osoba

b) pravna osoba

c) javnopravno tijelo

d) stranka s protivnim interesom ili

e) skupina osoba povezanih zajedničkim interesom

8. osobno ime ili naziv osobe ovlaštene za zastupanje

9. vrsta osobe ovlaštene za zastupanje:

a) zakonski zastupnik

b) privremeni zastupnik

c) zajednički predstavnik ili

d) opunomoćenik

10. opunomoćenik za primanje pismena

11. adresa stranke i osobe ovlaštene za zastupanje

12. OIB stranke i osobe ovlaštene za zastupanje

13. drugi jedinstveni identifikator stranke ako ga ima (matični broj obrta, matični identifikacijski broj poljoprivrednog gospodarstva i sl.)

14. naziv upravne stvari

15. vrsta akta:

a) rješenje o upravnoj stvari uz naznaku:

1) usvojen

2) odbijen ili

3) odbačen

b) rješenje kojima se ne odlučuje o upravnoj stvari (postupovno rješenje) uz naznaku:

1) obustava postupka ili

2) druga postupovna rješenja

c) rješenje po žalbi uz naznaku:

1) žalba odbačena

2) rješenje zamijenjeno novim

d) rješenje po drugom pravnom lijeku uz naznaku vrste pravnog lijeka:

1) obnova postupka

2) oglašavanje rješenja ništavim

3) poništavanje nezakonitog rješenja

4) ukidanje nezakonitog rješenja

5) ukidanje zakonitog rješenja kojim je stranka stekla neko pravo

e) zaključak

f) zapisnik

g) obavijest

h) drugi akti

16. podatak je li zahtjev riješen u roku ili izvan roka

17. rješenje o žalbi drugostupanjskog tijela uz naznaku vrste odluke:

a) žalba odbačena

b) žalba odbijena

c) rješenje poništeno uz naznaku:

1) u cijelosti

2) djelomično

d) rješenje izmijenjeno

e) rješenje poništeno i predmet vraćen na ponovni postupak

f) rješenje oglašeno ništavim

18. datum otpreme:

a) akta stranci

b) žalbe drugostupanjskom tijelu

c) drugostupanjskog rješenja stranci

19. datum izvršnosti odluke

20. datum pravomoćnosti odluke

21. datum upućivanja predmeta u pismohranu i rok čuvanja.

(3) U evidenciju predmeta upravnog postupka drugog stupnja upisuju se:

1. klasifikacijska oznaka

2. urudžbeni broj ili redni broj pismena unutar predmeta

3. naziv predmeta

4. datum primitka žalbe ili drugog podneska te datum primitka urednog podneska ako ga ima

5. osobno ime ili naziv stranke

6. vrsta stranke:

a) fizička osoba

b) pravna osoba

c) javnopravno tijelo

d) stranka s protivnim interesom ili

e) skupina osoba povezanih zajedničkim interesom

7. osobno ime ili naziv osobe ovlaštene za zastupanje

8. vrsta osobe ovlaštene za zastupanje:

a) zakonski zastupnik

b) privremeni zastupnik

c) zajednički predstavnik ili

d) opunomoćenik

9. opunomoćenik za primanje pismena

10. adresa stranke i osobe ovlaštene za zastupanje

11. OIB stranke i osobe ovlaštene za zastupanje

12. drugi jedinstveni identifikator stranke ako ga ima (matični broj obrta, matični identifikacijski broj poljoprivrednog gospodarstva i sl.)

13. naziv upravne stvari

14. naziv tijela koje je donijelo, ili nije donijelo u propisanom roku, prvostupanjsko rješenje

15. vrsta akta:

a) rješenje o žalbi uz naznaku:

1) žalba odbačena

2) žalba odbijena

3) rješenje poništeno

4) rješenje izmijenjeno

5) rješenje poništeno i predmet vraćen na ponovni postupak

6) rješenje oglašeno ništavim

7) određivanje roka prvostupanjskom tijelu za donošenje rješenja ili

8) rješenje o upravnoj stvari kad razlozi za nedonošenje prvostupanjskog rješenja nisu opravdani

b) rješenja kojima se ne odlučuje o upravnoj stvari (postupovno rješenje) uz naznaku:

1) obustava postupka

2) druga postupovna rješenja

c) rješenje po žalbi uz naznaku:

1) žalba odbačena

2) rješenje zamijenjeno novim

d) rješenje po drugom pravnom lijeku uz naznaku vrste pravnog lijeka:

1) obnova postupka

2) oglašavanje rješenja ništavim

3) poništavanje nezakonitog rješenja

4) ukidanje nezakonitog rješenja

5) ukidanje zakonitog rješenja kojim je stranka stekla neko pravo

e) zaključak

f) zapisnik

g) obavijest

h) drugi akti

16. razlozi usvajanja žalbe uz naznaku nekog od sljedećih razloga:

a) pogrešno ili nepotpuno utvrđeno činjenično stanje

b) povreda pravila postupka

c) izreka pobijanog rješenja je nejasna ili u proturječnosti s obrazloženjem ili

d) pogrešna primjena materijalnog prava

17. datum otpreme odluke o žalbi prvostupanjskom tijelu ili drugog akta

18. datum upućivanja predmeta u pismohranu i rok čuvanja.

(4) U evidenciju predmeta neupravnog postupka upisuju se:

1. klasifikacijska oznaka

2. urudžbeni broj ili redni broj pismena unutar predmeta

3. naziv predmeta

4. datum primitka ili nastanka pismena

5. osobno ime ili naziv pošiljatelja, osim ako je pošiljatelj anoniman

6. adresa pošiljatelja

7. adresa elektroničke pošte

8. OIB pošiljatelja, osim ako je pošiljatelj anoniman

9. drugi jedinstveni identifikator stranke ako ga ima (matični broj obrta, matični identifikacijski broj poljoprivrednog gospodarstva i sl.)

10. datum otpreme akta

11. datum upućivanja predmeta u pismohranu i rok čuvanja.

(5) Osim podataka iz stavaka 2., 3. i 4. ovoga članka, u evidencije se može upisati podatak o pristanku stranke na komunikaciju elektroničkim putem, podatak o pokrenutom upravnom sporu te drugi podaci sukladno potrebama javnopravnog tijela i za potrebe razmjene podataka s informacijskim sustavom za nadzor nad provedbom zakona kojim se uređuje opći upravni postupak u kojem se evidentira primjena pravnih instituta u upravnim postupcima.

(6) Podatke iz stavaka 2., 3. i 4. ovoga članka, koje informacijski sustav elektroničkog uredskog poslovanja automatski ne dodjeljuje prilikom neke radnje, upisuju službena osoba u pisarnici ili ovlaštena službena osoba za rješavanje predmeta, odnosno vođenje postupka ovisno o nadležnosti za poduzimanje pojedine radnje.

Članak 10.

(1) Podaci koji se upisuju u evidenciju predmeta upravnog postupka i evidenciju predmeta neupravnog postupka vode se na način da omogućavaju izradu izvješća.

(2) Izvješće za prvostupanjske upravne postupke prikazuje se po pojedinoj upravnoj stvari i ukupno za sve predmete javnopravnog tijela i sadržava minimalno sljedeće podatke:

1. broj zaprimljenih predmeta

2. broj riješenih predmeta u zakonskom roku

3. broj riješenih predmeta izvan zakonskog roka

4. broj neriješenih predmeta

5. broj izjavljenih žalbi

6. broj odbačenih žalbi

7. broj rješenja izmijenjenih po žalbi

8. broj žalbi upućenih na rješavanje drugostupanjskom tijelu

9. broj obustava postupaka.

(3) Izvješće za drugostupanjske upravne postupke izrađuje se po pojedinoj upravnoj stvari i ukupno za sve predmete javnopravnog tijela i sadržava minimalno sljedeće podatke:

1. broj primljenih žalbi

2. broj riješenih žalbi u zakonskom roku

3. broj riješenih žalbi izvan zakonskog roka

4. broj neriješenih žalbi

5. broj odbačenih žalbi

6. broj odbijenih žalbi

7. broj izmijenjenih rješenja

8. broj rješenja oglašenih ništavim

9. broj obustava postupka

10. broj usvojenih žalbi zbog pogrešno ili nepotpuno utvrđenog činjeničnog stanja

11. broj usvojenih žalbi zbog povrede pravila postupka

12. broj usvojenih žalbi jer je izreka rješenja nejasna ili u proturječnosti s obrazloženjem

13. broj usvojenih žalbi zbog pogrešne primjene materijalnog prava

14. broj rješenja kojim se predmet vraća na ponovno rješavanje prvostupanjskom tijelu

15. broj rješenja o upravnoj stvari kad razlozi za nedonošenje prvostupanjskog rješenja nisu opravdani.

(4) Izvješće za neupravne postupke sadržava minimalno sljedeće podatke:

1. broj zaprimljenih predmeta

2. broj riješenih predmeta

3. broj riješenih predmeta (predstavke, pritužbe i drugi podnesci građana) u roku od 30 dana

4. broj neriješenih predmeta.

(5) Izvješća moraju omogućavati prikaz podataka iz stavaka 2., 3. i 4. ovoga članka po statusu predmeta, tijelu, ustrojstvenim jedinicama i službenicima odnosno zaposlenicima po kalendarskoj godini ili zadanom razdoblju.

Članak 11.

(1) U skladu s člankom 12. stavkom 3. Uredbe u evidenciju zaprimljenih pošiljki unose se pošiljke naslovljene na čelnika javnopravnog tijela.

(2) Za pošiljke naslovljene na čelnika javnopravnog tijela u informacijskom sustavu uredskog poslovanja u evidenciju zaprimljenih pošiljki upisuju se minimalno sljedeći podaci:

1. datum primitka pošiljke

2. opis podataka o pošiljci (preporučeno pismo, paket i sl.)

3. podaci o pošiljatelju ako su vidljivi na pošiljci

4. razlog neotvaranja (službena bilješka)

5. datum predaje pošiljke čelniku tijela.

(3) Odredbe ovoga članka odgovarajuće se primjenjuju i na druge pošiljke koje ne smije otvoriti ili potvrditi njihov primitak službena osoba koja obavlja poslove pisarnice sukladno posebnim propisima.

5. PODACI O PISMENU

Članak 12.

(1) Na pismeno zaprimljeno u fizičkom obliku ispisuju se minimalno sljedeći podaci:

1. naziv javnopravnog tijela

2. datum zaprimanja

3. brojčana oznaka podneska:

a) klasifikacijska oznaka

b) redni broj pismena unutar predmeta

4. jedinstvena oznaka pismena (linearni ili 2D bar kod).

(2) Podaci iz stavka 1. ovoga članka ispisuju se, u pravilu, u gornjem desnom kutu prve stranice pismena, a ako tamo nema mjesta, na drugom prikladnom slobodnom mjestu prve stranice. Ako na prvoj stranici nema mjesta, podaci se ispisuju na zadnjoj stranici pismena. Ako su sve stranice pismena popunjene, podaci se ispisuju na poseban papir koji će se pričvrstiti uz pismeno.

(3) Podaci iz stavka 1. ovoga članka mogu se automatskom obradom podataka ispisati iz informacijskog sustava elektroničkog uredskog poslovanja u obliku naljepnice ili na drugi prikladan način.

6. SADRŽAJ OMOTA SPISA

Članak 13.

Na omot spisa predmeta u fizičkom obliku ispisuju se minimalno sljedeći podaci:

1. naziv javnopravnog tijela

2. oznaka unutarnje ustrojstvene jedinice

3. klasifikacijska oznaka

4. predmet.

7. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 14.

(1) Javnopravna tijela dužna su uskladiti plan klasifikacijskih oznaka s odredbama ovoga Naputka do 1. siječnja 2022.

(2) Javnopravna tijela dužna su uspostaviti evidencije uredskog poslovanja u skladu s odredbama ovoga Naputka do 1. siječnja 2023.

Članak 15.

Stupanjem na snagu ovoga Naputka prestaje važiti Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata (»Narodne novine«, broj 38/88.).

Članak 16.

Ovaj Naputak stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 035-01/21-01/05

Urbroj: 514-07-03-03/03-21-56

Zagreb, 25. studenoga 2021.

Ministar
dr. sc. Ivan Malenica, v. r.